江曉旭

（南京曉莊學(xué)院，江蘇南京211171）

文秘人員做好文書(shū)檔案管理工作必備素質(zhì)初探

江曉旭

（南京曉莊學(xué)院，江蘇南京211171）

文秘在現(xiàn)在的企業(yè)和黨政機(jī)關(guān)中發(fā)揮著無(wú)可取代的作用.因此在對(duì)文秘的聘用和對(duì)其考核時(shí)要注重對(duì)其必備素質(zhì)的考量.首先需要良好的文字水平和能力，還要具備文秘需要的基本修養(yǎng)和技能，除此之外，還要注重對(duì)其政治素養(yǎng)和職業(yè)道德的考核，以及其創(chuàng)新意識(shí)的關(guān)注，只有實(shí)現(xiàn)秘功效的最大化，才能保證整個(gè)的公司機(jī)關(guān)的工作的正常高效運(yùn)轉(zhuǎn).

文秘人員；文書(shū)檔案管理；必備素質(zhì)；探究

1 文秘在黨政事業(yè)單位中的重要地位

文字秘書(shū)無(wú)論是在黨政機(jī)關(guān)部門(mén)之中，還是在企業(yè)和事業(yè)相關(guān)單位之中，都占據(jù)著重要的位置.文字秘書(shū)在這些組織機(jī)構(gòu)企業(yè)中的作用，不僅僅是進(jìn)行抄寫(xiě)收發(fā)的工作，還要對(duì)一些事務(wù)性的工作進(jìn)行及時(shí)的處理，還是公司機(jī)關(guān)部分領(lǐng)導(dǎo)的得力助手和工作參謀.在一般的中小機(jī)關(guān)之中，或者是在企業(yè)事業(yè)的單位之中，文字秘書(shū)還負(fù)責(zé)進(jìn)行文書(shū)和檔案管理的工作.對(duì)于文書(shū)的檔案管理的重要價(jià)值，重要在于對(duì)檔案管理的質(zhì)量的把握，而要實(shí)現(xiàn)檔案管理的質(zhì)量控制，主要取決于文字秘書(shū)和一些文檔管理者們的自身的素質(zhì)和能力.因此，文字秘書(shū)人員要做好文書(shū)管理的工作就需要不斷提高自身的能力和素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)合理和有序.因?yàn)槲臅?shū)管理這么復(fù)雜和重要的工作，在對(duì)文秘的選擇和任用中要充分考慮到對(duì)其素質(zhì)和能力的考核和提高，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)其在相關(guān)公司職能部門(mén)效能的最大化.

2 文秘素養(yǎng)要求

2.1 文字水平和能力

一般情況下，對(duì)秘書(shū)的聘用和選擇，首先要考核的就是其文字水平和能力.需要秘書(shū)具備知識(shí)廣博，擁有精專(zhuān)的知識(shí)涵養(yǎng)，這是秘書(shū)素質(zhì)的重要構(gòu)成部分.作為文字秘書(shū)，首當(dāng)其沖的就是和文字打交道.要在平時(shí)的工作中進(jìn)行一些文字和會(huì)議的記錄，對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄、抄寫(xiě)，還要負(fù)責(zé)對(duì)文件和報(bào)告的起草等工作.上面提及的會(huì)議記錄，是一個(gè)有文化沉淀公司繁榮的歷史資料和文獻(xiàn)，如果在這些工作中，由于文秘本身的語(yǔ)文水平不夠，在對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄時(shí)出現(xiàn)一些錯(cuò)記和漏記的情況，即便是文秘對(duì)相關(guān)的會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行了適當(dāng)及時(shí)的記錄，但是如果出現(xiàn)字跡潦草等情況，就會(huì)給以后的查閱造成不必要的麻煩.對(duì)文稿進(jìn)行起草工作，是文秘的工作中主要的部分.當(dāng)然在實(shí)際的文書(shū)起草的過(guò)程中，通常是由文字秘書(shū)和相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)通力合作完成的.有些時(shí)候是在領(lǐng)導(dǎo)的親自口授下，秘書(shū)進(jìn)行記錄和整理，有的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)提出要點(diǎn)，和秘書(shū)進(jìn)行討論協(xié)商完成，然后由秘書(shū)個(gè)人去搜集查閱相關(guān)的資料和信息，對(duì)觀點(diǎn)進(jìn)行推敲，形成文稿.還有些情況是領(lǐng)導(dǎo)只給出一個(gè)題目，其余的對(duì)提綱的編寫(xiě)，以及相關(guān)的資料的收集，對(duì)文稿進(jìn)行初步的起草到后來(lái)的修改，都由秘書(shū)獨(dú)立完成.在這個(gè)過(guò)程中，文字秘書(shū)不僅需要對(duì)稿件進(jìn)行謀篇布局，還需要在稿件的寫(xiě)作中，對(duì)相關(guān)的內(nèi)容提出自己的觀點(diǎn)和看法，供領(lǐng)導(dǎo)參考，還可以在初稿的寫(xiě)作中加入自己的想法和觀點(diǎn)，最后讓領(lǐng)導(dǎo)自己的抉擇.

