紙質(zhì)檔案?jìng)浞莶呗匝芯?/h1>
2013-04-29 00:44:03顧濤葉濛濛
北京檔案 2013年9期
顧濤 葉濛濛
摘要：紙質(zhì)檔案物理性質(zhì)的變化不可阻止，因此，紙質(zhì)檔案的備份是必要的。文章探討了紙質(zhì)檔案?jìng)浞莸脑瓌t，分析了三種常用的備份方式，進(jìn)一步提出來(lái)紙質(zhì)檔案?jìng)浞莶呗浴?/p>
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案?jìng)浞蓦娮訖n案縮微檔案仿真復(fù)制
隨著時(shí)間的推移，即便是在最完美的保管情況下，紙質(zhì)檔案都不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)生物理性質(zhì)的變化，不斷縮短保存年限。同時(shí)，隨著檔案在生活中的地位日益增加，人們對(duì)紙質(zhì)檔案的利用率日益提高。如何保護(hù)紙質(zhì)檔案原件又能快速方便地利用上面的記錄信息，成為檔案工作中需要完成的重要任務(wù)。
想要解決好紙質(zhì)檔案的備份問(wèn)題，就要充分了解紙質(zhì)檔案的自身特點(diǎn)和備份方式。同時(shí)要結(jié)合實(shí)際，綜合分析多種影響因素，才能做出正確地判斷和選擇，提出科學(xué)的方案對(duì)備份工作進(jìn)行指導(dǎo)，從而有力的開(kāi)展備份工作。
一、紙質(zhì)檔案?jìng)浞菰瓌t
（一）利于原件載體與信息的保護(hù)
紙質(zhì)檔案的備份是為了使原件得到保護(hù)。所以在選擇備份方式時(shí)，不能對(duì)原件造成損傷。檔案信息的完整準(zhǔn)確是判斷檔案真實(shí)性的重要依據(jù)，更是決定檔案價(jià)值的重要因素之一。所以經(jīng)備份后的原件在信息上不能出現(xiàn)缺失、變化等現(xiàn)象。在備份時(shí)，必須做到對(duì)原件載體與原件上所記錄信息的雙層保護(hù)。
（二）備份方式能夠確保記錄信息真實(shí)可靠
除了在備份之初要能真實(shí)的記錄檔案信息，在利用的過(guò)程中，也需要保證記錄信息的真實(shí)、可靠。往往當(dāng)備份載體受到了影響，就會(huì)影響到記錄信息的真實(shí)性。這就要綜合考慮備份載體自身的性質(zhì)和受到外界影響的可能，選擇安全性高的備份方式。確保除了檔案在備份之初，做到備份后的信息與紙質(zhì)檔案原件完全一致外，必須能夠保證記錄信息長(zhǎng)期真實(shí)可靠。
（三）備份載體便于利用與保護(hù)
若備份載體比較脆弱，就要進(jìn)行多次備份。重復(fù)的備份除了可能傷害檔案原件，使信息發(fā)生改變，成本也會(huì)增加，所以選擇備份載體時(shí)，其應(yīng)有較長(zhǎng)的壽命。經(jīng)過(guò)備份后，無(wú)論是選擇何種備份方式，若只是單單能夠儲(chǔ)存信息，就失去了檔案自身的意義。檔案的保存，是為了利用，所以在選擇備份方式時(shí)，一定要便于今后的利用，還需選擇易于保護(hù)的備份載體。同時(shí)對(duì)于檔案的利用要便于監(jiān)管，需要使檔案信息具備較高的保密性和安全性。
（四）優(yōu)先備份重要檔案
各檔案館（室）所收集的紙質(zhì)檔案都已形成了一定的規(guī)模，不管檔案的數(shù)量多少，都要對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行統(tǒng)一篩選，在進(jìn)行安排，分階段有重點(diǎn)地進(jìn)行備份。在紙質(zhì)檔案原件數(shù)量龐大時(shí)，更要分清主次。應(yīng)該將歷史檔案、重要檔案、字跡不清晰的檔案和使用率高的檔案優(yōu)先進(jìn)行備份。
二、紙質(zhì)檔案?jìng)浞莘绞降姆治?/b>
