陳一紅，盧世標(biāo)

（欽州學(xué)院 院長辦公室，廣西 欽州535000）

新建院校多由師專、教院、電大、中師等合并升格而成，地處地級市，投資主體是高校所在地政府，也稱地方院校，在自身不斷走向成熟、壯大的同時(shí)，也為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展作出了貢獻(xiàn)。但在一些新建地方院校，檔案工作整體水平不容樂觀，要盡快提高檔案管理質(zhì)量，使檔案工作正常運(yùn)行，檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化建設(shè)就顯得尤為必要。本文以這些新建院校的檔案工作為視角，探討新建院校檔案管理在規(guī)范建設(shè)中遇到的問題和解決的方法、策略，使檔案資源更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作，服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)。

一、檔案規(guī)范化建設(shè)中遇到的問題

檔案規(guī)范建設(shè)的重點(diǎn)要圍繞通過在學(xué)校進(jìn)行檔案宣傳教育與建立健全各項(xiàng)檔案管理制度等工作來進(jìn)行，總體來看，新建院校的檔案管理一般都存在以下問題：

（一）檔案意識(shí)薄弱，歷史責(zé)任感不強(qiáng)

檔案意識(shí)是人們主觀上對檔案和檔案工作的了解程度和認(rèn)識(shí)水平。在不少地方院校，干部的檔案法制觀念較為淡薄，仍用傳統(tǒng)的思維、短淺的目光看待檔案工作，師生員工整體缺乏檔案意識(shí)，缺少適于開展檔案工作的良好氣氛。校內(nèi)各立卷部門在平時(shí)的工作中，許多具有保存價(jià)值的、重要的文件材料都零散四放，不注意收集、保管、整理、歸檔，導(dǎo)致向?qū)W校移交歸檔的材料不齊全、檔案整理不規(guī)范等后果。此外，檔案意識(shí)的薄弱還表現(xiàn)在這些新建院校在轉(zhuǎn)型時(shí)期，校內(nèi)新頒布的相關(guān)管理制度得不到規(guī)范的執(zhí)行，在實(shí)際業(yè)務(wù)中難以創(chuàng)出新局面。

（二）檔案管理制度不健全、體制不合理

新建地方院校普遍存在檔案管理制度不健全的情況。由于檔案工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)制不完善，不少專職檔案員身兼數(shù)職，兼職檔案員更是經(jīng)常變動(dòng)，人員不穩(wěn)定，致使文件材料的收集被動(dòng)，整理工作不到位，歸檔不齊全；專職人員在檔案業(yè)務(wù)工作中缺乏科學(xué)、合理的規(guī)范操作，質(zhì)量難上層次。在管理機(jī)制方面，沒有形成檔案管理工作的良性循環(huán)和長效機(jī)制，難以保障檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)工作的順利開展，影響了檔案資源的開發(fā)和利用，妨礙了檔案工作質(zhì)量的提高。

（三）檔案載體和形式單一，庫藏結(jié)構(gòu)不合理，存藏環(huán)境亟待優(yōu)化

地方院校檔案的載體和形式主要是紙質(zhì)材料。檔案館藏在結(jié)構(gòu)上一般都存在不均衡、不合理的現(xiàn)象：黨政類的文書檔案多，設(shè)備、聲像、照片等類別的檔案少；紅頭文件多，業(yè)務(wù)檔案少；實(shí)物檔案缺乏科學(xué)存放、保管等。此外，多數(shù)新建院校的檔案用房面積有限，檔案庫房建設(shè)不到位，不能達(dá)到基本要求；有些學(xué)校的檔案庫房對已到保管期限的檔案沒有進(jìn)行鑒定與銷毀，庫藏未能優(yōu)化；在不少新建院校，庫房所需的很多基礎(chǔ)設(shè)施不齊全，例如相應(yīng)的防火、防塵、防濕等設(shè)備及保護(hù)檔案的消毒設(shè)施等未能配置，整體來看，檔案的存儲(chǔ)環(huán)境存在不少問題。