從上面秘書(shū)在會(huì)議記錄和文稿的醞釀寫(xiě)作中的重要作用，可以知曉秘書(shū)的文字水平和能力在其工作和公司組織里面的作用是多么重要.因此在對(duì)其聘用和考核時(shí)，要特別注意對(duì)其文字水平和能力的考核，并在不斷的工作中對(duì)其進(jìn)行提升.

2.2 政治素質(zhì)和職業(yè)道德

秘書(shū)的政治素質(zhì)主要包括秘書(shū)的政治方向以及政治立場(chǎng)，還有一些政治觀點(diǎn)，對(duì)政治的鑒別力和對(duì)政治的敏銳性的能力的總和.政治素質(zhì)是秘書(shū)的素質(zhì)的核心部分.一個(gè)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的秘書(shū)，首先得保持自己的政治方向和國(guó)家和公司的方向一致，在一些政治事件中的觀點(diǎn)持有，以及相關(guān)的政治的敏銳性等方面需要和所在的部門(mén)和公司保持一致性，只有從政治方向上保持向心力，才能在工作中從整個(gè)的團(tuán)隊(duì)的利益出發(fā)，守護(hù)團(tuán)隊(duì)的利益，做到工作有責(zé)任感，對(duì)自己所做的事認(rèn)真負(fù)責(zé).在我國(guó)這個(gè)社會(huì)主義的制度下，秘書(shū)人員的政治素質(zhì)顯得尤為重要，無(wú)論是在黨政機(jī)關(guān)的工作中，還是在國(guó)有大中型企業(yè)乃至事業(yè)單位中工作的秘書(shū)，都應(yīng)該具備良好的政治素質(zhì)和修養(yǎng).

至于秘書(shū)的職業(yè)道德，這是秘書(shū)所從事的秘書(shū)職業(yè)工作所必備的.職業(yè)道德是社會(huì)道德在秘書(shū)從事秘書(shū)工作中的具體體現(xiàn).在秘書(shū)活動(dòng)的長(zhǎng)期實(shí)踐中，不斷的在踐行這個(gè)要求.秘書(shū)工作具有特殊性，要求在工作之中注重忠信以及實(shí)事求是的精神，如果不具備這樣的素質(zhì)，就無(wú)法勝任秘書(shū)的工作.秘書(shū)在從事相關(guān)的職業(yè)活動(dòng)時(shí)，要注重恪守自己的職業(yè)道德，規(guī)范自己的操作，不斷提高自己的政治素養(yǎng)和職業(yè)修養(yǎng)，不斷鍛煉，向著品質(zhì)高尚恪盡職守的秘書(shū)方向邁進(jìn).

