摘 要： 檔案數(shù)字化建設(shè)，是圖書(shū)館檔案建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，但是目前仍有一些需要改進(jìn)的方面，本文針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了如下簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞： 檔案數(shù)字化建設(shè) 緊迫性 建設(shè)途徑 新問(wèn)題

檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存系統(tǒng)，即所謂電子檔案管理系統(tǒng)，并圍繞該系統(tǒng)建立起電子檔案的檢索系統(tǒng)、法律保障系統(tǒng)、保密和密碼系統(tǒng)、檔案聯(lián)網(wǎng)或因特網(wǎng)查詢系統(tǒng)等，構(gòu)成一個(gè)檔案計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、傳輸、檢索、查詢、復(fù)制、利用的良性運(yùn)轉(zhuǎn)體系。檔案數(shù)字化建設(shè)的目的，是提高檔案管理和利用的效率和質(zhì)量。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1.檔案數(shù)字化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限性，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.檔案數(shù)字化是形勢(shì)發(fā)展的需求。2l世紀(jì)是信息化的時(shí)代。檔案數(shù)字化建設(shè)是經(jīng)濟(jì)信息化的重要組成部分。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案數(shù)字化。

3.檔案數(shù)字化是社會(huì)的強(qiáng)烈需求。當(dāng)今社會(huì)，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門(mén)工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加。這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化的主要作用

1.檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和館藏重要檔案及照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

2.檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。（1）代替原件使用，保護(hù)檔案原件。（2）數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致遭到毀滅性的破壞。（3）恢復(fù)檔案材料模糊退色的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

3.檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。（1）不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人。（2）數(shù)字影像文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人來(lái)了解檔案，利用檔案。（3）“時(shí)間”不再是限制，利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開(kāi)放的檔案公布在網(wǎng)上，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)獲取檔案信息資源。

4.檔案數(shù)字化能充實(shí)各檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容。對(duì)我國(guó)大多數(shù)已上網(wǎng)的檔案館網(wǎng)站來(lái)說(shuō)，普遍存在網(wǎng)上信息資源貧乏的通病。信息加工深度不夠，指引性信息多，實(shí)質(zhì)性信息少。要改變這種尷尬的局面，就要盡快將豐富的館藏信息化和數(shù)字化。

5.檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館無(wú)疑是21世紀(jì)各級(jí)各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑

單就檔案數(shù)字化而言，其途徑是很多的。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、電子掃描、數(shù)碼照相、模擬信息的計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換等，都是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的方法和途徑，而其主要方法就是對(duì)檔案信息的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入。那么，對(duì)過(guò)去已有的非數(shù)字檔案進(jìn)行數(shù)字化的時(shí)候，可不可以同樣采用檔案信息的數(shù)據(jù)錄入方法呢？換句話說(shuō)，就是可否把過(guò)去形成的所有檔案回過(guò)頭來(lái)再重新一字一句地進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入呢？當(dāng)然不行。因?yàn)?，第一，勞?dòng)量太大，要完成現(xiàn)有非數(shù)字檔案的錄入工作，就如檔案著錄一樣，動(dòng)則需要幾十年時(shí)間，甚至成為“永遠(yuǎn)還不完的債”；第二，重新錄入檔案文件，僅是完成了檔案文件信息內(nèi)容的錄入，而檔案原件的外觀原貌、真實(shí)可靠性標(biāo)志、法律地位和權(quán)威性，等等，卻通通無(wú)法轉(zhuǎn)移到新錄入的電子版本中。這樣，數(shù)字化后的檔案就完全喪失了法律效用和憑證作用，成為不足為憑的依據(jù)。所以，對(duì)于過(guò)去形成的非數(shù)字檔案的數(shù)字化，只能采用電子掃描、數(shù)碼照相、縮微轉(zhuǎn)換（先拍成縮微膠片，再通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件轉(zhuǎn)換為電子檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中）等，才能實(shí)現(xiàn)檔案原文原貌的數(shù)字化儲(chǔ)存和利用。

1.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件的信息數(shù)字化。

2.建立檔案局（館）網(wǎng)站，并與各級(jí)黨委、政府政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱、政策法規(guī)查詢；舉辦網(wǎng)上展覽，展示四個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

3.加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既可以推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又可以減少檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。

4.加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，筆者認(rèn)為，印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度都做出規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)所包括的內(nèi)容

檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅包括各種機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室的數(shù)字化建設(shè)，而且包括各級(jí)各類檔案館的數(shù)字化建設(shè)。需要指出的是，無(wú)論是檔案室的數(shù)字化建設(shè)，還是檔案館的數(shù)字化建設(shè)，都不僅僅是把過(guò)去形成的非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)就能大功告成的。因?yàn)?，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是一個(gè)技術(shù)概念，而且是一個(gè)歷史概念，是指為適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的檔案管理要求所做的所有工作和建設(shè)。

1.推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就要抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2.數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平。檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，這對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3.有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。

當(dāng)然，這不是說(shuō)檔案館的數(shù)字化建設(shè)就顯得輕松和容易。檔案館有檔案館的工作，它既要把過(guò)去歷史上形成的非數(shù)字檔案（其數(shù)比機(jī)關(guān)檔案室大幾十倍、上百倍）進(jìn)行數(shù)字化處理，還要在接收檔案進(jìn)館時(shí)，按雙軌制管理的要求，一方面接收檔案室移交的紙質(zhì)檔案及其他非數(shù)字檔案，另一方面接收檔案室與非數(shù)字檔案并行的數(shù)字化檔案。可是，數(shù)字化檔案怎么接收是一個(gè)新問(wèn)題。是實(shí)際接收，即將檔案室的電子檔案復(fù)制或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案館；還是虛擬接收，即以檔案室保存的電子檔案為基礎(chǔ)，制定法律和規(guī)章制度，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與檔案室分享其電子檔案的管理和使用，建立虛擬數(shù)字檔案館呢？這其中涉及方方面面的問(wèn)題，均須加以研究和解決，這是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

