摘要：對(duì)高校學(xué)報(bào)檔案的范圍進(jìn)行了歸納，并對(duì)學(xué)報(bào)檔案的利用率不高的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析。從編輯角度提出了活化學(xué)報(bào)檔案的措施，要從歸檔者——編輯入手，根據(jù)檔案資料的不同內(nèi)容開(kāi)發(fā)不同的利用價(jià)值，最大限度地提高學(xué)報(bào)檔案信息資源的利用率。
　　關(guān)鍵詞：活化　學(xué)報(bào)檔案　編輯　利用率
　　通常人們稱檔案是“被塵封的歷史”“塵封的記憶”。而第十一屆全國(guó)人大代表、成都市副市長(zhǎng)傅勇林卻認(rèn)為，檔案工作是叩問(wèn)于歷史，服務(wù)于當(dāng)下。他認(rèn)為，對(duì)“檔案”及其中內(nèi)蘊(yùn)的史實(shí)要站在適當(dāng)?shù)母叨热徱?，要調(diào)用各種手段去激活和活化檔案，把其現(xiàn)實(shí)化，并使其服務(wù)于當(dāng)下，服務(wù)于國(guó)家文化信息安全，服務(wù)于中國(guó)文化建設(shè)的大發(fā)展與大繁榮。^[1]
　　高校學(xué)報(bào)檔案是記錄一所學(xué)校教學(xué)科研水平和學(xué)報(bào)發(fā)展歷程的重要工具，是一所高校不同時(shí)期學(xué)術(shù)水平的反映和憑證，是高校教學(xué)和學(xué)術(shù)研究的重要載體。然而，現(xiàn)實(shí)中學(xué)報(bào)檔案只發(fā)揮了保存的功能，其利用價(jià)值卻沒(méi)有好好地開(kāi)發(fā)，成了“死檔案”，而歸檔者——編輯更是只注重“歸”，卻少有拿回來(lái)利用。本文試從編輯角度談?wù)勅绾胃玫亻_(kāi)發(fā)利用檔案。
　　一、高校學(xué)報(bào)資料的歸檔范圍
　　高校學(xué)報(bào)的編輯出版工作流程包括制定工作和選題計(jì)劃、組稿和審稿、修改加工發(fā)排、排版和校對(duì)、印刷出刊、發(fā)行、存檔及反饋總結(jié)等多個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都與學(xué)報(bào)資料及檔案的管理工作密不可分。學(xué)報(bào)檔案強(qiáng)調(diào)完整性和憑證性，以下內(nèi)容都屬于歸檔范圍：(1)創(chuàng)刊批準(zhǔn)文件、期刊變更(如改名改刊期等)、出版增刊的請(qǐng)示和批復(fù)文件等；(2)期刊登記證、出版許可證、廣告經(jīng)營(yíng)許可證、ISSN證書(shū)等有效證件；(3)上級(jí)主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)以及學(xué)校和編輯部下發(fā)的關(guān)于編輯出版工作的文件及規(guī)章制度等；(4)核心期干0收錄證書(shū)、各文摘和數(shù)據(jù)庫(kù)收錄證書(shū)等；(5)相關(guān)合同，如《CAI-CD》入編協(xié)議書(shū)、期刊上網(wǎng)合同書(shū)、聯(lián)合征訂協(xié)議書(shū)、印刷合同等；(6)上級(jí)機(jī)關(guān)和各學(xué)術(shù)團(tuán)體發(fā)給的獲獎(jiǎng)榮譽(yù)證書(shū)等；(7)編委會(huì)組成文件、歷屆編委會(huì)成員名單、編委會(huì)會(huì)議記錄等；(8)選題組稿計(jì)劃及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；(9)出版后的樣刊、審稿單、稿件處理通知書(shū)、原稿、發(fā)排稿、校對(duì)稿等；(10)編輯部大事記等。
　　二、學(xué)報(bào)檔案利用現(xiàn)狀
