高新宇 李祥艷

［摘要］ 信息技術(shù)的發(fā)展使得傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)管理流程不再適應(yīng)實(shí)際管理的需要，本文根據(jù)流程再造理論，分析高校實(shí)際管理中的業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)管理流程及其存在的缺陷，提出了通過(guò)優(yōu)化信息處理過(guò)程來(lái)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程的理念及其具體措施。

［關(guān)鍵詞］ 高校；財(cái)務(wù)管理；流程；優(yōu)化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 11. 008

［中圖分類(lèi)號(hào)］G475 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）11- 0015- 03

1流程再造理論與高校財(cái)務(wù)管理流程

在工業(yè)化時(shí)代，人們一直依據(jù)勞動(dòng)分工的思想來(lái)建立和管理企業(yè)業(yè)務(wù)，把工作分為最簡(jiǎn)單、最基本的步驟，由各自相對(duì)獨(dú)立的部門(mén)依次完成。２０世紀(jì)６０年代以來(lái)，信息技術(shù)革命使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生了很大的變化，原有的以勞動(dòng)分工思想為主的管理方式已不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，于是出現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程再造理論。該理論認(rèn)為企業(yè)管理的理念是：把工作任務(wù)重新組合到首尾一貫的工作流程中。

高?；趧趧?dòng)分工的思想把學(xué)校分為人事處、財(cái)務(wù)處、教務(wù)處等職能部門(mén)，財(cái)務(wù)管理流程也是基于這種管理模式形成的。在信息化條件下，這種財(cái)務(wù)管理流程顯現(xiàn)出許多弊端，因此必須改變傳統(tǒng)的工作方式，依據(jù)流程再造理論對(duì)財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行優(yōu)化。

2高校財(cái)務(wù)管理流程分析

2.1 高校財(cái)務(wù)管理流程

不同的學(xué)校，由于管理方式的不同，導(dǎo)致其財(cái)務(wù)管理流程有很大的差異，通過(guò)對(duì)實(shí)際財(cái)務(wù)流程進(jìn)行抽象，可以將高校財(cái)務(wù)管理過(guò)程中涉及的流程概括為兩類(lèi)：業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)管理流程。

2.1.１ 業(yè)務(wù)流程

高校的日常業(yè)務(wù)中與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的業(yè)務(wù)包括學(xué)生管理、工資管理、預(yù)算管理，籌資與投資不屬于日常業(yè)務(wù)，本文不做討論。

（１）學(xué)生管理流程。招生處錄取學(xué)生，將學(xué)生信息傳遞至財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處將學(xué)生信息錄入計(jì)算機(jī)，依據(jù)此信息向?qū)W生收取學(xué)費(fèi)。學(xué)生處將學(xué)生資助金發(fā)放表傳遞至財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處按照資助金發(fā)放表發(fā)放資助金。

（２）工資管理流程。人事處將工資發(fā)放表傳遞至財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處按照工資發(fā)放表發(fā)放工資。

（３）預(yù)算管理流程。預(yù)算執(zhí)行單位填報(bào)預(yù)算申報(bào)表，財(cái)務(wù)處匯總各預(yù)算執(zhí)行單位的申報(bào)表，匯總、審核生成全校預(yù)算方案，然后由預(yù)算管理委員會(huì)或者校長(zhǎng)辦公會(huì)等預(yù)算最高決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)通過(guò)。預(yù)算執(zhí)行單位根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算方案向財(cái)務(wù)處提交付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)處審核后提交至主管校長(zhǎng)或者校長(zhǎng)審批，付款申請(qǐng)經(jīng)審批后由財(cái)務(wù)處付款并進(jìn)行賬務(wù)處理。

2.1.２ 財(cái)務(wù)管理流程

財(cái)務(wù)管理主要包括財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)控制、財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)等活動(dòng)。依據(jù)信息在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中的傳遞過(guò)程，可將財(cái)務(wù)管理流程抽象為信息采集、信息加工、信息報(bào)告3個(gè)流程。

