劉 瑛

(大連大學(xué) 檔案館，遼寧 大連 116622)

檔案信息化建設(shè)的目的是應(yīng)用高科技的信息技術(shù)把現(xiàn)有的檔案資源整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案利用率，滿(mǎn)足利用者需求.因此，我們不僅要注重檔案信息化的建設(shè)，更要思考如何把建設(shè)成果應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)工作中，實(shí)現(xiàn)檔案在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的服務(wù)創(chuàng)新.

1 服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新

我國(guó)目前的檔案工作正處在新舊交替的轉(zhuǎn)型階段，大量電子文件的產(chǎn)生使得舊的檔案機(jī)制已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，而新的機(jī)制尚在探索中，與此相應(yīng)，檔案信息服務(wù)工作必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、以科學(xué)的服務(wù)意識(shí)為指導(dǎo)，最重要的是樹(shù)立檔案服務(wù)大眾的意識(shí).概括而言，檔案部門(mén)的服務(wù)意識(shí)要從國(guó)家模式向社會(huì)模式轉(zhuǎn)變，從檔案實(shí)體服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變，從注重社會(huì)效益向社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益并重轉(zhuǎn)變，從單一服務(wù)向綜合性集成服務(wù)轉(zhuǎn)變.具體而言，就是轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，重視所有檔案的價(jià)值，以及轉(zhuǎn)變檔案工作中重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用、輕個(gè)人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，樹(shù)立以人為本，服務(wù)大眾的理念.

2 服務(wù)方式的創(chuàng)新

伴隨著信息技術(shù)在檔案事業(yè)中的廣泛應(yīng)用，檔案服務(wù)工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)、單一、封閉型向主動(dòng)、多元、開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，全方位、多渠道地拓展服務(wù)方式.

2.1 建立檔案館網(wǎng)頁(yè)以開(kāi)展網(wǎng)上便捷服務(wù)

檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上設(shè)立web服務(wù)器或建立局域網(wǎng)，可以通過(guò)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的“留言咨詢(xún)欄”、“通知公告欄”更好的與用戶(hù)交流，及時(shí)得到反饋信息.通過(guò)在網(wǎng)上開(kāi)辟“專(zhuān)題報(bào)道”、“工作信息”等專(zhuān)欄，全面、深入、及時(shí)的傳遞最新的有關(guān)檔案工作的重大決策、工作動(dòng)態(tài)等.通過(guò)更加直觀生動(dòng)的多媒體手段，宣傳檔案的法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度，增強(qiáng)用戶(hù)利用檔案的規(guī)范意識(shí).

2.2 開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)

在檔案館(室)的大廳放置觸屏的查詢(xún)機(jī)器，讓查詢(xún)者能夠自主、方便的查詢(xún).首先檔案工作人員可建立一個(gè)目錄中心庫(kù)，把可以公開(kāi)和上網(wǎng)的案卷目錄和卷內(nèi)目錄掃描到網(wǎng)頁(yè)上，再利用網(wǎng)頁(yè)制作軟件的超級(jí)鏈接功能逐一與數(shù)字檔案進(jìn)行連接.利用者可根據(jù)查詢(xún)內(nèi)容、年份、目錄號(hào)檢索數(shù)字檔案內(nèi)容，既方便、快捷地為利用者提供了服務(wù)，也減少了檔案人員的工作量.

2.3 開(kāi)展在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，為異地查詢(xún)檔案的人帶來(lái)了不必要的麻煩，而且也受到檔案部門(mén)工作時(shí)間的限制.通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)，人們可以不受時(shí)間空間限制，及時(shí)準(zhǔn)確地獲得更多的信息.[1]

2.4 提供移動(dòng)式服務(wù)

移動(dòng)便攜式的電子產(chǎn)品具有能將有用、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息提供給任何時(shí)間、任何地點(diǎn)的任何客戶(hù)的優(yōu)勢(shì).檔案信息的移動(dòng)式服務(wù)將成為一種趨勢(shì)，即通過(guò)檔案信息化建設(shè)，使具有PDA、手機(jī)等移動(dòng)終端的任何客戶(hù)都可在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)訪問(wèn)檔案管理機(jī)構(gòu)提供的任何服務(wù).這種移動(dòng)式服務(wù)進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案信息管理的實(shí)時(shí)性，提高了檔案信息的有效利用率，使大家的生活變得更加便捷.

3 服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

當(dāng)前信息化環(huán)境下的檔案服務(wù)機(jī)制的改革和創(chuàng)新，要打破“自成體系”的傳統(tǒng)格局，要與其他檔案館人員聯(lián)手合作，為社會(huì)提供多層次服務(wù).

