劉烈韜

摘要:近年來,信息技術(shù)的發(fā)展日新月異,對(duì)社會(huì)生活的方方面面都產(chǎn)生了巨大的沖擊,并促進(jìn)了社會(huì)的整體發(fā)展方面的轉(zhuǎn)變。檔案工作做為社會(huì)生活的一部分,也必然受到影響。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為檔案工作提供了良好的發(fā)展機(jī)遇,成為檔案工作發(fā)展的方向與必然趨勢(shì)。只有采取切實(shí)有效的措施,加強(qiáng)電子計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用,并不斷加以完善,才能有效提高檔案工作的效率與質(zhì)量,促進(jìn)檔案信息資源更好的開發(fā)與利用。

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案應(yīng)用

中圖分類號(hào):TU7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:Ａ 文章編號(hào):1674-098X(2012)06(b)-0041-01

1 檔案工作采用計(jì)算機(jī)技術(shù)的必要性分析

作為上個(gè)世紀(jì)科學(xué)技術(shù)革命的產(chǎn)物,計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在全球范圍內(nèi)的快速擴(kuò)張和普及,使現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)整個(gè)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步產(chǎn)生了巨大的沖擊效應(yīng)。同時(shí),也為檔案管理工作的信息化發(fā)展創(chuàng)造了條件和帶來了契機(jī)。將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)融入我們當(dāng)前的檔案管理工作中,既是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在文化公共管理領(lǐng)域中的一個(gè)具體表現(xiàn),同時(shí)也是檔案管理工作在新時(shí)期提升整體管理水平,實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的一個(gè)必要選擇。

將檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來,是信息時(shí)代的一大顯著特征,在這個(gè)時(shí)代,不僅僅是檔案工作要與計(jì)算機(jī)緊密的結(jié)合,我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦性絹碓蕉嗟氖挛锒紩?huì)和計(jì)算機(jī)技術(shù)緊密的結(jié)合起來。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作,能夠使我們當(dāng)前的檔案管理工作在效率上有較大的提升。這種效率的提升主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面,一是減輕了人力操作的負(fù)擔(dān),在計(jì)算機(jī)技術(shù)參與到檔案工作之前,所有的工作流程和具體的工作內(nèi)容都需要人工操作來完成,不僅工作量大,而且工作還很繁雜。另一個(gè)方面就是傳統(tǒng)方式進(jìn)行下的檔案工作,無論是整體的管理水平還是在使用時(shí)候的便捷程度等有著一定的缺陷。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的優(yōu)勢(shì)分析

將計(jì)算機(jī)技術(shù)加入到檔案管理的工作中,最重要的原因就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn),使檔案工作的現(xiàn)代化水平更高,能夠更加適應(yīng)社會(huì)主義新時(shí)期的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展潮流。計(jì)算機(jī)技術(shù)是一個(gè)很廣泛的概念,針對(duì)不同的對(duì)象,它的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)的方式也就不同,針對(duì)檔案管理工作,計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾個(gè)方面。

2.1 多元化的存儲(chǔ)

存儲(chǔ)是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,在過去的檔案工作中,對(duì)文獻(xiàn)、資料進(jìn)行存儲(chǔ),主要是通過庫(kù)房的整理和手工操作的模式來實(shí)現(xiàn),無論是檔案的分類,還是檔案目錄、結(jié)構(gòu)的編寫,都需要依靠人工的力量來完成。這種檔案存儲(chǔ)無論是介質(zhì)還是方式都極為單一,可供選擇性和利用價(jià)值不強(qiáng)。其次,存儲(chǔ)的介質(zhì)多樣化。利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行存儲(chǔ)檔案,介質(zhì)的選擇具有多樣性,既可以有計(jì)算機(jī)硬盤來進(jìn)行存儲(chǔ),也可以采用專門的3.5軟盤來進(jìn)行存儲(chǔ),甚至可以利用光盤刻錄來對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ),這些不同的介質(zhì)存儲(chǔ)性能都有量大不易毀損的特性,我們可以根據(jù)這些介質(zhì)的不同來對(duì)檔案進(jìn)行分類保存。

2.2 高效的索引檢索

檔案不僅要具有存儲(chǔ)性,而且應(yīng)該具有實(shí)用性。如果檔案單純的只是為了對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行保存,對(duì)相關(guān)歷史進(jìn)行記錄,那么檔案的實(shí)用價(jià)值就難以得到體現(xiàn),我們所做的檔案工作,最終仍然是希望它能夠反作用于人類社會(huì)的進(jìn)步。要提高檔案的利用價(jià)值,有一個(gè)重要的內(nèi)容就是要使檔案能夠被需要的人快速的檢索到,檢索工作的完善需要在檔案存儲(chǔ)和后續(xù)的管理中貫穿始終,當(dāng)前我們利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的一大優(yōu)勢(shì)就是可以以計(jì)算機(jī)為硬件載體,利用一些檔案管理的軟件系統(tǒng),來提升檔案管理特別是索引管理的水平。軟件系統(tǒng)也是在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展普及下的產(chǎn)物,他們針對(duì)不同的工作領(lǐng)域開發(fā)不同類型的軟件系統(tǒng),然后通過在計(jì)算機(jī)上對(duì)這類軟件系統(tǒng)進(jìn)行安裝,就可以與具體的工作結(jié)合起來。目前在我國(guó)檔案管理領(lǐng)域中較為有影響的軟件就是“世紀(jì)科怡”的檔案管理系統(tǒng),這個(gè)系統(tǒng)已經(jīng)被國(guó)家檔案局使用,并且通過實(shí)際的運(yùn)行取得了較好的口碑。

