劉俊蘭， 趙艷華， 劉毅紅， 賈立平

（河北農(nóng)業(yè)大學(xué) 檔案館，河北 保定071000）

高校檔案是指高校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料的組合［1］，它是高校發(fā)展的真實(shí)記錄，反映了高校深厚的文化積淀，也是衡量高校管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施以來，檔案的作用價(jià)值受到了各高校的重視，也取得了令人欣慰的成績。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在數(shù)字化校園建設(shè)中的廣泛應(yīng)用，檔案的內(nèi)容形式已不再是傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)材料，檔案形式出現(xiàn)了復(fù)雜化、多樣化。合理有效的利用新形勢下的檔案資源，使檔案資源最大限度地發(fā)揮其優(yōu)勢，需要使用標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的手段來加強(qiáng)新形勢下檔案的管理。

一、高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化與信息化管理工作現(xiàn)狀

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及，高校在各項(xiàng)工作中產(chǎn)生了大量的電子文件。檔案的內(nèi)容和形式已不再是局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)材料，出現(xiàn)了移動(dòng)硬盤、光盤、微縮膠片等新的存儲介質(zhì)，高校檔案管理工作也正在由原來的純手工操作逐步向計(jì)算機(jī)管理邁進(jìn)。但由于沒有一套統(tǒng)一的規(guī)范，各高校的管理方式不一，軟硬件設(shè)施五花八門，軟件之間互不兼容，難以實(shí)現(xiàn)資源共享，這些都對檔案的信息化管理方式、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提出了新的挑戰(zhàn)。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施以來，各高校都在認(rèn)真貫徹落實(shí)其相關(guān)內(nèi)容，從檔案人員、設(shè)備、庫房等方面著手來加強(qiáng)檔案的管理，多數(shù)高校都加大了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的步伐，并取得了一定的成績。但由于檔案的特殊性及各高校自身?xiàng)l件、領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不同，各高校檔案管理發(fā)展的狀況也參差不齊，多數(shù)高校距離檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化標(biāo)準(zhǔn)還有一定的差距，普遍存在以下問題。

（一）對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化認(rèn)識不全面

自《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施以來，多數(shù)高校都對檔案重視度有了一定的提高，但大部分高校對標(biāo)準(zhǔn)化、信息化并沒有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識。有的認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)化是指檔案內(nèi)容和檔案形態(tài)的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案內(nèi)容規(guī)范，檔案形態(tài)統(tǒng)一；有的認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)化是信息化的前提和基礎(chǔ)，是對檔案在收集、整理、檢索、管理等各方面制定的一套規(guī)范，各高校檔案管理部門都參照此標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以保證各檔案館及下屬兼職檔案管理部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一、設(shè)備兼容，達(dá)到科學(xué)有序的要求，以實(shí)現(xiàn)資源共享；還有一部分認(rèn)為信息化即為使用檔案管理軟件保存檔案目錄信息，方便檔案查詢，有了檔案管理軟件即為實(shí)現(xiàn)了檔案信息化。上述理解均是根據(jù)自身學(xué)校情況對于標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的理解，具有一定的局限性。筆者認(rèn)為檔案標(biāo)準(zhǔn)化是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性事物和概念為對象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，它是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)，具體包括檔案內(nèi)容和檔案形態(tài)的標(biāo)準(zhǔn)化等方面的內(nèi)容。檔案信息化是指基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的收集，整理，檢索等工作，加強(qiáng)電子檔案的收集并逐步實(shí)現(xiàn)館藏教學(xué)檔案、文書檔案及其他珍貴檔案數(shù)字化。

（二）檔案管理人員隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)水平不高

堅(jiān)持以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的要求，在推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化進(jìn)程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接決定其發(fā)展水平。據(jù)調(diào)查，在河北省各高校中，檔案人員隊(duì)伍建設(shè)普遍存在著專業(yè)人才匱乏、人員老化、能力水平有限、部門兼職檔案員流動(dòng)性大等問題，很難適應(yīng)新形勢下檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的要求。

