中山大學 黃曲曲 黃旸楊

為了進一步加強和規(guī)范科研經費的使用，提高資金使用效益，我國在增加科研經費投入的同時，逐步加大對經費使用的監(jiān)管力度。2011年我國就頒布了兩個新的科研經費管理政策，分別是財政部、科技部《關于調整國家科技計劃和公益性行業(yè)科研專項經費管理辦法若干規(guī)定的通知》和教育部《關于進一步貫徹執(zhí)行國家科研經費管理政策 加強高?？蒲薪涃M管理的通知》這都體現(xiàn)了國家要進一步改革和加強科研經費管理的決心,同時也對高校審計部門提出了新的要求。

一、科研經費審計原則

（一）相關性原則 相關性原則是指科研經費支出應與科研項目的開展相關?？蒲许椖恐С龅牟幌嚓P性主要表現(xiàn)在以下三方面：一是費用支出與科研項目沒有直接的聯(lián)系。二是預算沒有安排指標而實際發(fā)生了支出。如科研協(xié)作費、會議費、招待費無預算開支；三是費用支出不在項目周期內。如項目啟動前的支出及后續(xù)支出計入項目周期內；超項目周期列支數(shù)據(jù)庫授權費；列支在項目研究周期前已申請或無關的論文發(fā)表和專利費用。

（二）合理性原則 合理性原則是指科研經費支出應符合邏緝，不應存在不合乎常理的支出?？蒲许椖恐С龅牟缓侠硇灾饕憩F(xiàn)在：差旅費中列支大量汽油費，不符合里程數(shù)；機票、車票上顯示的時間、地點、號碼等信息與報銷人工作日程安排不符合，如出現(xiàn)多張連號的票據(jù)，出差時間與工作日志不對應；科研人員在法定節(jié)假日出行；領取專家費的人員資格不符合常規(guī)或不符合規(guī)定；勞務人員的工資水平不符合當?shù)氐氖袌鰳藴?；大額的打字、復印、裝訂費不合理；外委的軟件開發(fā)費用明顯偏高等等。

（三）真實性原則 真實性原則是指科研經費支出應該是真實發(fā)生的，而不是虛構的?？蒲许椖恐С龅牟徽鎸嵭灾饕憩F(xiàn)在：虛構勞務人員領取勞務費；項目期內多次召開會議，且無參會人員、會議通知、結算清單和會議紀要；通過勞務公司轉移資金；發(fā)放會議咨詢專家費信息與會議費支出信息存在矛盾；將合作單位的撥款全部作為測試化驗加工費；向機構支付咨詢費等等。

二、科研經費審計流程

（一）科研管理內部控制審計 科研管理內部控制審計是指內部審計機構為保證學?？蒲匈Y金（橫向科研和縱向科研）和知識產權的安全完整，降低學校科研風險，保證學校遵守科研管理法規(guī)制度和提高學校科研資金、資產、資源使用效益，而對學?？蒲泄芾韮炔靠刂企w系的健全性和有效性進行的分析、測試和評價活動。從國家這幾年對科研經費監(jiān)管的新動向來看，審計監(jiān)督已逐步從單純的項目審計向內部控制體系的整體審計邁進。如教育部《關于進一步貫徹執(zhí)行國家科研經費管理政策 加強高校科研經費管理的通知》要求“加強高?？蒲薪涃M管理，完善科研經費管理制度”，就提出了一把手責任制、部門協(xié)同管理機制、內部檢查制度、人員培訓制度等措施，這些都體現(xiàn)了國家要從內部控制的角度對科研項目進行管理的要求，因此科研經費審計首先應該對科研管理內部控制進行審計。根據(jù)內部控制分析框架的五大要素，本文分別從以下幾個方面對科研管理的內部控制進行評價。

