黃偉新

(賀州學(xué)院 人事處,廣西 賀州 542800)

高校人事檔案信息化建設(shè)的問題及對策

黃偉新

(賀州學(xué)院 人事處,廣西 賀州 542800)

高校人事檔案信息化建設(shè)工作十分重要,主要存在三方面問題:管理體制不夠規(guī)范,人事檔案工作重視程度差;經(jīng)費投入不足,人事檔案信息化建設(shè)程度差;人事檔案管理隊伍建設(shè)落后,科學(xué)管理程度差。要解決這些問題,須采取以下對策:規(guī)范高校人事檔案管理體制,統(tǒng)一高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn);提高管理檔案人員素質(zhì)水平,積極開展科學(xué)研究;加大資金投入力度,保證高校人事檔案信息化建設(shè);建立高校人事檔案信息化安全保障體系,確保人事檔案的利用服務(wù)。

信息化;高校人事檔案;載體;建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)是在人事檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代檔案信息化技術(shù),對人事檔案信息資源進(jìn)行管理和提供利用,提高檔案信息化管理水平,以滿足人事工作以及社會政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展對人事檔案工作的需求。目前大部分高校在學(xué)校檔案管理中的文書、教學(xué)、科技、基建、會計等檔案都已利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)進(jìn)行管理,而作為國家檔案重要組成部分的高校人事檔案,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的情況卻滯后。人事檔案是人才信息的重要載體,在實施人才強國戰(zhàn)略的大環(huán)境下,如何加強高校人事檔案信息化建設(shè),是研究高校檔案工作科學(xué)管理的重要課題。

一、高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性

(一)高校人事檔案信息化建設(shè),是人事工作發(fā)展的需要

人事檔案工作是人事工作的重要部分,是人才信息的重要載體。當(dāng)前人事工作的重點是人才工作,因為“人才資源是第一資源”。人事部門可以通過人事檔案進(jìn)一步了解人才的相關(guān)信息,根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點,進(jìn)行合理配置、整合。胡錦濤同志在全國人才工作會議上曾指出,人才工作要堅持服務(wù)發(fā)展、人才優(yōu)先、以用為本、創(chuàng)新機制、高端引領(lǐng)、整體開發(fā)的指導(dǎo)方針。人事檔案信息資源的開發(fā),為人事工作和黨的中心工作奠定了良好的基礎(chǔ)。在長期實踐中,人事檔案部門積累并保存了大量的人事檔案資料,正朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。人事檔案管理部門只有系統(tǒng)、有序、及時地開發(fā)人事檔案信息資源,滿足人事工作的需要,有效地為其提供利用,才能充分顯示出它的價值[1]26。高校是高層次人才集中的場所,人才資源優(yōu)先開發(fā),離不開人事檔案提供的信息,而高校人事檔案管理根據(jù)人才工作的需求加強信息化建設(shè),整合人事檔案信息資源,建立了一個真實、完整的信息資源倉庫,使人事檔案信息高效運轉(zhuǎn),為發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、合理配置人才資源提供可靠的信息參考,才能充分發(fā)揮人事檔案的作用,滿足人事工作發(fā)展的需要。

(二)高校人事檔案實現(xiàn)信息化管理,是人事檔案發(fā)展的必然要求

人事檔案隨著人事管理的開展而產(chǎn)生,隨著社會的發(fā)展而發(fā)展。我國檔案載體由甲骨、竹簡、綿帛、紙張,到現(xiàn)在的照片、錄音、錄像、光盤。歷史時代的變遷,科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,檔案載體也在不斷更新?lián)Q代。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料初級加工過程中,容易損毀甚至有可能造成其文獻(xiàn)價值的破壞;而紙質(zhì)檔案的高級加工 ——編研周期一般比較長。至于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查找,由于檔案材料形成時間跨度長,種類繁雜,要在浩如煙海的檔案材料中尋找所需的檔案信息,僅靠人工檢索和調(diào)閱,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息時代利用者的需求,很難適應(yīng)時代發(fā)展[2]37。而現(xiàn)代檔案載體的出現(xiàn)和當(dāng)今已進(jìn)入信息時代,電子計算機的廣泛應(yīng)用,產(chǎn)生了越來越多的電子檔案,這就需要實行信息化管理。高校人事檔案是高校創(chuàng)立、發(fā)展過程中形成并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的以個人為單位組合起來以備考察的人才信息載體。作為信息的一類,高校人事檔案是依附于一定載體的個人活動的原始信息集合。高校人力資源管理中會產(chǎn)生很多的檔案,比如:職工基本信息、學(xué)歷學(xué)位信息、職務(wù)變動信息、職稱變動信息、工資變動信息、崗位變動信息等等。只有將信息集合按照需要進(jìn)行開發(fā)和利用才能體現(xiàn)信息積累的意義,通過信息化的管理達(dá)到更有效的開發(fā)和利用信息資源的目的[3]94。在高校人事檔案管理中引入信息化技術(shù),是實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化的一個重要手段,也是人事檔案發(fā)展的必然要求。

