徐培江

摘要：會(huì)計(jì)檔案是單位檔案重要組成部分。目前，許多單位會(huì)計(jì)檔案管理仍然存在不足和缺陷，影響到會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的有效完成和單位整體檔案的完整性和規(guī)范性。認(rèn)真排查會(huì)計(jì)檔案管理中普遍存在的不足和缺陷，尋找解決會(huì)計(jì)檔案存在問題的有效措施，才能真正為單位整體檔案管理達(dá)到規(guī)范化鋪平道路。

關(guān)鍵詞：缺陷與不足 應(yīng)對(duì)措施 會(huì)計(jì)檔案 規(guī)范化管理

會(huì)計(jì)檔案是各單位檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的重要組成部分，也是單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的總結(jié)和歸宿。可是，會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案工作的重要性易被弱化，會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理工作的質(zhì)量、水平也就難以得到保證。

一、會(huì)計(jì)檔案管理中

普遍存在不足與缺陷

1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理與單位檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)嚴(yán)重偏離現(xiàn)象。檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)以為只要夯實(shí)了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會(huì)計(jì)裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會(huì)計(jì)前期業(yè)務(wù)的行為，必然導(dǎo)致放松會(huì)計(jì)檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當(dāng)成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的一種簡(jiǎn)單延續(xù)。思想決定行動(dòng)，有這種觀念的單位，會(huì)計(jì)管理工作人員往往會(huì)缺乏會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)，也缺乏會(huì)計(jì)檔案基本理論知識(shí)，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案理論學(xué)習(xí)與操作訓(xùn)練，造成對(duì)現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)電算化檔案信息理解不清，最后只能是會(huì)計(jì)檔案的保管員而不是管理員。

2.會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作材料會(huì)注意留存，而對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)及單位收發(fā)文沒有足夠重視，造成上級(jí)文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導(dǎo)致歸檔會(huì)計(jì)文件材料與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檔案材料相脫離，影響會(huì)計(jì)檔案的收集率及歸檔的完整性，進(jìn)而影響單位整體的檔案規(guī)范化管理。

3.導(dǎo)向錯(cuò)誤。會(huì)計(jì)工作重業(yè)務(wù)輕檔案管理的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員檔案管理能力弱化。長(zhǎng)期以來，一些單位會(huì)計(jì)檔案人員沒有得到相應(yīng)的待遇，對(duì)檔案工作失去興趣，業(yè)務(wù)上不求上進(jìn)，不能安心本職工作，對(duì)待會(huì)計(jì)檔案的管理工作從內(nèi)心層面就出現(xiàn)了松懈現(xiàn)象：對(duì)于不符合會(huì)計(jì)檔案規(guī)定，不合要求的會(huì)計(jì)檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案工作的不規(guī)范，而且直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息不真實(shí)，對(duì)單位、對(duì)國(guó)家造成嚴(yán)重的后果。

4。會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理程度低。由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，有的單位連基本的檔案管理機(jī)構(gòu)也沒有，更談不上規(guī)范化管理。有的單位雖然有會(huì)計(jì)檔案崗位，但軟、硬件設(shè)備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會(huì)計(jì)檔案管理崗位，但領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會(huì)臨時(shí)指定某會(huì)計(jì)人員兼任，這樣做的結(jié)果就是單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)檔案無法規(guī)范化整理，更談不上會(huì)計(jì)檔案的鑒定及過期會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，這無疑為后續(xù)的檔案整理帶來極大困難，直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用的效率低，甚至無法開展利用工作。

5.電算化會(huì)計(jì)技術(shù)的使用，電子檔案的形成增加了會(huì)計(jì)檔案管理的難度。如果不能及時(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效收集、整理和保存，同樣會(huì)導(dǎo)致單位會(huì)計(jì)信息檔案管理的松懈，容易造成會(huì)計(jì)檔案信息資源的丟失。缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案存取的研究，或拖延的時(shí)間過長(zhǎng)，則會(huì)使會(huì)計(jì)檔案信息因?yàn)檐浖母聯(lián)Q代影響導(dǎo)致無法讀取，直接影響會(huì)計(jì)檔案信息的有效利用。