現(xiàn)在社會(huì)上使用的紙質(zhì)檔案?jìng)浞莘绞街饕须娮觽浞?、縮微備份和仿真復(fù)制件三大類(lèi)。這三大類(lèi)備份方式除了都需要針對(duì)載體特性購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)門(mén)的裝具并注意日常保護(hù)外，都具有自己的特點(diǎn)。
（一）電子備份方式
電子備份就是將紙質(zhì)檔案按照規(guī)定的要求掃描形成電子檔案，是目前比較流行的備份方式。電子備份一般選擇光盤(pán)或者磁盤(pán)作為載體。從成本層面分析，電子備份購(gòu)買(mǎi)設(shè)備和載體的一次性成本投入比較便宜，但載體的實(shí)際壽命往往遠(yuǎn)低于理論上的壽命，后期的維護(hù)、遷移費(fèi)用較高；從利用層面分析，電子備份的儲(chǔ)存量大，保存、利用非常方便。電子備份致命的問(wèn)題是目前電子檔案不具有法律效力，不能作為法律憑證使用。
（二）縮微備份方式
縮微備份是利用縮微技術(shù)將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)移到縮微膠片上。縮微技術(shù)已經(jīng)歷了百余年的歷史，其記錄媒體和設(shè)備已完全成熟穩(wěn)定，如果保存得當(dāng)，可以達(dá)到500年以上的保存期限。從成本層面看，縮微品拍攝、讀取，檢索需要機(jī)器的輔助，且專(zhuān)業(yè)性較高，每臺(tái)價(jià)格在十幾萬(wàn)到幾十萬(wàn)元不等，因此目前縮微品在國(guó)內(nèi)的利用率并不高；從利用層面看，縮微品能夠保證紙質(zhì)檔案原件的原貌，真實(shí)地反映其內(nèi)容、特點(diǎn)，并且能確保具有憑證作用，具有法律效力。
（三）仿真復(fù)制件備份方式
仿真復(fù)制，通常是指用手工描摹、制作，對(duì)原件進(jìn)行仿造。仿真復(fù)制技術(shù)可以解決珍貴歷史檔案原件的保護(hù)問(wèn)題，達(dá)到延長(zhǎng)其壽命的目的。從成本層面分析，仿真復(fù)制件則相當(dāng)耗費(fèi)時(shí)間和人力，成本高、耗時(shí)長(zhǎng)，一般僅用在珍貴檔案的備份上；從利用層面分析，通常用于展覽或極為重要、珍貴檔案的備份，掌握此項(xiàng)技術(shù)的人并不多見(jiàn)，利用的情況相對(duì)較少，通常作為檔案學(xué)方面技術(shù)交流的內(nèi)容。
三、紙質(zhì)檔案?jìng)浞莶呗?/b>
（一）考慮檔案紙質(zhì)原件的特點(diǎn)
各檔案館（室）收集的檔案類(lèi)別、重要程度、清晰程度、原件大小不同等因素決定了紙質(zhì)檔案?jìng)浞莨ぷ鞅仨殢膶?shí)際出發(fā)，靈活掌握。針對(duì)現(xiàn)有檔案的不同特點(diǎn)，選擇不同的備份方法，確保備份工作高效、高質(zhì)完成。
選擇備份方式要以紙質(zhì)檔案的性質(zhì)為基礎(chǔ)，內(nèi)容為依據(jù)。珍貴或需要體現(xiàn)憑證價(jià)值的檔案需用縮微膠片備份，保證其真實(shí)可靠性。珍貴的歷史檔案、重要的檔案需選用仿真復(fù)制件，使其能保持原貌，在外觀(guān)上滿(mǎn)足利用需求。在需要舉辦一些類(lèi)似展覽的活動(dòng)，因各種原因不得使用檔案原件又需要直觀(guān)的呈現(xiàn)檔案原貌的情況下，也需選擇仿真復(fù)制件備份。而電子備份是目前普遍采用的紙質(zhì)檔案?jìng)浞莘绞?，選擇電子備份的主要原因是其成本較低、操作簡(jiǎn)單且便于利用。
（二）結(jié)合檔案館（室）自身的現(xiàn)狀
除了要了解檔案的情況，檔案館（室）還需要結(jié)合自身情況來(lái)完成備份工作。比如經(jīng)濟(jì)情況、人員配置、硬件設(shè)施等現(xiàn)狀都會(huì)影響備份方式的選擇。要分清主次，量力而行，盲目的選擇備份方式會(huì)造成不必要的浪費(fèi)。所以檔案館（室）要分析自身現(xiàn)狀，分階段有重點(diǎn)地對(duì)保存檔案進(jìn)行備份，選擇適用的備份方式。