　　對(duì)于經(jīng)歷過(guò)教育教學(xué)評(píng)估的高校來(lái)說(shuō)，能夠深切地體會(huì)到檔案的重要性，評(píng)估與檔案之間是密不可分的關(guān)系，因?yàn)樵u(píng)估專家考察評(píng)估時(shí)間有限，要想掌握學(xué)校工作的動(dòng)態(tài)運(yùn)行情況必須依重于對(duì)檔案資料的查閱。^[2]而學(xué)報(bào)檔案是學(xué)報(bào)合法出版、編輯部工作正常運(yùn)作和學(xué)報(bào)質(zhì)量的重要依據(jù)和證明材料，完備、清晰的檔案材料是學(xué)報(bào)編輯工作規(guī)范管理的重要手段，良好的檔案管理可以為以后的工作和查詢、檢索帶來(lái)便利。近幾年，雖然檔案界對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的呼聲越來(lái)越高，但是檔案利用現(xiàn)狀表明，檔案利用的窘?jīng)r并未得到明顯改善。比如筆者所在編輯部一般每年上半年按院檔案室要求把前一年度的檔案資料整理好歸檔，除了上級(jí)機(jī)關(guān)檢查評(píng)估外，就幾乎很少再去翻閱。而其他教職工是不允許隨便查閱學(xué)報(bào)檔案的。此外，絕大多數(shù)學(xué)術(shù)期刊社和編輯部都是采用雙向匿名審稿^[3]，有的“單盲法”，采用“雙盲法”，希望以此來(lái)保證稿件的質(zhì)量。作者不知道是哪位專家審理自己的稿件，所以為了保密起見(jiàn)，此類檔案不能隨便開(kāi)放，這也是導(dǎo)致學(xué)報(bào)檔案利用效率低的原因。
　　三、活化學(xué)報(bào)檔案的措施
　　“活化”在《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》中的解釋是：使分子或原子的能量增強(qiáng)，如把普通木炭放在密閉器中加熱，變成吸附能力較強(qiáng)的活性炭。所謂學(xué)報(bào)檔案的活化就是開(kāi)發(fā)利用學(xué)報(bào)檔案資料，把“死”的檔案資料變成“活”的信息，即通過(guò)各種渠道，采取快捷、準(zhǔn)確的方式，最大限度地提高學(xué)報(bào)檔案信息資源的利用率。要活化學(xué)報(bào)檔案，首先就要從歸檔者——編輯入手，編輯自己首先就要很好地利用檔案資料。不同的資料內(nèi)容，有不同的利用價(jià)值，要充分挖掘才能釋放出來(lái)。
　　1.創(chuàng)刊、變更、增刊等的請(qǐng)示和上級(jí)批復(fù)文件以及登記證、許可證、ISSN證等各種證件類檔案。這類檔案證明了期刊的合法性，可以使編輯人員光明磊落地投入工作，而不必有非法刊物被吊銷的壓力。
　　2.上級(jí)部門(mén)、學(xué)校及編輯部下發(fā)的各類文件、規(guī)章制度等檔案。這些都是我們從事編輯出版工作必須要遵守的綱領(lǐng)性、指導(dǎo)性文件或規(guī)矩，是學(xué)報(bào)編輯出版工作順利開(kāi)展的保障。研讀這類檔案可以反映管理政策的系統(tǒng)性、延續(xù)性。
　　3.出版、發(fā)行等各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案。這些是主要的出版記錄資料，應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。這類檔案可以反映學(xué)報(bào)從小到大、從普通到核心的成長(zhǎng)發(fā)展歷程和變化情況，對(duì)其分析、整合之后可以得出很有價(jià)值的情報(bào)信息。并且這些數(shù)據(jù)每年或每半年就要統(tǒng)計(jì)一次，填報(bào)時(shí)可參考上一次的數(shù)據(jù)，若有變更，則還需報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。
