熊曉蕾

企業(yè)在建立了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，企業(yè)會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多新的問題，如何加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制已經(jīng)成為亟待解決的問題。本文僅對(duì)企業(yè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)不同之處

1.程序和形式不同。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要是會(huì)計(jì)不相容崗位分離的控制，對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行科學(xué)合理的分工，使之相互監(jiān)督和制約，按照規(guī)定取得和填制原始憑證，設(shè)計(jì)良好的憑證格式，對(duì)憑證進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，規(guī)定合理的憑證傳遞程序等等。在電算化會(huì)計(jì)中這些都轉(zhuǎn)移到了計(jì)算機(jī)內(nèi)，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行借貸平衡、余額平衡檢查等。

因此在會(huì)計(jì)電算化條件下，企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制由單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋?，?huì)計(jì)系統(tǒng)控制不但要控制原始數(shù)據(jù)的輸入，還要對(duì)相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟、硬件維護(hù)及電算化程序的安全進(jìn)行控制。

2.內(nèi)容不同。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，給會(huì)計(jì)工作增加了新內(nèi)容。手工條件下的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制主要是針對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的交易處理，即每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都要經(jīng)過有相應(yīng)權(quán)限的人簽章，多個(gè)業(yè)務(wù)崗位和多個(gè)責(zé)任人獨(dú)立操作而形成明確的責(zé)任分工。在電算化條件下，原先應(yīng)由會(huì)計(jì)人員按一定程序及授權(quán)處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權(quán)進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作，甚至不經(jīng)授權(quán)也可進(jìn)行某項(xiàng)操作。

由于會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，工作人員不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲(chǔ)在電子介質(zhì)中的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序；會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制也相應(yīng)增加了新的內(nèi)容，如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用、授權(quán)、病毒的防治等進(jìn)行控制及軟硬件、磁盤、軟盤的安全控制。

由此可見，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制相比較，控制范圍更大、控制程序更復(fù)雜。它將職能控制與程序控制、人工控制和計(jì)算機(jī)控制相結(jié)合，是一種綜合性多方位的控制。

二、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

1.從業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。一方面電算化會(huì)計(jì)不僅要求從業(yè)人員掌握一定的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，還要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)、財(cái)務(wù)軟件的操作方法以及相關(guān)設(shè)備的保養(yǎng)和維護(hù)知識(shí)。有些會(huì)計(jì)人員雖然在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)方面的經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)卻很匱乏，難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，在計(jì)算機(jī)面前表現(xiàn)得束手無策，不能將豐富的專業(yè)知識(shí)在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行轉(zhuǎn)化。另一方面計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)及維護(hù)人員對(duì)會(huì)計(jì)知識(shí)掌握的不夠，因此軟件設(shè)計(jì)不能滿足會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的需求，或者是軟件功能與會(huì)計(jì)功能相脫離，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷升級(jí)，而會(huì)計(jì)功能徘徊不前的尷尬局面。

2.電算化軟件多樣，績(jī)效不明顯。由于財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)未能實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，再加上各單位使用的財(cái)務(wù)軟件是向不同的軟件開發(fā)商購(gòu)買的，軟件版本千差萬別，就是同一公司的不同單位使用的軟件也不盡相同，或是相同軟件版本不同。導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?，不能有效利用?jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制，浪費(fèi)了資源，增加了核算成本。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作還存在一些片面的認(rèn)識(shí)，不舍得在軟件后期的開發(fā)與維護(hù)、升級(jí)與培訓(xùn)方面進(jìn)行必要的投入，造成電算化軟件強(qiáng)大的控制功能不能被有效地開發(fā)利用，形成電算化軟件的閑置與浪費(fèi)。

3.電算化控制制度不完善。2008年6月，財(cái)政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》基本規(guī)范對(duì)內(nèi)部控制及其目標(biāo)、原則、要求等進(jìn)行了明確，但是企業(yè)應(yīng)如何應(yīng)對(duì)，如何依據(jù)規(guī)范進(jìn)行實(shí)務(wù)操作，切實(shí)防范和規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，將是企業(yè)面臨的一個(gè)重要課題。財(cái)政部1996年就發(fā)布了《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》，企業(yè)實(shí)現(xiàn)電算化后，會(huì)計(jì)部門人員的結(jié)構(gòu)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理方法、會(huì)計(jì)檔案的保存介質(zhì)和方法都發(fā)生了很大變化，企業(yè)與之相應(yīng)的規(guī)章制度卻不完善，給計(jì)算機(jī)犯罪留下可乘之機(jī)。

4.加大了企業(yè)經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)。由于電算化軟件本身的缺陷及制度方面的不足，給利用計(jì)算機(jī)犯罪的不法之徒提供了便利，超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，篡改、復(fù)制、偽造、銷毀重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，達(dá)到犯罪的目的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全世界利用計(jì)算機(jī)犯罪直接盜走的資金達(dá)200多億。我國(guó)金融領(lǐng)域發(fā)現(xiàn)的利用計(jì)算機(jī)作案的經(jīng)濟(jì)案件達(dá)l00多起。從1986年深圳發(fā)現(xiàn)的第一起案件至今，涉及計(jì)算機(jī)的犯罪從類型到發(fā)案率都在逐年上升犯罪方法和類型成倍增加，可見利用計(jì)算機(jī)犯罪數(shù)額更大，手段更先進(jìn)，方法更隱蔽，因此給企業(yè)帶來的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)更大。作為內(nèi)部控制的一個(gè)重要組成部分，會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制要求企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告的處理程序，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)完整。同時(shí)還要根據(jù)財(cái)政部發(fā)布的有關(guān)文件，制定出適合電算化特點(diǎn)的、能夠有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制制度。

