文/廣西賀州市疾病預(yù)防控制中心 黎清

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是承擔(dān)疾病預(yù)防與控制以及公共衛(wèi)生管理與服務(wù)的公益性事業(yè)單位。疾控機(jī)構(gòu)的檔案資料，不同于一般的文獻(xiàn)檔案，更不是簡(jiǎn)單的公共衛(wèi)生事件歷史數(shù)據(jù)，而是為疾病走勢(shì)預(yù)測(cè)、疾病流行以及預(yù)防控制科學(xué)決策提供依據(jù)的重要參考資料，因此疾控機(jī)構(gòu)檔案的科學(xué)管理對(duì)于提高疾控工作水平、保障全社會(huì)公共衛(wèi)生安全具有重要的意義。

一、疾控檔案信息化建設(shè)的意義

（一）疾控檔案信息化建設(shè)目的

疾控檔案的重要性已經(jīng)在疾控工作中得到充分的證明。因此如何高效便捷的利用疾控檔案，同時(shí)提高疾控檔案管理的水平，成為了疾控檔案管理工作的重中之重。隨著當(dāng)今信息化社會(huì)之中信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案的信息化管理已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。疾控檔案雖然具有其特殊重要性，但在檔案管理工作中引入信息化管理手段，無(wú)疑也更加有利于提高管理工作水平與利用效率。

疾控檔案信息化建設(shè)的目的，就是要將計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力與網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)母咝耘c時(shí)空無(wú)限性結(jié)合起來(lái)貫穿于疾控檔案管理與使用的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而提高疾控檔案管理與利用工作的水平、將疾控檔案管理人員從以往繁重的檔案管理工作中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)疾控檔案管理與利用的高效性。

（二）疾控檔案信息化建設(shè)的意義

疾控檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于疾控檔案的保存、管理與利用具有積極的意義，具體表現(xiàn)在：

一是疾控檔案信息化建設(shè)將極大改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理?xiàng)l件下疾控檔案管理與利用的繁雜勞動(dòng)。疾控工作作為當(dāng)前社會(huì)公共衛(wèi)生管理工作中的主要內(nèi)容，隨著時(shí)間的推移會(huì)產(chǎn)生大量的疾控檔案資料，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式下，雖然也有一些傳統(tǒng)的分類(lèi)標(biāo)記等管理方法，但由于時(shí)間久遠(yuǎn)與數(shù)量巨大，管理人員在整理或查找檔案時(shí)往往會(huì)耗費(fèi)大量人力去翻查，降低了工作效率。而利用信息化管理手段，可以對(duì)疾控檔案信息資料進(jìn)行電子化的分類(lèi)、排序，甚至利用成熟的管理軟件進(jìn)行檢索、調(diào)用、復(fù)制、傳輸，極大提高工作效率。

二是疾控檔案信息化建設(shè)可以改善疾控檔案的保管條件，使紙質(zhì)原檔得到更好的保護(hù)。紙質(zhì)檔案由于其固有的特性，即使在嚴(yán)格的保管條件下仍然會(huì)隨著時(shí)間的推移而逐步變質(zhì)甚至殘損。如果紙質(zhì)檔案被頻繁使用，更會(huì)加速殘損過(guò)程。而信息化建設(shè)，使得檔案管理與利用工作通過(guò)電子檔案即可實(shí)現(xiàn)，對(duì)于保管與使用的條件要求極低，不但提高了利用效率、而且更有利于保存紙質(zhì)原檔。

二、疾控檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）疾控檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程

隨著檔案管理工作信息化建設(shè)的逐步展開(kāi)，目前在疾控機(jī)構(gòu)中進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的工作已經(jīng)具備一定規(guī)模。

從硬件設(shè)施來(lái)看，目前國(guó)內(nèi)大部分地區(qū)的疾控中心在財(cái)政的支持下已經(jīng)進(jìn)行了疾控檔案信息化建設(shè)所需的基本硬件設(shè)施的采購(gòu)，如作者所在的市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)早在幾年前就已經(jīng)采購(gòu)并使用了GD2000檔案管理系統(tǒng)，至今已經(jīng)完成了現(xiàn)有歷史紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，近來(lái)又采用OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行檔案的信息化管理。

從管理隊(duì)伍來(lái)看，為了適應(yīng)疾控檔案的信息化建設(shè)，疾控機(jī)構(gòu)大多為檔案的數(shù)字化工作配備了大量人手，而檔案數(shù)字化工作結(jié)束后，仍然將由原檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。如作者所在的市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)，對(duì)原檔案管理人員進(jìn)行了檔案信息化管理培訓(xùn)之后，就開(kāi)始安排原有檔案人員進(jìn)行全新的檔案信息化管理。

從工作機(jī)制來(lái)看，目前各地的疾控機(jī)構(gòu)對(duì)于疾控檔案的數(shù)據(jù)采集、歸檔、利用還都沒(méi)有形成科學(xué)制度。作者所在的市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)目前仍然沿用原有的檔案管理工作制度，尚未建立適應(yīng)檔案的數(shù)字化管理的有效機(jī)制。

（二）疾控檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

綜合當(dāng)前疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，本文認(rèn)為疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)仍然存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

一是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)仍然較為滯后。雖然檔案的信息化管理較紙質(zhì)管理?xiàng)l件低了很多，但對(duì)于檔案管理仍然需要投入基本的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工等設(shè)備，而檔案信息化管理緊緊依賴(lài)于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與軟件管理系統(tǒng)的建立，這些都受到資金制約而無(wú)法及時(shí)完善。

