李朝虹，張成超，張 豫，張 雷

(解放軍第302醫(yī)院人力資源部，北京 100039)

1 醫(yī)院學(xué)科檔案建設(shè)的意義

醫(yī)院學(xué)科檔案是醫(yī)院學(xué)科運(yùn)行過(guò)程中形成的各類(lèi)公文、薄冊(cè)、圖表錄音、錄像、軟(光)盤(pán)等載體檔案，是管理、醫(yī)療、科研等活動(dòng)的信息來(lái)源和工作基礎(chǔ)。重視和加強(qiáng)對(duì)學(xué)科檔案的建設(shè)，不僅是學(xué)科發(fā)展決策的需要，也是醫(yī)院發(fā)展決策的需要。為克服傳統(tǒng)的檔案管理模式造成的弊端，要轉(zhuǎn)換現(xiàn)代檔案管理的內(nèi)涵:從保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，轉(zhuǎn)變?yōu)闅w檔信息的歷史查考與法律憑證作用;將手工管理的模式，轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化管理工具的成熟和普遍使用;將庫(kù)房管理模式，轉(zhuǎn)向資源管理模式;將檔案管理從醫(yī)院及科室管理中的一個(gè)部分，滲透到醫(yī)療、教學(xué)、科研等方面。

2 醫(yī)院學(xué)科檔案的基本內(nèi)容

本文主要論述學(xué)科內(nèi)部需要自行建立的檔案。其中，大事記、科研成果等在醫(yī)院層面也具有較大影響力的，可同時(shí)收錄在醫(yī)院層級(jí)檔案庫(kù)。

2.1 組織沿革檔案 組織沿革，是系統(tǒng)記載醫(yī)院內(nèi)部所屬體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種檔案材料。主要是從科室設(shè)立到科室學(xué)科發(fā)展壯大全過(guò)程各個(gè)方面的匯總，是了解、研究和總結(jié)學(xué)科發(fā)展軌跡的重要參考資料。可采用文字?jǐn)⑹龊蛨D列表格兩種形式。內(nèi)容包括科室情況變更歷史，科室診療范圍、性質(zhì)和任務(wù)，編制擴(kuò)大與縮小，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能變化，科室領(lǐng)導(dǎo)人任免職務(wù)及時(shí)間，科室文書(shū)工作制度及變化情況。形式有編年法、系列法、階段法、問(wèn)題法等。

2.2 大事記 大事記就是按照時(shí)間順序，簡(jiǎn)要地記載醫(yī)院或科室在某一時(shí)間期限所發(fā)生的重大事件?？梢詾楸静块T(mén)的工作總結(jié)、工作檢查、工作匯報(bào)、工作統(tǒng)計(jì)和上級(jí)機(jī)關(guān)掌握面上情況提供系統(tǒng)的材料。主要由大事時(shí)間和大事記述兩部分組成。內(nèi)容包括醫(yī)療、科研成果、技術(shù)改造、重點(diǎn)項(xiàng)目的情況，重要學(xué)術(shù)會(huì)議和學(xué)術(shù)活動(dòng)，重要政策和規(guī)章制度，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置變化，重大事件，職工獎(jiǎng)懲情況，文體教育活動(dòng)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)視察、調(diào)研的主要情況及其應(yīng)予記述的重要事項(xiàng)。

2.3 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集檔案是掌握全院情況、研究問(wèn)題和進(jìn)行工作時(shí)的一種重要工具和證據(jù)。可以在了解情況、研究問(wèn)題、制定計(jì)劃、指導(dǎo)工作、撰寫(xiě)報(bào)告和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)時(shí)可隨時(shí)查閱數(shù)據(jù)。按內(nèi)容可分為綜合性記載和檔案參考資料兩種。

2.4 科室人員檔案 科室人員檔案能夠記載科室內(nèi)學(xué)科負(fù)責(zé)人、普通醫(yī)務(wù)人員基本人員信息、職稱(chēng)、學(xué)歷學(xué)位、崗位分工、科研成果、獎(jiǎng)懲情況、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考核結(jié)果及學(xué)術(shù)梯隊(duì)變更情況的文字、音像資料。能準(zhǔn)確反映科室人員組成及流動(dòng)的情況，提供的科室人員基本信息和專(zhuān)業(yè)背景，能為科室培養(yǎng)和使用專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、職稱(chēng)晉升、選拔人才提供依據(jù)，能全面系統(tǒng)地考察了解和分析科室專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力和工作成績(jī)。

