○謝永霞

（貴州省遵義醫(yī)學院附屬醫(yī)院 貴州 遵義 563000）

醫(yī)院庫存物資內(nèi)部控制探索

○謝永霞

（貴州省遵義醫(yī)學院附屬醫(yī)院 貴州 遵義 563000）

醫(yī)院庫存物資是醫(yī)院經(jīng)營管理中必不可缺少的物質(zhì)條件。但在實際工作中，醫(yī)院的庫存物資管理存在內(nèi)部控制制度缺失、崗位職責不清、監(jiān)督不到位等問題，造成庫存物資流失、浪費時有發(fā)生。對醫(yī)院的庫存物資進行有效的內(nèi)部控制，可以保護醫(yī)院的物資安全完整，避免或降低風險，為臨床一線的診療工作提供堅實的物質(zhì)保障，提高醫(yī)院的經(jīng)營效率和效益，實現(xiàn)醫(yī)院的戰(zhàn)略目標。

醫(yī)院 庫存物資 內(nèi)部控制

醫(yī)院的中心任務是為病人提供診察、治療服務，而診察和治療病人的這一服務過程除了依賴現(xiàn)代化的醫(yī)療儀器設備，及醫(yī)護人員的知識、技能、經(jīng)驗等，同時需要消耗大量的庫存物資，如果任何一種物資不能按時、保質(zhì)保量地供應，就有可能影響醫(yī)護人員對病人診療工作的正常進行。因此，庫存物資成為醫(yī)院從事正常經(jīng)營管理活動必不可少的物質(zhì)條件，對它進行管理、監(jiān)督、控制顯得尤為重要。

但是在實際工作中，由于內(nèi)部控制缺乏嚴格的管理制度和科學的管理方法，沒有明確的崗位職責，預算管理薄弱，內(nèi)部監(jiān)督不到位等，致使庫存物資管理權(quán)責不分，業(yè)務工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)得不到有效控制，內(nèi)部牽制無法真正的落實，物資流失、浪費時有發(fā)生。因此，如何加強庫存物資的內(nèi)部控制，是醫(yī)院每一位管理者、普通員工必須重視的問題。

一、醫(yī)院庫存物資內(nèi)部控制中存在的問題

1、內(nèi)部控制制度不完善

沒有建立一整套完整而有效的內(nèi)部控制管理制度和科學的管理方法，造成工作無據(jù)可依，無章可循，崗位職責不清的情況。僅僅是因工作需要而制定了一些與內(nèi)部控制制度相關(guān)的文件或辦法，也沒有真正執(zhí)行起來，使其落實到實際工作中。有時在工作中遇到具體業(yè)務時，管理人員往往強調(diào)“工作為重，病房為先”而不按有關(guān)規(guī)定程序辦理，致使內(nèi)部控制制度形同虛設，不能發(fā)揮其真正作用。

2、內(nèi)部牽制落實情況不佳

內(nèi)部控制主要是醫(yī)院內(nèi)部利用不同崗位、不同職務的工作人員，在辦理具體業(yè)務時互相制約、互相監(jiān)督經(jīng)濟活動的全過程，以達到牽制、控制的目的。但是在實際工作中，由于缺乏嚴格的內(nèi)部控制管理制度和明確的崗位職責，致使工作中權(quán)責不清，內(nèi)部控制相互制約、相互牽制等落實不到實處。如沒有將一些不相容的職務進行分離，存在經(jīng)濟業(yè)務的決策與執(zhí)行，物資采購的授權(quán)批準與業(yè)務經(jīng)辦，詢價定價與確定供應商等違規(guī)現(xiàn)象時有發(fā)生。

3、缺乏預算管理控制

醫(yī)院的預算是為達到醫(yī)院的既定目標，而對醫(yī)院的業(yè)務編制預算或計劃。醫(yī)院每年都會做年度預算，但是一般都是針對大項目，比較粗化，沒有制定出醫(yī)院各個部門、各個崗位、各個項目的具體預算金額。預算管理薄弱，容易使費用支出失去控制，使預算編制和執(zhí)行各行其是。因特殊情況而需要超過預算支出時，也沒有按照規(guī)定程序進行審批后才進行支付，而是直接操作，讓預算管理流于形式。沒有建立預算執(zhí)行的有效激勵機制，讓職工產(chǎn)生“事不關(guān)己”的心態(tài)。

