□縱奇志，杜民榮

( 1.太原理工大學(xué)圖書館，山西 太原 030024；2.山西廣播電視大學(xué)，山西 太原 030027)

Word和Excel是無(wú)紙化辦公所必不可少的應(yīng)用軟件，諸如在公文寫作、繪制圖表、數(shù)據(jù)處理和批量作業(yè)等方面都有著廣泛的應(yīng)用，并為人們的日常工作帶來(lái)了很多便利。根據(jù)以往對(duì)Word和Excel的操作經(jīng)驗(yàn)，本文將對(duì)其一些功能和使用捷徑作一個(gè)簡(jiǎn)單介紹。

一、Word軟件的巧用

Word是我們?cè)谑褂肙ffice系列辦公軟件中所最先接觸的應(yīng)用軟件，也是我們?cè)谌粘＾k公中應(yīng)用最廣泛的軟件?；旧辖佑|過(guò)電腦的人都使用過(guò)Word,但是如何提高Word的使用效率仍是我們需要發(fā)掘?qū)W習(xí)和提高辦公效率的重要內(nèi)容。

(一)Word的快捷操作

1.光標(biāo)的快速定位。我們?cè)谌粘Ｐ薷幕蛘鞼ord文檔時(shí)，有時(shí)由于時(shí)間或其他原因手頭的工作會(huì)臨時(shí)中斷，等下次再重新進(jìn)行整理時(shí)已找不到上次工作中止前光標(biāo)的位置，尤其是遇到Word文檔篇幅很長(zhǎng)時(shí)，更是要花費(fèi)很多不必要的時(shí)間。此時(shí)我們只需在鍵盤上按下shift+F5鍵，光標(biāo)就會(huì)定位在上次Word文檔工作中止前的位置，對(duì)我們提高工作效率有很大的幫助。除了定位上一次的中止位置，shift+F5鍵可以定位前三次的中止位置，連續(xù)按下shift+F5鍵，光標(biāo)可以在前三次中止的位置上循環(huán)往復(fù)[1]。

2.Ctrl和Alt鍵的巧妙使用。一般Word文檔頁(yè)面的默認(rèn)設(shè)置是“兩端對(duì)齊”，但是根據(jù)中文頁(yè)面設(shè)置習(xí)慣或是一些排版的要求需要改變頁(yè)面的對(duì)齊方式。通常的操作是：將光標(biāo)移至菜單欄的“格式”選項(xiàng)→點(diǎn)擊“段落”→在“對(duì)齊方式”中進(jìn)行格式選擇→點(diǎn)擊“確定”。具體操作頁(yè)面如下圖：

但是如此操作未免顯得有些繁瑣，這時(shí)Ctrl的快捷鍵就派上了大用場(chǎng)。若需“左對(duì)齊”點(diǎn)擊Ctrl+E鍵，若需“居中”點(diǎn)擊Ctrl+D鍵，若需“右對(duì)齊”點(diǎn)擊Ctrl+L鍵，如此操作相對(duì)更加便捷。除此功能，Ctrl+Home和Ctrl+End鍵分別能使光標(biāo)迅速回到文檔的頂端和底端，極大的方便了文檔的閱覽。

Alt鍵具有快捷打開(kāi)菜單的功能。每個(gè)命令后都有一個(gè)加有括號(hào)和下劃線的字母，例如“文件(F)”，“編輯(E)”等，點(diǎn)擊Alt+F鍵就可以打開(kāi)“文件”菜單。以此類推，按Alt鍵同時(shí)點(diǎn)擊相應(yīng)菜單后的字母就可打開(kāi)所需的菜單欄。

3.快速插入當(dāng)前日期或時(shí)間。寫完一篇文章時(shí)，有必要在文章的末尾插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期或時(shí)間，一般人是通過(guò)選擇菜單來(lái)實(shí)現(xiàn)的，其實(shí)可以按Alt+Shift+D鍵來(lái)插入系統(tǒng)日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當(dāng)前的時(shí)間。