（三）多種備份方式結(jié)合使用
在客觀(guān)條件允許的情況下，建議逐步完成采用多種方式備份，取長(zhǎng)補(bǔ)短，分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。但多種備份方式并存的情況，也需要分析檔案自身的特點(diǎn)，結(jié)合檔案館（室）未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃，有主次的完成。對(duì)于備份的先后順序需要進(jìn)行統(tǒng)籌安排，最終實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)和數(shù)字化復(fù)制備份并存，也就是縮微和數(shù)字化并存，即可采用先縮微后掃描膠片；也可選擇先掃描，在將數(shù)據(jù)打在膠片上的方式。如果利用縮微和掃描同步進(jìn)行的設(shè)備，在備份過(guò)程中就減少了原件的利用率。這種方式既可以方便利用又可以使兩種備份方式互補(bǔ)其不足，體現(xiàn)出各自的優(yōu)點(diǎn)，成為了現(xiàn)階段理想的備份方式。
（四）確保檔案載體的安全可靠
確保檔案載體和信息的安全，是檔案?jìng)浞葜袘?yīng)該高度重視的問(wèn)題。首先，要選擇耐久性好的光盤(pán)、磁盤(pán)、縮微膠片作為備份的載體，同時(shí)在開(kāi)展備份工作的過(guò)程中，保證檔案原件與備份載體的安全。注意將溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，工作現(xiàn)場(chǎng)要有利于檔案載體保護(hù)的專(zhuān)用滅火器，使用鐵門(mén)、鐵柜，注意防盜等。
（五）提升相關(guān)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
電子和縮微備份方式都需要借助機(jī)器來(lái)實(shí)現(xiàn)檢索與利用，這就要求檔案工作人員掌握備份流程和方法，而仿真復(fù)制件的制作，更需要工作人員熟練地掌握技術(shù)，并且要將此項(xiàng)技術(shù)傳承下去。同時(shí)，利用者也需要掌握閱讀設(shè)備的操作方法、熟悉利用流程，使其利用能夠快捷又方便。
四、結(jié)論
綜上所述只有軟、硬件都考慮齊全，才能使備份工作真正發(fā)揮其最大功能。選擇備份方式應(yīng)該結(jié)合館藏檔案的特點(diǎn)和數(shù)量，還應(yīng)該考慮檔案館建設(shè)的目標(biāo)、客觀(guān)條件，按計(jì)劃分階段逐步實(shí)施。備份工作應(yīng)該有計(jì)劃有組織的，應(yīng)當(dāng)在深入調(diào)研、科學(xué)論證基礎(chǔ)上，認(rèn)真搞好整體設(shè)計(jì)。在長(zhǎng)期開(kāi)展工作的同時(shí)也要著眼于不斷完善機(jī)制，有監(jiān)管，有應(yīng)急措施，從思想上意識(shí)到紙質(zhì)檔案?jìng)浞莸闹匾?，使這項(xiàng)工作真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)
[1]冷霜.檔案載體演變規(guī)律的研究[J].圖書(shū)情報(bào)研究， 2010，3（1）：55—56.
[2]楊劍云，郭燕，馬威.新型載體材料對(duì)檔案工作的影響[J].蘭臺(tái)世界，2010，3：11—12.
[3]陳勇.現(xiàn)代電子檔案載體的分析與選擇[N].南昌航空大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2008，10（1）：46-51.
[4]劉冰一.實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份的研究與思考[J].中國(guó)檔案，2010（12）：59—61.
