耿麗,張振玲,李燕,張波萍
摘要:高校實(shí)物檔案是指以便于保管的物質(zhì)實(shí)體為載體,反映學(xué)校教育教學(xué)、科技創(chuàng)新、學(xué)科建設(shè)、事務(wù)管理、對(duì)外服務(wù)以及社會(huì)交往等活動(dòng)的歷史真實(shí)面貌,對(duì)學(xué)校和社會(huì)有珍藏和利用價(jià)值的特定物品。本文依據(jù)實(shí)物檔案管理的屬性和基本規(guī)律,論述了高等農(nóng)業(yè)院校實(shí)物檔案在彰顯辦學(xué)特色、服務(wù)職能以及構(gòu)建校園文化等的作用;提出了實(shí)物檔案收集、整理及利用的途徑和技術(shù),并對(duì)實(shí)物檔案管理與利用的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了討論。
關(guān)鍵詞:實(shí)物檔案;收集;整理;利用
中圖分類號(hào):G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1674-9324(2012)12-0019-02
實(shí)物檔案是高等農(nóng)業(yè)院校檔案建設(shè)與管理的重要組成部分,在建設(shè)一個(gè)與高校發(fā)展相適應(yīng),符合檔案本身發(fā)展規(guī)律的門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效的高校檔案體系過(guò)程中,不能忽視實(shí)物檔案的建設(shè)。實(shí)物作為一種特殊載體檔案,具有真實(shí)性、原始性、直觀性和生動(dòng)形象等特點(diǎn),它們真實(shí)地記載了學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng),反映了學(xué)校的發(fā)展歷史,是對(duì)文字、聲像檔案的有益補(bǔ)充,是學(xué)校檔案不可分割的重要組成部分,應(yīng)建立科學(xué)高效的實(shí)物檔案管理和開(kāi)發(fā)利用體系。
一、實(shí)物檔案支撐高等農(nóng)業(yè)院校發(fā)展的重要作用
1.真實(shí)記載和反映高校發(fā)展歷史。真實(shí)性、原始性、直觀性和生動(dòng)性是高校實(shí)物檔案獨(dú)特的本質(zhì)特征。高校產(chǎn)生和接受的實(shí)物是學(xué)校在自身的職能活動(dòng)中形成的,就其內(nèi)容來(lái)說(shuō),它們?cè)嫉赜涗浟藢W(xué)校有關(guān)教學(xué)、科研、管理及社會(huì)活動(dòng)的客觀過(guò)程;就其形式看,它們是形成者即時(shí)、即事使用的原始物品直接轉(zhuǎn)化物,原樣地保留著本來(lái)的面貌,可以成為后人查考?xì)v史事實(shí)確鑿可靠的原始憑證。實(shí)物檔案承載著豐富的時(shí)代氣息和知識(shí)內(nèi)涵,真實(shí)記錄了一定歷史時(shí)期該高校的辦學(xué)水平和社會(huì)聲譽(yù),生動(dòng)直觀地反映了學(xué)校的發(fā)展和變遷。我校前身是1906年創(chuàng)辦于濟(jì)南的山東高等農(nóng)業(yè)學(xué)堂。后幾經(jīng)變遷,1952年經(jīng)全國(guó)院系調(diào)整,成立山東農(nóng)學(xué)院。1958年由濟(jì)南遷至泰安,1983年更名為山東農(nóng)業(yè)大學(xué)。1999年7月,經(jīng)山東省人民政府批準(zhǔn),將山東農(nóng)業(yè)大學(xué)、山東水利??茖W(xué)校合并,同時(shí)將山東省林業(yè)學(xué)校并入,組建新的山東農(nóng)業(yè)大學(xué)。目前,學(xué)校已經(jīng)發(fā)展成為一所以農(nóng)業(yè)科學(xué)為優(yōu)勢(shì),生命科學(xué)為特色,融農(nóng)、理、工、管、經(jīng)、文、法、醫(yī)、教育學(xué)等于一體的多科性大學(xué)。學(xué)校教學(xué)、科研、管理、對(duì)外服務(wù)及社會(huì)交往等活動(dòng)中形成了大量的實(shí)物檔案。正是這些實(shí)物檔案有序地承載了學(xué)校百年發(fā)展歷程,沉淀了學(xué)校“登高必自”的校訓(xùn),為廣大教職員工和莘莘學(xué)子提供了豐富的精神食糧。
2.有效服務(wù)教學(xué)、科研和管理,提高高校辦學(xué)水平。改革開(kāi)放以來(lái),山東農(nóng)業(yè)大學(xué)獲得包括國(guó)家技術(shù)發(fā)明一等獎(jiǎng)在內(nèi)的國(guó)家級(jí)科技成果獎(jiǎng)20項(xiàng),省部級(jí)以上科技成果獎(jiǎng)勵(lì)347項(xiàng)?!熬盼濉币詠?lái),獲得國(guó)家級(jí)教學(xué)成果獎(jiǎng)7項(xiàng),其中國(guó)家級(jí)教學(xué)成果特等獎(jiǎng)1項(xiàng)、一等獎(jiǎng)2項(xiàng),省級(jí)以上教學(xué)成果獎(jiǎng)勵(lì)60多項(xiàng)。這些獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)狀、證書(shū)都是學(xué)校辦學(xué)水平有利的證明和補(bǔ)充,也是以后學(xué)校申報(bào)國(guó)家級(jí)、省級(jí)重點(diǎn)學(xué)科,重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室,工程技術(shù)中心,申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、課題等等所需支撐材料重要組成部分。
