中鐵物資集團(tuán)西南有限公司 龔靜

企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)在一定條件下，為進(jìn)行正常的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，針對(duì)生產(chǎn)過程中所需的生產(chǎn)材料、設(shè)備等物資從供應(yīng)市場(chǎng)購(gòu)得，成為企業(yè)的生產(chǎn)資源，進(jìn)而滿足企業(yè)自身需求的活動(dòng)。企業(yè)采購(gòu)物資是企業(yè)開展生產(chǎn)的第一環(huán)節(jié)，企業(yè)的戰(zhàn)略采購(gòu)、日常采購(gòu)都是在表達(dá)企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)能力，是企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的重要表現(xiàn)。

企業(yè)開展物資采購(gòu)活動(dòng)主要按照以下程序進(jìn)行，編制采購(gòu)物資預(yù)算、制定采購(gòu)計(jì)劃、申請(qǐng)采購(gòu)批示、選取物資供應(yīng)商、查詢物資價(jià)格、簽訂采購(gòu)合同、進(jìn)行物資采購(gòu)、物資檢驗(yàn)入庫(kù)、支付物資貨款、進(jìn)行會(huì)計(jì)處理等程序。由于采購(gòu)物資程序復(fù)雜，環(huán)節(jié)多，所以在進(jìn)行物資采購(gòu)的過程中極易產(chǎn)生采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，只有正確地分析采購(gòu)物資程序中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，才能做好采購(gòu)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的控制，有效管理物資采購(gòu)，提升物資采購(gòu)的采購(gòu)質(zhì)量和降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)健康進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)提供保障。

一、企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)中的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)類別

加強(qiáng)對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)的全過程管理與監(jiān)督，提升采購(gòu)物資的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)物資的質(zhì)量水平，進(jìn)而使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到增加。

(一)采購(gòu)物資管理的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)采購(gòu)物資的管理風(fēng)險(xiǎn)主要是由于企業(yè)的管理體系不健全造成的。具體地說，主要有以下原因，企業(yè)管理的制度和措施不完善；企業(yè)的采購(gòu)行為違反了相關(guān)的法律規(guī)定；企業(yè)的采購(gòu)行為不受約束等原因。而采購(gòu)管理的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為不公示采購(gòu)物資的信息；不執(zhí)行合理的物資采購(gòu)政策；采購(gòu)的程序有明顯疏漏；采購(gòu)物資的過程不公正；采購(gòu)合同的管理不標(biāo)準(zhǔn)等。

(二)編制采購(gòu)預(yù)算的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)的物資采購(gòu)部門編制的采購(gòu)預(yù)算的科學(xué)性和準(zhǔn)確性有欠缺，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)進(jìn)行物資采購(gòu)活動(dòng)時(shí)因?yàn)椴少?gòu)物資的數(shù)量、時(shí)間或質(zhì)量等出現(xiàn)與實(shí)際需求的偏差而產(chǎn)生會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)；由于供應(yīng)市場(chǎng)的隨時(shí)波動(dòng)，會(huì)影響采購(gòu)預(yù)算編制人員在編制采購(gòu)計(jì)劃的合理性與準(zhǔn)確性；采購(gòu)計(jì)劃編制的時(shí)間或手段不適當(dāng)，導(dǎo)致采購(gòu)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)；采購(gòu)預(yù)算預(yù)測(cè)量不恰當(dāng)，使企業(yè)的采購(gòu)物資過多或過少，造成企業(yè)資金浪費(fèi)或閑置；企業(yè)物資采購(gòu)部門沒有及時(shí)察覺采購(gòu)物資的價(jià)格波動(dòng)，或是物資的到貨時(shí)間、運(yùn)輸方式等預(yù)測(cè)得不準(zhǔn)確，產(chǎn)生采購(gòu)預(yù)算的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

(三)請(qǐng)求開展采購(gòu)的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)采購(gòu)物資部門或相關(guān)工作人員向企業(yè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求采購(gòu)，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不十分了企業(yè)的請(qǐng)購(gòu)制度，隨意指示，則可能由于企業(yè)的請(qǐng)購(gòu)制度和方法的不健全造成采購(gòu)回不必要的物資，增加企業(yè)的資金占用，影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