2.5 科學(xué)研究檔案 科學(xué)研究檔案包括院內(nèi)科研人員、醫(yī)務(wù)工作者的科研課題、論文及成果數(shù)據(jù)質(zhì)量，即歷年科研課題類(lèi)別、數(shù)量，成果獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)、數(shù)量。包括公開(kāi)發(fā)表的科技論文、論著及實(shí)驗(yàn)原始材料等;研究生的畢業(yè)論文及相關(guān)實(shí)驗(yàn)原始資料;國(guó)家級(jí)、軍隊(duì)、省部級(jí)及其院校級(jí)科研課題的申請(qǐng)書(shū)、任務(wù)書(shū)及其階段小結(jié)、結(jié)題報(bào)告等原始記錄和數(shù)據(jù)，以及科研成果資料;協(xié)作項(xiàng)目的協(xié)議書(shū)，技術(shù)轉(zhuǎn)讓或申請(qǐng)專(zhuān)利的有關(guān)證明。

2.6 人才培養(yǎng)檔案 人才培養(yǎng)檔案是關(guān)于培養(yǎng)選拔方法和選拔對(duì)象的相關(guān)材料，以及選拔結(jié)果材料，包括紙質(zhì)、電子檔案。具體包括進(jìn)修、院內(nèi)講座及考評(píng)，學(xué)歷教育，在職教育及崗前培訓(xùn)授課后的理論考核和技能操作考核結(jié)果，培養(yǎng)和選拔對(duì)象具體人員信息等相關(guān)材料。

2.7 學(xué)術(shù)交流檔案 學(xué)術(shù)交流檔案指能夠記載相關(guān)課題座談、討論、演講、展示、實(shí)驗(yàn)、發(fā)表成果過(guò)程中，涉及到的學(xué)術(shù)活動(dòng)和參加人員情況的文字或音響資料。是醫(yī)院間、學(xué)科間重要的信息交流材料，其最終目的是使科學(xué)信息、思想、觀(guān)點(diǎn)得到溝通和交流。

2.8 制度建設(shè)檔案 制度建設(shè)檔案是學(xué)科在建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中制定或修訂的關(guān)于醫(yī)療、科研活動(dòng)并需要醫(yī)務(wù)人員遵守的文件資料?？煞譃閸徫恍灾贫群头ㄒ?guī)性制度兩種類(lèi)型，崗位性制度適用于具體崗位工作即崗位責(zé)任制，法規(guī)性制度是針對(duì)各方面工作帶有法令性質(zhì)的規(guī)定。

2.9 醫(yī)療檔案 醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)包括門(mén)診人次數(shù)、住院人次數(shù)、手術(shù)例數(shù)、平均住院等相關(guān)數(shù)據(jù)，是醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)不可或缺的檔案資料，包括病案檔案和電子病歷檔案。能反映醫(yī)療工作的真實(shí)狀況，能為醫(yī)療工作者或相關(guān)人員使用，能反映出最近的醫(yī)療信息及工作情況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等因素，醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)必須符合精確性、及時(shí)性、整體性和簡(jiǎn)潔性。

3 醫(yī)院學(xué)科檔案的要求

3.1 對(duì)學(xué)科檔案資料的要求 在學(xué)科檔案資料內(nèi)容上，要求來(lái)源要準(zhǔn)確化、真實(shí)化、規(guī)范化、精練化，盡量使用原始記錄和原件存檔，記錄資料不能涂改，剪貼來(lái)資料應(yīng)注明來(lái)源，圖片應(yīng)附有文字說(shuō)明;在形式上要求資料的整理盡量圖表化、圖片化;在性質(zhì)上要求連續(xù)性、可比性、動(dòng)態(tài)變化和動(dòng)態(tài)管理;在管理上，將檔案內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)輸人計(jì)算機(jī)形成電子文檔，使檢索更快捷、方便、高效，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

3.2 對(duì)學(xué)科檔案歸檔的要求 學(xué)科檔案歸檔應(yīng)滿(mǎn)足歸檔工作的責(zé)任要求和文件材料歸檔的治療要求。首先，歸檔材料要有代表性、有保存價(jià)值;其次，歸檔應(yīng)該注重完整性、成套性和系統(tǒng)性，使其能夠反映重點(diǎn)學(xué)科在建設(shè)期內(nèi)的全貌;再次，需要拓展歸檔范圍，加強(qiáng)關(guān)于醫(yī)院及學(xué)科發(fā)展前、發(fā)展過(guò)程中和發(fā)展方向有關(guān)內(nèi)容的收集。

3.3 對(duì)學(xué)科檔案管理者的要求 學(xué)科檔案工作者的基本任務(wù)是安全保管學(xué)科檔案和提供利用學(xué)科檔案，檔案管理人員必須具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平和分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，以及獨(dú)立完成工作的能力。要求通過(guò)學(xué)歷教育、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段，提高檔案管理人員政治素質(zhì)、思想覺(jué)悟、責(zé)任感和耐心，提高信息化檔案管理的業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊(duì)。