(二)Word文檔表格中的數(shù)據(jù)計(jì)算技巧

很多情況下我們會(huì)在Word文檔中制作表格并進(jìn)行數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)，例如數(shù)據(jù)的求和或求平均數(shù)等，這時(shí)我們就需要掌握Word的自動(dòng)計(jì)算功能。如下表所示，下表是某銀行20xx年負(fù)債的成本變動(dòng)表，我們需要快速求出該銀行負(fù)債項(xiàng)目平均余額和營(yíng)業(yè)費(fèi)用的總和。單擊菜單欄中的“視圖”按鈕→再單擊“工具欄”→選擇“表格與邊框”，這時(shí)就會(huì)出現(xiàn)一欄“表格與邊框”的工具欄，此時(shí)將光標(biāo)移至要求和的單元格，如下表中小計(jì)欄的第一或第三單元格，然后再單擊“表格與邊框”工具欄中的“∑”按鈕，即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)求和，分別求得的數(shù)據(jù)為90000萬(wàn)元和1339萬(wàn)元。

某銀行20xx年負(fù)債的各項(xiàng)成本情況表

但是這種計(jì)算方法如果在同時(shí)出現(xiàn)有左側(cè)單元格和上方單元格時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)選擇上方單元格進(jìn)行求和計(jì)算，如果這時(shí)需要對(duì)左側(cè)單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行求和那必然得出的是錯(cuò)誤的結(jié)果。此時(shí)應(yīng)單擊菜單中的“表格”按鈕→選擇“公式”→在“粘貼函數(shù)”一欄中選擇“SUM( )”選項(xiàng)，如果是對(duì)左側(cè)單元格求和，則在括號(hào)中輸入LEFT，以此類推，如果是右側(cè)輸入RIGHT，如果是上方輸入ABOVE。

(三)Word是生活、工作中的幫手

1.巧存Word文檔中的圖片。一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來(lái)做，打開(kāi)該文檔，選擇“文件”菜單下的另存為“Web頁(yè)”，指定一個(gè)新點(diǎn)的文件名，按下“保存”按鈕，在保存的目錄下，多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開(kāi)該文件夾，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，Word文檔中所有圖片，都在這個(gè)目錄里保存著。

2.巧用表格制作作文紙。在小學(xué)語(yǔ)文試卷中經(jīng)常要插入一段作文紙，且往往和其他基礎(chǔ)知識(shí)題混合排在一張?jiān)嚲砩?，故無(wú)法直接以稿紙方式打印，筆者發(fā)現(xiàn)，巧用Word20002002表格功能可以輕松達(dá)到這一要求。例如：要在8開(kāi)的試卷中插入15行20格，共300字的作文紙，操作步驟如下：

(1)激活“表格”菜單，單擊“插入表格”，在對(duì)話框中的列數(shù)輸入“20”，行數(shù)輸入“1”，按確定后返回。(2)以上操作得到一行20格的虛框表格，選中這一行，用邊框按鈕把它變成實(shí)線表格。(3)在這個(gè)表格下面放置一個(gè)空行，復(fù)制時(shí)選中表格行和下面的空行，再在空行下面粘貼，即得到兩行，選中兩行即可復(fù)制出4行，直至復(fù)制出15行。(4)調(diào)整行間距，方法是設(shè)定空行的字體大小，一般用5號(hào)字即可。

二、Excel軟件的巧用

Excel是Office系列軟件中的又一款常用辦公軟件，通常用來(lái)制作表格和圖表。相對(duì)Word而言，Excel在表格制作方面更勝一籌，其在數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析等方面具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)，倍受人們的青睞。

(一)Excel的快捷操作

1.相鄰兩列位置的快速轉(zhuǎn)換。有時(shí)，在初始設(shè)置列或行之后，由于考慮不周等原因需要將相鄰兩列位置調(diào)換，如下表所示，需要將B1：B8列同C1：C8列交換位置。