(四)選擇供應(yīng)商的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

正常進(jìn)行的企業(yè)采購(gòu)物資活動(dòng)是在要供應(yīng)市場(chǎng)對(duì)各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量和價(jià)格的比較，選取物美價(jià)廉的物資作為企業(yè)的采購(gòu)目標(biāo)。但在實(shí)際采購(gòu)時(shí)，可能因?yàn)槠髽I(yè)缺少考核供應(yīng)商的評(píng)價(jià)機(jī)制，而無法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)，從而可能導(dǎo)致選出了不適當(dāng)?shù)墓?yīng)商；供應(yīng)商的數(shù)量和供應(yīng)方式不正確；供應(yīng)商的招、投標(biāo)受到人為操縱；供應(yīng)商的物質(zhì)質(zhì)量不過關(guān)；供應(yīng)商的價(jià)格制定不合理；供應(yīng)商的違約職責(zé)設(shè)置不當(dāng)?shù)葘?dǎo)致企業(yè)采購(gòu)物資蒙受損失。

(五)物資價(jià)格浮動(dòng)的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)采購(gòu)物資價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生是由多方面原因?qū)е碌模皇俏镔Y供應(yīng)市場(chǎng)因?yàn)楦?jìng)爭(zhēng)致使物資的價(jià)格變得不確定，導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)不到所需物資而發(fā)生企業(yè)生產(chǎn)賠償風(fēng)險(xiǎn)；二是可能由于物資供應(yīng)的經(jīng)濟(jì)政策或是外力導(dǎo)致物資的價(jià)格發(fā)生；三是由于供應(yīng)商與某些企業(yè)的采購(gòu)人員一起操縱物資的投標(biāo)價(jià)格，謀取個(gè)人私利，致使企業(yè)物資采購(gòu)產(chǎn)生價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)；企業(yè)因?yàn)椴少?gòu)價(jià)格較低而大量采購(gòu)，但不長(zhǎng)時(shí)間物資跌價(jià)而使企業(yè)蒙受損失；依據(jù)企業(yè)調(diào)查供應(yīng)市場(chǎng)的信息不準(zhǔn)確，導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)產(chǎn)生價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。

(六)采購(gòu)合同產(chǎn)生的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)進(jìn)行物資采購(gòu)的合同風(fēng)險(xiǎn)是最常見的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，它主要因?yàn)楹贤旧淼牟煌晟圃斐?，主要原因表現(xiàn)為：企業(yè)采購(gòu)物資的合同條款闡述不清晰，容易造成誤解產(chǎn)生違約風(fēng)險(xiǎn)；企業(yè)采購(gòu)合同隨便簽訂，非常盲目；采購(gòu)合同的違約處罰程度不受重視，致使供應(yīng)商協(xié)約時(shí)無法維權(quán)；采購(gòu)合同沒有公證。

(七)物資驗(yàn)收入庫(kù)的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)把物資采購(gòu)回來進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)，這一過程可能產(chǎn)生人為因素導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。驗(yàn)收工作人員因?yàn)轵?yàn)收程序繁瑣、責(zé)任心不足，未能按照企業(yè)規(guī)定仔細(xì)審查物資數(shù)量、物資規(guī)格、物資質(zhì)量、物資價(jià)格等，人為簡(jiǎn)化驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)使得與采購(gòu)合同不符的物資也得以驗(yàn)收入庫(kù)，致使物資存在的各種問題無法凸顯。如物資質(zhì)量不過硬；物資的品種與合同不一致；物資的價(jià)格存在水分；物資發(fā)生短少等。而在會(huì)計(jì)方面的驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)則多表現(xiàn)為：付款審查不嚴(yán)格致使資金受損。

(八)物資結(jié)算發(fā)生的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

物資貨款支付是企業(yè)采購(gòu)物資的最后階段，物資款項(xiàng)支付必須依照企業(yè)規(guī)定嚴(yán)格操作。但由于企業(yè)自身制定的支付程序不健全、監(jiān)督機(jī)制不合理的情況下會(huì)造成錯(cuò)付、漏付；或者由企業(yè)的資金使用計(jì)劃編制不得當(dāng)、匯率發(fā)生變化、合同違規(guī)等原因產(chǎn)生結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)，這些會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)使企業(yè)承受不必要的網(wǎng)聊隱患。