（１）信息采集。信息采集流程主要是從業(yè)務(wù)流程中采集基礎(chǔ)信息，為信息加工流程服務(wù)。高校財(cái)務(wù)管理中需要采集的信息主要有學(xué)生信息、學(xué)生資助信息、人員工資信息、付款申請(qǐng)等。

（２）信息加工。信息加工是財(cái)務(wù)處對(duì)由業(yè)務(wù)流程中采集的信息進(jìn)行匯總、審核，然后對(duì)其進(jìn)行賬務(wù)處理，將處理結(jié)果保存在各類(lèi)賬簿中。

（３）信息報(bào)告。信息報(bào)告是以賬簿為依據(jù)，編制內(nèi)部報(bào)表和外部報(bào)表，用于提供管理信息、決策信息，提交給學(xué)生處、人事處、教務(wù)處等部門(mén)。

從信息處理的角度看，財(cái)務(wù)管理活動(dòng)都體現(xiàn)為信息傳遞過(guò)程，信息采集、信息加工和信息報(bào)告相互聯(lián)系，相互配合，服從于總體目標(biāo)，形成一個(gè)有機(jī)整體。

2.2 傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理流程的缺陷分析

面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理流程不再適應(yīng)高校的實(shí)際管理情況，因此，深入分析傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理流程的缺陷，對(duì)于優(yōu)化高校財(cái)務(wù)管理流程，提高高校財(cái)務(wù)管理水平具有重要意義。

2.2.１ 財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息分離

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理流程是按照勞動(dòng)分工的思想設(shè)計(jì)的，高校按照職能劃分為不同的部門(mén)，每個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)一部分業(yè)務(wù)。由于思想和技術(shù)的制約，業(yè)務(wù)部門(mén)在向財(cái)務(wù)部門(mén)傳遞信息時(shí)以資金信息為主，業(yè)務(wù)流程中大量的管理信息并沒(méi)有傳遞至財(cái)務(wù)部門(mén)，結(jié)果同一業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)信息被劃分為資金信息和非資金信息，被分別保存于業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)。這種管理流程不僅使得流程環(huán)節(jié)增加，增加了信息傳遞的難度，而且容易導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息不一致和信息隔閡，難以提供完整的管理信息，給管理決策帶來(lái)困難。

2.2.２ 財(cái)務(wù)信息滯后于業(yè)務(wù)信息

任何組織的資金流都是伴隨著業(yè)務(wù)流流動(dòng)的，但是在傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)管理流程中，反映資金流信息的財(cái)務(wù)信息往往滯后于業(yè)務(wù)流信息。財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中的控制功能往往都是事后控制，使得高校無(wú)法從效益的角度對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。主要原因在于，財(cái)務(wù)管理中所需的信息都是在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集的，而不是在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)實(shí)時(shí)采集；財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)滯后的信息進(jìn)行加工，不能及時(shí)生成管理所需的信息；財(cái)務(wù)報(bào)告不能直接使用，往往需要經(jīng)過(guò)若干加工才能供管理者使用。在信息化條件下，這種缺陷削弱了財(cái)務(wù)信息的有用性和財(cái)務(wù)的控制力度。

2.2.３ 業(yè)務(wù)信息采集困難

當(dāng)信息技術(shù)應(yīng)用于高校管理活動(dòng)時(shí)，由于沒(méi)有對(duì)現(xiàn)有的工作流程重新設(shè)計(jì)，僅僅簡(jiǎn)單地將各部門(mén)的業(yè)務(wù)用計(jì)算機(jī)處理，并沒(méi)有發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。高校沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，各部門(mén)按照自己流程加工數(shù)據(jù)，部門(mén)業(yè)務(wù)流程之間沒(méi)有規(guī)范的數(shù)據(jù)接口，部門(mén)之間信息傳遞仍然以紙質(zhì)信息為主，大大增加了部門(mén)之間的信息傳遞時(shí)間。比如，人事部門(mén)將人員工資信息傳遞至財(cái)務(wù)部門(mén)時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)仍然需要再次將人員工資信息錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中；預(yù)算執(zhí)行單位執(zhí)行預(yù)算時(shí)，首先將紙質(zhì)審批單層層審批，財(cái)務(wù)人員再將審批后的付款申請(qǐng)手工錄入計(jì)算機(jī)進(jìn)行賬務(wù)處理。由于業(yè)務(wù)信息需要財(cái)務(wù)人員重新錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，一方面，會(huì)加重財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，使財(cái)務(wù)人員用于管理的時(shí)間減少；另一方面，使錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)信息差錯(cuò)率上升。

