王梅

摘要：檔案是機(jī)關(guān)和事業(yè)單位日?；顒?dòng)中記載歷史和相關(guān)人事變動(dòng)等情況的文字憑據(jù)。人們?cè)诟鞣N社會(huì)活動(dòng)中，需要查考過(guò)去的工作與生產(chǎn)情況，研究事物的發(fā)展規(guī)律，繼承已有的成果，那么檔案就具備利用的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案；作用；價(jià)值；憑據(jù)；依據(jù)；憑證

檔案的價(jià)值指的就是檔案的利用價(jià)值，是檔案能夠滿足社會(huì)需求的表現(xiàn)。當(dāng)檔案的原始記錄性或如識(shí)信息性能夠滿足某個(gè)方面的社會(huì)需求時(shí)就形成了檔案的價(jià)值。檔案能夠發(fā)揮其作用，就充分體現(xiàn)出檔案的自身價(jià)值，也就是說(shuō)檔案的作用就是檔案的價(jià)值。檔案的作用一般可以概括為以下幾個(gè)方面。

一、檔案是機(jī)關(guān)行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)

檔案是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的記錄，反映了機(jī)關(guān)和社會(huì)組織活動(dòng)的完整情況。它是機(jī)關(guān)工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要熟悉機(jī)關(guān)工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案。否則，將給機(jī)關(guān)工作帶來(lái)困難。

二、檔案是生產(chǎn)活動(dòng)的參考依據(jù)

檔案來(lái)源于生產(chǎn)活動(dòng)，記錄了人類(lèi)在其發(fā)展中世世代代同大自然作斗爭(zhēng)積累下來(lái)的寶貴的經(jīng)驗(yàn)，可以為社會(huì)建設(shè)提供重要的依據(jù)和參考資料，特別是科技檔案更是作為企業(yè)現(xiàn)代化生產(chǎn)和科學(xué)管理的重要條件，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和提高生產(chǎn)力方面發(fā)揮著重要的作用。

三、檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件

一切科學(xué)研究，無(wú)論是計(jì)會(huì)科學(xué)研究或是自然科學(xué)研究，都必須充分占有一定的材料，這是一個(gè)不可缺少的重要條件。在科學(xué)研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒，另一方面能提供大量的實(shí)驗(yàn)和觀察中概括的基礎(chǔ)材料供間接參考?？茖W(xué)研究工作的發(fā)展，主要依靠人類(lèi)的實(shí)踐，通過(guò)不斷地總結(jié)前人研究的成果。吸取共小有益的經(jīng)驗(yàn)教圳，避免少走彎路或不走彎路。檔案是記錄前人研究成果的最原始的資料，其真實(shí)可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以檔案作為基礎(chǔ)和條件。

四、檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材

檔案的內(nèi)容極其豐富，記錄了各個(gè)歷史時(shí)期反動(dòng)勢(shì)力、進(jìn)步勢(shì)力以及各種英雄人物的事跡材料，是著朽立說(shuō)、文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽和對(duì)人民進(jìn)行革命傳統(tǒng)教育、愛(ài)國(guó)主義教育的生動(dòng)素材，具有較強(qiáng)的說(shuō)服力和感染力。近年來(lái)．檔案館巳充分認(rèn)識(shí)到檔案的宣傳教育作用，紛紛把檔案館辦成愛(ài)國(guó)主義教育的重要基地。

檔案的作用是多方面的，但最終可概括為兩個(gè)基本方面，即檔案的憑證作用和檔案的參考作用。

1.檔案的憑證作用。檔案原始記錄的特性決定了檔案的憑證價(jià)值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權(quán)威性。檔案的憑證作用是由檔案的形成規(guī)律和自身特點(diǎn)所決定的。這是因?yàn)椋旱谝唬瑥臋n案的形成看，它是原始形態(tài)的記錄品，是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人留下的，未經(jīng)過(guò)任何人改動(dòng)的最為原始形態(tài)的記錄，比較真實(shí)地記錄了當(dāng)時(shí)人們的思想和活動(dòng)，可靠性強(qiáng)，是令人信服的證據(jù)。其二，檔案記錄著形成者的歷史真跡，如各種手稿、合同、讓書(shū)、錄音、錄像等，這些原始標(biāo)記進(jìn)一步證明了檔案是確銜的原始材料和證據(jù)，是真實(shí)的歷史憑證。

2.檔案的參考作用。由于人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的多樣性，所以檔案所記錄的信息和知識(shí)也是極其豐富的。檔案中有成功的經(jīng)驗(yàn)，也有失敗的教訓(xùn)；有思想觀點(diǎn)，也有實(shí)驗(yàn)觀察數(shù)據(jù)；有社會(huì)變革，也有生產(chǎn)的發(fā)展。與圖書(shū)情報(bào)資料相比，檔案的參考價(jià)值更具有原始性和可靠性。

社會(huì)對(duì)檔案的需求是多方面的，社會(huì)不僅需要利用檔案的憑證價(jià)值，而且需要利用檔案的參考價(jià)值。不論是機(jī)關(guān)行政管理還是生產(chǎn)建設(shè)，不論是科學(xué)研究還是宣傳教育，都需要廣泛地參考利用檔案，所以，檔案參考價(jià)值也是檔案的基本價(jià)值之一。

檔案發(fā)揮作用又具有一定的規(guī)律和特點(diǎn)，主要表現(xiàn)如以下幾點(diǎn)：

（1）檔案價(jià)值時(shí)效律和檔案價(jià)值擴(kuò)展律。檔案的價(jià)值與時(shí)間的關(guān)系極為密切。檔案價(jià)值的時(shí)效律，是指有些檔案的作用是有時(shí)限性的，有的檔案可能在一段時(shí)期內(nèi)有較高的查考價(jià)值，且利用的價(jià)值較高，隨著時(shí)間的推移，這種價(jià)值逐漸減小，甚至消失。

掌握檔案價(jià)值的時(shí)效律。要求我們正確判斷不同檔案的時(shí)效性，適時(shí)地提供利用，以免因錯(cuò)過(guò)最佳的開(kāi)發(fā)利用時(shí)機(jī)而喪失檔案的部分或全部?jī)r(jià)值。

（2）檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律。隨者時(shí)間的推移，檔案機(jī)密程度不是——一成不變的，檔案的機(jī)密性會(huì)日漸減退，有的甚至失去機(jī)密性，最終可以向全社會(huì)開(kāi)放。一般而言，檔案形成時(shí)間距今越遠(yuǎn)，機(jī)密程度越??；現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案機(jī)密性相對(duì)較強(qiáng)些。機(jī)密程度與檔案的保存時(shí)間成反比。

掌握檔案機(jī)密遞減規(guī)律，有助于我們妥善處理好保密與開(kāi)放的關(guān)系，及時(shí)有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用。

（3）檔案發(fā)揮作用條件規(guī)律。檔案發(fā)揮作用受到一定條件的制約。檔案的作用是客觀存在的，而檔案的作用能否發(fā)揮，發(fā)揮大小，取決于3方面因素的影響：

一是受社會(huì)發(fā)展水平的限制。二是受人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的限制。三是受檔案管理水平的限制。

認(rèn)識(shí)這一規(guī)律，有助于幫助我們樹(shù)立正確的檔案價(jià)值觀，搞好檔案的宣傳工作，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)，認(rèn)真分析檔案利用工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，從社會(huì)現(xiàn)狀出發(fā)，創(chuàng)造條件，采取最為有效的方法為社會(huì)服務(wù)。

（作者單位：吉林省通榆縣計(jì)劃生育生殖保健院）