二、企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)控制措施

(一)健全采購(gòu)物資管理的制度和體系

建立并健全企業(yè)的采購(gòu)物資管理制度，完善企業(yè)物資采購(gòu)體系，從制度和規(guī)章有效管理物資采購(gòu)，使采購(gòu)物資變得更加科學(xué)、更加規(guī)范。物資采購(gòu)管理制度內(nèi)容要包括管理物資、管理采購(gòu)、管理采購(gòu)招標(biāo)、管理采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商和物資質(zhì)量、入庫(kù)等各個(gè)環(huán)節(jié)。

(二)準(zhǔn)確編制物資采購(gòu)預(yù)算

編制物資采購(gòu)預(yù)算要準(zhǔn)備收集各部門的物資需求數(shù)量和種類，避免資金閑置，合理采購(gòu)物資。編制采購(gòu)預(yù)算要組織企業(yè)各個(gè)部門積極參加，初步編制后要逐一審核、仔細(xì)修訂，并且要提交企業(yè)會(huì)計(jì)人員核查，最后決策。采購(gòu)預(yù)算經(jīng)詳細(xì)分析，認(rèn)真核對(duì)采購(gòu)物資的名稱、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、到貨時(shí)間、付款方式、運(yùn)輸方法和違約責(zé)任等具體內(nèi)容，盡量避免產(chǎn)生遺漏。

(三)規(guī)范采購(gòu)物資請(qǐng)購(gòu)

企業(yè)在采購(gòu)物資前要派業(yè)務(wù)熟練的采購(gòu)人員走訪市場(chǎng)，確定貨源，增加采購(gòu)管理強(qiáng)度，增大經(jīng)濟(jì)效益。規(guī)范企業(yè)采購(gòu)物資請(qǐng)購(gòu)主要須做到：企業(yè)采購(gòu)部門要依照生產(chǎn)需要量，并且參照企業(yè)資金情況、采購(gòu)預(yù)算和實(shí)際物資等情況，請(qǐng)購(gòu)急需的物資，不能馬上投入使用的物資盡可能不采購(gòu)以節(jié)省資金和倉(cāng)儲(chǔ)；要定期查看物資情況，對(duì)于缺少的物資分類，急需的必須馬上請(qǐng)購(gòu)，以免影響企業(yè)生產(chǎn)；企業(yè)采購(gòu)必須統(tǒng)一進(jìn)行，采購(gòu)必須進(jìn)行審批；大金額采購(gòu)要經(jīng)過企業(yè)管理層同意方能進(jìn)行。

(四)準(zhǔn)確、公正評(píng)價(jià)供應(yīng)商

企業(yè)選取物資供應(yīng)商，必須經(jīng)過完整的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)定。企業(yè)評(píng)價(jià)供應(yīng)商要以物資的質(zhì)量和企業(yè)的戰(zhàn)略需求并重為準(zhǔn)，充分考慮物資供應(yīng)的穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)來選擇供應(yīng)商。建立完整的供應(yīng)商評(píng)價(jià)打分機(jī)制，從供應(yīng)商能否提供穩(wěn)定的貨源、保證貨源的質(zhì)量、供應(yīng)商是否正規(guī)、供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況、物資質(zhì)量、運(yùn)送方式和工作靈活度等個(gè)方面綜合評(píng)價(jià)，最終選取綜合比分最高的供應(yīng)商。

平時(shí)沒有采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，因?yàn)楣?yīng)商競(jìng)爭(zhēng)不斷加劇和升級(jí)，企業(yè)要適時(shí)管理供應(yīng)商。企業(yè)要定時(shí)考核各個(gè)供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)變化、合作動(dòng)機(jī)、物資質(zhì)量和價(jià)格、供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)環(huán)境等等，以便隨時(shí)剔除不合格的供應(yīng)商，選取更優(yōu)秀的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，消除企業(yè)采購(gòu)物資環(huán)節(jié)可能產(chǎn)生的問題。

