摘 要： 文章在對(duì)高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行剖析的基礎(chǔ)上，指出其弊端，并提出解決對(duì)策，對(duì)高職院校檔案管理今后發(fā)展進(jìn)行展望，促進(jìn)高職院校學(xué)生檔案管理工作的深入開展。
　　關(guān)鍵詞： 高職院校 學(xué)生檔案 檔案管理工作
　　
　　檔案是直接形成的歷史記錄，具有其他任何材料不可替代的憑證價(jià)值。高職院校學(xué)生檔案是學(xué)院檔案的重要組成，也是國(guó)家人事檔案的組成部分，它真實(shí)記錄了高職生在校期間的學(xué)習(xí)、生活和社會(huì)活動(dòng)和實(shí)踐狀況，反映了高職生德、智、體、美、勞等綜合素質(zhì)的養(yǎng)成經(jīng)歷，同時(shí)也記錄了學(xué)生的家庭社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況等主要原始材料，因此，它是高職畢業(yè)生走向社會(huì)的履歷證明，更是高職畢業(yè)生就業(yè)和將來接受各級(jí)組織選拔、任用和考核的重要依據(jù)。在就業(yè)壓力空前的當(dāng)今社會(huì)，學(xué)生檔案發(fā)揮著越來越重要的難以替代的作用，所以，對(duì)高職院校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行探析，找出其存在問題并提出應(yīng)對(duì)措施，并對(duì)其今后發(fā)展進(jìn)行展望，很有必要。
　　一、高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀
　　1.檔案材料不夠完善。
　　高職院校學(xué)生檔案應(yīng)該反映每一位高職學(xué)生真實(shí)的學(xué)習(xí)成績(jī)、思想表現(xiàn)、心理狀況等，以求全面客觀評(píng)價(jià)學(xué)生素質(zhì)。但在現(xiàn)階段，多數(shù)高職院校沒有明確對(duì)學(xué)生檔案材料的歸檔范圍做出要求，全面反映學(xué)生素質(zhì)的客觀材料未完全達(dá)到真實(shí)、完整、規(guī)范的要求，且各種檔案材料得不到及時(shí)歸檔，不利于學(xué)院對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面考察了解。同時(shí)，學(xué)生檔案中的主觀評(píng)價(jià)材料內(nèi)容過多，而客觀評(píng)價(jià)的資料不夠，對(duì)學(xué)生的操行評(píng)語很簡(jiǎn)單。從大多數(shù)高職院校學(xué)生檔案內(nèi)容來看，一般僅包括高中畢業(yè)時(shí)的簡(jiǎn)單材料、新生錄取通知書、獎(jiǎng)懲材料、學(xué)生成績(jī)表、實(shí)習(xí)鑒定表、入（黨）團(tuán)材料、學(xué)籍情況、畢業(yè)證書、畢業(yè)生體檢表、畢業(yè)生登記表、就業(yè)報(bào)到通知書等簡(jiǎn)單資料，對(duì)學(xué)生的興趣愛好、技能證明、心理問題、思想品德、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等反映較少。
　　2.檔案管理意識(shí)薄弱。
　　目前，高職院校由于往往把重心放在學(xué)生就業(yè)上，而學(xué)生就業(yè)率與學(xué)生技能密切相關(guān)，因此，課程建設(shè)、專業(yè)設(shè)置、師資隊(duì)伍建設(shè)等關(guān)系到學(xué)生技能培養(yǎng)的建設(shè)被提在學(xué)院發(fā)展的首位，而學(xué)生檔案管理常被忽視；與此同時(shí)，高職畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，大多進(jìn)入對(duì)技能要求較高的私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)和外資企業(yè)，這些企業(yè)對(duì)學(xué)生的檔案不太重視，往往不對(duì)檔案的接收提出明確的要求，造成學(xué)院和學(xué)生對(duì)檔案管理意識(shí)的弱化，使他們沒有意識(shí)到學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生管理、人才培養(yǎng)及學(xué)生就業(yè)的重要地位。
　　檔案管理意識(shí)的薄弱，一方面使得學(xué)生不重視檔案管理工作，對(duì)檔案中關(guān)于個(gè)人信息的填寫馬馬虎虎，如常出現(xiàn)字跡潦草、圓珠筆鋼筆混填等現(xiàn)象，對(duì)個(gè)人檔案材料的收集缺乏主動(dòng)意識(shí)，甚至在畢業(yè)數(shù)年后，也不關(guān)心檔案的歸屬與保存，造成檔案的積壓，增加了學(xué)院檔案的管理工作量。另一方面，學(xué)院對(duì)檔案材料的收集常進(jìn)行分開管理，各職能部門對(duì)檔案管理不重視，存在互相推諉、銜接不及時(shí)現(xiàn)象，不能在日常工作中及時(shí)做好檔案材料的收集和整理，通常是在學(xué)生畢業(yè)時(shí)才完善歸檔材料。
　　3.檔案管理手段落后，水平較低。