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（一）利于原件載體與信息的保護(hù)
紙質(zhì)檔案的備份是為了使原件得到保護(hù)。所以在選擇備份方式時(shí)，不能對(duì)原件造成損傷。檔案信息的完整準(zhǔn)確是判斷檔案真實(shí)性的重要依據(jù)，更是決定檔案價(jià)值的重要因素之一。所以經(jīng)備份后的原件在信息上不能出現(xiàn)缺失、變化等現(xiàn)象。在備份時(shí)，必須做到對(duì)原件載體與原件上所記錄信息的雙層保護(hù)。
（二）備份方式能夠確保記錄信息真實(shí)可靠
除了在備份之初要能真實(shí)的記錄檔案信息，在利用的過(guò)程中，也需要保證記錄信息的真實(shí)、可靠。往往當(dāng)備份載體受到了影響，就會(huì)影響到記錄信息的真實(shí)性。這就要綜合考慮備份載體自身的性質(zhì)和受到外界影響的可能，選擇安全性高的備份方式。確保除了檔案在備份之初，做到備份后的信息與紙質(zhì)檔案原件完全一致外，必須能夠保證記錄信息長(zhǎng)期真實(shí)可靠。
（三）備份載體便于利用與保護(hù)
若備份載體比較脆弱，就要進(jìn)行多次備份。重復(fù)的備份除了可能傷害檔案原件，使信息發(fā)生改變，成本也會(huì)增加，所以選擇備份載體時(shí)，其應(yīng)有較長(zhǎng)的壽命。經(jīng)過(guò)備份后，無(wú)論是選擇何種備份方式，若只是單單能夠儲(chǔ)存信息，就失去了檔案自身的意義。檔案的保存，是為了利用，所以在選擇備份方式時(shí)，一定要便于今后的利用，還需選擇易于保護(hù)的備份載體。同時(shí)對(duì)于檔案的利用要便于監(jiān)管，需要使檔案信息具備較高的保密性和安全性。
（四）優(yōu)先備份重要檔案
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（一）電子備份方式
電子備份就是將紙質(zhì)檔案按照規(guī)定的要求掃描形成電子檔案，是目前比較流行的備份方式。電子備份一般選擇光盤(pán)或者磁盤(pán)作為載體。從成本層面分析，電子備份購(gòu)買(mǎi)設(shè)備和載體的一次性成本投入比較便宜，但載體的實(shí)際壽命往往遠(yuǎn)低于理論上的壽命，后期的維護(hù)、遷移費(fèi)用較高；從利用層面分析，電子備份的儲(chǔ)存量大，保存、利用非常方便。電子備份致命的問(wèn)題是目前電子檔案不具有法律效力，不能作為法律憑證使用。
（二）縮微備份方式
縮微備份是利用縮微技術(shù)將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)移到縮微膠片上。縮微技術(shù)已經(jīng)歷了百余年的歷史，其記錄媒體和設(shè)備已完全成熟穩(wěn)定，如果保存得當(dāng)，可以達(dá)到500年以上的保存期限。從成本層面看，縮微品拍攝、讀取，檢索需要機(jī)器的輔助，且專(zhuān)業(yè)性較高，每臺(tái)價(jià)格在十幾萬(wàn)到幾十萬(wàn)元不等，因此目前縮微品在國(guó)內(nèi)的利用率并不高；從利用層面看，縮微品能夠保證紙質(zhì)檔案原件的原貌，真實(shí)地反映其內(nèi)容、特點(diǎn)，并且能確保具有憑證作用，具有法律效力。
（三）仿真復(fù)制件備份方式
仿真復(fù)制，通常是指用手工描摹、制作，對(duì)原件進(jìn)行仿造。仿真復(fù)制技術(shù)可以解決珍貴歷史檔案原件的保護(hù)問(wèn)題，達(dá)到延長(zhǎng)其壽命的目的。從成本層面分析，仿真復(fù)制件則相當(dāng)耗費(fèi)時(shí)間和人力，成本高、耗時(shí)長(zhǎng)，一般僅用在珍貴檔案的備份上；從利用層面分析，通常用于展覽或極為重要、珍貴檔案的備份，掌握此項(xiàng)技術(shù)的人并不多見(jiàn)，利用的情況相對(duì)較少，通常作為檔案學(xué)方面技術(shù)交流的內(nèi)容。
三、紙質(zhì)檔案?jìng)浞莶呗?/b>
（一）考慮檔案紙質(zhì)原件的特點(diǎn)
各檔案館（室）收集的檔案類(lèi)別、重要程度、清晰程度、原件大小不同等因素決定了紙質(zhì)檔案?jìng)浞莨ぷ鞅仨殢膶?shí)際出發(fā)，靈活掌握。針對(duì)現(xiàn)有檔案的不同特點(diǎn)，選擇不同的備份方法，確保備份工作高效、高質(zhì)完成。
