樊俊蘭

在市場經(jīng)濟(jì)中，做好檔案的管理工作，對于開發(fā)企業(yè)資源起著重要作用。在經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，競爭白熱化的今天，如何做好煤炭企業(yè)的檔案管理工作，在工作中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，對于企業(yè)的發(fā)展運(yùn)營和市場競爭意義重大。一個企業(yè)的檔案承載著企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，是對企業(yè)發(fā)展過程的真實(shí)記錄，它不僅記載著企業(yè)的成功與失敗，同時對于總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)有著重要作用，能為企業(yè)未來的發(fā)展指明方向。因此，在新時期，通過加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造新的機(jī)遇與空間就顯得十分必要了。

一、檔案管理中存在的問題

現(xiàn)在的煤炭企業(yè)中，檔案管理工作存在著許多問題。管理模式上的落后使得現(xiàn)在很多企業(yè)仍以紙質(zhì)檔案記錄為主，在信息化技術(shù)急速發(fā)展的今天，不僅浪費(fèi)了人力物力等資源，在管理上也顯得笨重落后。新時期的檔案管理工作應(yīng)該是在建立全面信息化平臺的基礎(chǔ)上，輔以紙質(zhì)、實(shí)物、聲像等檔案管理，這樣不僅能實(shí)現(xiàn)工作的準(zhǔn)確、快速、高效，同時對于整合檔案資料，分析數(shù)據(jù)也有著明顯的益處。在對檔案資料進(jìn)行歸檔和編研的過程中，因編研人員素質(zhì)低、水平差，編研成果受到嚴(yán)重影響，不僅無法做到有效利用檔案數(shù)據(jù)，同時也無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。在實(shí)際工作中，這些問題的存在嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行，阻礙了企業(yè)發(fā)展的步伐，同時將原本地位重要的檔案管理部門變得猶如雞肋，因此，改革檔案管理部門，創(chuàng)新工作服務(wù)，在這種背景下，顯得尤為重要。

二、檔案創(chuàng)新服務(wù)的必要性

檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)是為了與企業(yè)的快速發(fā)展在步履上實(shí)現(xiàn)和諧一致，檔案管理工作必須跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，這樣才能通過檔案的編研與分析為企業(yè)發(fā)展提供咨詢。

1.煤炭企業(yè)檔案信息管理方式需要創(chuàng)新

煤炭企業(yè)作為人力密集型企業(yè)，在工作中，不管是基層人員還是領(lǐng)導(dǎo)都有查閱檔案的需要，而且頻率比起一般企業(yè)還要高一些，因此，在檔案管理方式上，做到分類明晰，方式多樣化就顯得很重要。不管是信息化平臺還是紙質(zhì)檔案包括實(shí)物檔案等都有各自的特性與優(yōu)勢，多樣化的選擇能使工作人員在查閱過程中有的放矢，選擇更適合自己的方式，同時明晰地分類也便于快速找到自己所需的資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化。

2.擴(kuò)大檔案資料收藏和管理范圍

除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料實(shí)物資料之外，在高度信息化的今天，對于電子形式的檔案資料也要加以收集儲藏。這樣不僅能彌補(bǔ)紙質(zhì)與實(shí)物資料的漏洞，完善檔案，同時也能保存更加大量的信息資料，為企業(yè)員工查閱提供更豐富詳實(shí)的資料庫，也為企業(yè)運(yùn)用檔案籌謀發(fā)展提供優(yōu)勢。檔案管理范圍擴(kuò)大之后，能更加仔細(xì)準(zhǔn)確地記錄企業(yè)的一切動態(tài)，在日后的編研工作中，形成有效的、系統(tǒng)的企業(yè)數(shù)據(jù)分析。

3.將檔案工作正式列入企業(yè)工作計劃

將檔案工作正式列入企業(yè)工作計劃之內(nèi)，是對檔案管理重要性的體現(xiàn)與承認(rèn)，這樣不僅能制定出更加切實(shí)可行的工作計劃，對于實(shí)際工作的執(zhí)行也大有益處，同時還能使企業(yè)員工明確認(rèn)識到檔案管理工作的必要性與重要性。在檔案工作中遇到問題與困難時，可以群策群力，共同解決，對于發(fā)揮企業(yè)工作人員的個體智慧，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力也有著積極作用。

