摘要：會計檔案是會計工作的一個重要組成部分，高等學(xué)校的會計檔案管理工作，隨著高等學(xué)校辦學(xué)自主權(quán)的進(jìn)一步擴大，高等學(xué)校財務(wù)會計工作的日趨復(fù)雜和艱巨，也顯得越來越重要。文章試就當(dāng)前地方高等學(xué)校會計檔案管理問題作些探討。
　　關(guān)鍵詞：地方高校；會計檔案；科學(xué)管理；工作流程
　　一、學(xué)校會計檔案管理內(nèi)容探討
　　地方高等學(xué)校在財務(wù)管理和會計活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿、會計報表等材料，均屬會計檔案。高校財會檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動、財務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是高校全部檔案的重要組成部分。具體包括：
　?。ㄒ唬嫅{證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
　?。ǘ嬞~簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
　　（三）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
　?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
　　二、制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度
　　要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。
　?。ㄒ唬┯嬝斕幪庨L職責(zé)
　　1.組織編制本部門工作規(guī)劃、計劃時要將財會檔案作為一項重要內(nèi)容納入其中。
　　2.制定本處人員立卷要求和部門管理制度，設(shè)立專兼職檔案員負(fù)責(zé)本處會計檔案工作，并監(jiān)督承辦人員執(zhí)行。
　　3.對經(jīng)辦人員提出要求，定期檢查，做到各類會計核算材料的形成、積累、歸檔工作與財會工作進(jìn)展同步。
　　4.為本部門的專兼職檔案干部開展工作提供必要條件。
　?。ǘ┯嬝斕帉！⒓媛殭n案干部職責(zé)
　　1.在處長領(lǐng)導(dǎo)下協(xié)助各會計承辦人員做好平時各類會計核算材料的收集、積累工作。
　　2.對已收集積累的材料，檢查是否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，然后按要求進(jìn)行整理、組卷。
　　3.登錄學(xué)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)入口，按分類逐卷逐項錄入會計檔案信息，定期編制《會計檔案移交清冊》向?qū)W院檔案館移交會計檔案。
　?。ㄈ┯嬝斕帟嬋藛T職責(zé)
　　1.按規(guī)定做好會計核算材料的收集、積累工作。
　　2.整理本人承擔(dān)辦理的會計檔案材料并組卷。
　　3.主動配合相關(guān)材料的合并組卷事宜。
　　三、制定地方高校會計檔案整理歸檔操作流程
　　根據(jù)財政部和國家檔案局頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由會計部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計部門保管一年，期滿后編造清冊移交本單位的檔案部門保管。
　?。ㄒ唬┦占ぷ?br/>　　1.計財處處長在制定財務(wù)計劃時，要向計財處各職能科室會計人員布置形成積累會計檔案材料的任務(wù)，確定本部門的專（兼）職檔案員。
　　2.計財處的專（兼）職檔案員，要督促會計承辦人員做好平時材料的收集、積累，注意材料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。
　　（二）整理工作
　　是對已收集的會計文件材料進(jìn)行科學(xué)的整理編目，包括：
　　1.分類：按時間（年度）、名稱（立卷內(nèi)容）、保管期限（定期、永久）分類。會計檔案分類一般采用“年度——形式分類法”，即先分年度，再把同一年度的會計文件材料分為報表、帳簿、憑證三大類，然后把不同保管期限的會計文件材料分別組成單個保管單位（卷）。
　　2.組卷：分別按報表、帳簿、憑證進(jìn)行組卷。報表的組卷：年度報表應(yīng)單獨組卷，不能與季月報合并。季度報表、月度報表可根據(jù)材料多少分開或合并組卷，報表多的可按報表名稱分別組卷。帳簿的組卷：按銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、總帳、明細(xì)帳等各自組卷，活頁式帳簿應(yīng)抽出空白頁。案卷不宜過厚或過簿，一般在2厘米以下。有些帳頁較少，可將科目內(nèi)容相近的帳頁合并組卷，但在卷內(nèi)排列時要前后分開；特別要注意，不同保管期限的不能合并，如期限為25年的現(xiàn)金日記帳不能與15年的總帳合并。憑證的組卷：按憑證編號排列，每月裝訂成一卷或數(shù)卷（每卷不超過2厘米）。憑證附件折疊時要整齊，不要超過憑證封面長度。
　?。ㄈn案的銷毀
　　保管期滿的會計檔案，經(jīng)過鑒定，除末結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和其它末了事項的原始憑證不得銷毀，單獨抽出組卷外，其它期滿檔案可按以下程序銷毀：
　　1.由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊（檔案局有統(tǒng)一表式）。
　　2.單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，并經(jīng)主管部門審查批準(zhǔn)。
　　3.銷毀時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。
　　4.監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀檔案清點核對，在銷毀清冊上簽名蓋章，并歸檔作永久保存。
　　四、結(jié)語
　　在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對地方高校增強活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
　　（作者簡介：唐 堰（1957-），男，四川省成都市人，大學(xué)本科， 八級職員，成都大學(xué)，研究方向：會計檔案管理