周 喜

(湖南商學院 會計學院，湖南 長沙 410205)

中小企業(yè)專用型會計信息系統(tǒng)開發(fā)及應用研究*

周 喜

(湖南商學院 會計學院，湖南 長沙 410205)

我國中小企業(yè)占企業(yè)總數(shù)的90%以上，中小企業(yè)可根據(jù)自身的特點開發(fā)設計實現(xiàn)會計信息化，以便于對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營進行科學有效的管理、預測和決策.本文介紹了基于MS Excel平臺的會計信息系統(tǒng)開發(fā)的意義、目標及相關技術.

會計信息系統(tǒng);會計信息化;MS Excel;VBA

1 研究意義

會計信息系統(tǒng)是專門用于會計核算工作的電子計算機應用軟件.中小企業(yè)非商品化專用型會計信息系統(tǒng)是指由企業(yè)根據(jù)自身會計核算的需要自行開發(fā)或委托其他單位開發(fā)，具備相對獨立完成會計數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能模塊的供本企業(yè)使用的會計信息系統(tǒng).中小企業(yè)自行開發(fā)并使用專用型會計信息系統(tǒng)，可降低會計信息化成本，滿足本企業(yè)個性化的需求，保證會計數(shù)據(jù)、用戶及客戶數(shù)據(jù)等核心信息的安全.本文選擇MS Excel及VBA做為開發(fā)平臺，中小企業(yè)里只需要有計算機技術較好的會計人員，就可以自行開發(fā)符合本企業(yè)會計業(yè)務流程的專用型會計信息系統(tǒng).

2 國內(nèi)外研究現(xiàn)狀分析

國外相關研究文獻有:(美)George H.Bondar，William S.Hopwood(200年)闡述了會計軟件的基本概念和框架;(美)阿代爾(2007年)介紹了MS EXCEL部分函數(shù)和各種工具，并對財務函數(shù)的應用進行了詳細講解.國內(nèi)相關研究文獻有:熊高英(2008年)運用VBA進行對工資子系統(tǒng)里的計算機個人所得稅進行了詳細的設計;朱偉民(2007年)介紹了相關的Excel財務模型;魏東玲等(2008年)介紹了基于Excel的財務管理信息化;吳志超(2009年)介紹了工資子系統(tǒng)的設計;張建(2007年)介紹了Excel VBA的優(yōu)越性;趙宏宇(2008年)僅分析了基于Excel開發(fā)系統(tǒng)的可行性.以上是近年來國內(nèi)外部分研究基于Excel平臺開發(fā)會計軟件的科研資料.從這些研究現(xiàn)狀看:僅是對此技術的可行性進行了分析，還沒有發(fā)現(xiàn)全面介紹開發(fā)中小企業(yè)的專用型會計信息系統(tǒng)的過程，也查不到重要子系統(tǒng)的開發(fā)代碼，到目前為止，還無中小企業(yè)從真正意義上實現(xiàn)基于Excel平臺對專用型會計信息系統(tǒng)的研究開發(fā)和應用.

3 會計信息系統(tǒng)開發(fā)設計及關鍵技術

會計信息系統(tǒng)實施環(huán)境:開發(fā)環(huán)境，本文考慮到大多數(shù)的開發(fā)工具特點和用戶的使用習慣情況，選擇目前市場占主導地位的Windows XP及XP以上的操作系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的兼容性和穩(wěn)定性能.開發(fā)軟件平臺為Microsoft Office Excel 2003或者Microsoft Office Excel 2003以上版本.網(wǎng)絡連接服務器與客戶端選擇TCP/IP協(xié)議作為網(wǎng)絡協(xié)議，通過光纜連接并由ODBC接口與信息源實現(xiàn)通信功能;開發(fā)技術，系統(tǒng)界面人機交互界面是系統(tǒng)的窗口，本文將采用Excel 2007作為開發(fā)平臺，該工具開發(fā)的界面具有友好、動態(tài)性強及交互性好等特點.采用VBA作為應用層的開發(fā)技術，保證系統(tǒng)的執(zhí)行效率、系統(tǒng)性能穩(wěn)定性、網(wǎng)絡通信及分布應用等方面的需求.為實現(xiàn)與數(shù)據(jù)層的連接及控制，可通過VBA編譯DLL控件和選擇AD.NET來完成.為了容納復雜的海量數(shù)據(jù)，為了不在依賴數(shù)據(jù)庫鏈路，Dataset組件在內(nèi)部采用XML來描述數(shù)據(jù);系統(tǒng)安全設計，本系統(tǒng)采用四道安全防線設計:一是利用MS Excel的單元格、工作表和工作簿自帶的保護功能，有效進行權限設置、密碼設置和只讀保護功能;二是利用VBA語言進行編程和設計登陸密碼和工具欄等隱藏設置;三是利用IIS Web服務管理軟件的安全功能，設置應用程序目錄或文件夾屬性的安全性，包括IP地址和域名的限制設置;三是利用ASP.NET提供的身份驗證機制，綜合Windows、Forms兩種方式，有效阻止非法用戶的訪問和入侵.

會計信息系統(tǒng)開發(fā)主要內(nèi)容包括賬務(總賬)子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)、報表核算子系統(tǒng)、材料采購與供應子系統(tǒng)、銷售與貨款結算子系統(tǒng).、存貨子系統(tǒng)、成本管理子系統(tǒng)和資金管理子系統(tǒng)等九個子系統(tǒng)的開發(fā)設計.中小企業(yè)可以根據(jù)自己的業(yè)務需求，有選擇的應用以上的子系統(tǒng).其中，賬務(總賬)子系統(tǒng)的開發(fā)設計是重點，即:會計憑證處理、會計賬簿登記、財務報表編制、期末結賬和管理維護等五大模塊，具體包括“登錄密碼保護界面”、“主界面”、“憑證信息錄入”、“憑證信息匯總表”、“現(xiàn)金流量表”、“科目匯總表”、“明細分類賬”、“年度科目匯總表”、“總分類賬”、“資產(chǎn)負債表”、“利潤表”、“系統(tǒng)管理”等工作表的表單設計、窗體設計、模塊應用、VBA程序設計和大量函數(shù)、公式的應用.