　　高職院校對(duì)學(xué)生檔案的管理大多不設(shè)專門的管理人員，而檔案管理兼職人員對(duì)檔案管理的方法較為落后，在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行收集和整理時(shí)，沒有科學(xué)的管理規(guī)章制度，致使學(xué)生檔案材料雜亂。同時(shí)，《檔案法》的實(shí)施，對(duì)檔案的管理提出了標(biāo)準(zhǔn)和要求，但是，在高職院校學(xué)生檔案管理方面，卻沒有統(tǒng)一的、詳細(xì)的、符合實(shí)情的、可以遵循的管理規(guī)章制度。
　　二、高職院校學(xué)生檔案管理對(duì)策
　　1.建立規(guī)范和完善的檔案管理制度。
　　首先，建立學(xué)院各職能部門的歸檔和審核制度。學(xué)生檔案材料來自于學(xué)院各個(gè)職能部門的收集和整理、歸納，并要經(jīng)各職能部門的轉(zhuǎn)遞、匯總，只有建立完善健全的歸檔制度，明確各部門間的歸檔資料和轉(zhuǎn)遞手續(xù)，及時(shí)收集、整理、轉(zhuǎn)遞，并經(jīng)學(xué)院專設(shè)檔案員的審核，才能保證歸檔資料的全面、真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，才能使學(xué)生檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化的軌道。其次，擴(kuò)大檔案材料收集范圍，增加誠(chéng)信材料、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料、技能證書材料、心理健康材料、信用材料等，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，提高檔案的利用價(jià)值，更加真實(shí)、全面地反映學(xué)生的發(fā)展情況。最后，做好學(xué)生檔案的保管和分發(fā)工作，遵循檔隨人走的原則，有就業(yè)單位的按就業(yè)協(xié)議寄發(fā)，無就業(yè)單位的，兩年內(nèi)的由學(xué)院暫時(shí)保管，待單位落實(shí)后憑調(diào)檔函寄發(fā)；兩年以上的，寄至學(xué)生生源地的人才交流中心，從而減輕檔案庫(kù)存壓力和檔案員工作量。
　　2.加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。
　　首先，通過報(bào)欄等形式開展檔案基礎(chǔ)知識(shí)教育，宣傳學(xué)生檔案的重要作用，從而增強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，使學(xué)生能積極主動(dòng)參與到檔案的管理和維護(hù)中，并引導(dǎo)畢業(yè)生重視關(guān)心自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發(fā)生；其次，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)學(xué)生檔案的作用高度重視，并把學(xué)生檔案管理工作納入學(xué)院日常工作日程，設(shè)立專職檔案員和檔案室，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定學(xué)生檔案管理的規(guī)范性文件。
　　3.設(shè)立專門檔案管理部門。
　　依照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等制定學(xué)生檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，并設(shè)立專門檔案管理部門，同時(shí)選擇原則強(qiáng)、文化素質(zhì)高、作風(fēng)嚴(yán)明的老師做專職檔案管理員，對(duì)學(xué)生檔案管理制度的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督和審核，確保學(xué)生檔案管理工作的順利展開。
　　三、高職院校學(xué)生檔案管理展望
　　1.建立高職院校學(xué)生信用檔案。
　　學(xué)生信用檔案是由中國(guó)人才信用網(wǎng)運(yùn)營(yíng)的全面、真實(shí)反映學(xué)生在校表現(xiàn)和信用狀況的一種電子檔案，包含的信息有學(xué)生個(gè)人維護(hù)信息、學(xué)校維護(hù)信息和社會(huì)第三方的認(rèn)證信息及就業(yè)后與所在工作單位維護(hù)的信息。學(xué)生個(gè)人維護(hù)信息包括基本信息、培訓(xùn)經(jīng)歷、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、任職記錄、社會(huì)實(shí)踐、勤工儉學(xué)、工作履歷、證件證書和境內(nèi)外交流等；學(xué)校維護(hù)信息包括學(xué)習(xí)成績(jī)、畢業(yè)評(píng)語、在校優(yōu)良記錄、在校不良記錄、助學(xué)貸款記錄等；社會(huì)第三方認(rèn)證信息包括檔案查詢記錄、調(diào)查、認(rèn)證、評(píng)估、投訴與申訴記錄和其他個(gè)人相關(guān)的信用信息記錄。大學(xué)生信用檔案電子交互平臺(tái)具有完善、清晰的分組維護(hù)權(quán)限設(shè)置控制體系，學(xué)生處、學(xué)生科、輔導(dǎo)員必須通過各自的密碼授權(quán)才能分級(jí)管理、審核、維護(hù)相關(guān)學(xué)生檔案信息，保障了信用檔案信息的準(zhǔn)確性、全面性和安全性。