劉冬梅

摘要：檔案工作者必須認清形勢的變化，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實踐，用檔案事業(yè)的加快發(fā)展，更好地為國家的利益服務，為全社會服務，為大多數(shù)人的利益服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

關鍵詞：檔案管理；服務手段；服務領域

信息時代，伴隨辦公自動化的普及，檔案人員的素質(zhì)在檔案管理工作中日益凸顯出來。檔案人員要完成科學、規(guī)范、有效管理檔案的重任，必須具備五種意識，即保密意識、執(zhí)法意識、時代意識、創(chuàng)新意識和服務意識，同時還要注重對自身綜合協(xié)調(diào)能力、終身學習能力、實踐操作能力和科學研究能力的培養(yǎng)?，F(xiàn)代企事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展中，人事檔案管理工作越顯重要，職工檔案管理工作已成為企事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。下面詳細分析一下當前福利事業(yè)檔案管理應該實踐的措施。

一、創(chuàng)新新時期福利事業(yè)檔案服務手段

（一）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。

（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

（四）開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。

（五）開展現(xiàn)行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入ＷＴＯ后，公民出于維護自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發(fā)展要求，進一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益。

二、實行標準化管理，推進干部職工檔案管理工作

隨著科學技術(shù)的進步和發(fā)展，我院引進了一批現(xiàn)代化辦公設備，這些現(xiàn)代化手段的應用，改變了過去手工操作的局面，提高了工作效率和管理水平?，F(xiàn)代化設備的引進，現(xiàn)代化工作方法的介入，是新形勢下干部職工檔案要進行現(xiàn)代化管理的必然舉措，在干部職工檔案管理的現(xiàn)代化進程中，干部職工檔案標準化規(guī)則的應用尤其重要。

第一，標準化是實現(xiàn)干部檔案工作現(xiàn)代化的前提。如今的市場要求各部門既要有明確的分工，又要有緊密的合作，分工與合作是干部職工檔案工作中所必需的，各個工作環(huán)節(jié)之間同樣如此。分工是為了提高工作效率，但是各部門各個工作環(huán)節(jié)如果沒有密切的合作，檔案管理工作就無法形成一個有機的整體。如何讓分工與合作更好地連接在一起？標準化起著十分重要的作用。標準化就是通過制定和貫徹各種標準，結(jié)合為更好的服務于兒童的理念，將各個部門、各個工作環(huán)節(jié)緊密地聯(lián)系在一起，保證各個環(huán)節(jié)都有條不紊地協(xié)調(diào)運作。沒有標準，各個部門必然會各行其是，各個工作環(huán)節(jié)之間不配套，不銜接，在這種混亂的局面中，檔案管理工作的效率肯定要大打折扣。因此，干部職工檔案管理現(xiàn)代化，必須以標準化為前提。

第二，標準化是實現(xiàn)干部職工檔案工作科學管理的重要基礎。各種科學管理制度的形成，都是以標準化為基礎的。制度的確定和運行，必然離不開標準的制定，沒有標準，就不可能形成一套科學的制度，科學管理是一種管理制度，沒有標準的制度是沒有根基的，是隨心所欲的，就必然是不科學、不牢固的。所以，在實際工作中一定要建立一套切實可行的，符合本行業(yè)工作特點的管理制度和標準。標準規(guī)范著我們的工作，同時在實際工作中也受到實踐的檢驗而不斷修正自己，標準的不斷改進帶來制度的不斷完善。

第三，標準化是節(jié)約人力、物力的有效措施，它能提高干部檔案工作質(zhì)量和效率。提高工作質(zhì)量和效率是實行標準化的最終目的。標準生成后，我們可以取得最佳的效益和良好的工作秩序，統(tǒng)一工作中需要協(xié)調(diào)和一些重復性的業(yè)務。

三、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的作用

為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。

使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網(wǎng)絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡隨時更新本部門業(yè)務范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側(cè)面，全方位了解一個干部，走出在本部門業(yè)務范圍內(nèi)，從一個側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質(zhì)量。