周雅琴

(湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院 傳媒管理系，湖南 長沙 410100)

會議是企業(yè)管理中常用的一種溝通方式。會議，顧名思義，“會”是聚合、見面、會見的意思；“議”是商議、交流、溝通的意思。也就是說，“會議”是指與會者聚集在一起，通過交流和探討，就某件事或某些事集思廣益、達(dá)成共識，從而達(dá)到統(tǒng)一思想，統(tǒng)一行動(dòng)的目的?？梢?，會議組織者加強(qiáng)會議管理，獲取高效率的會議，對于提升士氣、提高工作效率、達(dá)成工作目標(biāo)具有重要意義。然而，現(xiàn)實(shí)中的許多會議由于會議組織者缺乏必要的會議管理技能，經(jīng)常是會而不議、議而不決、決而不行、行而不果，不但無助于問題的解決，反而降低了工作效率，影響了正常工作的開展。有鑒于此，分析企業(yè)會議效率低下的原因，按照高效率會議特征，采取提高會議效率的方法，成為了企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要工作。

一、會議效率低下的原因

(一)會前準(zhǔn)備不充分

第一，目標(biāo)不明確。會議組織者和參會人員對會議目標(biāo)不清就貿(mào)然開會，難免開會時(shí)東拉西扯，浪費(fèi)時(shí)間；有的會議雖有目標(biāo)，但目標(biāo)過于抽象和空洞，也達(dá)不到應(yīng)有效果。

第二，議題不適當(dāng)。有的會議議題與會議目標(biāo)無關(guān)，分散與會者精力，浪費(fèi)時(shí)間；有的會議議題過多，導(dǎo)致開會時(shí)間冗長，會議效率降低；有的會議議題排列順序不當(dāng)，將重要的、緊急的、帶有普遍性的議題排在后面，而將次要議題排在前面，占據(jù)過多時(shí)間，致使討論重要議題時(shí)，參會者已感筋疲力盡，往往隨便議議，草草收場，造成會議達(dá)不到應(yīng)有的效果。

第三，議程設(shè)計(jì)不合理。很多會議事前沒有制定議程，或者議程制定得不合理，會議過程中，主持人隨心所欲，既不控制討論內(nèi)容，又不控制節(jié)奏和時(shí)間，參會成員隨意發(fā)揮，各說各的話，難以達(dá)成共識。

第四，時(shí)間安排不恰當(dāng)。有的會議安排在事務(wù)特別繁忙的時(shí)候，與會人員時(shí)刻惦記著自己繁多的事情，開會時(shí)容易分心；或者把會議安排在人們即將就餐、下班、度周末的時(shí)間，與會人員或饑腸轆轆，或歸心似箭，無心開會。另外，許多會議喜歡打持久戰(zhàn)，也是導(dǎo)致會議效率大大降低的原因。

第五，環(huán)境不適合。組織者把會議地點(diǎn)設(shè)在辦公室，導(dǎo)致會議遭到頻繁打擾，無法正常進(jìn)行；在會議過程中發(fā)言者的講話經(jīng)常被與會者此起彼伏的電話鈴聲打斷，甚至有人頻繁走出會場去接待下屬或其他人的來電和來訪，會議進(jìn)程不時(shí)打斷，與會人員注意力不時(shí)轉(zhuǎn)移，導(dǎo)致會議效率低下。

第六，對象不確定。許多人被通知參與會議，卻不知為何自己被列為出席者，對會議內(nèi)容不清楚，所以在會議上所起作用甚小。如果會議組織者事前沒有確定好參會對象，并且沒有讓參與者事前做好準(zhǔn)備，會導(dǎo)致會議以無效而告終。

(二)會中控制較混亂

首先是主持人缺乏會議主持的技能。會議主持人缺乏觀察力、影響力、說服力，一旦與會人員產(chǎn)生意見分歧，主持人不能正確對待和妥善處理，就容易出現(xiàn)矛盾和沖突，影響會議的正常進(jìn)行，使會議的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。其次是參會者缺乏統(tǒng)一認(rèn)識和溝通交流的技能。參會者或發(fā)言混亂、辭不達(dá)意；或言不由衷、離題萬里；或慷慨激昂、滔滔不絕；或沉默寡言，悶不做聲等等。缺乏統(tǒng)一認(rèn)識和溝通技能的參會者往往也是導(dǎo)致會議失敗的原因。最后是會議只討論而不做結(jié)論。等會開完了，人也散了，才發(fā)現(xiàn)問題并沒有解決。

(三)會后缺乏追蹤

會議對于所討論的事項(xiàng)及決議沒有做記錄，也沒有明確各項(xiàng)決議的責(zé)任人及完成會議的時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)等，導(dǎo)致會議決議事項(xiàng)或不了了之，或執(zhí)行情況無據(jù)可查，從而無法進(jìn)行反饋和修正。會后缺乏追蹤導(dǎo)致會議收效甚微，其成本被大量浪費(fèi)。