新形勢下對檔案管理人員的要求是掌握計(jì)算機(jī)、檔案、法律等專業(yè)知識的綜合型人才及專門的檔案管理研究人才。由于在我國有檔案管理專業(yè)的高校并不多，檔案專業(yè)的人才培養(yǎng)已經(jīng)無法滿足社會的需要。多數(shù)高校很難招聘到專門的檔案管理人員，多是從其他崗位調(diào)動(dòng)過來從事檔案管理工作，即使新招聘的檔案管理人員也很少系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)課程，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)及檔案管理知識的復(fù)合型人才更是鳳毛麟角。有的高校甚至沒有專職的檔案管理員，而是采用人員兼職聘任的方式，一人多崗。對于日益增多的檔案，難免顧此失彼，更談不上改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理方式。調(diào)查顯示：高校各部門兼職檔案員普遍存在流動(dòng)性大的問題，雖然高校檔案管理部門會定期對各部門兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，但是頻繁換人使部門兼職檔案員對于檔案工作不熟悉。不僅增添了檔案管理部門的負(fù)擔(dān)，還造成部門檔案歸檔不規(guī)范，收集不齊全，移交不及時(shí)等問題。

（三）部分高校軟硬件設(shè)施亟待提高

目前，由于各高校對檔案館資金投入情況不同，各高校的軟硬件條件也處于不同的層次。有的高校資金投入充足，不僅配備了專門的檔案管理軟件，服務(wù)器，打印機(jī)、掃描儀，數(shù)碼相機(jī)、密集架等設(shè)備，擴(kuò)建了庫房面積，還劃撥了專門的款項(xiàng)用于案卷的保護(hù)、維護(hù)及對各立卷部門的培訓(xùn)與獎(jiǎng)勵(lì)。但有的高校庫房面積狹小，沒有專門的除濕機(jī)、吸塵器、防盜柜、密集架等，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案庫房的要求。雖然各高校都配備了計(jì)算機(jī)，但是服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)施還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，個(gè)別高校甚至沒有專門的檔案管理軟件，對于標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的工作更是無法進(jìn)行。

二、制約高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化發(fā)展進(jìn)程的因素

制約高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化進(jìn)程的因素歸納起來主要有以下3個(gè)方面：

（一）檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理未形成統(tǒng)一規(guī)范

省教育廳、檔案管理部門雖然提出了檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的發(fā)展方向，但是并沒有專門針對高校的檔案管理提供一套標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的規(guī)范，也沒有提出標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的確切定義和執(zhí)行的方法，同時(shí)，檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方面的法律法規(guī)也并不完善。這些都制約了其發(fā)展進(jìn)程。

（二）管理存在漏洞

高校主管部門并未把檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化列入到建設(shè)數(shù)字化校園的發(fā)展格局中。因此，在資金、政策、技術(shù)、人力資源等方面對檔案事業(yè)的支持力度還有待提高。最為嚴(yán)重的是不少人在觀念上仍然認(rèn)為檔案管理部門只是從事簡單資料的保管，查閱工作，平時(shí)沒什么工作可做，因此，在人員調(diào)配上也難以提供高素質(zhì)的綜合型人才。

（三）資金投入不足

相對于高校的教學(xué)、科研、行政管理等部門，高校對于檔案事業(yè)的投入明顯不足。這已經(jīng)成為高校檔案軟硬件設(shè)施難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的瓶頸。

三、高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的對策

對于“繁、重、雜”的檔案工作，只有制定一套科學(xué)、合理、高效的集標(biāo)準(zhǔn)化與信息化于一體的檔案管理體系，才能保證各高校、各部門檔案內(nèi)容形式相互統(tǒng)一、相互協(xié)調(diào)、相互銜接。提高檔案工作效率，保證檔案質(zhì)量，節(jié)約人力、物力，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