6.會(huì)計(jì)檔案信息化管理程度不高。不少單位的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內(nèi)，并沒有付諸實(shí)施。外部環(huán)境不成熟，內(nèi)部準(zhǔn)備不充足是影響會(huì)計(jì)檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的內(nèi)在因素。

二、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。近幾年來，由上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門對(duì)各單位檔案規(guī)范化管理進(jìn)行年度檢查，極大地促進(jìn)了單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對(duì)檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個(gè)方面說，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)重視會(huì)計(jì)檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財(cái)力以保證單位會(huì)計(jì)檔案工作常態(tài)化、制度化。

2.建立完善的會(huì)計(jì)檔案材料收集制度。會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)是會(huì)計(jì)工作材料完整的收集過程，各單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)檔案法規(guī)和辦法，結(jié)合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定出適合本單位會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化要求，組織力量夯實(shí)檔案規(guī)范化工作基礎(chǔ)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案形成過程各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控和檢查，以保證會(huì)計(jì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案走上規(guī)范化管理的道路。

3.要把會(huì)計(jì)檔案管理工作提高到和會(huì)計(jì)日常工作同等重要地位。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的生命延續(xù)，不論在認(rèn)識(shí)上還是實(shí)踐上，都必須把整個(gè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作包括會(huì)計(jì)檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會(huì)計(jì)檔案管理人員必須按照會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化要求，不折不扣地做好本單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作，在工作實(shí)踐中提高會(huì)計(jì)檔案管理員的作用至關(guān)重要。單位要為會(huì)計(jì)檔案管理人員參加繼續(xù)教育開綠燈，加大培訓(xùn)的力度，徹底改革會(huì)計(jì)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓每一個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理人員都能掌握會(huì)計(jì)檔案工作的基本技能和基礎(chǔ)知識(shí)。

4、會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理常抓不懈。為了保證單位會(huì)計(jì)檔案一如既往地做到常規(guī)化、科學(xué)化、規(guī)范化，制訂并出臺(tái)規(guī)范化的管理制度是落實(shí)的關(guān)鍵。會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理制度的制定必須有明確的工作目標(biāo)，各負(fù)其責(zé)。如《單位會(huì)計(jì)檔案人員崗位職責(zé)》、《單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實(shí)際相結(jié)合，可操作性強(qiáng)，會(huì)計(jì)檔案管理才能有法可依、有章可循。

5.確保會(huì)計(jì)電算化生成的大量電子會(huì)計(jì)檔案的安全、穩(wěn)定、可用。會(huì)計(jì)電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態(tài)化，保管要求特殊化的特點(diǎn)。應(yīng)購置專門的存貯設(shè)備，并注意備份保存并設(shè)專人進(jìn)行管理，對(duì)外一律不開放。應(yīng)確保歸檔的會(huì)計(jì)電子檔案能直接導(dǎo)入單位檔案規(guī)范化管理軟件，同時(shí)設(shè)置立卷部門才能調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案查閱授權(quán)，防止會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)泄密。歸檔的會(huì)計(jì)電子檔案材料可開展適當(dāng)?shù)木幯泄ぷ?，如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編和財(cái)會(huì)法規(guī)方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供便利。

6.努力實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化。信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，會(huì)計(jì)檔案信息也應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷優(yōu)化。會(huì)計(jì)信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會(huì)計(jì)檔案信息材料的正常延續(xù)和過渡。如果不能恢復(fù)原來的管理系統(tǒng)，那么原存會(huì)計(jì)檔案形同虛設(shè)，因此在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化貯存時(shí)，必須留存相應(yīng)的開啟利用系統(tǒng)。所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的會(huì)計(jì)檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應(yīng)的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設(shè)備。在實(shí)際操作時(shí)必須做到磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并嚴(yán)格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進(jìn)行保護(hù)。因此，必須固化會(huì)計(jì)檔案信息安全措施，嚴(yán)防發(fā)生泄密事件，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與穩(wěn)定。

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作者單位：新疆石河子職業(yè)技術(shù)學(xué)院