功能模塊設計包括:憑證數(shù)據(jù)處理模塊、會計帳簿處理模塊、財務數(shù)據(jù)報表模塊、期末與結賬模塊.管理維護工具模塊包括:界面及窗體設計包括:錄界面、主界面、憑證信息錄入、年度科目匯總和三大財務報表.核心子系統(tǒng)賬務處理(總賬)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖如圖1:

圖1 核心子系統(tǒng)中賬務處理(總賬)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖

整個系統(tǒng)開發(fā)過程中，關鍵技術有:登錄密碼保護:軟件運行后只顯示“登陸界面”，其他工作表和Excel的可操作信息欄目全部隱藏，以保證系統(tǒng)的安全性和隱蔽性;操作員權限:設置操作員的權限，合理分工;年末結帳:完成某一個會計年度終了時當年的財務數(shù)據(jù)的清除，并轉(zhuǎn)讓下一會計年度的操作;會計信息備份:用于賬務處理子系統(tǒng)一個會計期間所記錄經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)信息的備份工作.恢復初始設置:將系統(tǒng)所有記錄的數(shù)據(jù)信息恢復到初始設置的狀態(tài);登錄密碼保護、操作員權限、年末結帳、會計信息備份和恢復初始設置等關鍵問題都需要大量編程去完成和實現(xiàn).

會計信息其他子系統(tǒng)包括工資核算子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)、報表核算子系統(tǒng)、采購與應付子系統(tǒng)、銷售與應收子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)、資金管理子系統(tǒng)，它們與賬務(總賬)處理子系統(tǒng)之間的關系如圖2所示:

圖2

中小企業(yè)開發(fā)一套基于MS Excel及vba平臺且投入成本低廉和符合中小企業(yè)個性化業(yè)務流程的專用型會計信息系統(tǒng)是非常有必要的，通過該會計信息系統(tǒng)所提供及時、有效的會計核算信息來幫助管理人員對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營進行科學有效的管理、預測和決策，讓中小企業(yè)全面快速地實現(xiàn)會計信息化.

本文的創(chuàng)新點有:一是在操作上具有可行性、實用性，可以獨立滿足中小企業(yè)特別是小型企業(yè)實現(xiàn)會計電算化的要求，使得中小企業(yè)資產(chǎn)、負債、所有者權益、收入、費用和利潤六要素經(jīng)濟業(yè)務的記賬、算賬、報賬，依仗會計信息系統(tǒng)的功能模塊，全部由計算機處理.專用型會計信息系統(tǒng)的應用，可大大提高會計核算工作效率，減輕會計人員的工作強度;二是可以將中小企業(yè)孤立的單項經(jīng)濟業(yè)務的會計核算，通過計算機形成完整的會計核算系統(tǒng)，使得信息技術在中小企業(yè)的會計工作中拓展應用，會計信息的實時性得以充分體現(xiàn).專用會計信息系統(tǒng)成為企業(yè)管理系統(tǒng)的核心工具，極大地滿足管理者從綜合信息開始，追蹤找到自己需要的原始信息，提高中小企業(yè)管理者的管理效率;三是可納入并升級開發(fā)類課程《Excel在會計中的應用》教材的內(nèi)容.學生通過理論課的學習和實驗課的操作，可獨立完成中小企業(yè)專用型會計信息系統(tǒng)的開發(fā)、應用和日常維護工作，能讓學生全面地、系統(tǒng)地掌握會計軟件的開發(fā)流程和進一步熟悉會計業(yè)務流程.

4 總結

中小企業(yè)專用型會計信息系統(tǒng)是由企業(yè)根據(jù)自身會計業(yè)務流程的需要自行開發(fā)的，具備相對獨立完成會計數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能模塊的專供本企業(yè)使用的信息系統(tǒng).企業(yè)的會計信息化和企業(yè)管理信息化是否成功多半取決于會計信息系統(tǒng)的處理功能和使用者的素質(zhì)，其中會計信息系統(tǒng)的處理功能是最重要的原因之一.本文開發(fā)設計的專用型會計信息系統(tǒng)符合中小企業(yè)的特點，中小企業(yè)選擇性的開發(fā)相關的子系統(tǒng)，全面實現(xiàn)企業(yè)會計信息化，能夠滿足本企業(yè)個性化的需求，也能保證會計數(shù)據(jù)、用戶及客戶數(shù)據(jù)等核心機密信息的安全.選擇MS Excel及VBA做為開發(fā)平臺，中小企業(yè)里只需要有計算機技術較好的會計人員，就可以自行開發(fā)出符合本企業(yè)業(yè)務流程的非商品化專用型會計信息系統(tǒng)，整個解決方案在經(jīng)濟上、操作上和技術上都是可行的.

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［2］樊斌，高躍勛，趙志東，等.Excel賬務處理應用教程［M］.北京:人民郵電出版社，2008:52～75.

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A

1006－5342(2011)12－0184－02

2011－10－13

湖南省教育廳科學研究項目“中小企業(yè)非商品化專用型會計信息系統(tǒng)開發(fā)研究與應用”(11C0735)研究成果