（一）制定標(biāo)準(zhǔn)化、信息化統(tǒng)一規(guī)范

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的重要前提和技術(shù)保障，但是要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)也不是一蹴而就的，需要國家教育部門、檔案管理部門的扶持。針對各高校對標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的概念認(rèn)識模糊、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，國家有必要制定一套有關(guān)新形勢下檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范，并下發(fā)至各檔案管理部門。有了這套規(guī)范，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理便有章可循，有法可依。除此之外，省教育廳也有必要出臺一套有關(guān)檔案管理工作的指導(dǎo)性意見，并組織計(jì)算機(jī)和檔案專業(yè)兩方面的人員共同組成規(guī)劃小組，結(jié)合省各高校的具體情況，制定出包括近期實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和遠(yuǎn)期發(fā)展方向的整體規(guī)劃，提供切實(shí)可行的實(shí)施方案，確定各階段分步實(shí)施的計(jì)劃，避免好高騖遠(yuǎn)，華而不實(shí)，使檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的推進(jìn)工作落到實(shí)處［2］。

（二）建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，它的發(fā)展過程是和新技術(shù)、新知識密不可分的，因此，檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)是決定檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方案能否順利實(shí)施的關(guān)鍵。針對省各高校檔案管理員隊(duì)伍的現(xiàn)狀，提出以下兩方面的措施來提高高校檔案管理員隊(duì)伍的整體水平。

1．提高檔案人員地位待遇，吸納專業(yè)化檔案管理人才 在人們的傳統(tǒng)意識中，檔案管理部門是學(xué)校較為邊緣化的部門之一，檔案工作人員也是不被關(guān)注的弱勢群體，因此，好多年輕有能力的人員不愿意來檔案館工作。這就需要上級部門采取有利措施，提升檔案人員待遇，為年輕有能力的工作人員創(chuàng)造良好的繼續(xù)教育、職稱評聘條件，以此來吸納更多的人才投入到檔案管理事業(yè)中來。

2．加強(qiáng)專、兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn) 學(xué)校應(yīng)該為專兼職檔案員提供條件，支持他們積極的參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各類檔案研討會，不僅學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，還應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化辦公技術(shù)、多媒體技術(shù)、法律等知識的學(xué)習(xí)，逐步提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，以滿足實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化對檔案管理員提出的新要求。檔案管理部門還應(yīng)定期對各部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在提高其業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)上增強(qiáng)責(zé)任感。學(xué)校應(yīng)該劃撥專項(xiàng)資金用于對歸檔及時(shí)、規(guī)范的部門予以獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)其工作的積極性，還應(yīng)盡量避免不合理的人員流動(dòng)，對于必要的人員調(diào)動(dòng)，前任兼職檔案員還應(yīng)增強(qiáng)責(zé)任感，對新任兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)其檔案意識，做好交接工作。

（三）提供標(biāo)準(zhǔn)化、信息化所需要的軟硬件設(shè)施

充足的現(xiàn)代化設(shè)備是實(shí)施檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的基礎(chǔ)條件，因此，高校應(yīng)加大經(jīng)濟(jì)投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)毫無動(dòng)靜的院校購置充足的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并配備專業(yè)人員對其進(jìn)行操作，使設(shè)備得到合理的利用。對標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)正在進(jìn)行過程中的院校，進(jìn)行必要的設(shè)施補(bǔ)充，以保證其更快更好的發(fā)展。軟件方面，高校應(yīng)為檔案管理配備高性能、多功能的檔案管理軟件，針對目前各高校所使用的檔案管理軟件種類繁多，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，通用性差等問題，各高校應(yīng)及時(shí)交流經(jīng)驗(yàn)，配備有利于資源共享的通用性檔案管理軟件。此外，對于軟硬件設(shè)備的維護(hù)費(fèi)用也應(yīng)列于預(yù)算之內(nèi)。

總之，加強(qiáng)高校檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案質(zhì)量和管理效率的必由之路。高校檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的工作，檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化是相輔相承的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化是信息化的前提和基礎(chǔ)，檔案信息化是標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的必然趨勢，各高校應(yīng)加快步伐，使檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)邁上新的臺階。

［1］ 劉柳．談高校檔案資源的管理與利用［J］．蘭臺世界，2008（8）：8．

［2］ 仝美蘭．高校檔案信息化建設(shè)中的問題與對策［J］．山西大同大學(xué)學(xué)報(bào)，2008（5）：99-101．