文/山東省東明縣城鎮(zhèn)計(jì)劃生育管理辦公室 彭瓊

對于事業(yè)單位來說，建立科學(xué)、系統(tǒng)、民主和透明的管理制度，對其維持良好有序的運(yùn)行和健康的生存發(fā)展有著非常重要的作用。而檔案管理作為事業(yè)管理中的重要組成部分，其工作的好壞是決定整個事業(yè)單位能否有序、高效運(yùn)行的前提。但是目前事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，因此，完善和建設(shè)事業(yè)單位人事檔案管理制度，加快事業(yè)單位檔案管理體制改革是必要和急需的。

一、事業(yè)單位檔人事案管理存在的主要問題

（一）檔案造假嚴(yán)重

人事檔案造假是事業(yè)單位人事檔案管理中存在的嚴(yán)重問題。人事檔案造假的原因有很多種，其中最主要的原因包括：1.受個人利益驅(qū)動，對人事檔案造假。某些人為了謀取某些利益，但是自身的條件和資格受到限制，就會在用盡辦法在人事檔案上造假。如將自己的年齡改小或者改大；擅自更改個人履歷等。利益是人事檔案造假的最直接原因。2.檔案管理人員缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致檔案丟失重填。檔案管理人員在工作中疏忽大意，造成檔案丟失，為了彌補(bǔ)過錯，就會由相關(guān)的單位對丟失的檔案重新填寫，這其中會使部分檔案原有內(nèi)容被改寫，造成檔案內(nèi)容不實(shí)。3.單位或?qū)W校為了自己的利益，致使檔案內(nèi)容失去真實(shí)性。如有些辦學(xué)機(jī)構(gòu)為了創(chuàng)收，未經(jīng)過嚴(yán)格考核，濫發(fā)學(xué)歷、學(xué)位證書，造成人事檔案內(nèi)容虛假；有的單位為了引進(jìn)人才，對相關(guān)人員的檔案重填，使相關(guān)人員的檔案內(nèi)容失去真實(shí)性。

（二）檔案管理手段和設(shè)備落后

隨著社會信息化的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法已經(jīng)不能與之相適應(yīng)。如不少人事檔案管理部門還采用手工填寫檔案的辦法，速度極慢，效率低下；有的事業(yè)單位沒有檔案室或者在檔案室沒有安裝去濕機(jī)，使得檔案丟失或者損毀情況嚴(yán)重；有的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低，缺乏相應(yīng)的檔案管理知識和微機(jī)操作和維護(hù)技術(shù)，檔案管理的信息化進(jìn)程緩慢。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在問題的解決辦法

（一）杜絕假檔案的解決辦法

對于人事檔案造假嚴(yán)重的情況，事業(yè)單位要依據(jù)造假的原因，采取相應(yīng)的對策。

首先，事業(yè)單位要做好與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的宣傳工作，通過對法律法規(guī)的普及宣傳和教育，提高人們的法制觀念和政治覺悟，增強(qiáng)人們的法律意識，認(rèn)識到人事檔案造假給自身帶來的危害，以及采用不當(dāng)手段造假需要承擔(dān)的法律責(zé)任。如行為當(dāng)事人如果違反了《檔案法》的規(guī)定，對人事檔案造假，相關(guān)的檔案行政部門可采取行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰和沒收違法所得等措施，對于情節(jié)惡劣、構(gòu)成犯罪的行為當(dāng)事人，要由司法機(jī)關(guān)依法追究其刑事責(zé)任；對于擅自涂改、偽造檔案的事業(yè)單位干部和員工要一視同仁，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，要堅(jiān)決的予以打擊和處理，絕不姑息，要將檔案管理制度深入人心并認(rèn)真地貫徹實(shí)施，使虛假檔案無所遁形。

其次，事業(yè)單位的人事檔案管理部門要做好檔案信息的采集和鑒定工作。人事檔案作重要的就是內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理人員在工作中要恪盡職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)。管理人員對于來歷不明的材料和材料中存有疑點(diǎn)的地方，要經(jīng)過詳細(xì)的調(diào)查核實(shí)，確保相關(guān)材料的真實(shí)可靠，堅(jiān)決將問題材料在源頭消滅于無形。同時，管理人員還要做好檔案內(nèi)容的鑒定工作。檔案管理人員要依照相關(guān)的條例和規(guī)定，認(rèn)真核查相關(guān)人員的每一個信息的準(zhǔn)確性和全面性，具體的檢查內(nèi)容包括：檔案所有者的年齡、學(xué)歷和工齡等信息、檔案材料辦理的手續(xù)過程和檔案材料內(nèi)容書寫的清晰度等。此外，檔案管理人員要枕著對待人事檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出。管理人員對于轉(zhuǎn)入的人事檔案要做好登記歸檔工作，并對檔案詳細(xì)的鑒別；對于轉(zhuǎn)出的人事檔案，管理人員要在接到調(diào)檔函后，對相關(guān)人員的人事檔案材料認(rèn)真地核對、編號和裝訂，認(rèn)真填寫檔案回執(zhí)單，將檔案密封后并加蓋單位公章，由機(jī)要部門發(fā)至檔案所有者新單位的檔案部門或者由新單位派專人來取，在此過程中，檔案所有者不得私自辦理或者帶離個人檔案。