(三)加強高校人事檔案信息化建設(shè),是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

“檔案信息化建設(shè)”是國家檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃的基本要求?！笆濉币?guī)劃又把檔案信息化工作作為主要任務(wù),這充分說明檔案信息化建設(shè)在國家檔案事業(yè)發(fā)展中占有重要的地位。高校人事檔案是國家檔案的重要組成部分,加強高校人事檔案信息化建設(shè),運用一種嶄新的檔案信息管理與服務(wù)模式,使高校人事檔案資源管理規(guī)范化、系統(tǒng)化;利用先進(jìn)的設(shè)備和手段,實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化,是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

(一)管理體制不夠規(guī)范,人事檔案工作重視程度差

長期以來,高校人事檔案管理采取一種多頭管理模式,各高校人事檔案有的由組織部門管理,有的由人事部門管理,有檔案館的高校則由檔案部門管理。這樣,“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制在高校尚未得到真正的落實。由于管理檔案的機構(gòu)分散,人事檔案由組織、人事部門管理,從屬于人事工作,而高校人事工作的重點是人才、師資隊伍的建設(shè),對人事檔案工作研究甚少,人事檔案成了“說起來重要,排起來次要”附屬品;而在檔案部門管理,高校檔案工作的重點是管理學(xué)校檔案,因為學(xué)校檔案的主要任務(wù)是配合國家檔案管理機構(gòu)對文書、教學(xué)、科技、基建、會計等綜合檔案進(jìn)行管理,人事檔案只作為附屬部分。再說在檔案界,普遍認(rèn)為人事檔案是組織、人事部門研究的對象,人事檔案的建設(shè)與發(fā)展則是組織、人事部門的事,而不是檔案部門的事,所以人事檔案雖然名義上叫檔案,事實上游離于檔案體系之外。由于管理體制不夠規(guī)范,人事檔案工作得不到重視,多頭管理實質(zhì)變?yōu)闊o頭管理,人事檔案信息化建設(shè)更無從談起。

(二)經(jīng)費投入不足,人事檔案信息化建設(shè)程度差

高校人事檔案信息化首先要搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。除此之外,還要有合格的庫房設(shè)施,才能夠開展檔案信息化建設(shè)。由于高校檔案工作的重點是對文書、教學(xué)、科研、基建、會計等檔案的管理,高校檔案工作的經(jīng)費大部分用于學(xué)校檔案的建設(shè)與開發(fā),所以目前很多高校在學(xué)校檔案管理方面都已實行了檔案信息化管理,有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施和專用的軟件系統(tǒng),采用了計算機、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)。而作為國家檔案的重要組成部分的高校人事檔案卻因為經(jīng)費缺乏而投入不足,影響了信息化建設(shè)。高校大多數(shù)人事檔案室都存在保管條件差,工作場所不足,庫房條件簡陋,硬件設(shè)施落后等現(xiàn)象。有的只有幾臺殘舊的計算機,沒有什么設(shè)備;有的沒有專用的人事檔案室,辦公室與存放人事檔案的場所合二為一,檔案信息化程度幾乎為零。

(三)人事檔案管理隊伍建設(shè)落后,科學(xué)管理程度差

目前,大部分高校人事檔案管理人員都以兼職為主,即使有專職人員,但職稱、學(xué)歷層次低,檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。無論兼職或是專職管檔人員,接受檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的不多,缺乏檔案管理的基本理論知識,基本技能的掌握也差。有的甚至不會電腦的基本操作,無法開展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù);有的不會使用掃描儀、復(fù)印機等儀器設(shè)備,難以制作數(shù)字檔案。高校人事檔案管理隊伍在建設(shè)方面,十分缺乏既懂檔案管理又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才,這樣直接導(dǎo)致數(shù)字化,網(wǎng)絡(luò)化,接收、傳遞、存儲、利用一體化等新技術(shù)、新方法在人事檔案管理中的應(yīng)用,阻礙高校人事檔案信息化建設(shè),嚴(yán)重影響著人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化程度。

三、加強高校人事檔案信息化建設(shè)的建議

(一)規(guī)范高校人事檔案管理體制,統(tǒng)一高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