（四）檔案信息化設(shè)施欠缺，檔案管理數(shù)字化建設(shè)落后

在不少新建院校，由于受資金限制等客觀因素的影響，檔案基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)備配備不全，大多數(shù)院校雖然具有微機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備，但普遍缺乏開展聲像檔案工作所需的技術(shù)設(shè)備，如獨(dú)立設(shè)置的服務(wù)器、機(jī)房等；此外，用于網(wǎng)絡(luò)化檔案管理和服務(wù)平臺(tái)的網(wǎng)頁或網(wǎng)站也沒有建立；在檔案管理和檢索方面，許多新建院校尚未實(shí)現(xiàn)電子文件全文管理和檢索，僅實(shí)現(xiàn)了檔案目錄級管理和檢索，少數(shù)學(xué)校的早期檔案和非紙質(zhì)檔案目錄信息尚未錄入完結(jié)。檔案部門無法對學(xué)校各院（系）、部門所產(chǎn)生的教學(xué)、科研、管理等方面的大量電子信息進(jìn)行在線歸檔，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

（五）檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)偏低

地方院校檔案干部隊(duì)伍整體力量較弱，結(jié)構(gòu)不夠合理。存在女性多、非檔案專業(yè)學(xué)歷人員多、中老年人多，高學(xué)歷、高職稱、檔案專業(yè)人員少的“三多三少”現(xiàn)象［1］。許多高校復(fù)合型素質(zhì)的專職檔案管理人才奇缺，在不少地方院校，由于缺少一個(gè)良性的考核管理機(jī)制等因素，各部門的兼職檔案人員多數(shù)身兼數(shù)職，輪換頗繁，流動(dòng)性大，缺乏檔案業(yè)務(wù)需要的知識(shí)。

三、做好檔案規(guī)范化建設(shè)的辦法與途徑

（一）進(jìn)行多種形式的檔案宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)檔案意識(shí)和依法治檔思想

檔案意識(shí)是檔案工作能否順利開展的基礎(chǔ)，是檔案事業(yè)發(fā)展的基石。在地方院校，要改變學(xué)校群體檔案意識(shí)薄弱的現(xiàn)狀，必須充分利用校內(nèi)外宣傳媒體，大力宣傳檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中的價(jià)值和作用，讓各級領(lǐng)導(dǎo)和師生改變對檔案工作的偏見，提高對高校檔案工作的認(rèn)識(shí)水平。在平時(shí)的宣傳教育中，多想辦法，拓寬渠道，深入強(qiáng)化檔案意識(shí)?？梢越n案工作網(wǎng)頁，通過發(fā)布條例、文件或相關(guān)的動(dòng)態(tài)信息等供大家學(xué)習(xí)；或通過廣播、報(bào)刊媒體、黑板報(bào)、測試卷、檔案展覽、主題活動(dòng)等形式，進(jìn)行檔案的宣傳與教育工作；還可以充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的快捷溝通方式——QQ群，進(jìn)行檔案教育宣傳。

（二）理順管理體制，建立健全檔案管理制度

為盡快做好檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，升本后，地方院校應(yīng)及時(shí)理順檔案管理體制。第一，根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，建立學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)，明確學(xué)校主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，建立學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，以利于工作的開展與落實(shí)；第二，根據(jù)本校的實(shí)際情況，建立健全學(xué)校檔案管理機(jī)制，公布各檔案形成單位的兼職檔案員，形成專兼職檔案管理人員結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)；第三，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，實(shí)行部門立卷制度、平時(shí)預(yù)立卷制度和教學(xué)檔案的“三納入”、“四同步”制度；第四，將檔案工作納入學(xué)校的整體工作，把檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)成為學(xué)校的檔案信息保管基地和檔案信息資源開發(fā)利用中心［2］，積極謀取和促進(jìn)上級部門建立完善檢查（督查）、評比、評估、評級和有關(guān)高校檔案行政制度。

此外，要實(shí)行規(guī)范管理，建立健全檔案管理制度是必不可少的一項(xiàng)工作，是做好檔案工作的基本條件。在新建院校的轉(zhuǎn)型時(shí)期，需要?dú)w檔的文件材料較多，內(nèi)容也較為復(fù)雜，因此，建立健全相關(guān)的管理工作制度，在業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行統(tǒng)一，使合并后院校的檔案工作盡快走上科學(xué)、規(guī)范的運(yùn)行軌道，顯得尤為必要。一是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國教育部27號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)檔案法令，針對本校檔案工作的具體情況制定或修改檔案工作管理辦法；二是為了讓檔案案卷形成的全過程都能做到有章可循，要對原有的業(yè)務(wù)管理制度及時(shí)修訂和補(bǔ)充。例如根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定出本校的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及歸檔范圍；為了在具體的檔案業(yè)務(wù)中使檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化，要制定相關(guān)規(guī)章制度，例如文件材料的收集與歸檔辦法、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案庫房管理制度等。這些制度及工作規(guī)范是學(xué)校新的檔案管理體系科學(xué)、合理、有序運(yùn)行的基本保障，可以使新的檔案管理體系得到應(yīng)有的導(dǎo)向和約束［3］。