　　4.學(xué)報(bào)樣刊。過(guò)往的刊物可以為美術(shù)編輯或排版人員提供版式設(shè)計(jì)方面的參考信息。比如，從美術(shù)角度去考量圖幅大小、空白大小是否合適、美觀，有什么瑕疵或可以改進(jìn)的地方，更便于閱讀和理解。
　　5.學(xué)報(bào)的發(fā)排稿及各種校樣類檔案。這類檔案其實(shí)有很大的用途。首先可以供編輯校對(duì)人員自查，因?yàn)殡m然每期出現(xiàn)的問(wèn)題不一定相同，但也有一些共性的東西，要善于總結(jié)出現(xiàn)編校質(zhì)量問(wèn)題的各種情況，如容易誤用的字詞、語(yǔ)法邏輯錯(cuò)誤的常見(jiàn)情況等。其次編輯之間可以互相學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)別人改稿的方法、標(biāo)注的方法，從中還可以反映出其他編輯的工作態(tài)度。再次可以讓剛從事編輯工作的人員盡快地掌握編輯流程及編輯方法，更好地勝任工作。
　　6.各類獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)。這些證書(shū)可以激發(fā)編輯人員的工作熱情，勉勵(lì)他們發(fā)揚(yáng)成績(jī)、突出優(yōu)勢(shì)。
　　7.存檔的有問(wèn)題的學(xué)報(bào)樣刊。這些則可以用來(lái)開(kāi)展責(zé)任教育、警示教育。以生動(dòng)鮮活的編輯案例、質(zhì)量案例來(lái)說(shuō)明問(wèn)題，如目次出錯(cuò)、插圖貼倒、多裝訂頁(yè)碼等。
　　8.退休的老編輯。這些老編輯是另一類寶貴的“活檔案”，他們從事編輯工作多年，有豐富的編輯經(jīng)驗(yàn)，并且見(jiàn)證了刊物的發(fā)展歷程，所以經(jīng)常聽(tīng)他們講講課，會(huì)學(xué)到很多知識(shí)，從而在編輯工作中少走些彎路。
　　此外，編輯人員還要積極參與學(xué)報(bào)檔案的編研工作，因?yàn)楦鞣N材料重要與否編輯最清楚。而隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為信息時(shí)代檔案工作的主題，編輯還要與時(shí)俱進(jìn)，做好學(xué)報(bào)檔案數(shù)字化建設(shè)?？傊?，學(xué)報(bào)檔案資料是學(xué)報(bào)編輯工作的基礎(chǔ)，是編輯工作的主要信息源，豐富的資料有利于編輯獲取最新的科技信息，對(duì)選題、組稿審稿和改稿有十分重要的意義和作用。編輯部要切實(shí)管好、用好學(xué)報(bào)檔案，充分挖掘、利用檔案信息資源，使其更便捷、更有效地為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)服務(wù)。
　　基金項(xiàng)目：中國(guó)高校自然科學(xué)學(xué)報(bào)研究會(huì)基金資助課題(GBJXC0823)
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]國(guó)家檔案局官方網(wǎng)站編輯.檔案工作：叩問(wèn)于歷史。服務(wù)于當(dāng)下——訪第十一屆全國(guó)人大代表、成都市副市長(zhǎng)傅勇林[EB/OL].[2008-03-18]http：//www.saac.gov.cn/articleaction.do?method=vie w&id=ff8080811870109e0118c9abdb3dOOfb.
　　[2]高校評(píng)估對(duì)高校檔案工作的影響[EB/OL].[2008-10—20]http：//www.tingko.com/Wenmi/kjwj/93234.html.
　　[3]褚金紅.關(guān)于公開(kāi)審稿與匿名審稿的探討[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2007(6).
　　(作者單位：淮海工學(xué)院自然科學(xué)學(xué)報(bào)編輯