此外，檔案數(shù)字化建設(shè)絕不僅僅是將紙質(zhì)檔案及其他非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案儲(chǔ)存保管起來(lái)那樣簡(jiǎn)單，它有著相當(dāng)廣泛的內(nèi)容和嚴(yán)格的要求，是檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中三個(gè)階梯（觀念現(xiàn)代化、建立健全科學(xué)的管理制度、采用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案）中的第三個(gè)階梯?？梢?jiàn)，在實(shí)踐中，檔案數(shù)字化建設(shè)絕不僅僅是單純的技術(shù)問(wèn)題，它必然涉及觀念的改變和管理理念的創(chuàng)新，以面對(duì)不斷產(chǎn)生的新問(wèn)題。所以，檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程也是一個(gè)摸著石頭過(guò)河的過(guò)程。

五、檔案數(shù)字化建設(shè)中會(huì)遇到的相關(guān)問(wèn)題

檔案數(shù)字化建設(shè)是用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)武裝檔案管理，是比較新的事務(wù)，必定會(huì)遇到很多新問(wèn)題，需要引起我們的注意。

1.電子檔案的信息安全問(wèn)題，包括檔案信息的丟失、篡改、盜取、遭受攻擊等偶發(fā)事件，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以隨時(shí)發(fā)生。比如，電子文件以數(shù)字形式記錄信息，使它很容易被篡改和刪除；網(wǎng)絡(luò)中密碼易被破解，使其很容易被盜取，也很容易遭受惡意攻擊而受到毀滅性破壞等。因此，不僅要采用已知的一切方法來(lái)加以防范，而且要研究更加有效的措施來(lái)保護(hù)電子檔案信息安全。

2.加強(qiáng)元數(shù)據(jù)的管理問(wèn)題。所謂元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境，以及文件和圖形處理軟件、字符集等數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化建設(shè)中要在若干場(chǎng)合中使用元數(shù)據(jù)：如在編目中用元數(shù)據(jù)概括地描述檔案文件的形式和內(nèi)容；在電子文件的存檔、保護(hù)、傳輸過(guò)程中用元數(shù)據(jù)來(lái)保證電子文件的法律地位、抗拒數(shù)據(jù)被修改以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性；或者使用元數(shù)據(jù)來(lái)指明今后閱讀、復(fù)制電子文件的途徑，等等，其用途很多。元數(shù)據(jù)之于電子文件的種種功用及如何選擇使用元數(shù)據(jù)問(wèn)題，不僅檔案部門(mén)在研究，而且圖書(shū)、文獻(xiàn)部門(mén)在研究，我們可以借助一些外在的智力。而對(duì)于檔案部門(mén)自身而言，則要以元數(shù)據(jù)為杠桿推動(dòng)檔案著錄項(xiàng)目的研究，以提高檔案的著錄水平。元數(shù)據(jù)究竟應(yīng)該怎樣選擇和使用是一門(mén)相對(duì)獨(dú)立的學(xué)問(wèn)。筆者認(rèn)為，電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理（編目和著錄的項(xiàng)目實(shí)際上也是元數(shù)據(jù)）中使用元數(shù)據(jù)的種種場(chǎng)合，統(tǒng)統(tǒng)都可以看作檔案著錄；著錄所使用的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，統(tǒng)統(tǒng)都可以看作元數(shù)據(jù)。在編目、著錄和各種使用元數(shù)據(jù)的場(chǎng)合，其核心問(wèn)題都是選擇元數(shù)據(jù)，而不是創(chuàng)造元數(shù)據(jù)，都僅僅是從檔案文件的內(nèi)容和形式中選擇元數(shù)據(jù)、確定元數(shù)據(jù)、抽取元數(shù)據(jù)、使用元數(shù)據(jù)。

3.以“實(shí)際運(yùn)用”帶動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)。進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的目的，是提高檔案管理的效率、提高檔案服務(wù)質(zhì)量。因此，進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，一定要以“用”字當(dāng)頭，把檔案數(shù)字化的成果，盡快運(yùn)用到檔案管理和檔案服務(wù)工作中去，絕不能為數(shù)字化而數(shù)字化。此言絕非無(wú)病呻吟，那些總結(jié)工作、上報(bào)統(tǒng)計(jì)時(shí)標(biāo)榜的建立了多少數(shù)據(jù)庫(kù)、輸入了多少萬(wàn)條目錄，而檔案的管理和利用還是老樣子的情況，實(shí)在屢見(jiàn)不鮮。“運(yùn)用”是檔案數(shù)字化建設(shè)的靈魂和動(dòng)力，只有積極運(yùn)用，才能促進(jìn)檔案數(shù)字化工作不斷改進(jìn)，不斷完善，保質(zhì)保量地持續(xù)進(jìn)行；只有積極運(yùn)用，才能把檔案數(shù)字化建設(shè)有始有終地堅(jiān)持到底。

總之，檔案數(shù)字化是信息化時(shí)代對(duì)檔案部門(mén)的挑戰(zhàn)，也是給檔案部門(mén)帶來(lái)的機(jī)遇，檔案信息化并不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。除了檔案內(nèi)容外，檔案載體等媒介也是人類社會(huì)記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實(shí)性及其他方面的價(jià)值。紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗(yàn)，而數(shù)字化檔案還沒(méi)有經(jīng)歷百年以上的考驗(yàn)。因此，目前數(shù)字化的檔案只有和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，才能確保檔案事業(yè)的發(fā)展并將更好地服務(wù)于社會(huì)。

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