2.3 文書(shū)檔案管理技能

現(xiàn)今的許多的機(jī)構(gòu)設(shè)置中，由于出現(xiàn)人員編制的一些局限，諸多的機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位對(duì)文檔的管理工作往往都是由秘書(shū)來(lái)進(jìn)行兼任.由于受到相關(guān)的檔案管理的規(guī)定的制約，對(duì)文檔的管理工作是隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo).基于以上的限制，文秘對(duì)檔案的管理工作，就要依據(jù)檔案管理的黨性以及實(shí)踐性和科學(xué)性的要求，遵循一些文書(shū)檔案管理的原則，不斷提高自身在文書(shū)管理方面的素養(yǎng)和技能.文秘兼任文書(shū)的檔案管理的工作，主要涉及到對(duì)文書(shū)材料進(jìn)行立卷，還包括對(duì)文書(shū)檔案的收集和整理，以及相關(guān)的鑒定和檢索工作，還要做好相應(yīng)的保護(hù)和對(duì)一些信息的統(tǒng)計(jì)等這些復(fù)雜繁瑣的工作.這一系列的環(huán)節(jié)之間既存在連接的地方，又有相互制約和限制的地方.實(shí)現(xiàn)利用的便捷是中心環(huán)節(jié).其余的環(huán)節(jié)都是為了實(shí)現(xiàn)利用的便捷服務(wù).做好文書(shū)檔案的管理工作，能夠給本部門(mén)或本單位的其它工作做好服務(wù)，這是文書(shū)檔案管理人員的根本任務(wù).文書(shū)是機(jī)關(guān)工作的有效參謀，是企業(yè)單位歷史的有效憑證.是進(jìn)行科學(xué)研究的必要的基礎(chǔ)條件.其在企事業(yè)單位和黨政組織里面的重要作用不言而喻.

現(xiàn)在的機(jī)關(guān)文書(shū)的管理工作基本實(shí)現(xiàn)了文檔室的管理，這樣的文檔室在小的機(jī)關(guān)之中，具有綜合性的作用.不僅僅是實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的管理，還具有進(jìn)行人事、科技、會(huì)計(jì)等檔案管理的功能.這樣的情況讓內(nèi)容更加豐富，工作起來(lái)就更加的復(fù)雜.這就要求需要供給大量的資料給機(jī)關(guān)的工作運(yùn)用資料創(chuàng)造足夠的方便.還要實(shí)現(xiàn)提供資料的迅速和準(zhǔn)確，這必然增加工作的難度.正是具有這樣的情況，就要求相關(guān)的秘書(shū)人員，要充分掌握文書(shū)檔案管理的理論和業(yè)務(wù)，以及嫻熟的技能等，做好一名合格的，科學(xué)的檔案管理者.

2.4 文秘本身基本素養(yǎng)和提高

隨著時(shí)代的加速發(fā)展，生活的節(jié)湊越來(lái)越快，這就要求實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)和合理化.現(xiàn)今的許多企業(yè)對(duì)文秘的要求越來(lái)越高，秘書(shū)的職務(wù)不僅僅是一個(gè)單一的環(huán)節(jié)，還要對(duì)上面提及的文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理.這就要求秘書(shū)要不斷的提高自身的素質(zhì)和技能，面對(duì)繁瑣的事務(wù)，首先需要良好的心理素質(zhì).面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的要求和自己手中不斷的文件和文書(shū)檔案的管理，我們可以說(shuō)秘書(shū)是個(gè)“雜家”.不僅要做好相應(yīng)的文字工作，還要負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的整理和管理，這就需要秘書(shū)在工作中擺正心態(tài)，要有耐心，有強(qiáng)力的抗壓能力.這也是文秘修養(yǎng)的一部分.