信用檔案通過在第三方社會(huì)公共平臺(tái)上提供包括證書證件、各類優(yōu)良記錄和任職記錄的證明與信用報(bào)告，可以使學(xué)生展示自己的誠(chéng)信意愿，為用人單位和企業(yè)間搭建一個(gè)互相溝通的平臺(tái)，使用人單位放心大膽招錄所需人才，也可以使學(xué)生不必再為一紙證明來回奔波往返，使學(xué)生求職就業(yè)更加高效、便捷。信用檔案能督促學(xué)生提高自律意識(shí)，保持誠(chéng)信，從而更易獲得助學(xué)貸款和社會(huì)幫助；終身信用檔案使得學(xué)院能通過電子檔案平臺(tái)與學(xué)生進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤與互動(dòng)，對(duì)學(xué)生的約束性更強(qiáng)，也具有更高的維護(hù)價(jià)值。
　　2.建立高職院校學(xué)生心理健康檔案。
　　近年來，由大學(xué)生心理健康反常所引發(fā)的厭學(xué)、性格孤僻、自殺輕生等現(xiàn)象受到社會(huì)關(guān)注，建立大學(xué)生心理檔案并給予及時(shí)有效的心理治療已成為高等院校的當(dāng)務(wù)之急。一般來說，學(xué)生心理健康檔案包括兩個(gè)方面的基本內(nèi)容：影響學(xué)生心理發(fā)展的基本資料和反映學(xué)生心理健康狀況與個(gè)性特點(diǎn)的有關(guān)材料。建立高職院校心理健康檔案，對(duì)有心理問題的大學(xué)生及時(shí)進(jìn)行糾正和治療，既體現(xiàn)了社會(huì)對(duì)大學(xué)生在人文層面意義上的關(guān)愛，又體現(xiàn)了一種制度上的善意；建立學(xué)生心理健康檔案，是高校加強(qiáng)管理的必由之路，高校管理不僅包括教學(xué)秩序和設(shè)施的管理，還包括學(xué)生的身心健康管理，這是我國(guó)高等教育的一項(xiàng)重要內(nèi)容。高職院校有責(zé)任和義務(wù)通過提供身心健康方面的指導(dǎo)和幫助，使學(xué)生形成良好的人生觀，以積極態(tài)度面對(duì)人生，正確面對(duì)生活中的種種挫折和磨難，從而為社會(huì)培育出身心健全的技術(shù)市場(chǎng)人才。學(xué)生心理健康資料的搜集和整理一般通過問卷法、分析法、談話法和測(cè)驗(yàn)法，然后經(jīng)過歸納和分析，形成學(xué)生的心理健康檔案。需要強(qiáng)調(diào)的是，學(xué)生心理健康檔案反映了學(xué)生心理成長(zhǎng)的歷程，必須由專人保管，嚴(yán)格保密，這既反映了一個(gè)教育者的職業(yè)道德，又是對(duì)學(xué)生的尊重。
　　3.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
　　檔案信息化是一個(gè)以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案與其相比，存在著許多不足，如不易查詢、不耐保存、共享性差等，隨著檔案量的增加，檔案利用率愈低，因此，檔案管理信息化成為檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。近年來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作方法逐步向信息化方向發(fā)展，極大地提高了檔案管理的工作效率，為高職院校學(xué)生檔案提供了方便快捷、可靠的信息化管理途徑。利用檔案管理信息化系統(tǒng)，可以方便快捷地查詢、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)學(xué)生的個(gè)人信息，并可將檔案中的學(xué)生信息資料掃描儲(chǔ)存，大大提高工作效率，同時(shí)，能對(duì)學(xué)生的檔案材料適時(shí)更新，及時(shí)準(zhǔn)確反映學(xué)生的情況。
　　四、結(jié)語
　　高職院校學(xué)生檔案管理工作是其向前發(fā)展的重要推動(dòng)力，在新形勢(shì)下，認(rèn)真思考和研究高職院校學(xué)生檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，使學(xué)生檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，更好地促進(jìn)學(xué)生就業(yè)和學(xué)院的發(fā)展，具有十分重要的意義。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　?。?］程雅菊.淺議高職學(xué)生檔案的困境與出路［J］.考試周刊，2010，（32）：211.
　?。?］龍曉風(fēng).試論高校學(xué)生檔案管理［J］.廣東白云山學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，14，（80）：82-83.
　?。?］韓春.關(guān)于高校學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)思考［J］.吉林省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，24，（4）：117-119.
　　［4］魏杰.淺談學(xué)院學(xué)生檔案的管理和利用［J］.達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，（6）：7-9.