梅 芳

（無(wú)錫天任電子有限公司，江蘇 無(wú)錫 214072）

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》的發(fā)布，標(biāo)志著適合我國(guó)企業(yè)的內(nèi)部控制規(guī)范體系已基本建成。該體系明確規(guī)定在境內(nèi)外同時(shí)上市的公司自2011年1月1日起執(zhí)行，而2012年1月1日起在上交所和深交所主板上市的公司也要執(zhí)行。雖然體系并未明確數(shù)量眾多的中小企業(yè)何時(shí)要執(zhí)行該《規(guī)范》和《指引》，但是中小企業(yè)也應(yīng)逐步意識(shí)到內(nèi)部控制建設(shè)對(duì)于企業(yè)管理的重要性?，F(xiàn)以W有限公司為例，來(lái)分析目前中小企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)方面的薄弱之處及探討相應(yīng)的解決之法。

W有限公司為一家集電子控制品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷(xiāo)售的中小型企業(yè)。成立于20世紀(jì)九十年代，公司注冊(cè)資本50萬(wàn)元，2007年增資至800萬(wàn)元。經(jīng)過(guò)多年的努力，公司目前年銷(xiāo)售額突破一個(gè)億，核心技術(shù)擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在當(dāng)?shù)毓I(yè)控制行業(yè)享有一定的知名度。但是，隨著銷(xiāo)售規(guī)模的不斷擴(kuò)大，公司管理層發(fā)現(xiàn)，由于內(nèi)部控制制度的不健全，公司經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)了問(wèn)題。

一、中小企業(yè)內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)

（一）銷(xiāo)售部門(mén)內(nèi)部控制存在缺陷

由于W公司對(duì)于銷(xiāo)售人員的業(yè)績(jī)考核中，銷(xiāo)售額是主要的考核指標(biāo)，而貨款回收是參考指標(biāo)，造成銷(xiāo)售人員片面的追求銷(xiāo)售額的不斷增加，而忽視了應(yīng)收賬款的回收。經(jīng)過(guò)幾年的積淀，三年以上未回收貨款的客戶(hù)戶(hù)數(shù)已達(dá)到百余家，雖然每戶(hù)欠款數(shù)額較小，但是卻數(shù)量眾多。另外，由于銷(xiāo)售人員流動(dòng)性較大，員工離職時(shí)未辦理很好的交接手續(xù)，也是造成客戶(hù)應(yīng)收賬款跟蹤失控的一個(gè)重要原因。除此之外，公司銷(xiāo)售人員沒(méi)有養(yǎng)成與客戶(hù)簽訂合同的習(xí)慣，既不區(qū)分客戶(hù)的大小，也不區(qū)分客戶(hù)的信用狀況，僅僅在初次交易時(shí)會(huì)與客戶(hù)簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同，而在以后的交易中，客戶(hù)只需電話訂購(gòu)即可。同時(shí)，公司合同文本為固定格式，銷(xiāo)售人員在簽訂合同時(shí)，對(duì)于付款方式這一重要條款，經(jīng)常以“電匯”籠統(tǒng)約定，無(wú)形中造成了應(yīng)收賬款的催收風(fēng)險(xiǎn)。

（二）材料采購(gòu)計(jì)劃不合理，付款審核不嚴(yán)

為了適應(yīng)電子控制品市場(chǎng)產(chǎn)品更新快，客戶(hù)需求多樣化的特點(diǎn)，W公司的產(chǎn)品規(guī)格多達(dá)幾十種，但是暢銷(xiāo)產(chǎn)品也僅有十種左右。由于原材料采購(gòu)有一定的周期，通常生產(chǎn)部門(mén)會(huì)提前一個(gè)月下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃來(lái)制定采購(gòu)計(jì)劃。但是市場(chǎng)變化太快了，客戶(hù)經(jīng)常會(huì)更改或者取消購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃。公司采購(gòu)人員不主動(dòng)了解市場(chǎng)的變化趨勢(shì)，僅憑計(jì)劃?rùn)C(jī)械采購(gòu)，造成了庫(kù)存的短缺或積壓，影響了公司的正常生產(chǎn)，也造成了公司的資金壓力；由于不能按時(shí)交貨，給客戶(hù)留下了不佳的印象，也影響了公司的市場(chǎng)信譽(yù)。

