上海電視大學(xué)浦東新區(qū)分校 李炳金

采購是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動不可缺少的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)產(chǎn)品成本控制的關(guān)鍵，控制采購成本對于增強(qiáng)企業(yè)競爭力具有重要的戰(zhàn)略意義。在市場競爭越來越激烈的形勢下，積極采取相應(yīng)措施來控制好采購成本成為企業(yè)發(fā)展與生存的關(guān)鍵。

1 采購成本的定義

采購成本是指企業(yè)產(chǎn)品的整個生產(chǎn)周期中所發(fā)生的與商品、物料采購相關(guān)的全部費(fèi)用。采購成本主要包括原材料成本、采購過程的成本以及因采購不良而造成的管理不善成本。其中的原材料成本主要是包括采購的原材料費(fèi)用、運(yùn)雜費(fèi)以及保險費(fèi)等；采購過程的成本主要為采購部門在采購過程過程中所付出的成本，即采購部門的人工費(fèi)和差旅費(fèi)。計(jì)劃采購—采購詢價—簽定采購合同—采購材料入場，這一過程是采購的全過程；因采購不良而造成的管理不善成本，即資金占用成本、質(zhì)量成本、風(fēng)險成本、效率成本以及其他的浪費(fèi)。

2 影響采購成本的因素

實(shí)現(xiàn)利潤的最大化是企業(yè)共同追求的目標(biāo)，從企業(yè)經(jīng)營的全過程看，收入—成本=利潤，由此可見，企業(yè)利潤的高低會受到成本因素的嚴(yán)重影響。動態(tài)性和多樣性是采購成本構(gòu)成所具有的特征，對采購成本造成影響的主要有如下因素：一是采購價格。采購價格是構(gòu)成企業(yè)成本和費(fèi)用的主要組成部分，是決定采購成本高低主要因素。二是采購數(shù)量。采購數(shù)量要建立在批量生產(chǎn)物品核算定額以及儲備定額的基礎(chǔ)之上，相對而言，采購數(shù)量越大，單位成本價格就會越低。三是物流信息。物流信息即物資性能、質(zhì)量、價格等信息。四是采用運(yùn)送方式。采購物品里程越少、時間越短、費(fèi)用越少，其采購成本就越低。五是物品儲備方式。其主要表現(xiàn)在人力和運(yùn)費(fèi)以及資金占用率上。六是采購策略。采購策略只有具有預(yù)見性和靈活性，才不會造成成本的浪費(fèi)，還可以大大節(jié)約成本。七是員工的素質(zhì)。良好的采購工作是控制采購成本的關(guān)鍵，而良好的采購工作需由素質(zhì)高、業(yè)務(wù)水平強(qiáng)的采購人員來完成。

3 我國企業(yè)采購成本控制現(xiàn)狀

3.1 采購制度不健全

采購制度的建立是為了確保采購活動的順利實(shí)施，其離不開企業(yè)管理層的高度重視。然而，就目前企業(yè)采購管理制度來看，我國企業(yè)的采購管理制度以及采購行為準(zhǔn)則還不夠規(guī)范，在企業(yè)內(nèi)部還缺乏健全的采購制度，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)通常只注重企業(yè)的生產(chǎn)過程，而忽視了采購的重要性。

3.2 采購計(jì)劃和時機(jī)不合理

一些企業(yè)在編制采購計(jì)劃時，沒有深入調(diào)研生產(chǎn)消耗和庫存，編制過于隨意，從而導(dǎo)致經(jīng)常存在庫存積壓或缺貨并存的現(xiàn)象。而另一些企業(yè)盡管制定了合理的采購計(jì)劃，但對于采購物資市場的供求關(guān)系未能進(jìn)行深入調(diào)查，從而使得在采購時沒能很好地把握采購時機(jī)。