4、資產(chǎn)的安全性不高

資產(chǎn)安全是醫(yī)院內(nèi)部控制的目標之一。但是由于庫存物資的流動性，使其安全完整不容易保障。在實際工作中，庫存物資結(jié)賬不及時，容易造成物資記錄滯后；由于各種原因不能實現(xiàn)對庫存物資定期的盤點，造成無法賬實核對，其出現(xiàn)的問題難以及時發(fā)現(xiàn)；對長期不用并已經(jīng)破損或是已過使用期限的庫存物資沒有進行及時處理，致使資產(chǎn)不清，賬實不符；醫(yī)院很少為其財產(chǎn)物資購買保險，特別是貴重物品，遇到意外事故時不能實現(xiàn)財產(chǎn)保全，挽回部分損失。

5、沒有全程跟蹤的內(nèi)部監(jiān)督機制

實施內(nèi)部控制的重要保證是實行內(nèi)部監(jiān)督。在實際工作中，對于物資采購等事前環(huán)節(jié)，內(nèi)部審計、監(jiān)察、財務部門會全程參與；但是在事中庫存物資的入庫、領(lǐng)用等管理檢查，事后物資被相關(guān)部門領(lǐng)用后的使用情況就沒有監(jiān)督部門進行監(jiān)控。例如，科室領(lǐng)用一批金額較大、數(shù)量較多的物資后，是否物盡其用，是否有浪費情況，是否有“用公家物，肥私人庫”的現(xiàn)象，物資的去向如何，這些都沒人監(jiān)管。

二、醫(yī)院庫存物資內(nèi)部控制問題的原因分析

1、重視內(nèi)部控制的程度不夠

醫(yī)院特別是公立醫(yī)院作為事業(yè)單位，因其公益性、常規(guī)性、突發(fā)性等服務特點使其具有自身的特殊性。雖然市場經(jīng)濟體制已運行多年，但醫(yī)院并沒有完全市場化，計劃經(jīng)濟的影響力還在；同時醫(yī)院管理層多為醫(yī)療一線的工作人員，對于市場經(jīng)濟的意識比較淡薄，致使醫(yī)院從上到下主要關(guān)心的是醫(yī)療安全、醫(yī)療服務及經(jīng)濟效益等方面的問題，并未意識到醫(yī)院內(nèi)部控制的重要性。

2、崗位權(quán)責不明確

沒有建立明確的崗位責任制，職責、權(quán)限無法分清；有部分工作崗位設置得不合理，難以實現(xiàn)內(nèi)部牽制。在具體的工作中，沒有將責任落實到個人，致使發(fā)生問題時，找不到責任人，甚至出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象。沒有嚴格的崗位考核和獎懲制度，做好做壞一個樣，庫存物資浪費、流失也沒有相應的處罰，調(diào)動不起職工的積極性。

3、業(yè)務流程不清

沒有制定清晰明了的業(yè)務工作流程，各個部門辦理業(yè)務時不知從何做起，浪費了時間和精力還不能辦好事情。業(yè)務流程不清，使庫存物資相關(guān)崗位的工作人員在工作時不知如何操作，對實物資產(chǎn)采購、入庫、領(lǐng)用、保管等關(guān)鍵環(huán)節(jié)無法實行有效監(jiān)控。

4、部門間溝通不順暢

部門間沒有進行有效的溝通協(xié)調(diào)，對于工作中需要的物資，不按規(guī)定程序向主管部門申請、詢問，而是各自按自己的需要采買，容易造成工作中各自為政，采購失控等情況的發(fā)生，導致庫存物資浪費嚴重的現(xiàn)象。如醫(yī)療部門需要印刷工作表格，卻沒有向主管部門申請或向庫房詢問是否有存貨，就自行印制，等貨到達后卻發(fā)現(xiàn)庫房有存貨，造成浪費情況。

三、完善醫(yī)院庫存物資內(nèi)部控制的措施

1、建立健全合理有效的內(nèi)部控制制度

依據(jù)國家的政策、財經(jīng)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院自己的實際情況，建立健全合理有效的內(nèi)部控制制度。通過一整套具體、詳細、科學的操作規(guī)范和程序來約束和控制醫(yī)院各個經(jīng)濟事項和各個環(huán)節(jié)工作人員的行為。要把科學、合理的內(nèi)部控制作為一種醫(yī)院文化滲透到醫(yī)院的經(jīng)營管理活動中，讓醫(yī)院每一職工都了解內(nèi)部控制，并自覺遵守、實行內(nèi)部控制的規(guī)定，有助于從源頭上控制腐敗，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理能力。

2、明確崗位職責，加強對庫存物資的業(yè)務流程管理

科學地設置工作崗位，建立庫存物資管理的崗位責任制，明確相關(guān)崗位的職責權(quán)限，將責任落實到個人，確保辦理庫存物資業(yè)務的過程中事事有人負責，內(nèi)部牽制制度能具體落實。對物資的采購、入庫、領(lǐng)用、發(fā)出、盤點、處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行有效地控制和監(jiān)督，防止庫存物資流失。物資采購，要嚴格按規(guī)定的程序，進行計劃采購，并保證質(zhì)量，滿足需要；物資的領(lǐng)用應根據(jù)實際情況制定合理的定額，經(jīng)過適當?shù)膶彶榕鷾屎蟛拍茴I(lǐng)取；物資保管應對物資的質(zhì)量數(shù)量等進行嚴格檢查與驗收，保證物資符合采購的要求；定期對庫存物資進行檢查，加強物資的日常保管工作。