選擇備份方式要以紙質(zhì)檔案的性質(zhì)為基礎(chǔ)，內(nèi)容為依據(jù)。珍貴或需要體現(xiàn)憑證價(jià)值的檔案需用縮微膠片備份，保證其真實(shí)可靠性。珍貴的歷史檔案、重要的檔案需選用仿真復(fù)制件，使其能保持原貌，在外觀(guān)上滿(mǎn)足利用需求。在需要舉辦一些類(lèi)似展覽的活動(dòng)，因各種原因不得使用檔案原件又需要直觀(guān)的呈現(xiàn)檔案原貌的情況下，也需選擇仿真復(fù)制件備份。而電子備份是目前普遍采用的紙質(zhì)檔案?jìng)浞莘绞?，選擇電子備份的主要原因是其成本較低、操作簡(jiǎn)單且便于利用。
（二）結(jié)合檔案館（室）自身的現(xiàn)狀
除了要了解檔案的情況，檔案館（室）還需要結(jié)合自身情況來(lái)完成備份工作。比如經(jīng)濟(jì)情況、人員配置、硬件設(shè)施等現(xiàn)狀都會(huì)影響備份方式的選擇。要分清主次，量力而行，盲目的選擇備份方式會(huì)造成不必要的浪費(fèi)。所以檔案館（室）要分析自身現(xiàn)狀，分階段有重點(diǎn)地對(duì)保存檔案進(jìn)行備份，選擇適用的備份方式。
（三）多種備份方式結(jié)合使用
在客觀(guān)條件允許的情況下，建議逐步完成采用多種方式備份，取長(zhǎng)補(bǔ)短，分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。但多種備份方式并存的情況，也需要分析檔案自身的特點(diǎn)，結(jié)合檔案館（室）未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃，有主次的完成。對(duì)于備份的先后順序需要進(jìn)行統(tǒng)籌安排，最終實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)和數(shù)字化復(fù)制備份并存，也就是縮微和數(shù)字化并存，即可采用先縮微后掃描膠片；也可選擇先掃描，在將數(shù)據(jù)打在膠片上的方式。如果利用縮微和掃描同步進(jìn)行的設(shè)備，在備份過(guò)程中就減少了原件的利用率。這種方式既可以方便利用又可以使兩種備份方式互補(bǔ)其不足，體現(xiàn)出各自的優(yōu)點(diǎn)，成為了現(xiàn)階段理想的備份方式。
（四）確保檔案載體的安全可靠
確保檔案載體和信息的安全，是檔案?jìng)浞葜袘?yīng)該高度重視的問(wèn)題。首先，要選擇耐久性好的光盤(pán)、磁盤(pán)、縮微膠片作為備份的載體，同時(shí)在開(kāi)展備份工作的過(guò)程中，保證檔案原件與備份載體的安全。注意將溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，工作現(xiàn)場(chǎng)要有利于檔案載體保護(hù)的專(zhuān)用滅火器，使用鐵門(mén)、鐵柜，注意防盜等。
（五）提升相關(guān)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
電子和縮微備份方式都需要借助機(jī)器來(lái)實(shí)現(xiàn)檢索與利用，這就要求檔案工作人員掌握備份流程和方法，而仿真復(fù)制件的制作，更需要工作人員熟練地掌握技術(shù)，并且要將此項(xiàng)技術(shù)傳承下去。同時(shí)，利用者也需要掌握閱讀設(shè)備的操作方法、熟悉利用流程，使其利用能夠快捷又方便。
四、結(jié)論
綜上所述只有軟、硬件都考慮齊全，才能使備份工作真正發(fā)揮其最大功能。選擇備份方式應(yīng)該結(jié)合館藏檔案的特點(diǎn)和數(shù)量，還應(yīng)該考慮檔案館建設(shè)的目標(biāo)、客觀(guān)條件，按計(jì)劃分階段逐步實(shí)施。備份工作應(yīng)該有計(jì)劃有組織的，應(yīng)當(dāng)在深入調(diào)研、科學(xué)論證基礎(chǔ)上，認(rèn)真搞好整體設(shè)計(jì)。在長(zhǎng)期開(kāi)展工作的同時(shí)也要著眼于不斷完善機(jī)制，有監(jiān)管，有應(yīng)急措施，從思想上意識(shí)到紙質(zhì)檔案?jìng)浞莸闹匾?，使這項(xiàng)工作真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)
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