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當(dāng)前如何提升人事檔案的管理水平

2013-05-14 14:55:01韓麗秋
卷宗 2013年1期
關(guān)鍵詞:人事檔案管理水平提升

韓麗秋

摘 要:加強(qiáng)人事檔案管理力度,規(guī)范人事檔案管理制度,提升人事檔案管理人員素質(zhì),嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律,配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備,提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企事業(yè)單位的重點(diǎn)工作。

關(guān)鍵詞:提升;人事檔案;管理水平

人事檔案的重要作用被人們所忽視,人事檔案成了“說(shuō)起來(lái)重要,排起來(lái)次要,用起來(lái)需要,忙起來(lái)忘掉”無(wú)足輕重的部分。對(duì)人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數(shù)企、事業(yè)的“短板”。

一、人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)

人事檔案是我國(guó)各級(jí)各類(lèi)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn),以個(gè)人為單位組合起來(lái),以備日后查考的文件材料。由此可見(jiàn)人事檔案是每個(gè)人自然情況、學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷的原始記錄,它真實(shí)客觀地反映了個(gè)人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)懲等方面情況。它的原始性、真實(shí)性和完整性,決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在組織部門(mén)選人用人、人才流動(dòng)、職稱(chēng)評(píng)聘、調(diào)資、參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面起著依據(jù)作用。人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、晉升、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料;是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù);是審核員工“三齡一歷”的確信憑證;是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要根據(jù)。因此,加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企、事業(yè)單位的重點(diǎn)工作。

二、人事檔案管理面臨的狀況

根據(jù)當(dāng)前人事檔案的情況,我們可以看到由于認(rèn)識(shí)不到位,服務(wù)觀念不強(qiáng),人事檔案管理發(fā)展緩慢,跟不上檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的要求。觀念陳舊,服務(wù)意識(shí)差,管理水平相對(duì)落后,造成檔案管理混亂,嚴(yán)重制約著人事檔案服務(wù)功能的正常發(fā)揮。

首先用人隨意性。因人事檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡(jiǎn)單化,不可能把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位,也沒(méi)有根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)考慮、篩選合適的檔案員,導(dǎo)致一些檔案員不勝任信息時(shí)代的檔案工作。新時(shí)期的檔案員不但要具備人事、檔案專(zhuān)業(yè)素質(zhì),也要有計(jì)算機(jī)操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。

其次缺少專(zhuān)職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋,負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心,兼職檔案員沒(méi)時(shí)間熟悉人事檔案業(yè)務(wù),更沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)和補(bǔ)充人事檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí),工作中難免出現(xiàn)紕漏。

第三是人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個(gè)專(zhuān)門(mén)性工作,有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法,具有獨(dú)立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個(gè)過(guò)程,而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)化程度高的特點(diǎn),把人事檔案管理工作視為見(jiàn)習(xí)崗位,工作人員經(jīng)常流動(dòng),勢(shì)必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來(lái)很多麻煩,一些人因檔案中缺少證明材料,漲不了工資,辦不了社保,享受不到社會(huì)福利待遇,人才流動(dòng)受阻等,讓當(dāng)事人產(chǎn)生諸多不滿,成為影響社會(huì)和諧的因素。

三、提升人事檔案管理水平的舉措

首先要強(qiáng)化檔案意識(shí),從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要充分認(rèn)識(shí)人事檔案在人事工作中的基礎(chǔ)作用,清楚人事檔案的社會(huì)價(jià)值。本著對(duì)組織和個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度,重視和加強(qiáng)人事檔案工作。其次要找準(zhǔn)工作的重心,從約束管理型向服務(wù)管理型轉(zhuǎn)變。人事檔案管理是基礎(chǔ),服務(wù)是宗旨。把人事檔案的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來(lái)是形勢(shì)的需要,要服務(wù)人力資源開(kāi)發(fā)的大局,做好檔案管理工作。

其次健全工作制度。人事檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程,在人事檔案材料的收集補(bǔ)充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的規(guī)章制度,并在實(shí)際工作中不斷完善,以保證人事工作的政策性、紀(jì)律性,人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性,歸檔材料的真實(shí)和精煉。避免有人無(wú)檔,有檔無(wú)人的現(xiàn)象發(fā)生。要以提供完美的服務(wù)為目標(biāo),處理好保密與公共服務(wù)的關(guān)系,盡量減少因管理不善造成的漏洞。優(yōu)化管理在社會(huì)多元化、資源網(wǎng)絡(luò)化的今天,傳統(tǒng)的管理方法已不適應(yīng)社會(huì)的需求,必須以創(chuàng)新的精神改進(jìn)人事檔案管理手段,在人事檔案管理工作中落實(shí)和踐行科學(xué)發(fā)展觀。建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度,使工作有序,有據(jù)可依,保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化,真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度,及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料,對(duì)收集檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準(zhǔn)確、精練,觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。

順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,增加資金投入,嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn),注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性,做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。要加大現(xiàn)代化管理進(jìn)程中軟、硬件的投入力度,建立復(fù)合型檔案管理員隊(duì)伍;加快檔案資源信息化,檔案保護(hù)現(xiàn)代化,檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的速度;提高人事檔案管理的科技含量,為社會(huì)提供快捷、高速、準(zhǔn)確的服務(wù)。

第三是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。人事檔案記載的是歷史的真實(shí)面貌,有其時(shí)代的特點(diǎn)。管檔人員的新舊更迭,新人已經(jīng)脫離了那個(gè)年代,對(duì)當(dāng)時(shí)的好多事情不了解,因此查閱檔案難免會(huì)有困難,提供數(shù)據(jù)會(huì)有誤差。要對(duì)檔案的管理知識(shí)加以系統(tǒng)培訓(xùn),提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。人事檔案管理工作既要規(guī)范化管理,又不能墨守成規(guī)。隨著形勢(shì)的發(fā)展變化,人事制度改革的繼續(xù)深入,探索和研究人事檔案新的管理模式勢(shì)在必行。應(yīng)堅(jiān)持以服務(wù)為宗旨,以創(chuàng)新的服務(wù)理念為指導(dǎo),采取積極措施,把握人事檔案工作的發(fā)展方向,把人事檔案管理工作融入民生、民利工程中,體現(xiàn)人事檔案的社會(huì)價(jià)值,發(fā)揮人事檔案的特殊作用。

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