W公司的采購(gòu)付款流程較為簡(jiǎn)單，采購(gòu)部門(mén)提出申請(qǐng)，總經(jīng)理簽字認(rèn)可，出納付款。由于缺少了必要的財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)，總經(jīng)理又事務(wù)繁忙，出現(xiàn)了“該給誰(shuí)付款，該付多少款”采購(gòu)部門(mén)說(shuō)了算的狀況。隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，這種不分輕重緩急，隨意付款的狀況不改變，一旦公司的資金鏈斷裂，就會(huì)危及整個(gè)企業(yè)的生存。

（三）缺乏激勵(lì)機(jī)制，生產(chǎn)效率不高

W公司生產(chǎn)的特點(diǎn)為批次多，批量小。因?yàn)樯a(chǎn)工序等的統(tǒng)計(jì)太復(fù)雜，工人的工資計(jì)算形式為計(jì)時(shí)制，而非計(jì)件制。工人做多做少一個(gè)樣，做好做壞一個(gè)樣，沒(méi)有獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制，工人的生產(chǎn)積極性不高。制造環(huán)節(jié)損耗居高不下，產(chǎn)品一次合格率達(dá)不到95%，已經(jīng)成為公司管理層密切關(guān)注的問(wèn)題。

（四）存貨保管制度不嚴(yán)，造成資產(chǎn)損失

W公司已有的存貨保管制度中規(guī)定，若客戶(hù)要求樣品演示或者產(chǎn)品試用，銷(xiāo)售人員可根據(jù)需要填寫(xiě)借用單，由銷(xiāo)售經(jīng)理審核簽字，倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。但是對(duì)于借用品的后續(xù)管理，制度中沒(méi)有規(guī)定。銷(xiāo)售人員為了擴(kuò)大銷(xiāo)售業(yè)績(jī)，增加客戶(hù)保有量，對(duì)客戶(hù)提出的要求都會(huì)無(wú)條件的答應(yīng)，致使借用品的管理陷入了混亂無(wú)序的狀態(tài)，造成了潛在的損失。

（五）研發(fā)項(xiàng)目未充分論證，導(dǎo)致項(xiàng)目失敗，資源浪費(fèi)

根據(jù)W公司制定的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃程序判斷，在項(xiàng)目的計(jì)劃和確定階段，各部門(mén)（主要是指公司的銷(xiāo)售部門(mén)）提出開(kāi)發(fā)建議，簡(jiǎn)單描述一下新產(chǎn)品背景信息、技術(shù)和質(zhì)量要求及開(kāi)發(fā)周期、費(fèi)用、預(yù)期價(jià)格等，由部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目的初判，進(jìn)行技術(shù)可行性分析，資源可行性分析及成本分析。雖然只是初判，但是基本上總經(jīng)理說(shuō)可行，此項(xiàng)目就確定了。沒(méi)有經(jīng)過(guò)充分的市場(chǎng)調(diào)研和可行性分析，一部分項(xiàng)目花費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，最后卻無(wú)疾而終，浪費(fèi)了企業(yè)的資源。

二、加強(qiáng)中小企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的對(duì)策

W公司管理層注意到，表面良好的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)，掩蓋了企業(yè)深層次的很多問(wèn)題。若不加以重視，長(zhǎng)久必將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不良的后果。管理層經(jīng)過(guò)研究討論，希望能從以下幾個(gè)方面來(lái)予以改善，建立全新的內(nèi)部控制系統(tǒng)，如圖1所示。

圖1 W有限公司內(nèi)部控制建設(shè)規(guī)劃圖

（一）建立應(yīng)收賬款的有效管理機(jī)制

按時(shí)進(jìn)行賬齡分析和編制貨款回收進(jìn)度表，并且把應(yīng)收賬款的回收工作落實(shí)到銷(xiāo)售人員，和銷(xiāo)售人員的業(yè)績(jī)掛鉤，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行“誰(shuí)銷(xiāo)售誰(shuí)收款”的方法，以確保應(yīng)收賬款的按時(shí)收回。加強(qiáng)對(duì)銷(xiāo)售、發(fā)貨與收款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，財(cái)會(huì)部門(mén)定期敦促銷(xiāo)售部門(mén)做好與客戶(hù)核對(duì)應(yīng)收賬款的工作。加強(qiáng)合同管理控制，原則上與客戶(hù)都應(yīng)訂立銷(xiāo)售合同，除非現(xiàn)款現(xiàn)結(jié)，并且要求相關(guān)部門(mén)嚴(yán)格審核合同條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，避免出現(xiàn)重大疏漏。

（二）優(yōu)化采購(gòu)及付款流程，確保物資采購(gòu)滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要

