姜學(xué)剛

［摘要］ 本文主要闡述在高油價的環(huán)境下，企業(yè)車輛管理信息系統(tǒng)建設(shè)對于成本管理的重要性，以及車輛管理信息系統(tǒng)的主要功能，提出應(yīng)建立健全管理制度，提高企業(yè)管理效率。

［關(guān)鍵詞］ 車輛管理； 信息系統(tǒng)； 成本管理

［中圖分類號］F270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）15- 0069- 02

車輛管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的重點(diǎn)和難點(diǎn)工作，車輛消耗在當(dāng)今油價持續(xù)高漲的環(huán)境下，更是給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此需要我們從高油價的慣性思維中擺脫出來，改變車輛成本管理的模式。傳統(tǒng)手工方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息高速傳遞的需要，致使工作效率下降，無法及時掌握車輛的動態(tài)變化，造成管理脫節(jié)與車輛閑置，監(jiān)控難度加大，這實(shí)際上也增加了管理成本。針對現(xiàn)狀，企業(yè)急需建設(shè)車輛管理信息化系統(tǒng)，將全油田車輛納入一個平臺進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)車輛集中管理，科學(xué)調(diào)度，優(yōu)化資源配置，實(shí)施精細(xì)化管理，推進(jìn)全員成本目標(biāo)管理，使單車核算更加全面，目標(biāo)成本體系更加完整，實(shí)現(xiàn)對車輛運(yùn)能、成本、人員等方面的統(tǒng)一管理，應(yīng)用車輛管理軟件，還可逐漸取消部分紙質(zhì)資料，減少紙質(zhì)文件，節(jié)約辦公和管理成本；通過使用車輛管理軟件，優(yōu)化現(xiàn)行車輛管理工作中的審批流程，提高審批工作效率，達(dá)到管理規(guī)范、運(yùn)作高效、降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。

１車輛管理信息系統(tǒng)的功能應(yīng)用概述

針對集團(tuán)車輛管理的需要，在系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)以“技術(shù)創(chuàng)新助力成本控制管理”的設(shè)計思路，發(fā)揮財務(wù)管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中的核心作用，注重與現(xiàn)有財務(wù)核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)之間的信息共享，保證數(shù)據(jù)的唯一性，避免工作的重復(fù)性。系統(tǒng)中應(yīng)包括以下主要功能。

１．１檔案管理功能

檔案管理主要提供包括車輛檔案管理、駕駛員檔案管理和單位車輛信息統(tǒng)計等管理功能，主要用于管理與車輛有關(guān)的各種記錄，如車輛基本信息、車輛維修信息、車輛保險信息、人員基本信息等。靈活調(diào)整人車配屬關(guān)系，系統(tǒng)提供“一對一”、“一對多”、“多對多”等多種人車配屬關(guān)系。

通過系統(tǒng)的車輛統(tǒng)計功能，管理者可以很方便地統(tǒng)計出某個公司或某個部門車輛配屬的情況，如車輛數(shù)目、所配車型和司機(jī)配備情況等。

１．２車輛運(yùn)行管理功能

車輛運(yùn)行管理提供用車管理、收車管理、用車信息統(tǒng)計和車輛狀態(tài)查詢等功能，主要便于車輛管理人員及時了解車輛使用情況和車輛行駛情況的信息統(tǒng)計，協(xié)作管理人員更加方便地調(diào)配車輛。可以根據(jù)車輛的目的地和用車人數(shù)情況，調(diào)整派車的數(shù)量和車型，這樣既滿足了工作要求又節(jié)省了用車費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化派車，提高了車輛的使用效率。

通過運(yùn)行管理功能，管理者可以通過用車時間、用車單位、車輛牌照、駕駛員等查詢條件很方便地統(tǒng)計出某一輛車的出車信息，為單車成本核算提供了一定的依據(jù)。

１．３車輛油耗管理

油耗管理針對目前企業(yè)不同的加油管理模式，采取定點(diǎn)加油管理、內(nèi)部加油管理和外部加油管理等幾種管理方式，并結(jié)合定額管理的理念，滿足企業(yè)對于車輛加油管理的各種需求。

通過查詢管理者可以及時了解到某一時段、某一臺車的加油情況，提供及時油耗考核依據(jù)，通過“標(biāo)準(zhǔn)值”與“實(shí)際值”的比較，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)行的油耗管理制度，對駕駛員進(jìn)行考核。使考核工作更加公開、公平、公正，有效提高管理質(zhì)量，切實(shí)降低用油成本。