二、高效率會議的特征

高效率會議具有八個(gè)特征：1.只在必要時(shí)才召集會議；2.只有事前認(rèn)真籌劃過才召開會議；3.會前擬定和分發(fā)會議議程表；4.所有與會者必須遵守時(shí)間；5.一切按部就班，準(zhǔn)備就緒；6.請最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人出席會議；7.在會議中進(jìn)行評論和歸納；8.紀(jì)錄所有決議、建議和負(fù)責(zé)人。[1]對于提高會議效率，加強(qiáng)會議管理而言，上述論述為我們提供了科學(xué)的理論依據(jù)。在召開會議時(shí)，會議組織者可參照以上八項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，判斷自己所組織的會議是否高效，如果結(jié)果不令人滿意，就應(yīng)想辦法改進(jìn)管理，提高會議的效率。

三、提高會議效率的管理對策

要使會議能夠達(dá)到高效率會議的八個(gè)特征，就必須加強(qiáng)會議管理，做好會前準(zhǔn)備、會中控制和會后追蹤這三個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

(一)做好會前準(zhǔn)備

會前準(zhǔn)備工作可以在“5W1H”模型指導(dǎo)下進(jìn)行。所謂5W1H，是指管理工作中對目標(biāo)計(jì)劃進(jìn)行分解和決策的思維程序。它對所要解決問題的目的、對象、地點(diǎn)、時(shí)間、人員和方法提出一系列的詢問，并尋求解決問題的答案?！?W1H”提出的六個(gè)問題是：1.Why——為什么做；2.What——做什么；3.Where——何地做；4.When——何時(shí)做； 5.Who——誰去做；6.How——怎么做。

第一，明確會議目的。正如其它的交流方式一樣，在召開會議前首先要明確會議目的。某些臨時(shí)召開的會議目的往往很單純，只是為了解決特定的某個(gè)問題；而某些定期的會議(如部門例會)，則通常包含多個(gè)意圖和目的，如聽取活動(dòng)進(jìn)展的報(bào)告、發(fā)布近期變化的信息、激勵(lì)團(tuán)隊(duì)、研究新問題、確定新的發(fā)展方向等。[2]對于互動(dòng)式會議，會議的目的還包括明確會議要協(xié)調(diào)或解決的問題、達(dá)成決議、使與會者對決議有認(rèn)同感?？傊瑫h的目的越明確越具體越好。在確定會議目的時(shí)，人們也許會發(fā)現(xiàn)有些問題根本沒有必要通過會議來解決，運(yùn)用其他方式可能會更好，比如可以通過面談、電子郵件等方式直接將最新信息和大家分享。如果大家一致認(rèn)為事情或重要、或緊急、或帶有普遍性，有必要進(jìn)行討論和交流時(shí)，就有召開會議的必要，但在會議召開前要做好充分的準(zhǔn)備工作。

第二，確定會議議題。會議議題是根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象來決定。確定會議議題應(yīng)遵循以下幾原則：一是議題必須緊扣會議目標(biāo)；二是議題數(shù)量要適中，不能太多，也不能太少；三是各項(xiàng)議題之間保持有機(jī)聯(lián)系，并按照議題解決的邏輯順序排列；四是明確討論各項(xiàng)議題所需的時(shí)間。[3]

第三，制定會議議程。制定會議的議程，就是明確會議進(jìn)行的步驟，一般而言，應(yīng)遵照先“緊急、重要、普遍性”，后“不緊急、次要、個(gè)別性”的先后順序，也就是說，緊急的問題放在前面，因?yàn)榕c會者的興奮點(diǎn)在這上面；重要的議題往前排，相對次要的議題往后排；因?yàn)槿绻涡蝾嵉?，人們在討論重大問題時(shí)精力不夠；帶有普遍性的問題往前排，個(gè)別性的問題往后排。因?yàn)槿绻褌€(gè)別性問題放前面，就容易分散與會人員的注意力，再來討論共性問題時(shí)，注意力便不夠集中，不利于問題的討論和解決。

第四，控制會議人數(shù)。根據(jù)會議議題和形式，確定與會者的人數(shù)，適合的與會人數(shù)有利于提高會議效率，達(dá)成有效決議，無關(guān)或關(guān)系不大的人員最好不要參加會議。對于決策型會議，會議的成員一般不應(yīng)多于7人。一般應(yīng)邀請下列幾類人員參加：有權(quán)做出最終決策的人；對會議目標(biāo)達(dá)成起關(guān)鍵性作用的人；對會議主題有深入研究的人；對所討論情況較為熟悉的人。適當(dāng)?shù)呐c會者不僅能快速有效地達(dá)成決議，而且還能使決議得到較好的貫徹和落實(shí)。