(五)構(gòu)建穩(wěn)健的物資價(jià)格參照體系

企業(yè)采購(gòu)物資價(jià)格是物資質(zhì)量外的最重要的主導(dǎo)因素，企業(yè)采購(gòu)部門要學(xué)會(huì)綜合比較市場(chǎng)物資的價(jià)格，通過批量和單次采購(gòu)比較價(jià)格，適時(shí)采取價(jià)格談判，盡量綜合自身企業(yè)優(yōu)勢(shì)取得最佳性價(jià)比。企業(yè)要構(gòu)建穩(wěn)健的物資價(jià)格參照體系，時(shí)常在供應(yīng)市場(chǎng)更新企業(yè)價(jià)格體系的信息，然后進(jìn)行價(jià)格查詢、價(jià)格比較、價(jià)格審核及最后敲定價(jià)格，根據(jù)公開、公平的原則最企業(yè)爭(zhēng)取最優(yōu)的物資價(jià)格，并保證物資質(zhì)量。

(六)規(guī)范采購(gòu)合同管理

企業(yè)應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定制定采購(gòu)物資合同，盡可能規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。要加強(qiáng)物資采購(gòu)合同的管理，設(shè)立合同專人負(fù)責(zé)管理機(jī)制，做好采購(gòu)合同的信息整理工作，為企業(yè)下一步采購(gòu)提供參考。對(duì)于未簽約的合同，要大范圍考查合同的安全性與準(zhǔn)確性，避免合同詐騙；要保管好已簽約的物資采購(gòu)合同，依據(jù)合同管理機(jī)制要求及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況。要定期查看合同是否齊全、歸檔，按照結(jié)算到期合同，真實(shí)反映合同執(zhí)行情況。

(七)嚴(yán)格把關(guān)物資驗(yàn)收

企業(yè)要嚴(yán)格把關(guān)物資的驗(yàn)收入庫(kù)，可以依照企業(yè)實(shí)際情況設(shè)立一整套嚴(yán)格的、便于執(zhí)行和管理的驗(yàn)收制度，在制度中明確驗(yàn)收物資的方法，派遣專人或部門實(shí)施物資的驗(yàn)收入庫(kù)，并要填寫驗(yàn)收記錄。在驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)如果出現(xiàn)異常，必須及時(shí)通知企業(yè)，驗(yàn)收部門或人員要及時(shí)查明異常原因并做出處理。

在驗(yàn)收入庫(kù)過程當(dāng)中，若發(fā)現(xiàn)物資與合同規(guī)定的物資質(zhì)量不一致，必須阻止不合格物資入庫(kù)并及時(shí)與供應(yīng)商取得聯(lián)系，協(xié)同解決；要仔細(xì)審核合同中規(guī)定的交貨情況，在實(shí)際驗(yàn)收入庫(kù)過程中仔細(xì)核對(duì)，做好驗(yàn)收記錄工作；不合格物資也要做好記錄工作，以便于日后解決問題；驗(yàn)收人員要定期查看企業(yè)庫(kù)存，確定物資是否影響企業(yè)生產(chǎn)；要采取措施穩(wěn)定供應(yīng)商合作關(guān)系，減少物資驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

三、企業(yè)采購(gòu)物資活動(dòng)中的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)控制的創(chuàng)新舉措

(一)加強(qiáng)采購(gòu)人員的職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

企業(yè)必須完善企業(yè)采購(gòu)人員的培訓(xùn)制度，針對(duì)采購(gòu)各環(huán)節(jié)的工作人員定期開展業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能培訓(xùn)，以提高采購(gòu)工作人員的工作水平和效率，自覺、主動(dòng)地幫助企業(yè)提升進(jìn)行物資采購(gòu)工作的責(zé)任，規(guī)避采購(gòu)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

(二)設(shè)立監(jiān)督采購(gòu)機(jī)制

設(shè)立企業(yè)采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制，有助于企業(yè)提升企業(yè)避免采購(gòu)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的水準(zhǔn)，要依照企業(yè)實(shí)際需求建立監(jiān)督機(jī)制，包括建立內(nèi)部審計(jì)、內(nèi)部控制、上級(jí)監(jiān)管等機(jī)制，監(jiān)督采購(gòu)物資活動(dòng)中的違法、失效現(xiàn)象的發(fā)生。建立監(jiān)督機(jī)制時(shí)要注重其科學(xué)性和針對(duì)性，以保證監(jiān)督機(jī)制可以有效執(zhí)行，以不同的角度監(jiān)督企業(yè)采購(gòu)物資，規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，形成有效管理。

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