通常的做法是用鼠標(biāo)選中B1：B8列，將其剪切下來(lái)并粘貼至D1：D8列，這時(shí)B1：B8列自動(dòng)變?yōu)榭瞻?，然后將鼠?biāo)再次移動(dòng)至B1：B8列的任一空白單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的下拉列表中選擇“刪除”，并點(diǎn)擊“整列”選項(xiàng)，這時(shí)便實(shí)現(xiàn)了B列和C列位置的轉(zhuǎn)換。但是如此操作過(guò)程繁瑣，較為快捷的辦法是用鼠標(biāo)選中B1：B8列，然后按Shift鍵的同時(shí)用鼠標(biāo)點(diǎn)擊所選中的B列的右側(cè)邊框[2]，待光標(biāo)變成“+”字型，將其拖動(dòng)至C列的右側(cè)邊框位置，此時(shí)在C列右側(cè)邊框處出現(xiàn)了一條“工”字型的虛線，放開(kāi)Shift鍵和鼠標(biāo)左鍵即實(shí)現(xiàn)了相鄰兩列位置的快速轉(zhuǎn)換。

2.快速刪除Excel表格中的空白行。Excel表格在數(shù)據(jù)輸入時(shí)因?yàn)閿?shù)據(jù)不全等原因會(huì)暫時(shí)將某些單元格做空白處理，但是之后又需要將這些空白單元格一一找出并且刪除，如果此時(shí)僅是人工逐一查找不僅工作量十分巨大，而且還會(huì)有部分遺漏。鑒于此，需要使用Excel的“自動(dòng)篩選”命令。具體的操作是：首先在原有的Excel表格中選中一個(gè)單元格右擊，選擇“插入”再點(diǎn)擊“整行”，這時(shí)便添加了一行空白行[3]。之后將整個(gè)表格的所有行全選，點(diǎn)擊菜單欄的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，單擊下拉列表中的“篩選”，再單擊“自動(dòng)篩選”，此時(shí)在表格的每一列頂端將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下三角的按鈕，單擊其中一個(gè)按鈕并選擇“空白”選項(xiàng)。之后再單擊菜單欄的“編輯”選項(xiàng)，選擇其中的“刪除行”后再單擊確定便實(shí)現(xiàn)了對(duì)Excel表格中所有空白行的刪除工作，既簡(jiǎn)便又避免了遺漏，一舉兩得。

3.快速地批量修改數(shù)據(jù)。 假如有一份Excel工作薄，里面有所有職工的工資，現(xiàn)在想將所有職工的補(bǔ)貼增加100元，當(dāng)然用公式進(jìn)行計(jì)算，但除此之外，還有更簡(jiǎn)單的批量修改的方法，即使用“選擇性粘貼”功能，首先在某個(gè)空白單元格中輸入100，選定此單元格，選擇“編輯”“復(fù)制”，選取想修改的單元格區(qū)域，例如：從E2到E150，然后選擇“編輯”“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對(duì)話框“運(yùn)算”欄中選中“加”運(yùn)算，按“確定”鍵，最后刪除開(kāi)始時(shí)在某個(gè)單元格中輸入的100。

(二)Excel的圖表制作

很多做計(jì)量統(tǒng)計(jì)的工作人員通常比較善于應(yīng)用諸如Eviews，Stata等計(jì)量的應(yīng)用軟件，并且通過(guò)這些軟件來(lái)制作趨勢(shì)分析圖，殊不知Excel軟件本身就可以方便的制作出準(zhǔn)確且美觀的工作圖表。例如對(duì)于上文Excel表格中關(guān)于1998年至2004年“投資總額”和“住宅面積”的數(shù)據(jù)作趨勢(shì)走勢(shì)分析圖。首先在表格之外的隨意一個(gè)空白單元格處單擊選中，點(diǎn)擊菜單中“插入”的下拉列表的“圖表選項(xiàng)”，在“圖表類型”中有很多種圖表的樣式，可依數(shù)據(jù)的特點(diǎn)和自己的需求選擇所需要的圖表類型，選中后按“下一步”，這時(shí)出來(lái)了“圖表向?qū)А?-步驟2—圖表源數(shù)據(jù)”的對(duì)話框，將鼠標(biāo)選中將要作圖的數(shù)據(jù)范圍，按“下一步”，這時(shí)可對(duì)“圖表向?qū)А?-步驟3—圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框的圖表主題，橫坐標(biāo)X軸，縱坐標(biāo)Y軸分別進(jìn)行命名，再點(diǎn)擊“確定”即可完成圖表的制作。上文1998年至2004年“投資總額”和“住宅面積”的趨勢(shì)走勢(shì)圖繪制如下：