2.3 檔案系統(tǒng)化建設(shè)

以前的檔案管理工作,多呈現(xiàn)為一種分散的特征。所謂分散就是參與檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)在實(shí)際的操作中其實(shí)是分開、沒有聯(lián)系的。當(dāng)然,按照職能的分工每個(gè)工作環(huán)節(jié)有著自己明確的工作任務(wù)是無可非議的,但是作為檔案工作的一個(gè)整體,這些不同的環(huán)節(jié)在做好自己本職工作的同時(shí)也應(yīng)該意識(shí)到這只是整體工作的一部分,這一部分是需要為整體而服務(wù)的。系統(tǒng)化建設(shè)是計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)入檔案管理工作后的一個(gè)重要轉(zhuǎn)變,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將原本獨(dú)立的各個(gè)環(huán)節(jié)整合起來,使得每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作結(jié)果都能夠通過電腦得以展現(xiàn),這個(gè)結(jié)果既是這一環(huán)節(jié)的結(jié)論同時(shí)又是下一環(huán)節(jié)開展工作的依據(jù),這種系統(tǒng)化建設(shè)的方式能夠有效的整合當(dāng)前檔案管理工作分散消極的現(xiàn)狀。

3 如何做好計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用

3.1 加強(qiáng)針對(duì)檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)開發(fā)

檔案管理工作會(huì)隨著時(shí)代的進(jìn)步呈現(xiàn)出越來越多的態(tài)勢(shì)和特征,與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合并不是意味著檔案管理工作的一勞永逸,相反,在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以后,對(duì)檔案管理工作的應(yīng)變能力提出了更高的要求。檔案管理工作在未來的發(fā)展,必須依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步,特別是針對(duì)檔案管理工作的技術(shù)類型的進(jìn)步,會(huì)對(duì)檔案工作產(chǎn)生重要的影響。針對(duì)檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)開發(fā),很重要的一個(gè)內(nèi)容就是關(guān)聯(lián)產(chǎn)業(yè)的開發(fā)。所謂關(guān)聯(lián)產(chǎn)業(yè),包括軟件系統(tǒng)產(chǎn)業(yè)、硬件設(shè)置產(chǎn)業(yè)兩個(gè)方面的內(nèi)容。系統(tǒng)軟件開發(fā)主要指的是與檔案管理相關(guān)的軟件開發(fā)產(chǎn)業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)開發(fā),提供軟件設(shè)施上的支援和配合。因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)和檔案信息的接軌,必然會(huì)涉及到技術(shù)上、系統(tǒng)上的接軌,但是當(dāng)前我們?cè)谶@方面的軟件系統(tǒng)并不能很好的滿足這一要求,這也是導(dǎo)致當(dāng)前二者相互作用的效果很不明顯份的一個(gè)重要原因。

3.2 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前各行各業(yè)自身發(fā)展的一種要求,因?yàn)楹献髋c交流的頻繁使得不同的標(biāo)準(zhǔn)之間容易產(chǎn)生分歧和矛盾,統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系能夠減少這種阻礙。計(jì)算機(jī)技術(shù)下的檔案管理工作同樣需要標(biāo)準(zhǔn)體系的建立。檔案信息管理的主體不同,常常導(dǎo)致的是進(jìn)行檔案存儲(chǔ)、管理的標(biāo)準(zhǔn)也就不同,這種差異性為檔案管理工作在全國(guó)范圍內(nèi)的開展帶來了困擾。我國(guó)的檔案管理機(jī)構(gòu)眾多,在計(jì)算機(jī)技術(shù)參與的背景下,全國(guó)范圍內(nèi)的檔案管理工作應(yīng)該體現(xiàn)為一種協(xié)同化的趨勢(shì),即逐步實(shí)現(xiàn)在全國(guó)范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的硬件標(biāo)準(zhǔn)和軟件標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)檔案資源在全國(guó)范圍的通用。所以針對(duì)當(dāng)前的這種情況,為了減少這種差異性帶來的阻礙,建立一個(gè)電子檔案管理工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),使不同管理主體的檔案信息管理工作都以這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),集中開發(fā),統(tǒng)一使用,將會(huì)大大提高檔案信息資源的共享效果,并且為社會(huì)公眾帶來方便,更好的體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。

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