藍靜紅

（廣東廣播電視大學·廣東理工職業(yè)學院，廣東 廣州 510091）

試論高校學籍檔案管理工作的問題與建議

藍靜紅

（廣東廣播電視大學·廣東理工職業(yè)學院，廣東 廣州 510091）

學籍檔案管理是學生在校期間全過程情況的記載和控制，是高等學校教學管理的一個重要組成部分，完善高等學校檔案管理制度，對于提高教學與教育質量有著十分重要的意義。本文分析了高校學籍管理具有維護教學秩序、提高教學質量、確保檔案質量三大作用，針對當前高校學籍管理中存在的認識不到位、執(zhí)行不規(guī)范、信息缺共享等問題提出了具體的應對措施。

高等學校；學籍管理；規(guī)范化

建立健全學籍管理制度是確保高校學籍管理工作有序進行的前提條件。在當前高校管理制度改革的大環(huán)境中，建立健全學籍管理制度對提高高校管理工作效率具有一定的現實意義。

一、高校學籍檔案管理工作的重要作用

1．維護教學秩序

《廣東理工職業(yè)學院學生學籍管理規(guī)定》開宗明義，“為維護學校正常的教育教學秩序，加強學生學籍管理，依據教育部《普通高等學校學生管理規(guī)定》，結合學校實際，制定本規(guī)定。”這就明確了高校學籍管理的目的和意義，體現了學籍管理的規(guī)范制約功能，發(fā)揮高校學籍管理在維護教學秩序中的重要作用。學校的學籍管理制度明確地作出規(guī)定對學生作弊行為進行處罰、對學習成績優(yōu)秀進行獎勵、對創(chuàng)新的實踐進行支持。通過學籍管理制度來激發(fā)學生對學習的熱情，從而樹立學校良好的學風。高校學籍管理是建立與維護正常的教學秩序和樹立良好學風的重要條件。

2．提高教學質量

高校學籍管理具有導向激勵功能，對學生在行為規(guī)范、品行、學業(yè)、能力等方面提出了具體要求，體現學校辦學理念和人才培養(yǎng)目標，為提高教學質量提供了重要保證。學籍管理規(guī)定是學校教學活動的方向標，引導教學活動的有序進行，為學生成長創(chuàng)造良好的環(huán)境，也為學生明確努力的方向，規(guī)范學生的行為，在一定程度上確保了教學質量的提高和培養(yǎng)人才的素質。按照學籍管理規(guī)定，新生入學需符合國家招生政策和錄取條件，保證新生的政治、業(yè)務素質；在籍學生要完成教學計劃規(guī)定的全部課程，考核合格并通過鑒定者，才準予畢業(yè)并獲得國家承認學歷的畢業(yè)證書。對政治思想表現好、學業(yè)成績優(yōu)秀的學生，要給予表彰和獎勵；對違反校紀校規(guī)，或犯有錯誤的學生，要給予教育或處分。只有這樣，才能保證人才培養(yǎng)目標的實現，才能使培養(yǎng)的學生掌握本專業(yè)的基本理論、基本知識和基本技能，能熟練從事相應的專業(yè)技術工作和管理工作。因此，高校學籍管理是促進教學質量提高的重要保證。

3．確保檔案質量

高校學籍管理為學校頒發(fā)學歷證書提供重要的憑據。學籍管理是從學生被錄取到學生畢業(yè)離校前的全過程管理。在這個過程中，學生的德智體等各方面的表現在學籍檔案中均有記載。學校根據學籍管理規(guī)定和學生學籍檔案記錄，對畢業(yè)學生的學業(yè)成績和表現嚴格審查后，對符合畢業(yè)條件者頒發(fā)畢業(yè)證書，國家承認其學歷。畢業(yè)學員的待遇、使用、晉級、職稱評審等一系列的政策執(zhí)行才有可靠的憑證。[1]嚴格的學籍管理，能原始、準確、客觀記載學生在校過程的表現，包括學生的成績與考核，升、留、降、轉學、休學、復學、退學，報到與注冊，考勤與紀律，獎勵與處分等。為檔案管理提供了真實和原始的材料，確保了學籍檔案的質量。

二、學籍檔案管理工作中普遍存在的問題

1．認識不到位

自高校擴招以來，大學教育由精英教育向大眾教育轉變，大學生工作由政府分配向自主擇業(yè)轉變，因而現在的大學生就業(yè)走向市場化，由市場調節(jié)和檢驗。而市場主體如企業(yè)更看重的是大學生的品行和素質，而不注重學校的評價。在這樣的指揮棒之下，多數學校把工作重心放在招生、就業(yè)以及教學質量等工作上，努力提高學生的素質，提高學生的市場競爭力；而學生方面也更注意技能的培育，努力提高自身的就業(yè)競爭力。因而不管是學校還是學生，對學籍檔案工作沒有引起足夠的重視。一是領導重視不夠。學籍檔案作用的發(fā)揮往往是潛在的、隱性的、滯后的，而加強對學籍檔案的管理又是需要投入的，投入與回報不可能“立竿見影”，因此也容易被領導忽視。二是檔案管理者重視不夠。由于檔案工作未引起領導足夠的重視，因而學校在對待學籍檔案工作方面必然配套跟不上，比如檔案辦公設備陳舊、場地面積不足、缺少專項業(yè)務經費和專職的檔案管理人員等，加上管理者本身也不能正確認識和認真對待。三是學生重視不夠。學生為應付競爭激烈的就業(yè)市場，往往集中精力于各種考證和考試，對學籍檔案了解不足、甚至認為可有可無，因而也對各種涉及檔案的東西沒有認真對待，導致原始學籍檔案不規(guī)范、不清晰、不齊全等情況。