3.3 采購信息不通暢

在信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，我國企業(yè)在對材料市場的研究上還較為匱乏，對于企業(yè)自己的價格信息系統(tǒng)也未能建立起來，對于通過互聯(lián)網(wǎng)及時獲取供應(yīng)商和市場信息的渠道未能充分利用，對于市場最新動態(tài)就不能及時知曉等等。采購信息的不暢通，使得企業(yè)失去了較多采購機(jī)會，加上采購價格信息的不及時，其采購成本也無形中增加了不少。

3.4 沒有與供應(yīng)商建立長期的合作伙伴關(guān)系

在采購環(huán)節(jié)上，采購者與供應(yīng)商是互相矛盾對立的關(guān)系，采購方希望產(chǎn)品材料價格越低越好，而供應(yīng)商則希望產(chǎn)品材料利潤最大化，價格戰(zhàn)是二者在采購過程中常有的事，也正是這個價格戰(zhàn)，讓一些供應(yīng)商在得不到滿意的報(bào)價情況下，將利潤最大化的目標(biāo)轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品材料的質(zhì)量和數(shù)量上。

4 企業(yè)采購成本有效控制策略

4.1 建立完善的采購制度

首先，要建立嚴(yán)格、完善的采購制度。在制度中要明確規(guī)定采購計(jì)劃的提出與審批、相關(guān)責(zé)任和關(guān)系部門、采購方式以及供應(yīng)商準(zhǔn)入等；其次，要建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。對于正式合作的供應(yīng)商，企業(yè)要建立檔案以及考核評價機(jī)制，實(shí)行動態(tài)調(diào)整，優(yōu)勝劣汰；最后，建立價格檔案和價格評價體系。以便于對采購物資的報(bào)價及其歸檔的價格進(jìn)行綜合比較，從而根據(jù)其價格差異分析形成原因，并對相關(guān)的供應(yīng)價格信息定期進(jìn)行收集，最終再來對現(xiàn)有價格水平加以分析和評價。

4.2 嚴(yán)格采購流程和操作規(guī)范

企業(yè)要將嚴(yán)格的采購流程和規(guī)范制定出來，這樣才能在采購中才能有據(jù)可依，才能將采購工作做好。首先，明確崗位職責(zé)。對于采購工作要由專門的供應(yīng)中心管理來進(jìn)行，其他部門禁止擅自采購，對于違反規(guī)定并帶來問題的要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。其次，對于所需要采購的物資種類和數(shù)量，要由采購部門、生產(chǎn)部門、銷售部門以及庫管部門來共同進(jìn)行，通過充分的分析與權(quán)衡，制定出科學(xué)、合理、完整的采購方案。再次，采購合同的條款要統(tǒng)一制定。合同條款不僅要符合法律法規(guī)，還要嚴(yán)密細(xì)致，尤其是對于易出現(xiàn)糾紛之處要予以特別說明，以減少出現(xiàn)后期的糾紛。最后，要強(qiáng)化檢查和監(jiān)督的力度，以防止發(fā)生舞弊行為。

4.3 加強(qiáng)采購工作的前期市場調(diào)研

要實(shí)現(xiàn)采購工作的合理化，找對采購時機(jī)，這就需要先做好市場調(diào)查，以及信用評估工作。對于采購對象首先要明確，因?yàn)槿绻麤]有做好前期的市場調(diào)研工作，所采購的物資有與企業(yè)近期生產(chǎn)需要不相符，這就會致使物資的積壓，甚至變性，無形中又增加了企業(yè)的采購成本。為此，采購部門要將現(xiàn)代技術(shù)和工具充分了利用起來，如網(wǎng)絡(luò)、電視、報(bào)刊等媒體，對全球范圍內(nèi)的供求信息都能有所了解，并便于對市場信息的快速有效地查詢。