3、加強庫存物資的預算控制

預算控制的內(nèi)容存在于醫(yī)院經(jīng)營管理活動的全過程，庫存物資的預算是比較重要的一部分。對醫(yī)院的庫存物資編制詳細具體的計劃和預算，細化到科室、項目和崗位，同時該預算還必須有較強的科學性和可操作性，防止編制和執(zhí)行各行其是、各走其道的情況發(fā)生。對預算金額要進行嚴格地控制。有關(guān)庫存物資的支出要嚴格按批準后的預算金額執(zhí)行；對于預算外的支出或是臨時調(diào)整的支出，按審批權(quán)限批準后才能執(zhí)行。醫(yī)院要對庫存物資預算編制和執(zhí)行情況進行檢查，對預算執(zhí)行不好的要及時找出原因，并比較和分析后采取改進措施。

4、保障庫存物資的安全

資產(chǎn)安全完整是醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的物質(zhì)保證。醫(yī)院可以采取定期盤點，進行賬實核對；及時結(jié)賬，保證財產(chǎn)記錄的正確性和完整性；對貴重物品購買財產(chǎn)保險，避免物資損失的風險等措施，確保庫存物資的安全完整。定期盤點庫存物資，對發(fā)現(xiàn)的問題要查明原因并及時處理，做到賬實相符。庫存物資盤點時，審計等相關(guān)監(jiān)督部門要派人員到現(xiàn)場監(jiān)盤。

5、增強內(nèi)部審計的監(jiān)督作用

內(nèi)部控制的監(jiān)督過程中，內(nèi)部審計起著關(guān)鍵作用。內(nèi)部審計有助于醫(yī)院發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務、經(jīng)營管理中存在的問題，并及時采取措施，加以改正、完善。醫(yī)院的內(nèi)部審計在庫存物資的監(jiān)督檢查中，不僅要進行事前的物資采購監(jiān)督，事中的物資管理檢查監(jiān)督，還應對領(lǐng)用物資中金額多、數(shù)量多的進行事后監(jiān)督，防止國有財產(chǎn)的流失。同時可以設立專項監(jiān)督組，對經(jīng)濟業(yè)務中金額數(shù)量多的事項進行經(jīng)常性的核查，切實保護醫(yī)院財產(chǎn)物資的安全完整，避免物資的流失，增強內(nèi)部監(jiān)督的真正作用。

醫(yī)院作為一個特殊的經(jīng)濟實體，現(xiàn)在雖然沒有完全市場化，但是在目前市場經(jīng)濟大力發(fā)展的大環(huán)境下，遲早會與企業(yè)一樣在市場經(jīng)濟的浪潮中自行發(fā)展，并完全與市場接軌?，F(xiàn)階段醫(yī)療制度改革正在深化過程中，醫(yī)療市場的競爭將越演越烈，要想在市場競爭中保持良好的競爭優(yōu)勢，除了不斷增強市場經(jīng)濟的觀念和經(jīng)營管理意識，提高醫(yī)院自身的醫(yī)療服務水平和改善醫(yī)護人員服務態(tài)度外，更要加強醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)營管理，提高經(jīng)營效率，保護醫(yī)院財產(chǎn)的安全完整。

庫存物資作為醫(yī)院經(jīng)營管理中必不可少的物質(zhì)條件，不僅種類多，占用資金大，而且涉及多個部門、多個環(huán)節(jié)，貫穿于醫(yī)療服務的始終，因此成為內(nèi)部控制活動中比較復雜，又是必須進行的一種控制。建立健全科學合理的內(nèi)部控制制度，讓各項經(jīng)濟業(yè)務活動落于有效的控制體系當中；加強庫存物資的工作業(yè)務流程，明確崗位責任制，對各個環(huán)節(jié)進行有效控制；強化內(nèi)部審計的監(jiān)督作用，發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務中的漏洞，并及時加以改正和完善；采取有效的措施，保障庫存物資的安全完整。只有加強內(nèi)部控制，才能合理保證醫(yī)院經(jīng)營管理的合法合規(guī)，維護財產(chǎn)物資的安全，保證財務報告及相關(guān)信息真實完整，讓各種風險降到最低，提高醫(yī)院經(jīng)營效率和效益，促進醫(yī)院實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。

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