（1）科研管理的控制環(huán)境。一是管理層理念及組織文化的審查和評價。審計人員首先要了解學校管理層對科研經費管理的重視程度，如是否實行一把手責任制或有專職的校領導管理。其次應關注科研管理部門是否有明確的中長期科研發(fā)展規(guī)劃或目標并有具體的操作計劃。最后看各項科研管理制度建設是否健全，如是否針對不同學科的科研經費制定相應的科研管理制度；是否建立科研經費管理獎罰機制，對合規(guī)高效使用經費的項目人進行獎勵，對組織不力、行為不當?shù)捻椖咳?，進行批評教育，對違紀人員進行責任追究。二是對組織結構的審查和評價。審計人員應關注學校是否建立了合理的科研管理組織機構，如設立統(tǒng)一的科研管理機構或根據(jù)學科類別分設文、理、醫(yī)科研管理部門；對學?？蒲薪涃M管理的重大事項，科研部門和財務部門是否聯(lián)合上報校長辦公會或黨委常委會等學校決策機構審議決定。三是對職責分工及人員勝任能力的審查和評價。審計人員應關注學校是否建立了各部門協(xié)同管理機制，采取以科研部門和財務部門為主，其他職能部門及學院密切配合，項目負責人承擔經費使用管理主要責任，各方齊抓共管的科研經費管理模式；各部門的崗位職責是否明確、合理；各項科研管理業(yè)務是否制定了完整的業(yè)務流程并以適當途徑向公眾公布；學?？蒲泻拓攧詹块T是否設置了與科研經費管理相關的一些專職崗位，并配備具有一定管理經驗和較高業(yè)務水平的管理人員。四是對人力資源政策及其執(zhí)行、誠信與道德的審查和評價。審計人員應關注學校是否定期對科研項目及財務管理人員進行業(yè)務培訓；學校是否定期對校內單位的科研管理情況進行檢查評估；是否制定評價制度對科研人員的科研業(yè)績進行考評，各制度和措施是否有效執(zhí)行；是否有完善的考評信息系統(tǒng)對科研人員進行考評。

（2）科研管理的風險管理。風險管理是指通過風險識別、風險估計、風險駕馭、風險監(jiān)控等一系列活動來防范風險的管理工作，因此審計人員應關注科研管理部門是否充分認識科研管理中存在的風險；是否建立評估機制對風險進行估計；是否確定應重點關注和優(yōu)先控制的風險；是否采取相應措施進行科研管理風險規(guī)避。學校的科研管理風險一般包括隨意編報科研預算、擠占挪用科研經費、科研成果管理未達立項要求，科研成果被惡意占用，科研成果利用效果差、橫向科研項目無償使用高校有形和無形資源等等。針對以上風險，審計人員要看學校是否采取以下措施予以規(guī)避：如完善科研管理工作制度；制定科研預算編制指南；加強財務人員和課題負責人的業(yè)務培訓；邀請經費主管部門講解科研經費預算及使用相關政策要求；完善財務信息系統(tǒng)的科研項目預算管理功能，通過與科研項目管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)財務信息系統(tǒng)對科研項目的預算額度控制和預算執(zhí)行進度監(jiān)控預警功能；進一步完善并嚴格執(zhí)行會計核算和內部控制制度，規(guī)范科研經費的使用；設置專門的崗位對科研成果進行管理；加強對橫向課題的管理，防止學校的利益被損害等等。

（3）科研管理的控制活動。

第一，科研經費的預算管理情況。審計人員應關注：一是項目負責人是否按預算要求使用科研經費，預算與執(zhí)行是否有偏差，如有些項目負責人在預算申報時，為了爭取到課題，刻意突出科研課題的實操性，編列較多的實驗材料、測試化驗和燃料動力等費用，壓縮了勞務費、差旅費和會議費等類型的預算，導致在實際操作時，可能因工作需要必須支出較多的勞務費、差旅費和會議費，而面臨預算不足的困境。又如有些科研項目中的科研協(xié)作費、會議費、招待費無預算開支，勞務費、專家咨詢費、測試費超預算開支。二是財務處或科研管理部門是否參與預算的編制或者指導項目負責人編制項目經費預算。目前大部分高校的科研項目經費預算編制仍然由項目申報人員獨立完成，缺乏財務人員的參與，未能實現(xiàn)科研人員與財務人員的結合，影響了項目經費預算編制的預見性和準確性，不僅影響項目申報，還影響預算的執(zhí)行以及最后的財務驗收。三是、是否存在支出進度與預算中計劃的工作進度不匹配的情況，如支出進度前低后高，結題前突擊花錢。是否存在不按程序調整預算的情況。要注意設備費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、勞務費、專家咨詢費預算一般不能調增。四是、其它調整項目需負責人根據(jù)實際提出申請，由承擔單位審批，主管部門在中期財務檢查或財務驗收時確認。