１．４車輛維修管理

維修管理提供維修申請管理、維修審批管理、維修報銷管理和維修狀態(tài)查詢等功能，讓管理者隨時了解車輛維修的狀況和維修內(nèi)容，并將維修內(nèi)容與相對應(yīng)的車輛檔案進(jìn)行自動關(guān)聯(lián)，方便管理者查詢，及時了解某一時段、某一臺車的維修情況，以此判斷維修的真實(shí)性，避免司機(jī)頻繁修車或虛報維修費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。

除零星維修外，凡是與外部修理單位結(jié)算的修理費(fèi)支出，系統(tǒng)應(yīng)提供自動生成報銷原始憑證的功能。系統(tǒng)自動生成標(biāo)準(zhǔn)格式的維修報銷單，除了提供有“原始憑證粘貼”、“費(fèi)用總額”及“簽字確認(rèn)”等指定區(qū)域外，還提供詳細(xì)的維修保養(yǎng)信息及費(fèi)用的明細(xì)信息供管理者參考，加大監(jiān)控力度，保證費(fèi)用報銷的透明度與合理性，有效降低管理成本。

１．５車輛費(fèi)用管理功能

費(fèi)用管理提供行車費(fèi)用管理、油耗費(fèi)用管理、維修費(fèi)用管理、規(guī)費(fèi)管理和其他費(fèi)用管理等功能，并結(jié)合定額控制、實(shí)時提醒等方式監(jiān)管車輛的各項(xiàng)費(fèi)用支出情況。

實(shí)現(xiàn)對行車費(fèi)用、加油費(fèi)用、維修費(fèi)用和規(guī)費(fèi)等全部費(fèi)用進(jìn)行綜合匯總管理，系統(tǒng)采用報表、圖形等方式，給管理者提供實(shí)時的費(fèi)用支出情況，通過每年的定額值或標(biāo)準(zhǔn)值與每月的實(shí)際消耗值及其累計值作比較，直觀地反映定額費(fèi)用的消耗情況。同時，系統(tǒng)自動計算消耗比例，作為定額費(fèi)用管理的依據(jù)，能夠幫助管理者及時了解定額費(fèi)用的消耗情況，并據(jù)此控制費(fèi)用成本支出，保障合理開銷，降低管理成本。

１．６車輛保險管理功能

保險管理提供車輛保險管理、車輛保險險種管理、保險公司管理和保險到期提醒等功能，方便管理人員及時了解車輛保險信息情況，避免出現(xiàn)“錯保、漏?！爆F(xiàn)象。

１．７車輛安全管理功能

安全管理提供車輛事故管理、駕駛員違章管理和安全活動管理等功能，用于管理者對所出現(xiàn)的安全事故分析事故原因、查找安全隱患，協(xié)助用戶改善或完善現(xiàn)行的車輛管理安全制度，保證行車安全，提高駕駛員的安全意識。

２建立健全管理制度，保證系統(tǒng)應(yīng)用效益的實(shí)現(xiàn)

（１） 建立信息系統(tǒng)管理制度，確保系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)錄入的完整性、及時性、準(zhǔn)確性，使系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)更具有科學(xué)性和可比性，形成科學(xué)的單車核算目標(biāo)成本。

（２） 嚴(yán)格執(zhí)行派車審批管理，實(shí)行電子路單制度。可根據(jù)行車類型的不同，設(shè)置不同的審批流程，增加了管理者對派車的監(jiān)管力度，杜絕公車私用現(xiàn)象的發(fā)生。規(guī)范電子路單簽認(rèn)信息，規(guī)范路單填制、傳遞、使用、保管以及結(jié)算，電子路單是駕駛員報銷和內(nèi)部結(jié)算的唯一憑據(jù)。

（３） 建立嚴(yán)格的成本考核兌現(xiàn)制度，根據(jù)車輛型號及功能等設(shè)置科學(xué)嚴(yán)密的考核指標(biāo)，定期公開單車的公里數(shù)或作業(yè)工時、百公里耗油量或耗油量、收入、成本、差旅費(fèi)、修理費(fèi)等，分析與指標(biāo)的差距，查找管理漏洞，提出可行的建議和措施。建立科學(xué)合理的兌現(xiàn)機(jī)制，將成本責(zé)任與責(zé)任人的收入掛鉤，使每一名員工自黨樹立成本意識。通過激勵考核機(jī)制的靈活運(yùn)用，促進(jìn)和引導(dǎo)各級單位和全體員工高度重視并持續(xù)推進(jìn)成本管理工作。

全員目標(biāo)成本管理，不僅僅是財務(wù)部門的工作，而應(yīng)是每個部門、每名員工的自覺行動，借助于先進(jìn)的計算機(jī)手段，一套科學(xué)運(yùn)作、精干高效、全員參與、全過程控制的車輛管理系統(tǒng)，必將為企業(yè)挖潛節(jié)能，降本減費(fèi)，為企業(yè)增效。