由原來(lái)的制定月度計(jì)劃的方式改為制定滾動(dòng)計(jì)劃的方式，根據(jù)市場(chǎng)的變化趨勢(shì)，隨時(shí)調(diào)整和修訂未來(lái)的計(jì)劃。指定專(zhuān)人來(lái)跟蹤和協(xié)調(diào)滾動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，完善付款流程，財(cái)會(huì)部門(mén)嚴(yán)格審核預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無(wú)誤后按照合同規(guī)定及時(shí)辦理付款。

（三）加強(qiáng)資產(chǎn)管理控制，減少企業(yè)損失

加強(qiáng)各項(xiàng)資產(chǎn)的管理，全面梳理資產(chǎn)管理流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理中的薄弱環(huán)節(jié)，切實(shí)采取有效措施加以改進(jìn)。特別關(guān)注存貨的管理，針對(duì)公司借用品管理的混亂狀態(tài)，修改審批權(quán)限，由總經(jīng)理確定可提供產(chǎn)品試用的客戶(hù)名單，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)定期與銷(xiāo)售部門(mén)核對(duì)和清理借用品，出現(xiàn)異常及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映。

（四）建立專(zhuān)家咨詢(xún)機(jī)制，嚴(yán)格控制投資，保證企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展

鑒于公司高層管理人員的決策能力有限，對(duì)于目前復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)環(huán)境的分析可能不全面，決定引入專(zhuān)家咨詢(xún)機(jī)制，對(duì)企業(yè)重要的投資項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)的可行性研究分析，在反復(fù)討論項(xiàng)目的可行性的基礎(chǔ)上作出決策，有效的回避投資項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）強(qiáng)化業(yè)績(jī)考核體系建設(shè)，完善激勵(lì)機(jī)制

完善人力資源的激勵(lì)約束機(jī)制，設(shè)置對(duì)各級(jí)管理人員和全體員工進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)的業(yè)績(jī)考核指標(biāo)體系。由人力資源部門(mén)考慮制定工人的浮動(dòng)工資制的方案，從完工產(chǎn)品、實(shí)際工時(shí)、差錯(cuò)率、損耗、工作態(tài)度等多個(gè)方面全面考核工人業(yè)績(jī)，實(shí)行基本工資+績(jī)效工資的薪酬制度，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。同時(shí)建立公司的合理化建議制度，期望通過(guò)公司全體員工的共同思考和共同參與，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低生產(chǎn)成本，提高每個(gè)人自身的能力，增強(qiáng)全體員工對(duì)公司的忠誠(chéng)感和歸屬感，最終為公司的發(fā)展壯大做出貢獻(xiàn)。

（六）重視員工的業(yè)務(wù)進(jìn)修和學(xué)習(xí)，不斷提高各級(jí)管理人員和全體員工的職業(yè)素質(zhì)和文化修養(yǎng)

建立員工培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制，支持和組織員工參加各種形式的進(jìn)修和學(xué)習(xí)，并且鼓勵(lì)他們?cè)趯?shí)際工作中不斷檢驗(yàn)和提高自己的業(yè)務(wù)能力。在公司內(nèi)部營(yíng)造尊重知識(shí)、尊重人才和關(guān)心員工職業(yè)發(fā)展的文化氛圍，促進(jìn)全體員工的知識(shí)、技能持續(xù)更新，不斷提升員工的服務(wù)效能。

三、結(jié)語(yǔ)

中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善，有利于資產(chǎn)安全，提高經(jīng)營(yíng)效率，提高企業(yè)的信息報(bào)告質(zhì)量，企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)從企業(yè)整體利益出發(fā)，建立與本企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、競(jìng)爭(zhēng)狀況和風(fēng)險(xiǎn)水平等相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。企業(yè)管理層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要內(nèi)部各職能部門(mén)及全體員工的積極配合和承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視全體員工在內(nèi)部控制中發(fā)揮的作用，積極拓寬信息溝通渠道，使內(nèi)部控制成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略，提升可持續(xù)發(fā)展能力和創(chuàng)造長(zhǎng)久價(jià)值的重要保證。

[1]王棣華，花婷婷.中小企業(yè)內(nèi)控構(gòu)建實(shí)錄 [J].新理財(cái)，2010（12）：74－75.

[2]徐漢峰.《紅樓夢(mèng)》中的財(cái)務(wù)行為對(duì)會(huì)計(jì)文化的貢獻(xiàn)[J].無(wú)錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（3）：16-19.