4.4 建立科學(xué)的采購計(jì)劃

企業(yè)在采購前就要將科學(xué)、合理、嚴(yán)格的采購計(jì)劃制定出來，該計(jì)劃的制定要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)情況以及企業(yè)生產(chǎn)、預(yù)算、供應(yīng)部門的物資需求計(jì)劃書來進(jìn)行，確定企業(yè)需要采購的批量，通常采購量越多，價格相對就會更加便宜。同時還要注意倉庫儲存情況，因?yàn)槿绻少忂^量，就會造成物資堆積、庫存積壓，從而就會嚴(yán)重影響到企業(yè)的正常運(yùn)營，并且成本上漲。

4.5 靈活選擇合理的采購方式

(1)可以通過選擇付款條款來降低采購成本。在企業(yè)資金充?；蜚y行利率較低的情況下，可以選擇貨到付款或現(xiàn)金交易方式，這樣通常會給采購價格帶來更大的折扣。(2)可以通過競爭招標(biāo)的方式來牽制供應(yīng)商。對于數(shù)量較多的物資采購，競爭招標(biāo)就是一個很好的方式。通過競爭招標(biāo)，通常會引起供應(yīng)商的相互比價，企業(yè)最終就會得到一個底線的價格。(3)集中采購。集中采購是相對分散采購而言的，跨國公司建立起全球采購部門就是集中采購的典型應(yīng)用表現(xiàn)。集中采購是以內(nèi)部采購部門組建的方式，對分布于各地分支機(jī)構(gòu)的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，以使采購渠道盡可能地減少，并通過批量采購，從而獲得更多的價格優(yōu)惠。(4)聯(lián)合采購。中小企業(yè)在原材料采購上如果能聯(lián)合起來，其防范風(fēng)險的能力就勢必會增強(qiáng)，同時多加企業(yè)聯(lián)合采購可以實(shí)現(xiàn)采購規(guī)模優(yōu)勢，降低了采購成本。

4.6 加強(qiáng)與貨物供應(yīng)商的合作

企業(yè)要控制好采購成本，要注重搞好與供應(yīng)商的關(guān)系。采購企業(yè)和供應(yīng)商之間是一種合作共贏的關(guān)系，如果采購企業(yè)擅自將低價格，或供應(yīng)商擅自提高價格，勢必會對二者長期穩(wěn)定的合作局面造成影響。采購企業(yè)與供應(yīng)商建立在合作共贏的關(guān)系上，相互信任，同時企業(yè)給予供應(yīng)商適當(dāng)?shù)挠行Ъ?，這樣才能確保供貨質(zhì)量的可靠性，并獲得更好的價格優(yōu)惠，從而獲取更好的市場競爭優(yōu)勢。

4.7 加強(qiáng)采購人員的職業(yè)道德培訓(xùn)

在采購人員的選擇上，企業(yè)要選擇誠實(shí)守信、精明能干、職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平高的人員，這樣的采購人員在具體的采購工作中才能公平正直、嚴(yán)格依照規(guī)定的操作程序進(jìn)行采購，才會自覺地分辨出各種信息的真實(shí)與虛假、避免各種不法行為的滋生。如果采購人員一旦出現(xiàn)問題，對企業(yè)都會造成巨大損失。為此，在進(jìn)行采購工作之前，企業(yè)就要加強(qiáng)對采購人員職業(yè)道德培訓(xùn)及相關(guān)技能的培訓(xùn)。作為采購人員，需要掌握必要的購銷談判知識，因?yàn)楣?yīng)商作出于自身利益考慮，通常會通過各種口頭技巧、商業(yè)陷阱等手段來博取采購者的認(rèn)同，這時采購人員要能夠清楚地分辨出供應(yīng)商所提供信息的真?zhèn)?，盡量為雙方爭取一個權(quán)衡點(diǎn)，盡可能節(jié)約企業(yè)的采購成本。

[1] 劉軍紅.淺談企業(yè)物資采購成本控制[J].科技信息,2009(06).

[2] 馬長昊.淺談采購過程中的供應(yīng)商管理[J].山西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2010(01).