4 醫(yī)院學(xué)科檔案建設(shè)的實(shí)施

4.1 建立規(guī)章制度 規(guī)范檔案管理行為 建立檔案管理制度，需要醫(yī)院檔案部門(mén)聯(lián)系實(shí)際制訂本單位的檔案規(guī)章制度體系，以及相應(yīng)的考核、獎(jiǎng)懲制度，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，歸檔范圍及整理要求，保證檔案完整，避免缺失檔案的記載內(nèi)容，信息化建設(shè)同步發(fā)展。

4.2 檔案的接收和收集 檔案資料的接收和收集是確保檔案真實(shí)、完整的重要步驟，將分散在各學(xué)科、科室和個(gè)人手中的各種文件材料，集中到檔案管理部門(mén)統(tǒng)一管理;辦理完畢的文件應(yīng)該在第二年內(nèi)整理后向檔案室歸檔，遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)加以保管和利用;規(guī)定移交的檔案，應(yīng)由有關(guān)單位收集齊全，按照規(guī)定整理好;檔案有關(guān)資料、立檔單位的組織沿革、全宗介紹及其他有關(guān)檢索工具，隨同檔案一并接收。

4.3 檔案的整理和分類(lèi) 檔案整理工作是使檔案材料實(shí)現(xiàn)有序化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理。資料收集后，按政策法規(guī)、制度職責(zé)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等門(mén)類(lèi)整理、分組卷，包括歸檔前基本編目和歸檔后文件分類(lèi)、排列和編制檔案號(hào)。按其形成和處理的年度分類(lèi)，一般文件歸入文件形成年度，對(duì)跨年度或?qū)ｉT(mén)年度的文件根據(jù)具體情況區(qū)分年度;將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi);將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。

4.4 檔案的展現(xiàn)與保管 檔案的展現(xiàn)是根據(jù)醫(yī)院或科室業(yè)務(wù)需要，按照一定的主題，系統(tǒng)陳列檔案材料，展示和介紹有關(guān)檔案的內(nèi)容和成分，可以通過(guò)參觀(guān)得到集中系統(tǒng)的材料，起到最廣的宣傳作用。檔案保管指設(shè)置安全的庫(kù)房和硬件設(shè)施，采取妥善的措施，具體方法指用專(zhuān)門(mén)的檔案裝具先統(tǒng)一編號(hào)按順序排列，根據(jù)國(guó)家相關(guān)的檔案保管規(guī)定，達(dá)到國(guó)家要求。

4.5 信息化檔案管理 檔案信息化是從機(jī)制到管理模式的全方位改革，即以網(wǎng)絡(luò)化方式提供檔案信息服務(wù)，交流檔案工作信息，促進(jìn)檔案信息的開(kāi)放、查詢(xún)和利用。針對(duì)檔案的各個(gè)組成部分應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，建立相應(yīng)的檔案信息資源庫(kù);檔案材料從建立、收集直接錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和資源共享;采取異機(jī)備份、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)備份等多種方式，以確保數(shù)據(jù)不丟失，保證檔案信息的安全。

5 醫(yī)院學(xué)科檔案信息的運(yùn)用

5.1 醫(yī)院學(xué)科檔案信息的運(yùn)用范圍 醫(yī)院學(xué)科檔案信息可以運(yùn)用在營(yíng)造科室文化，反映科室人員在醫(yī)療技術(shù)和業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)考核等各項(xiàng)工作的情況，提高科室核心凝聚力。根據(jù)各年度、月份工作量及其他指標(biāo)的分析對(duì)比中找出規(guī)律深入分析統(tǒng)計(jì)，提高科室的科研能力和業(yè)務(wù)能力?？剖腋鞣N活動(dòng)歷史的惟一合法憑證具有法律和保險(xiǎn)憑證作用，保護(hù)醫(yī)務(wù)人員合法權(quán)益。歷史研究作用，記錄歷史過(guò)程和事實(shí)以及科室的各種活動(dòng)，將科室有價(jià)值的東西傳承下去?？蒲兄С?，通過(guò)科研檔案可以實(shí)現(xiàn)信息資源的流動(dòng)和共享，充分了解以前和同期國(guó)內(nèi)外某項(xiàng)課題的研究情況及拓寬視野。

5.2 醫(yī)院學(xué)科檔案信息的運(yùn)用步驟 首先在對(duì)檔案信息加工基礎(chǔ)上，編制各種檢索工具，包括分析利用需求，明確檢索范圍;確定檢索途徑，選擇檢索工具;把握檢索方法，提供檔案材料。其次是利用檔案，包括以檔案原件的形式，檔案復(fù)制品的形式，綜合檔案內(nèi)容編寫(xiě)書(shū)面材料的形式;具體展現(xiàn)方式可以通過(guò)對(duì)檔案原件和檔案信息的利用。再次是分析檔案信息，編制各種參考資料，以專(zhuān)題性的編研成品形式出現(xiàn)。需要制定編寫(xiě)計(jì)劃、收集材料和綜合編寫(xiě)。

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