3 信息化條件下高校財(cái)務(wù)管理流程的優(yōu)化

3.1 財(cái)務(wù)管理流程優(yōu)化的主要理念

既然從信息處理的角度可將財(cái)務(wù)管理流程分為信息采集、信息加工和信息報(bào)告，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理流程在信息處理過(guò)程中存在許多缺陷，那么我們可以從優(yōu)化信息處理過(guò)程的角度來(lái)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程。因此，高校財(cái)務(wù)管理流程優(yōu)化的主要理念是：以系統(tǒng)思想規(guī)劃和設(shè)計(jì)高校管理流程，把高校視為一個(gè)有機(jī)整體，使各個(gè)業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，信息在各個(gè)業(yè)務(wù)流程中可以暢通地傳遞，信息傳遞的起點(diǎn)是業(yè)務(wù)部門(mén)而不是財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)管理是信息傳遞鏈條上的一個(gè)環(huán)節(jié)。

3.2 財(cái)務(wù)管理流程優(yōu)化的具體措施

3.2.１ 從學(xué)校整體的角度設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)管理流程

在規(guī)劃和設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)管理流程時(shí)，從學(xué)校整體的角度出發(fā)，統(tǒng)籌考慮、統(tǒng)一規(guī)劃各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，使全校的業(yè)務(wù)流程相互聯(lián)系、相互配合。財(cái)務(wù)管理流程的設(shè)計(jì)基于高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生的完整流程信息，而不僅僅是財(cái)務(wù)管理所需的信息，財(cái)務(wù)部門(mén)可以實(shí)時(shí)地從其他部門(mén)獲取業(yè)務(wù)信息、實(shí)時(shí)處理信息、實(shí)時(shí)對(duì)外發(fā)布信息。

3.2.２ 將業(yè)務(wù)信息嵌入財(cái)務(wù)管理流程中

高校在開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的同時(shí)，將業(yè)務(wù)的相關(guān)信息傳遞到財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)信息及資金信息進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，生成含有業(yè)務(wù)信息的財(cái)務(wù)報(bào)告，為管理者提供有用的決策信息。財(cái)務(wù)管理改變?cè)械墓芾矸绞?，將管理活?dòng)的范圍擴(kuò)大到業(yè)務(wù)部門(mén)，直接關(guān)注業(yè)務(wù)過(guò)程，實(shí)時(shí)控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，真正做到讓財(cái)務(wù)人員參與實(shí)際業(yè)務(wù)的管理。

3.2.３ 利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)直接調(diào)用業(yè)務(wù)信息

在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理中，財(cái)務(wù)管理所需要的信息的錄入都是由財(cái)務(wù)人員完成的，在信息化條件下，應(yīng)將信息錄入的起點(diǎn)延伸至其他部門(mén)。學(xué)校制定統(tǒng)一的信息傳遞編碼，各部門(mén)的管理系統(tǒng)具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，業(yè)務(wù)信息可以實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)傳遞，這樣在財(cái)務(wù)管理中就可以直接調(diào)用業(yè)務(wù)信息。比如在預(yù)算管理中，預(yù)算執(zhí)行單位提交付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)人員可以實(shí)時(shí)查詢(xún)付款審批情況，并能直接調(diào)用該信息進(jìn)行賬務(wù)處理。通過(guò)直接調(diào)用業(yè)務(wù)信息，可以使財(cái)務(wù)人員從日常信息錄入中解脫出來(lái)，更加關(guān)注學(xué)校的業(yè)務(wù)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的管理職能。

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