3.豐富校園文化內(nèi)涵,提高學(xué)校知名度和競(jìng)爭(zhēng)力。高校作為知識(shí)密集、人才密集的地方,許多人類最先進(jìn)的文化、思想、科技成果和最優(yōu)秀的人才集中在學(xué)校,高校的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)以及校園文化是在長(zhǎng)期的辦學(xué)過(guò)程中逐步形成的,打上了時(shí)代與歷史變遷的烙印,也是中國(guó)文化的重要組成部分。由于實(shí)物具有形狀、顏色、質(zhì)感等性狀,給人以空間視覺(jué)的感覺(jué),能表達(dá)出文字中難以充分表現(xiàn)的細(xì)微之處,容易被人感受和理解,從而激起人們的豐富情感和廣泛的聯(lián)想。在實(shí)物檔案展覽的過(guò)程中,使全校師生更加了解一所高校的文化底蘊(yùn),能激發(fā)愛(ài)校敬業(yè)的熱情,能更加干事創(chuàng)業(yè),盡心盡力地為學(xué)校的發(fā)展獻(xiàn)言進(jìn)策、拼搏工作。
二、高校實(shí)物檔案的收集與歸類
高校要重點(diǎn)收集對(duì)本校發(fā)展有重大意義,有利于校園文化建設(shè),有利于提高學(xué)校社會(huì)地位,具有查考價(jià)值的實(shí)物。應(yīng)該合理的進(jìn)行實(shí)物檔案的收集,并進(jìn)行科學(xué)的歸類。
1.獎(jiǎng)勵(lì)類實(shí)物。包括學(xué)校從事教學(xué)、科研、管理和對(duì)外服務(wù)各項(xiàng)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗(省部級(jí)以上)。我校檔案館已收集獎(jiǎng)勵(lì)469件。
2.作廢公章類實(shí)物。包括學(xué)校及各下屬部門、院系已經(jīng)停止使用的公章,重要領(lǐng)導(dǎo)行使某種職權(quán)并已經(jīng)停止使用的個(gè)人公章。我校檔案館已收集作廢公章616枚。
3.字畫(huà)類實(shí)物。包括中央、省、市各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)名人、中外校友為學(xué)校的題詞和贈(zèng)送的字畫(huà)。我校檔案館已收集題詞、字畫(huà)310幅。
4.禮品類實(shí)物。中外校友贈(zèng)給母校的各種有保存利用價(jià)值,便于保管的特定物品(包括校慶接受的各種符合條件的紀(jì)念品等)。我校檔案館已收集105件。
5.展品類實(shí)物。學(xué)校在不同的歷史時(shí)期教學(xué)、科研活動(dòng)中使用過(guò)的儀器、設(shè)備等,包括老式照相機(jī)、顯微鏡等。我校檔案館已收集65件。
三、高校實(shí)物檔案的整理與利用
1.實(shí)物檔案的整理。2010年上半年我們對(duì)所有實(shí)物館藏按以上五類及形成時(shí)間和進(jìn)館先后順序進(jìn)行了重新編號(hào)整理,新進(jìn)40個(gè)展櫥、設(shè)實(shí)物庫(kù)房170平方米重新擺放上架,重新編寫(xiě)了檢索工具并實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化。2010年6月份全省檔案評(píng)估中,我校實(shí)物檔案作為一個(gè)亮點(diǎn),受到省檔案局領(lǐng)導(dǎo)及評(píng)估組專家的好評(píng)。我校檔案管理工作得到了98.5分的好成績(jī),晉升為特級(jí)省檔案館。字畫(huà)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書(shū)不裝訂,采取平放或卷放,每張粘貼口取紙,在口取紙上編號(hào)。獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)拢Y品類、展品類,每件粘貼口取紙,在口取紙上編號(hào),按分類及編號(hào)順序擺放上架,避免疊壓擠碰。作廢公章,每枚在頂部粘貼口取紙,在口取紙上按作廢時(shí)間編號(hào),按編號(hào)擺放到預(yù)先做好的格子紙上。參照《普通高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的模式,實(shí)物檔案的檔號(hào)可以用“年度號(hào)+分類號(hào)+件號(hào)”來(lái)表示,獎(jiǎng)勵(lì)分類號(hào)為SW11、作廢公章分類號(hào)為SW12、字畫(huà)分類號(hào)為SW13、禮品分類號(hào)為SW14、展品分類號(hào)為SW15。如2009年接受的第一件獎(jiǎng)狀的檔號(hào)為:2009-SW11-1。
2.實(shí)物檔案的利用。無(wú)論是檔案還是實(shí)物,收集整理的目的是為了利用。開(kāi)發(fā)利用館藏實(shí)物,才能更好地發(fā)揮實(shí)物的作用。尤其是獎(jiǎng)勵(lì)類利用率非常高,重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、國(guó)家級(jí)省級(jí)工程中心、創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)、獎(jiǎng)勵(lì)、課題等申報(bào)驗(yàn)收,都需要借閱利用。僅2009年就借閱利用35件次。作廢公章類利用率也比較高,固定資產(chǎn)注銷、公務(wù)員政審等都需要加蓋作廢公章。在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,我們不僅要做好實(shí)物的基礎(chǔ)管理,還要借助先進(jìn)的技術(shù)管理并開(kāi)發(fā)實(shí)物信息,建立一個(gè)方便、高效的實(shí)物管理與查詢、利用體系。我校檔案館的案卷級(jí)檢索已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。以后要進(jìn)一步利用攝影、攝像技術(shù)將實(shí)物檔案轉(zhuǎn)化為圖片、音像的形式,通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)資源共享,從而提高實(shí)物的利用率。
我們要有計(jì)劃、有目的、有選擇地收集一些歷史代表性強(qiáng)的實(shí)物,并在收藏品的種類和形式上做些拓展和研究,使實(shí)物檔案真正達(dá)到記載過(guò)去、服務(wù)現(xiàn)在、啟示未來(lái)的目的。
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