三、如何加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制

1.要在內(nèi)控制度上有新內(nèi)容。原有的內(nèi)部控制制度主要是針對(duì)會(huì)計(jì)核算過程進(jìn)行控制的。然而現(xiàn)在在電算化條件下，計(jì)算機(jī)的使用改變了原有會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的傳遞方法，原有的授權(quán)、審批程序發(fā)生了改變，這些變化要求在會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制制度中增加新的內(nèi)容，以適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的要求，具體包括計(jì)算機(jī)的使用、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)軟件的安裝、權(quán)限分配、密碼設(shè)置與更改等規(guī)章制度等，通過這些新的規(guī)章制度保證電算化會(huì)計(jì)核算的全程受控。

2.要在風(fēng)險(xiǎn)控制上有新舉措。電算化會(huì)計(jì)使企業(yè)的會(huì)計(jì)核算更高效更準(zhǔn)確及時(shí)，但也給企業(yè)帶來了更大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，利用計(jì)算機(jī)犯罪，手段更加隱蔽，篡改原始數(shù)據(jù)不易留下痕跡，企業(yè)必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)的特點(diǎn)，制定嚴(yán)格的風(fēng)險(xiǎn)控制程序，包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)及磁盤內(nèi)會(huì)計(jì)信息的安全保護(hù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全控制，計(jì)算機(jī)操作員、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)員的崗位控制，數(shù)據(jù)備份控制、憑證修改與刪除權(quán)限控制，反記賬與反結(jié)賬權(quán)限控制，計(jì)算機(jī)接觸控制等。只有控制措施得當(dāng)，才能降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

3.要在人員培訓(xùn)上有新形式。在電算化條件下，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)由財(cái)務(wù)人員和計(jì)算機(jī)人員共同組成，改變了原來單一的組成形式，因此在人員的培訓(xùn)上必須對(duì)這兩方面的人員進(jìn)行雙向培訓(xùn)，即對(duì)會(huì)計(jì)人員在原有會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上增加計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，這樣才能更好地進(jìn)行電算化的操作和控制。同時(shí)對(duì)電算化軟件的開發(fā)人員和計(jì)算機(jī)的維護(hù)人員進(jìn)行必要會(huì)計(jì)知識(shí)培訓(xùn)，這樣會(huì)使軟件的開發(fā)和編制更貼近會(huì)計(jì)核算工作的實(shí)際，更好地發(fā)揮企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的功能。

4.要在制度的貫徹落實(shí)上有新措施。會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制制度不但要與企業(yè)的發(fā)展同步，更重要的是要保證已經(jīng)制定的控制制度得到切實(shí)的貫徹落實(shí)，不要讓制度停留在紙上，而是落實(shí)在行動(dòng)中。以甘肅電力公司財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)顧某貪污案為例，她能在短時(shí)間內(nèi)貪污1 707萬元巨款，不僅和她本人法制觀念淡薄有關(guān)，也和一些會(huì)計(jì)人員違反內(nèi)控程序進(jìn)行會(huì)計(jì)處理有關(guān)。試想如果每名財(cái)務(wù)人員都嚴(yán)格按會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制程序處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，那么從下屬電廠匯往甘肅電力公司的資金就不可能匯到外地的一個(gè)股票賬戶上，顧某也達(dá)不到犯罪的目的。所以要在會(huì)計(jì)人員當(dāng)中進(jìn)行經(jīng)常性的內(nèi)控制度的學(xué)習(xí)和貫徹，使內(nèi)部控制制度真正落到實(shí)處，使會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制真正發(fā)揮作用。

5.要在內(nèi)部監(jiān)督上有新方法。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)是內(nèi)部控制監(jiān)督的執(zhí)行部門，企業(yè)內(nèi)部審計(jì)要根據(jù)不斷發(fā)展變化的內(nèi)部控制環(huán)境采取新的審計(jì)方法，在會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電算化后，審計(jì)部門不僅要對(duì)會(huì)計(jì)核算的方法、過程、會(huì)計(jì)賬簿、憑證進(jìn)行審計(jì)，還要對(duì)原始數(shù)據(jù)的輸入、輸出進(jìn)行審計(jì)，由于內(nèi)部審計(jì)人員熟悉本單位的業(yè)務(wù)和核算流程，通過內(nèi)部審計(jì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)電算化過程中存在的漏洞和不合理現(xiàn)象，及時(shí)整改，可以更有效地保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全、完整，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作的高效、有序，保證會(huì)計(jì)核算的及時(shí)準(zhǔn)確。

提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑。由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的不斷變化，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程，嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證，電算化條件下的內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系又要相互制約，我們要順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的要求，進(jìn)一步建立和完善更為科學(xué)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制度，并根據(jù)執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題不斷完善和提高內(nèi)部控制制度。

（作者單位：江西省審計(jì)廳）