如此繪圖方法簡(jiǎn)單便捷且清晰直觀，當(dāng)然圖表的樣式多種多樣，有柱狀圖，折線圖，餅狀圖等，可以根據(jù)自己的需求設(shè)置圖表樣式。Excel的這些功能為日常辦公提供了很大的便利。

(三)Excel是生活、工作中的幫手

1.在已有的單元格中批量加入一段固定字符。這是在工作中常常用到的，例如：?jiǎn)挝坏娜耸沦Y料，用Excel輸入后，由于上級(jí)要求在原來(lái)的職稱證書的號(hào)碼全部再加上兩位，即要在每個(gè)人的證書號(hào)碼前再添上兩位數(shù)26，如果一個(gè)一個(gè)改的話實(shí)在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時(shí)又省力。

(1)假設(shè)證書號(hào)在A列，在A列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，插入一列，為B列。(2)在B2單元格寫入：=“26”&A2后回車。(3)看到結(jié)果為26××××××了，鼠標(biāo)放到B2位置，單元格的下方有一個(gè)小方點(diǎn)，按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動(dòng)直到結(jié)束。當(dāng)你放開(kāi)鼠標(biāo)左鍵時(shí)就全部都改好了，若是在原證書號(hào)后面加26，則在B2單元格中寫入：= A2&“26”后回車。

2.通過(guò)Excel的技巧，天氣預(yù)報(bào)隨時(shí)都知道。我們可以不用看電視、上網(wǎng)站、下載相應(yīng)的軟件，即能隨時(shí)查看當(dāng)?shù)氐幕蛉魏纬鞘形磥?lái)幾天的天氣預(yù)報(bào)：先進(jìn)入http://www.tq121. com.cn/forecast/fc06024.php,選擇城市(比如太原市)，單擊“檢索”按鈕，在打開(kāi)的窗口中選相關(guān)數(shù)據(jù)，右擊，選擇“復(fù)制”把它復(fù)制到Windows的剪貼板中。再啟動(dòng)Excel XP,新建一個(gè)工作薄，選擇“編輯” →“粘貼”，接著用鼠標(biāo)拖動(dòng)向下滾動(dòng)條，會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)智能標(biāo)記。單擊它，選擇“創(chuàng)建可刷新的Web查詢”。在打開(kāi)的窗口中會(huì)發(fā)現(xiàn)該網(wǎng)頁(yè)有很多數(shù)據(jù)塊，分別有黃色右箭頭標(biāo)識(shí)。需要哪一塊數(shù)據(jù)時(shí)，只要用鼠標(biāo)單擊黃色右箭頭即可。當(dāng)然也可選擇多塊數(shù)據(jù)，完成后，按下“導(dǎo)入”把選中數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前表格中，再單擊窗口右上角“選項(xiàng)”按鈕，在“Web查詢選項(xiàng)”設(shè)置對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置。

用鼠標(biāo)右擊制作好的天氣預(yù)報(bào)表格，選擇“數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩浴保诖蜷_(kāi)的“外部數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩浴痹O(shè)置窗口中進(jìn)行設(shè)置。并選中所有的復(fù)選框，最后將其保存為“天氣預(yù)報(bào).xls”，為了方便查詢，可放置在桌面上，這樣只要正在連接著網(wǎng)絡(luò)，一打開(kāi)該文件，即可看到最新的天氣預(yù)報(bào)了。

總之，Word和Excel辦公軟件的應(yīng)用為人們的日常工作帶來(lái)了極大的便利。在對(duì)Word和Excel軟件一般性使用的同時(shí)掌握一些小技巧，又能進(jìn)一步提高辦公人員的工作效率。本文通過(guò)日常的使用所獲得的一些經(jīng)驗(yàn)竅門旨在起到拋磚引玉的作用，希望這些軟件捷徑的發(fā)現(xiàn)為人們辦公效率的提高發(fā)揮越來(lái)越大的作用。

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[1]黎玲，陳平，蔣冬雁.小技巧大用處[J].企業(yè)科技與發(fā)展,2009.(12).

[2]張靜，郭友. Excel的使用技巧及常見(jiàn)問(wèn)題[J].信息系統(tǒng)工程,2010.(4).

[3]廉素玲.淺談Excel中的幾點(diǎn)使用技巧[J].教育園地,2010，(7).