三、檔案創(chuàng)新服務(wù)的方法途徑

檔案管理創(chuàng)新是新時期煤炭企業(yè)發(fā)展的必然要求，我們將通過以下幾個方面來實(shí)現(xiàn)管理上的創(chuàng)新。

1. 體制創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展在管理制度上追求精簡與集約化，為了適應(yīng)企業(yè)制度的發(fā)展變革，企業(yè)的檔案管理體制也要與時俱進(jìn)，簡單來說就是，檔案管理的體制也要實(shí)現(xiàn)精簡與集約化。在管理方式上實(shí)現(xiàn)高效、精簡，在管理范圍上擴(kuò)大、拓深，既充分發(fā)揮檔案管理部門的能力與潛力，也不給企業(yè)帶來額外的成本負(fù)擔(dān)，將創(chuàng)新的目的立足于高效、完善，進(jìn)行整合運(yùn)營。通過管理要素的合理配置，必然能達(dá)到集約化帶來的良好發(fā)展效果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)部門投入與產(chǎn)出，成本與效益的最大優(yōu)化。在這種模式的運(yùn)營之下，將檔案管理從簡單的資料搜集、存放向情報、信息、科技為一體的管理機(jī)制轉(zhuǎn)換，讓檔案管理成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)科技創(chuàng)新與技術(shù)改造的動力源之一。

2. 管理創(chuàng)新

管理上的創(chuàng)新其實(shí)更多的是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，雖然現(xiàn)在很多企業(yè)確實(shí)在應(yīng)用計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，但是也僅僅止于目錄的輸出與檢索，其實(shí)，信息技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用發(fā)展還有很大提升空間。信息技術(shù)的目的不僅僅在于方便工作，更重要的是它能把復(fù)雜的工作簡單化，混亂的工作條理化，不僅能提高日常工作的效率，降低人力資源成本，精簡部門，同時還能做到資源的有效利用，實(shí)現(xiàn)安全、方便、快捷的檔案管理。例如高校圖書館的條形碼管理制度，不僅能快速處理學(xué)生借閱歸還圖書這項工作，還能對圖書館內(nèi)龐大的圖書數(shù)量進(jìn)行合理化、高效化的管理。這對于煤炭企業(yè)而言，具有很大的借鑒意義。在信息化平臺的運(yùn)作之下，檔案管理部門就相當(dāng)于一個小型信息中心，不但能與各部門實(shí)現(xiàn)信息、技術(shù)連接，資料共享，還能確實(shí)做到對信息的利用與保護(hù)。

3. 從業(yè)人員選擇

對檔案管理工作人員的選擇或許算不上是創(chuàng)新，但是如何選擇具有專業(yè)知識與技能，能真正做到電子檔案信息管理與資料編研分析的從業(yè)人員，就是一項難題了。由于從前檔案管理工作的簡化混亂，很多在職人員只能簡單地做一些檔案的存儲管理工作，不僅對信息化平臺的管理使用一無所知，在真正考驗(yàn)從業(yè)人員素質(zhì)的編研工作上也表現(xiàn)得一塌糊涂。在知識經(jīng)濟(jì)時代里，企業(yè)的檔案管理需要一批真正具有專業(yè)知識與技能的從業(yè)人員，不僅能對資料文書電子檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類整理，還能運(yùn)作好信息化平臺下的資料共享與管理。因此，檔案管理人員的高配備以及多層次培訓(xùn)顯得尤為重要，提高從業(yè)人員素質(zhì)與技能已經(jīng)成了檔案管理工作中的當(dāng)務(wù)之急。

在煤炭企業(yè)檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的要求下，我們既要做好揚(yáng)長避短，充分發(fā)揮檔案管理部門的存在優(yōu)勢，又要與時俱進(jìn)，實(shí)事求是創(chuàng)新，跟緊時代發(fā)展潮流，實(shí)現(xiàn)檔案資料對企業(yè)發(fā)展的真正價值。通過體制上與管理上的創(chuàng)新，從業(yè)人員工作素質(zhì)的提高，發(fā)揮檔案資料對企業(yè)發(fā)展決策的參考咨詢作用。

（作者單位：霍州煤電集團(tuán)辛置煤礦綜合檔案室）