二是管理人員隊(duì)伍普遍素質(zhì)不高。疾控檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，仍然離不開(kāi)“人”的因素，甚至對(duì)于管理人員的素質(zhì)有了更高的要求。然而目前大部分疾控機(jī)構(gòu)、特別是基層疾控機(jī)構(gòu)具備信息化管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)或者檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)背景的人員卻十分缺乏。根據(jù)調(diào)查，疾控機(jī)構(gòu)中5年以下工作經(jīng)驗(yàn)的年輕管理人員占據(jù)了絕大多數(shù)，而一半以上的工作人員僅具有大專(zhuān)學(xué)歷，其中具備檔案學(xué)或者信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)背景的僅有37%。這都充分說(shuō)明了當(dāng)前疾控機(jī)構(gòu)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的緊迫性。

三是從檔案管理工作機(jī)制來(lái)看，信息化體系下檔案管理工作的要求、程序都與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理大不相同，特別是信息檔案的保密機(jī)制更為高科技化。這都需要專(zhuān)門(mén)制定適應(yīng)于檔案信息化管理的工作機(jī)制來(lái)加以規(guī)范，而目前這方面的制度建設(shè)較為滯后。

三、加強(qiáng)疾控檔案信息化建設(shè)的建議

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

疾控檔案的信息化建設(shè)，首先要滿足對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的基本要求，這是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。一方面要加大投資力度，完備采購(gòu)與檔案信息化管理相關(guān)的自動(dòng)化辦公用品與設(shè)備，加大疾控檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度，從而盡快實(shí)現(xiàn)疾控檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，為疾病預(yù)防控制工作與突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處置提供良好支持；另一方面要不斷完善檔案信息化管理軟件系統(tǒng)，在初期購(gòu)買(mǎi)時(shí)就要與設(shè)計(jì)公司的人員進(jìn)行充分溝通，要使所購(gòu)買(mǎi)的軟件即具有成熟的檔案管理功能，同時(shí)適合于自身機(jī)構(gòu)的需要，而在后期的完善過(guò)程中，則要進(jìn)行自主開(kāi)發(fā)與改造，以更適應(yīng)于本單位檔案管理工作發(fā)展的需要。無(wú)錫市疾控機(jī)構(gòu)在這方面給出了成功經(jīng)驗(yàn)，該機(jī)構(gòu)在2008年對(duì)原有的軟件系統(tǒng)進(jìn)行再開(kāi)發(fā)，添加了新的功能模塊，實(shí)現(xiàn)了軟件的自我更新。

（二）推進(jìn)工作隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)的檔案信息化建設(shè)，在滿足物質(zhì)條件之后，首要的建設(shè)目標(biāo)是加強(qiáng)管理工作隊(duì)伍建設(shè)，因?yàn)樵谌魏喂ぷ髦?，“人”的因素始終是最具活力的。無(wú)論基礎(chǔ)設(shè)施多么先進(jìn)與完備，如果沒(méi)有高素質(zhì)的人員來(lái)操作，其結(jié)果都將令人沮喪。針對(duì)當(dāng)前疾控機(jī)構(gòu)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍較低的現(xiàn)狀，一方面通過(guò)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)教育，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理人員在信息技術(shù)與檔案學(xué)方面的專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，使其盡快提高檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)素質(zhì)；另一方面加大對(duì)具有專(zhuān)業(yè)化背景與豐富信息技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人員的引進(jìn)力度，充實(shí)疾控機(jī)構(gòu)檔案管理隊(duì)伍；再一方面要加大對(duì)疾控檔案管理信息化、專(zhuān)業(yè)化的宣傳力度，使檔案管理人員、檔案使用人員都能夠樹(shù)立自我完善、自我提高的意識(shí)，從而潛移默化的推動(dòng)疾控檔案信息化建設(shè)工作。

（三）完善工作機(jī)制建設(shè)

傳統(tǒng)紙質(zhì)條件下的檔案管理工作機(jī)制并不適應(yīng)于檔案的信息化管理工作。尤其在疾控檔案管理工作中，由于疾控檔案使用的頻繁性，如果仍然沿用傳統(tǒng)管理機(jī)制，必然大大限制檔案信息化管理的效率。因此，一方面要針對(duì)疾控檔案信息化管理、使用的具體情況，制訂適宜于本單位硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)情況，及檔案的采集、歸檔、管理與使用需要的工作機(jī)制；另一方面要加大在信息化檔案管理情況下的檔案資料保密工作，對(duì)于涉密檔案的采集、管理、借閱與使用要嚴(yán)格遵循密級(jí)文件的審批機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)于檔案信息及自動(dòng)辦公系統(tǒng)的監(jiān)控力度，絕對(duì)避免涉密檔案的泄露。

四、結(jié)語(yǔ)

疾控機(jī)構(gòu)的文獻(xiàn)檔案對(duì)于社會(huì)公共衛(wèi)生安全具有重要意義，因此加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作對(duì)于疾控工作的科學(xué)開(kāi)展起到了強(qiáng)有力的支撐作用。在信息化社會(huì)當(dāng)中，實(shí)施疾控檔案的信息化管理是必然趨勢(shì)，針對(duì)當(dāng)前存在的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后、人才隊(duì)伍建設(shè)不足、工作機(jī)制建設(shè)空白的問(wèn)題，筆者認(rèn)為只有從以上三個(gè)方面加強(qiáng)相關(guān)建設(shè)，才能使疾控機(jī)構(gòu)檔案的信息化建設(shè)順利開(kāi)展。

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