2．執(zhí)行不規(guī)范

2005年實施的《普通高等學校學生管理規(guī)定》第三章專門就學籍管理作了具體的規(guī)定，這是高校學生學籍管理的基本規(guī)范，各高校也據此制訂了學生學籍管理規(guī)定。這就是當前高校學籍管理制度，因而學籍管理工作基本能做到有章可循。但現實的情況是，一是檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定且整體素質不高，影響制度執(zhí)行的規(guī)范性。由于認識上的原因，檔案管理部門往往不受重視，處于從屬地位，各院系基本沒有專職學生檔案管理人員，而且更換較為頻繁，這就不難看出具體工作可能出現的缺乏專業(yè)性、規(guī)范性和連續(xù)性等問題，制度執(zhí)行可能出現折扣。二是學籍管理工作者主觀性太強，影響制度執(zhí)行的嚴肅性。這主要是因為學籍管理制度不健全，措施不得力，異動處理不嚴謹，學生信息處理收集不及時、不全面等。所以在學籍的管理的過程中，特別是異動處理，經常有“領導”的影子出現，不夠規(guī)范。由于新生在入學的時候，專業(yè)選擇不夠理想，要改專業(yè)的時候就需要學籍異動處理。由于學籍管理工作不夠規(guī)范，導致學籍異動里面充滿人為的主觀性和隨意性。而學籍異動檔案的管理更是無章可循，都是根據主管領導的要求去做，隨意性太強。有些教學單位對學籍檔案的保管不重視，缺乏學籍檔案管理的意識，有的學院甚至紙質的與電子的材料均不保留，有問題就推到院校的教務部門，權責不清，管理混亂。在目前高校學籍管理的人員中，有很多管理者的年齡偏大，很多都不能熟練地掌握計算機的操作、沒有辦法掌握到科學的學籍管理辦法。導致這些人在管理上有心無力，根據自己的主觀思想去進行學籍管理工作，而不是規(guī)范地按照學籍管理制度去做。

3．信息缺共享

隨著信息技術的發(fā)展，學校與部門、部門與部門之間的學籍信息共享變得容易了，然而現實的情況并非如此。一是早期檔案管理缺乏信息條件和意識，影響到現今信息的建設與共享。大多數高校在早期的學籍信息建設過程中缺乏統一的規(guī)劃和部署，各行政部門和教學單位在信息化建設方面自成一體，同時各自的管理制度和標準也不統一，這就形成了信息孤島，給在全校范圍內數據的整合和共享帶來了困難。目前很多高校也針對這一個問題提出解決方法，比如建立學校的學籍信息庫，但是很多高校只是簡單地把學生入學的相關信息輸入，并沒有完善學籍信息庫，使院系之間的學籍的共享還處在學生入學的時候。二是檔案信息儲存分散、各錄入部門缺乏溝通。目前高校檔案管理出現多頭管理的狀況，多數情況是學校教務處負責學習成績和學籍變動的記載，學生工作處負責學生的獎懲情況，各系輔導員負責學生每學期參與素素拓展等活動后的鑒定材料，這樣也就形成多頭管理。而且各院系在記錄學生的學籍信息的時候，也不盡相同，沒有統一的格式和規(guī)范，記載的內容也各不相同，無法統一，影響學籍信息庫的建設和共享。三是學籍信息化程度還有待提高。完整的學生學籍信息還在各院系紙質檔案上，未能實現電子化，造成當前信息內容不夠完整，更不用談共享了。

三、進一步完善高校學籍管理工作的建議

1．強化檔案意識，提高學籍管理在人才培養(yǎng)中的地位

學籍檔案管理工作是高校管理的重要組成部分，在人才培養(yǎng)中具有重要的作用，學籍檔案的質量直接反映了學校的管理水平。其實，在人才培養(yǎng)質量評估的指標體系中，在專家的現實核查中，原始檔案記錄是必不可少的，也是最關鍵的方面，可見其重要性。因此，我們要強化檔案意識，一是領導要重視。領導重視是學籍檔案規(guī)范化管理的關鍵，領導重視了，學籍管理者的積極性就高了，很多事情就容易了、好辦了、規(guī)范了。二是檔案工作人員要重視。檔案工作人員要擯棄地位低微的傳統觀念，提高對檔案重要性的認識，增強職業(yè)成就感，以高度的責任心投身到這份“默默無聞”的工作中去。