3.1 建立檔案信息服務(wù)協(xié)同機(jī)制

單一的檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)大眾的多樣化需求.檔案工作的信息化建設(shè)是要在信息技術(shù)支持的情況下建立“三網(wǎng)一庫(kù)”式的檔案信息服務(wù)協(xié)調(diào)機(jī)制，即覆蓋了因特網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和局域網(wǎng)，也集成了目錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)字化數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)字化數(shù)據(jù)的各類(lèi)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，資源互補(bǔ)、資源共享.比如，我國(guó)設(shè)立了很多專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的檔案部門(mén)，如城建檔案館、水利檔案館、房地產(chǎn)檔案館等等，任何一個(gè)單獨(dú)的文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有的知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用.因此，必須打破各領(lǐng)域之間的界限，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理，建立聯(lián)合目錄，實(shí)行全社會(huì)的資源共享，這也正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一.

3.2 建立和健全檔案資源收集制度

伴隨信息化發(fā)展，我們的生活被各種紙質(zhì)信息、音像信息、視頻信息包圍著，檔案人員不能僅僅使用單一的收集方式，應(yīng)該一方面積極向社會(huì)征集檔案，建立電子文件歸檔制度，一方面開(kāi)拓網(wǎng)上檔案收集途徑，最后構(gòu)建檔案資源收集保障體系，設(shè)立檔案征集專(zhuān)項(xiàng)資金，用于征集事關(guān)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的重要文獻(xiàn)、檔案，同時(shí)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案征集或捐贈(zèng)渠道，便于對(duì)社會(huì)檔案的有效收集.

3.3 完善社會(huì)服務(wù)制度

現(xiàn)實(shí)要求檔案工作應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，要針對(duì)大眾的需要提供良好的服務(wù).我們可以深入了解社會(huì)基層，充分了解和掌握他們的需求，向他們提供最切實(shí)際的檔案信息資源.同時(shí)，要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，組織和建立一些網(wǎng)絡(luò)資源，通過(guò)電子檔案、視頻資料、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)論壇等方式來(lái)向社會(huì)提供檔案信息服務(wù).

與上述信息化環(huán)境下的檔案服務(wù)機(jī)制的改革和創(chuàng)新密切相關(guān)，需要構(gòu)建公益與產(chǎn)業(yè)雙軌模式的發(fā)展與管理機(jī)制.多年來(lái)，檔案管理工作的受限制性比較強(qiáng)，服務(wù)性較弱.另一方面，考慮到資金的影響，加上單位缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有形成對(duì)檔案管理工作進(jìn)行持續(xù)投入的計(jì)劃.為使檔案管理工作健康持續(xù)發(fā)展，應(yīng)該積極建立公益制和產(chǎn)業(yè)制有效結(jié)合的發(fā)展模式.從檔案信息資源和管理人員的變化情況來(lái)看，可以成立一些相應(yīng)的實(shí)體機(jī)構(gòu)，能夠集成化、規(guī)?；?、專(zhuān)業(yè)化地完成檔案信息的搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)等一系列工作，從而進(jìn)一步加快檔案管理事業(yè)產(chǎn)業(yè)化和規(guī)模化的進(jìn)程.

4 服務(wù)管理的創(chuàng)新

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，被動(dòng)式的管理極大地影響了檔案信息資源的利用率；無(wú)反饋式的管理則在很大程度上掩飾了當(dāng)前管理的不足之處，極大地阻礙了管理的改進(jìn)；非實(shí)時(shí)性的管理則極可能導(dǎo)致檔案信息的錯(cuò)誤利用，給當(dāng)事人造成極大的利益損害；可靠性差的管理則極可能導(dǎo)致檔案信息的毀滅性損害，給當(dāng)事人造成惡劣的負(fù)面影響，甚至可能導(dǎo)致民眾對(duì)政府檔案管理的信任危機(jī)，影響社會(huì)的穩(wěn)定.針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理面臨的問(wèn)題，要從檔案館精益化管理出發(fā)[2]，以公共檔案信息服務(wù)為中心，改變檔案管理的垂直思考方式而采用發(fā)散的水平性思考[3]，使信息化檔案建設(shè)實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新，有效的解決上述問(wèn)題.檔案管理的創(chuàng)新性主要表現(xiàn)在：

4.1 信息主動(dòng)性的管理

在檔案信息化管理的平臺(tái)下，利用者通過(guò)平臺(tái)提交利用申請(qǐng)，檔案管理系統(tǒng)可以主動(dòng)地向利用者提供服務(wù).例如，利用者如果想查詢(xún)大學(xué)期間的成績(jī)時(shí)，可以向系統(tǒng)提供個(gè)人信息，系統(tǒng)根據(jù)提供的個(gè)人姓名、身份證號(hào)、畢業(yè)證號(hào)等相關(guān)內(nèi)容，給利用者提供服務(wù)信息；當(dāng)有人需要提取個(gè)人檔案信息時(shí)，系統(tǒng)將主動(dòng)通過(guò)信息本人所提供的E-mail或電話(huà)號(hào)碼等聯(lián)系方式與信息人取得聯(lián)系，征詢(xún)信息人的意見(jiàn)；另外，當(dāng)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)有與信息人相符的招聘信息時(shí)，會(huì)主動(dòng)地將招聘信息發(fā)送到信息人提供的E-mail中，等等.這些將極大的提高檔案信息的利用率，而傳統(tǒng)的檔案管理則因其管理的局限性而無(wú)法實(shí)現(xiàn)這種管理方式.