2008年9月,教育部、國家檔案局發(fā)布了27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》,但《辦法》所指的高校檔案,僅是高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存了價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄,人事檔案沒有列入高校檔案的范圍?？梢?迄今我國還沒有關(guān)于統(tǒng)一高校人事檔案管理體制的法律法規(guī)。由于法律法規(guī)的缺失,多頭管理的體制、分散管理的方式都明顯存在于高校人事檔案管理之中,嚴(yán)重影響著人事檔案信息化建設(shè)。鑒于此,國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門應(yīng)根據(jù)國家人才工作的需要,以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯(lián)合制訂統(tǒng)一的、專門的高校人事檔案管理政策法規(guī),規(guī)范高校人事檔案管理,建立和健全科學(xué)合理的高校人事檔案管理制度;同時,確立高校人事檔案管理的專門機構(gòu),解決好高校人事檔案由誰管的問題。此外,統(tǒng)一高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),如制定統(tǒng)一的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)以及設(shè)備配備、庫房設(shè)施和保護(hù)條件等標(biāo)準(zhǔn),這樣可以使高校人事檔案信息化建設(shè)少走彎路。

(二)提高管理檔案人員素質(zhì)水平,積極開展科學(xué)研究

高校人事檔案信息化不僅要求具備必需的現(xiàn)代化辦公設(shè)備,而且需要高素質(zhì)的管理人才和科學(xué)的管理方法。在高校人事檔案信息化建設(shè)中,檔案工作者是關(guān)鍵的因素,因為各種現(xiàn)代化技術(shù)的實現(xiàn)都離不開人。檔案管理人員不僅要懂專業(yè)知識,還要掌握計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為此,檔案主管部門,要加強對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),尤其是計算機知識與信息技術(shù)的培訓(xùn),努力提高管檔人員的素質(zhì)水平。同時要積極要引進(jìn)一些檔案專業(yè)人才,又精通計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才從事檔案工作,培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的高層次人事檔案管理人員,使高校人事檔案管理隊伍質(zhì)優(yōu)強大。另外,要積極開展科學(xué)研究,探索檔案工作的新理論、新技術(shù)、新方式和新手段,針對人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),檔案資源結(jié)構(gòu),紙質(zhì)檔案向磁盤和光盤等電子介質(zhì)轉(zhuǎn)變,信息安全策略,電子檔案的轉(zhuǎn)換、處理、保存、保密和利用等問題進(jìn)行研究,加快高校人事檔案信息化建設(shè)步伐,實現(xiàn)人事檔案從信息的采集、加工到提供服務(wù)的全過程都充分利用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)手段,不斷提高檔案管理水平。

(三)加大資金投入力度,保證高校人事檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是新時期檔案工作者面臨的一項重要任務(wù),是檔案事業(yè)發(fā)展適應(yīng)信息時代需要的必然選擇?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是高校人事檔案信息化建設(shè)之關(guān)鍵,需要大量的資金投入。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對本校人事檔案信息化建設(shè)給予大力支持,把人事檔案信息化建設(shè)所需資金列入預(yù)算之中,并保證資金的投入。嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn),陸續(xù)添置高配置的計算機、打印機、刻錄機、數(shù)碼相機、掃描儀等技術(shù)裝備。合理配置檔案庫房,并根據(jù)檔案庫房管理的“八防”要求,配備防火、防盜、空調(diào)、滅火裝置、溫濕度測試儀等設(shè)施。保證人事檔案信息化建設(shè)的順利開展。

(四)建立高校人事檔案信息化安全保障體系,確保人事檔案的有效利用

建立檔案信息安全體系,是“十一五”檔案工作的重要任務(wù);提升檔案公共服務(wù)能力,最大限度滿足利用者的需求是“十二五”檔案工作的重要目標(biāo)。為此,高校人事檔案信息化建設(shè)必須建立安全的保障體系,確保人事檔案的利用服務(wù)功能。首先,人事檔案管理部門要增強檔案信息安全意識,制定人事檔案安全法規(guī)與人事檔案信息收集、管理、保密與利用等制度。其次,要掌握安全防范技術(shù),確保數(shù)字資源長期保存。再次,是處理好保密與利用的關(guān)系。

綜上所述,高校人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要,人事檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn),加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè),安全保障體系建設(shè),提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)技能水平,才能適應(yīng)信息技術(shù)時代人事檔案管理的發(fā)展需要。

[1]吳雪梅.論人事檔案管理與人力資源開發(fā)的關(guān)系[J].北京檔案,2010(10).

[2]田光輝.計算機信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的應(yīng)用與思考[J].北京檔案,2010(1).

[3]程曉英.高校人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)與思考[J].檔案學(xué)研究,2010(3).

Problems and Encounter Measures in Constructing Informational Personnel Files

HUANG Wei-xin
(Personnel Department Hezhou University,Hezhou Guangxi 542800)

There exist three problems in constructing informational personnel files,namely impure management system,and nebbish personnel file work;inadequate funding;lagged management team.To solve the problems,the measures should be taken —purify the management systems,and integrate the constructing standard;improve the administrator’s quality for personal files and carryout scientific management;increase the funding to ensure the construction of informational personnel files;establish the safety system to assure the service of file utilization.

informational;personnel file;carrier;construction

G271

A

1673-8861(2011)02-0126-03

2011-04-28

黃偉新(1957-),女,賀州學(xué)院館員。主要研究方向:人事檔案管理與研究。