再次，檔案管理人員要提高自身綜合素質(zhì)。檔案管理人員在檔案管理工作中占有重要的地位，其政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案管理工作成功與否的關(guān)鍵所在。檔案管理人員要結(jié)合當(dāng)前檔案管理形勢，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理工具的操作和使用技能，完善自身的檔案管理知識，了解和掌握先進(jìn)的管理理念，讓自己滿足檔案管理工作的發(fā)展需要。同時，檔案管理人員還要注意協(xié)調(diào)好和事業(yè)單位其他各部門的關(guān)系，熟悉檔案管理工作的流程，保證檔案管理工作井然有序的進(jìn)行。此外，事業(yè)單位要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，從而促進(jìn)檔案管理工作更好的展開和發(fā)展。

最后，國家各級各類學(xué)校和教育主管部門要采取有力的措施，做好學(xué)校招生的管理和考核的監(jiān)督工作。對于通過托關(guān)系、走后門拿到文憑和學(xué)歷的學(xué)生，相關(guān)的管理部門要采取強(qiáng)硬的措施，勸其退學(xué)或者取消學(xué)籍。從制度上禁止假文憑、假學(xué)歷的出現(xiàn)，保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量，這也從另一方面保證了人事檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠性。

（二）管理手段和管理設(shè)備落后的解決辦法

對于檔案管理手段和管理設(shè)備落后的問題，事業(yè)單位要加人事檔案管理信息化的進(jìn)程。

首先，事業(yè)單位要加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入力度，使之滿足檔案管理信息化的需要。檔案管理信息化主要是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)的應(yīng)用。因此，事業(yè)單位要為檔案管理部門更新或配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等成套的硬件設(shè)備，便于大量數(shù)據(jù)的處理、聲像資料的輸入和文字圖片的掃描等工作的順利進(jìn)行。同時，事業(yè)單位要加快信息管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用工作，以滿足人事管理檔案信息化的需求。

其次，當(dāng)檔案管理部門要注意完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)條目有著統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，管理人員可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況，增加信息數(shù)據(jù)庫的設(shè)定內(nèi)容。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容一般包括編號、身份證號、姓名、性別、出生年月、籍貫、現(xiàn)住址、聯(lián)系電話、工作履歷、工作業(yè)績和工作評定等信息。人事管理部門還要注意信息內(nèi)容的更新和收集工作，及時的將檔案所有者的最新信息傳遞到人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中，保持?jǐn)?shù)據(jù)庫中信息的準(zhǔn)確和有效。

最后，檔案管理工作還要將安全保密法規(guī)化。事業(yè)單位的人事檔案管理部門在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享的同時，要注重檔案信息的安全保密問題，以免信息泄漏和遭到人為破壞。管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)知識，對信息數(shù)據(jù)庫及時備份。同時，事業(yè)單位要建立計(jì)算機(jī)人事信息檔案的安全與保密制度，提高管理人員的責(zé)任心與警惕性，讓保密工作做到有章可循。事業(yè)單位要派專人對儲存人事檔案信息的計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理和維護(hù)，與之接觸人員都要做好登記工作。此外，政府要完善與人事檔案信息化管理相關(guān)的法規(guī)制度，將人事檔案管理納入法規(guī)化管理的軌道。

三、結(jié)束語

人事檔案管理是事業(yè)單位管理的重要方面，涉及到事業(yè)單位的用人和選拔。因此，做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作，對與事業(yè)單位的生存和發(fā)展具有不可估量的作用。事業(yè)單位的人事檔案管理部門只有注重提高管理人員的綜合素質(zhì)，對于人事檔案管理中出現(xiàn)的假文憑和管理手段和管理設(shè)備落后等問題采取相應(yīng)的解決辦法，才能保證人事檔案管理工作順利的進(jìn)行，使之更好地服務(wù)于事業(yè)單位和社會。

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