第五，確定會議時(shí)間。一般情況下，周二至周四的上午9點(diǎn)到11點(diǎn)，下午3點(diǎn)到4點(diǎn)半，是會議召開的最佳時(shí)間，因?yàn)榇藭r(shí)人的頭腦最清醒，最能發(fā)揮創(chuàng)意，會議效率最高。[4]就會議長短而言，事實(shí)上一個(gè)小時(shí)以內(nèi)的會議是最高效的，兩個(gè)小時(shí)以上的會議效率會直線下降。

第六，選擇會議地點(diǎn)。會議地點(diǎn)以滿足會議解決問題的需要為原則，一般應(yīng)避免選擇辦公室，以免受到打擾和造成與會者心理的不平衡感。盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會議室內(nèi)，會議室內(nèi)不設(shè)電話，參會人員的手機(jī)應(yīng)處于關(guān)機(jī)或靜音狀態(tài)，以免受到過多的來自外界的干擾。

第七，做好會務(wù)工作。以上內(nèi)容都明確后，會議召開前，應(yīng)與參會人員溝通，確認(rèn)會議的主題、時(shí)間和地點(diǎn)，向參會人員分發(fā)會議資料，會議資料主要包括會議議程和與議題相關(guān)的背景資料，讓參會人員會前做好充分準(zhǔn)備，開會時(shí)才能有的放矢，有效達(dá)到會議目的。另外，除非是非常緊急的情況，否則最好是口頭通知和書面通知一起下達(dá)?？陬^通知的作用是能及時(shí)通知與會者，并能及時(shí)得到與會者是否到會的反饋，便于調(diào)整會議計(jì)劃；而書面通知?jiǎng)t能使會議更被與會者重視，明確自己的責(zé)任和提前為會議做好準(zhǔn)備。此外，音響、燈光、多媒體設(shè)備等相關(guān)設(shè)施設(shè)備也調(diào)試妥當(dāng)。

(二)做好會中控制

要控制好會議進(jìn)程，達(dá)成會議目的，會議主持人一定要做好會中控制工作。首先，要控制會議時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開始，按時(shí)結(jié)束。其次，要按議程舉行會議，介紹會議的主題，介紹議程中的每個(gè)議題，說明目的及規(guī)定的時(shí)間。第三，要引導(dǎo)、促進(jìn)和協(xié)調(diào)討論進(jìn)程。如果與會者對議題有誤解，或使用錯(cuò)誤概念，主持人應(yīng)及時(shí)予以澄清。另外，對文不對題的發(fā)言者，主持人應(yīng)將其發(fā)言引導(dǎo)到會議主題上來；對那些滔滔不絕者，主持人應(yīng)提醒限制發(fā)言時(shí)間；對寡言少語者，主持人要主動(dòng)邀請或鼓勵(lì)、引導(dǎo)其發(fā)言?？傊?，主持人要具有良好的觀察力、影響力和說服力，控制會議，按會議議程進(jìn)行。第四，澄清并確認(rèn)各方觀點(diǎn)。有的時(shí)候，發(fā)言人表達(dá)不夠清晰，可能有歧義。主持人應(yīng)及時(shí)予以澄清。[5]第五，推動(dòng)各方達(dá)成協(xié)議，有效處理意見分歧。當(dāng)大家意見僵持不下，眾說紛紜時(shí)，主持人要推動(dòng)各方達(dá)成協(xié)議。[6]第六，總結(jié)議題成果，確認(rèn)行動(dòng)。每個(gè)議題討論結(jié)束后，主持人應(yīng)就已經(jīng)達(dá)成一致的內(nèi)容進(jìn)行概括，明確行動(dòng)計(jì)劃和方案。行動(dòng)方案必須具體、明確，具有可操作性。

(三)做好會后追蹤

會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)該將會議內(nèi)容整理成會議紀(jì)要并下發(fā)有關(guān)人。會議紀(jì)要應(yīng)包括相關(guān)部門或相關(guān)責(zé)任人、某項(xiàng)工作完成的時(shí)間及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)，要形成會議追蹤系統(tǒng)，確保會議決議的貫徹落實(shí)，做到“會而有議，議而有決，決而有行，行而有果”。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 張曉彤. 高校會議管理技巧[M]. 北京：北京大學(xué)出版社，2004.

[2] (英)霍爾默斯，(英)里奇. 個(gè)人與團(tuán)隊(duì)管理(第二版)(上冊)[M]. 天向互動(dòng)教育中心編譯. 北京：清華大學(xué)出版社，2008.

[3] 徐智華. 淺論會議管理[J]. 中外企業(yè)家，2008(2).

[4] 王瑞飛，張勝強(qiáng)，周中質(zhì). 淺談如何獲取高效率的會議[J]. 技術(shù)經(jīng)濟(jì)與管理研究，2004(3).

[5] 如何開好會——“會議管理”之我見[EB/OL]. [2009-10-27]. http://blog.sina.com.cn/s/blog_530a382f0100g46k.html.

[6] 李可. 杜拉拉2華年似水[M]. 西安：陜西師范大學(xué)出版社，2009.