其次，文秘要養(yǎng)成禮貌待人的習(xí)慣.對(duì)自己的同事和相關(guān)的客戶(hù)，要以禮相待，做好公司的形象宣傳.樹(shù)立企業(yè)良好的形象和整體的高素養(yǎng).還要熱情和負(fù)責(zé)任的對(duì)待自己的工作.做好相應(yīng)的準(zhǔn)備和管理，做好領(lǐng)導(dǎo)的好助手和好幫手，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文字稿件的寫(xiě)作，以及做好相應(yīng)的文書(shū)檔案的管理工作.要把公司和企業(yè)當(dāng)做自己的家，熱愛(ài)自己的崗位，并樂(lè)于在其中奉獻(xiàn)自己的力量.還要做到對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)人，用細(xì)致耐心的方式對(duì)待工作中的細(xì)節(jié).按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和需要進(jìn)行必要的準(zhǔn)備和管理工作，為企業(yè)的發(fā)展和資料的檢索提供便利，還要為企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)文化的塑造和維護(hù)做必要的了解和思考.這既有利于自己的文稿的寫(xiě)作，也助于對(duì)公司機(jī)關(guān)的了解，做到文字寫(xiě)作的實(shí)事求是，以及檔案管理的有序和科學(xué).

除此之外，文秘還要養(yǎng)成微笑接待的習(xí)慣.領(lǐng)導(dǎo)的客人最好及時(shí)禮貌的接待.做好自己的分內(nèi)之事，還要不斷的提升自己的文化修養(yǎng)，提高自己的內(nèi)涵，和公司機(jī)關(guān)的發(fā)展進(jìn)步攜手并肩，實(shí)現(xiàn)自己知識(shí)的不斷更新，還要養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的習(xí)慣.實(shí)現(xiàn)自己知識(shí)的提高和運(yùn)用設(shè)備管理技能的提升，提高做事的效率和質(zhì)量.這些都是秘書(shū)基本修養(yǎng)的題中之義，需要在實(shí)際的工作中不斷提高.

2.5 文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)

中小企業(yè)的文書(shū)檔案管理一般由秘書(shū)兼任，這就對(duì)秘書(shū)的能力提出了更高的要求.而文秘本身的修養(yǎng)會(huì)直接影響到文字稿件的質(zhì)量和對(duì)文檔管理的水平.文秘的工作和文書(shū)管理的工作，既有區(qū)別更有聯(lián)系.尤其是在業(yè)務(wù)上，文秘的個(gè)人修養(yǎng)對(duì)文檔資料的價(jià)值和對(duì)文書(shū)資料的管理起著重要的影響.近二十幾年以來(lái)，文書(shū)檔案管理有了長(zhǎng)足的進(jìn)步和發(fā)展.但是文書(shū)管理的隊(duì)伍建設(shè)的任務(wù)還很艱巨.尤其是基層的文書(shū)管理工作和管理者的水平與時(shí)代的要求和發(fā)展速度存在著極大的不匹配.突出的表現(xiàn)在，能夠勝任秘書(shū)和文書(shū)管理工作的人員數(shù)量極少.有些企業(yè)和組織對(duì)文秘的要求不高，對(duì)其技能和素質(zhì)沒(méi)有跟隨時(shí)代的步伐，沒(méi)有有效的提高.這就導(dǎo)致許多的文秘的素質(zhì)與實(shí)際的需要之間存在極大的差距.根據(jù)時(shí)代不斷發(fā)展的要求和實(shí)際的需要，在對(duì)文秘的挑選和任用方面需要下大力氣.要選擇專(zhuān)業(yè)相關(guān)的基本素質(zhì)良好的文秘來(lái)從事文秘的工作，還要對(duì)他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)，還要做好對(duì)文秘技能和素質(zhì)的定期考核，實(shí)現(xiàn)差罰優(yōu)獎(jiǎng)的措施.文秘人員也要做好與時(shí)俱進(jìn)，做到知識(shí)的及時(shí)更新，和技能水平的不斷提高.

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1673-260X（2013）09-0128-02