（三）積極進(jìn)行檔案資源體系建設(shè)，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

檔案資源建設(shè)要求檔案館員必須認(rèn)真履行職能，為檔案資源的可持續(xù)發(fā)展積極創(chuàng)造條件。一是對高校各學(xué)院（系、部）各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，二是依法對全校各門類檔案集中統(tǒng)一地進(jìn)行管理和利用。這兩種職能對高校檔案部門開展檔案資源建設(shè)工作、發(fā)展檔案事業(yè)有著積極的作用。與此同時(shí)，在強(qiáng)化全校師生員工的檔案意識(shí)基礎(chǔ)上，要根據(jù)各院校的實(shí)際情況，明確和細(xì)化高校各門類和各部門檔案材料的歸檔范圍及保管期限，并通過行政手段或部門年度工作定量考核等相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，在監(jiān)督中進(jìn)行指導(dǎo)，在指導(dǎo)中進(jìn)行監(jiān)督［4］，建立健全檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)等一系列有利于檔案收集完整齊全的制度。

（四）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

檔案數(shù)字化建設(shè)是規(guī)范檔案工作的組成部分，新建院校要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，第一，要將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校整體工作規(guī)劃，與學(xué)校的其他工作同步發(fā)展；第二，檔案機(jī)構(gòu)必須要有進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理所需要的硬件設(shè)備投入；第三，利用先進(jìn)的檔案技術(shù)設(shè)備，積極構(gòu)建檔案資源信息建設(shè)平臺(tái)，用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對庫存的紙制檔案、照片檔案、錄音、錄像等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，使高校數(shù)字檔案信息資源庫真正成為高校檔案資料存儲(chǔ)的中心和檔案資料處理中心；第四，通過接收電子檔案，對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫存和多媒體數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息采集實(shí)時(shí)化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化等檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

（五）提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)，提升檔案管理質(zhì)量

新建院校必須重視投入資金，引進(jìn)人才，積極改變新建院校檔案隊(duì)伍中文化知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)思想不深，缺乏創(chuàng)新精神的局面。首先，各部門必須配備穩(wěn)定的兼職檔案員，并對兼職檔案員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；其次，在創(chuàng)造條件引進(jìn)復(fù)合型檔案專業(yè)人才的同時(shí)，對原有的、業(yè)務(wù)理論水平欠缺的專職檔案人員進(jìn)行理論知識(shí)教育，熟悉各種現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能；再次，加強(qiáng)檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育等 ；最后，注重對專業(yè)人員的培訓(xùn)，適當(dāng)培養(yǎng)他們協(xié)調(diào)人際關(guān)系的能力，減少檔案工作的阻力。這樣，才能真正把檔案崗位培訓(xùn)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的軌道。另外，如果能在每個(gè)省份都設(shè)置檔案學(xué)高等教育基地，地方院校檔案規(guī)范化工作就可以和這些檔案學(xué)高等教育基地取得聯(lián)系，一方面給學(xué)生提供了一個(gè)實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，另一方面也可以對社會(huì)資源進(jìn)行合理配置。

當(dāng)前，新建地方院校還是處在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的轉(zhuǎn)型時(shí)期，打造規(guī)范的檔案管理工作體系，構(gòu)建運(yùn)轉(zhuǎn)良好的檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)，是高校檔案工作者面臨的迫切任務(wù)，地方院校檔案工作在面臨發(fā)展的大好機(jī)遇的同時(shí)，也面對著諸多的挑戰(zhàn)，只要理清工作思路，就一定能把檔案工作做好。

［1］ 李殷青，丘如華，黃華春．廣西高校檔案工作現(xiàn)狀分析及發(fā)展對策研究［J］．高教論壇，2009，（9）：123－126．

［2］ 宋蘇榮．新建地方院校檔案工作在評估整改中面臨的問題與對策［J］．內(nèi)江師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，（5）：92－94．

［3］ 譚磊．高校合并后檔案管理工作面臨的問題及對策［J］．文教資料，2006，（9）：35－36．

［4］ 姜萍．高校檔案資源建設(shè)的思考［J］．中國檔案，2010，（10）：50－51．