2．加強業(yè)務培訓，提高學籍檔案管理隊伍素質

學籍管理人員政治素質和業(yè)務水平直接影響到學校學籍管理的質量。要提高學籍檔案管理人員政治素質和業(yè)務水平必須做到以下三點：一是要加強對學籍管理人員的思想培訓，使他們工作態(tài)度能夠端正并且有良好的職業(yè)道德，從而提高學籍管理人員的思想覺悟和工作效率。二是要注重學籍管理人員的業(yè)務培訓。要不定期地組織學籍管理人員外出學習和召開專題研討會，鼓勵相關人員進行在職或者脫產進修。確保專業(yè)人才不流失，保證學籍管理隊伍的專業(yè)性。特別是適應現代信息社會，更應重視現代信息技術和科學管理方法的培訓，加強信息技能訓練，以適應現代網絡化、信息化技術對管理人員的要求。三是要建立行之有效的激勵機制。學籍工作人員的工作態(tài)度和留住專業(yè)人才都需要物質的保障，有效的激勵機制可以讓學籍工作人員提高工作積極性，從而確保學籍工作人員的政治素質和業(yè)務水平，這就要求建立相應的激勵、約束、評價機制，充分調動學籍檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

3．完善管理制度，規(guī)范學籍檔案管理行為

學籍檔案管理要做到規(guī)范化，必須有嚴謹、科學、配套的學籍檔案管理制度和工作規(guī)范，這也是有序、有效開展學籍檔案管理的可靠保證。職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循、有據可依、照章辦事。學籍管理規(guī)定每個學校都有，主要問題是制度的完善性和執(zhí)行的規(guī)范性。這里重點強調兩方面的設想，一是建立學籍管理工作者的工作章程。目前學籍管理工作的隨意性很強，建立起一個有效的工作章程，就可以讓使工作有章可循，也從制度上限制了歪風，樹立了良好的風氣。各院系實施其具體管理過程，使學籍管理工作程序化，規(guī)范化。加強全校的統一協調管理，可使大家工作起來配合默契，有章可循，并能杜絕互相扯皮、推諉、隱情不報及對問題處理起來輕重不一的現象。結合各校在管理中的經驗、教訓，并借鑒兄弟院校的管理經驗，制訂和修訂相關學籍管理制度，努力使學籍管理更加科學、規(guī)范、適應時代要求。[2]二是建立一個全校性的學籍管理部門。建立全校性的學籍管理部門既可以有效地管理各院系的學籍工作者，也可以加強各個院系學籍方面的交流，使全校的學籍管理得到進一步的統一。建立全校性的學籍管理部門主要是為了方便管理，首先，一項措施制定時，要讓各系（部）共同參與，這樣可以提高其貫徹執(zhí)行規(guī)章制度的主動性和自覺性。其次，在目標管理中充分體現學籍管理工作，責任到系、到人，避免相互扯皮、推諉。最后，建立約束機制，哪個部門出了問題追究哪個部門的責任。[3]全校性的學籍管理部門有效地進行學籍管理，從而降低學籍管理的成本。

4．建立學籍信息庫，共建共享學籍檔案資源

建立和完善學籍信息庫有利于學校各個部門之間的學籍信息共享和統一，方便學籍管理。完善學籍信息庫，一是學校要在人力和財力方面加大投入。學籍管理部門要增加計算機專業(yè)人員，提高信息化管理水平。高校學籍信息更新不及時主要是因為人力有限和技術水平跟不上，這是當務之急。二是要規(guī)范各院系的學籍信息內容。目前很多院系的學籍信息內容填寫各不相同，要匯總輸入信息庫的時候很難操作，所以有必要由院校學籍管理部門統一規(guī)范表格、內容。三是院系的學籍管理工作者要及時上報學生的學籍信息。信息庫的信息最終來源于院系的學生學籍信息，所以及時上報是很重要的。三是科學選擇分類方法，準確地對檔案信息進行歸類。建立網絡版學籍檔案對學籍檔案的有序整理、對日后的檢索利用都有意義，而且在一定程度上減輕了檔案管理人員的工作量。建立學籍信息庫主要是通過計算機的管理系統，快捷方便，但是一旦計算機發(fā)生故障，就很容易丟失數據。因此，應該留有紙質備份，經常核對并添加新增信息。

學籍檔案管理工作是一項具體細致而又繁雜的工作，要求檔案管理人員具有極大的耐心和責任心。為此，學籍檔案管理部門及工作人員應在學習和實踐中不斷積累、不斷總結、不斷發(fā)現新問題，關注和掌握新技術和新手段，探索新規(guī)律，保持高度敬業(yè)精神，始終把握學籍管理為育人服務的方向，發(fā)揮學籍管理工作在高校人才培養(yǎng)中的積極作用。

[1] 王伯杰，何俐. 簡論高校學籍管理中的電子注冊制度[J]. 四川文理學院報，2011，（1）.

[2] 蔣雨. 高職院校學籍管理之我見[J]. 才智，2010，（19）.

[3] 焦春紅，陳成志. 高職院校走出學籍管理誤區(qū)的對策[J]. 職業(yè)時空，2009，（8）.

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2012-03-16