4.2 反饋式的管理

在檔案信息化管理的平臺(tái)下，用戶(hù)可為服務(wù)結(jié)果提供反饋，使管理的缺點(diǎn)能得到及時(shí)的暴露，從而為管理的改進(jìn)提供可能.另外，系統(tǒng)可主動(dòng)地收集服務(wù)信息，對(duì)各項(xiàng)服務(wù)的效益進(jìn)行分析，從而為優(yōu)化資源配置、調(diào)整服務(wù)結(jié)構(gòu)提供良好的基礎(chǔ).例如，我們?yōu)槟骋徽畽C(jī)構(gòu)提供了檔案信息化服務(wù)，那么用戶(hù)可以很容易的將體驗(yàn)結(jié)果和該系統(tǒng)服務(wù)對(duì)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的服務(wù)效益反饋給檔案管理員，以進(jìn)一步提高系統(tǒng)服務(wù)的效果，而且，如果發(fā)現(xiàn)此服務(wù)對(duì)該機(jī)構(gòu)的服務(wù)效益差，則可對(duì)提供的服務(wù)進(jìn)行修改甚至撤銷(xiāo)，從而使其服務(wù)效益最大化.同時(shí)，為類(lèi)似的機(jī)構(gòu)服務(wù)提供了參考，避免了錯(cuò)誤的再次發(fā)生.而傳統(tǒng)的檔案管理模式則因財(cái)力和人力的限制，無(wú)法獲得全面的用戶(hù)反饋.

4.3 實(shí)時(shí)性的管理

在檔案信息化管理平臺(tái)下，網(wǎng)絡(luò)的利用使檔案管理具備實(shí)時(shí)性特征，對(duì)檔案的新增、修改、銷(xiāo)毀等操作的結(jié)果將可在第一時(shí)間反饋到各用戶(hù)平臺(tái).使各系統(tǒng)用戶(hù)能在第一時(shí)間獲得最新的信息，從而避免了檔案信息使用者使用過(guò)時(shí)的、無(wú)效的檔案信息，避免了當(dāng)事人不必要的利益損害.而在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，信息的更改往往通過(guò)電話(huà)形式或郵寄方式將更新的信息提供給檔案信息使用者，這不僅無(wú)法保證將更新的信息提供給所有的檔案信息使用者，而且也因其時(shí)差性易造成信息的錯(cuò)誤利用.

4.4 可靠性管理

在檔案信息化管理平臺(tái)下，檔案信息的可復(fù)制性使其可以在多個(gè)系統(tǒng)中備份，而信息的重復(fù)備份并不會(huì)增加太大的檔案信息化建設(shè)成本.多次備份可極大的提高檔案信息的可靠性，使因意外而損壞的檔案信息能得到快速的恢復(fù).傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是防火，即通過(guò)提高檔案室的防火措施來(lái)保障檔案管理的可靠性，比如采用自動(dòng)滅火器、紅外防火報(bào)警器等設(shè)備.不僅其中防火設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)需要付出昂貴的成本，而且一旦發(fā)生火災(zāi)，檔案信息文件的損壞將不可避免.由于紙制文件的不可復(fù)制性使不幸損壞的信息文件無(wú)法得到很好的恢復(fù)，只有重新辦理，這將是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，且很可能導(dǎo)致民眾對(duì)政府檔案管理的信任危機(jī).

4.5 低成本的管理

在檔案信息化管理的平臺(tái)下，雖然前期軟件開(kāi)發(fā)的投入和后期軟件維護(hù)的投入需要一筆不小的資金，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，信息化平臺(tái)的使用將會(huì)極大地降低檔案管理的成本.一方面，系統(tǒng)的投入使用將降低傳統(tǒng)檔案管理的人力資本、檔案室等設(shè)備的建設(shè)成本；另一方面，檔案信息化管理平臺(tái)所產(chǎn)生的巨大效益，又間接地降低了檔案管理的成本.

總之，檔案工作的信息化發(fā)展是社會(huì)發(fā)展的需要，其最終目的是為了滿(mǎn)足利用者對(duì)檔案信息的需求.為了提高檔案信息服務(wù)水平，必須積極更新理念，兼顧需要與可能，創(chuàng)新檔案在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的服務(wù)模式，更好的發(fā)揮檔案資源在人們生活與工作中的作用.

參考文獻(xiàn)：

[1]訾晶，景鵬.談網(wǎng)絡(luò)管理下的檔案創(chuàng)新服務(wù)[J].信息化建設(shè)，2007(3)：68.

[2]楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布中的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].檔案學(xué)研究，2010(5)：50.

[3][美]托馬斯·弗里德曼.世界是平的[M].何帆，肖瑩瑩，郝正非，譯.長(zhǎng)沙:湖南科學(xué)技術(shù)術(shù)出版社，2009:162.