葉隱隱 徐婉莉
摘要高校教學(xué)秘書工作具有參謀性、協(xié)助性、管理學(xué)和服務(wù)性。要想進(jìn)一步發(fā)揮教學(xué)秘書在高校管理和人才培養(yǎng)中的重要作用,教學(xué)秘書應(yīng)提高自身能力與素質(zhì)以適應(yīng)學(xué)院的發(fā)展。本文從高校教務(wù)秘書的重要性、工作性質(zhì)及應(yīng)具備的能力三方面入手,并結(jié)合工作實(shí)際,闡述了教學(xué)秘書應(yīng)如何提高自身的能力和素質(zhì)。
關(guān)鍵詞教學(xué)秘書能力素質(zhì)高校教學(xué)
1 高校教學(xué)秘書的重要性
教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者,它是一項(xiàng)繁瑣的、復(fù)雜的系統(tǒng)性工作,主要是對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程的管理,包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、專業(yè)課的課程安排、考試安排及成績(jī)記載、休學(xué)與復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)與跟班試讀、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、畢業(yè)與畢業(yè)資格審查、學(xué)位授予等方面。因此,教學(xué)秘書高效率的工作,是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。她擔(dān)負(fù)著提高教學(xué)質(zhì)量、保障教學(xué)工作的有序進(jìn)行、促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重任。
2 高校教學(xué)秘書的主要工作性質(zhì)
2.1 協(xié)助參謀性
教學(xué)秘書是系領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。系部教學(xué)工作的很多具體事務(wù)是由教學(xué)秘書來(lái)協(xié)助完成,在系里整體工作中起承上啟下的作用。所以,教學(xué)秘書要收集及整理各種可靠的第一手資料信息,及時(shí)反饋于系領(lǐng)導(dǎo),為系領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考信息,充分發(fā)揮參謀助手作用。
2.2 日常管理性
高校教學(xué)秘書的日常工作有常規(guī)教學(xué)管理、人才培養(yǎng)方案的執(zhí)行與管理、課程管理、學(xué)籍管理,畢業(yè)設(shè)計(jì)管理、教學(xué)檔案管理等職責(zé),這么多繁雜的工作,必須通過(guò)教學(xué)秘書專業(yè)化、人性化的管理才能更好的落實(shí)。
2.3 服務(wù)性
教學(xué)秘書應(yīng)把教師、學(xué)生及領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)成工作的重心,做好既要為教學(xué)工作服務(wù),又要為教師、學(xué)生及領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。用這種充滿人性的服務(wù)態(tài)度贏得大家的認(rèn)可。
3 高校教學(xué)秘書應(yīng)該具備的能力與素質(zhì)
3.1 組織管理能力
組織管理能力是指為了有效地實(shí)現(xiàn)目標(biāo),靈活地運(yùn)用各種方法,把各種力量合理地組織和有效地協(xié)調(diào)起來(lái)的能力。包括協(xié)調(diào)關(guān)系的能力和善于用人的能力等。組織管理能力是一個(gè)人的知識(shí)、素質(zhì)等基礎(chǔ)條件的外在綜合表現(xiàn)。教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁雜,必須要有充分的邏輯能力才能高效優(yōu)質(zhì)的完成工作。所以,高校教學(xué)秘書要具備邏輯分析的能力,進(jìn)而提高工作效率。
3.2 堅(jiān)持學(xué)習(xí)能力
教學(xué)秘書承擔(dān)著大量的工作,只有通過(guò)勤奮學(xué)習(xí),才能提高本領(lǐng)、更好的做好工作的前提。教學(xué)秘書要高度重視更新舊知識(shí),掌握新技能;具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)緊迫感,還要主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作、教育教學(xué)等方面的知識(shí),開闊工作視野,提高觀察問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。
3.3 人際溝通能力
教學(xué)秘書聯(lián)系著學(xué)院、教務(wù)處,系部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生,是他們之間的紐帶,起到上傳下達(dá)的作用。這就需要教學(xué)秘書處理好與上級(jí)、與同事、與學(xué)生的各種人際關(guān)系。所以要求教學(xué)秘書具有較強(qiáng)的人際溝通能力,只有這樣,才能順利地完成工作任務(wù),營(yíng)造和諧的工作環(huán)境。
4 高校教學(xué)秘書應(yīng)如何提高自身能力與素質(zhì)
4.1 熟知工作流程,提高工作效率
這是一個(gè)講究效率的時(shí)代,高校管理工作也不例外。如果工作不講究效率,隨意為之,則難以按時(shí)按質(zhì)地完成任務(wù)。而提高效率的第一步就是熟悉工作流程。所以教學(xué)秘書應(yīng)積極學(xué)習(xí)高職教育理念及學(xué)院相關(guān)制度,積極主動(dòng)思考實(shí)踐,將理論與實(shí)踐相聯(lián)系,及時(shí)調(diào)整工作方法,以便更好地完成工作。
4.2 積極進(jìn)行溝通,做好橋梁工作
溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過(guò)程,以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。而教學(xué)秘書聯(lián)系著學(xué)院、教務(wù)處,系部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生,是他們之間的紐帶,起到上傳下達(dá)的作用。所以只有通過(guò)溝通,才能更快更準(zhǔn)確地完成工作。
4.3 進(jìn)行科學(xué)管理,促進(jìn)工作落實(shí)
教學(xué)秘書要進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)管理,高質(zhì)量、高水平完成各項(xiàng)教學(xué)教務(wù)工作,應(yīng)熟悉學(xué)院各種教學(xué)規(guī)章制度,重視管理的科學(xué)化、規(guī)范化,以便更好更有效率的完成任務(wù);重視學(xué)校管理的創(chuàng)新性,做到管理觀念創(chuàng)新,要以服務(wù)人為先,以服務(wù)人為本。變被動(dòng)管理為主動(dòng)服務(wù),主動(dòng)為教學(xué)服務(wù)、主動(dòng)為教師服務(wù)。
4.4 及時(shí)調(diào)整心態(tài),做好及時(shí)解壓
教學(xué)秘書工作繁重并瑣碎,造成教學(xué)秘書在工作中會(huì)出現(xiàn)急躁情緒和厭煩心理,所以教學(xué)秘書要做好本職工作,需要有技巧,要在工作中不斷摸索,有自己的工作方式。也應(yīng)加強(qiáng)身心素質(zhì)的培養(yǎng)和訓(xùn)練,學(xué)會(huì)自我心理調(diào)節(jié),克服急躁情緒,養(yǎng)成良好的心理品格。
4.5 出臺(tái)相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì),建立激勵(lì)機(jī)制
教學(xué)秘書工作繁重,卻是最容易被忽略的崗位。為促進(jìn)教學(xué)秘書更好更積極的工作,學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)先要了解及重要該工作的性質(zhì)。并對(duì)高校的教學(xué)秘書可實(shí)行崗位聘任制,制定崗位職責(zé),明確工作范同和任務(wù),開展評(píng)優(yōu)活動(dòng),獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,拉開收入差距。以此來(lái)刺激教學(xué)秘書的工作興趣。
5 總結(jié)
總之,作為高校教學(xué)秘書,一定要樹立服務(wù)的思想意識(shí),努力做好日常工作,服務(wù)好全系師生。作為一名高校教學(xué)秘書,為教學(xué)服務(wù)不只是一句口號(hào),更重要的是落到實(shí)處。這也要求教學(xué)秘書不斷提高業(yè)務(wù)水平、進(jìn)行科學(xué)管理,使教學(xué)管理更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。