第二，科研經費的開支管理情況。審計人員應關注：一是撥付。是否有經費到賬通知用于記錄科研經費的流轉、確認、證明和進賬；流轉程序是否合理，流轉憑證是否統(tǒng)一編號；經費未到賬，科研管理部門是否組織項目負責人進行協(xié)調。二是支出。財務部門是否制定科研經費使用辦法對各項支出的使用范圍進行規(guī)定；各項支出是否真實、合理。三是轉撥。所有轉撥的科研經費，是否經學?？蒲胁块T和財務部門共同審批；申請轉撥經費的資料是否齊全；財務部門是否依據(jù)經費轉撥批件、項目合同、協(xié)作單位的合法有效財務憑據(jù)辦理轉撥手續(xù)。四是日常管理。財務部門是否設立專門的賬號或明細科目進行收支核算；是否采取有效的措施控制開支范圍和標準；是否提供項目經費收支情況的查詢服務。課題結題后，科研管理部門是否以書面文件通知財務部門辦理結賬手續(xù)；財務部門是否及時辦理結賬手續(xù)，并采取有效措施控制經費不超預算。

第三，固定資產和無形資產的管理情況。審計人員應關注：一是用科研經費購置的固定資產是否納入學校資產，由學校設備管理部門統(tǒng)一管理。二是用于科研的固定資產是否安全完整、使用效率和效果如何。三是多家單位承擔的課題是否存在重復購置固定資產的問題。四是項目期內報廢的固定資產是否按學校要求辦理報廢手續(xù)。五是對科研成果的管理和保護是否合法合規(guī)、是否符合《促進成果轉化法》和《高等學校知識產權保護管理規(guī)定》。

第四，科研合同的管理情況，審計人員應關注：一是科研合同是否歸口科研管理部門管理。二是簽訂的科研合同是否遵守《合同法》、國家其它相關法律、法規(guī)及學校相關規(guī)定，如有合同范本的，是否使用合同范本。三是科研合同簽訂前是否經相關部門審核。四是合同的簽訂是否使用專門的合同專用章，用章單位是否經過授權。五是科研管理部門是否跟蹤已簽合同的履行情況，如在履行過程中，合同出現(xiàn)違約情況，是否采取必要措施減少損失。六是科研合同是否實行歸檔管理。

第五，科研項目的完成情況，審計人員應關注：一是科研管理部門是否制定了科研成果鑒定、項目驗收和結題的管理辦法，是否按照制度規(guī)定、驗收程序和要求來鑒定科技成果和驗收科研項目。二是科研管理部門對成果資料的管理是否規(guī)范，是否建立科研檔案管理制度，結題報告或鑒定報告（驗收報告）是否在科研管理部門辦理備案。三是項目結束后，項目負責人是否及時到財務部門辦理結賬手續(xù)。四是驗收結算后的科研項目結余資金是否按規(guī)定上繳或作為后續(xù)研究費用，有無將結余資金用作津貼發(fā)放的情況。

第六，科研成果的管理情況。審計人員應關注：一是是否有科研成果審核登記制度，明確科研成果審核登記程序和要求，執(zhí)行情況如何。二是科研管理部門是否統(tǒng)一登記管理學校的科研成果，并集中對科研成果進行轉化。三是下屬單位對外轉讓知識產權和許可使用的相關協(xié)議是否經科研管理部門審查，并報學校批準。四是校內單位與校外單位合作科研的，是否簽訂合同或協(xié)議，以保證我方知識產權的權益。五是學校取得的知識產權轉讓或許可收入是否納入學校收入管理。六是否建立科研成果獎勵制度，詳細規(guī)定申報條件、申報程序和評審方法，執(zhí)行情況如何。七是學校是否制定制度防止學校的科研成果被泄露、侵害，是否制定了促進科技成果轉化的措施和制度。

（4）科研管理的信息與溝通。是指對科研管理內部控制相關信息的獲取與處理、傳遞與溝通以及安全保障的審查和評價。審計人員應關注學校是否建立了科研管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否滿足管理的需要；信息錄入流程是否清晰；信息是否及時得到更新，各項資料是否歸檔；科研管理信息系統(tǒng)與財務信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致；科研管理部門是否定期編制科研信息報表上報領導并在一定范圍公開；信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入、修改是否經過授權，對信息的接觸是否設置相應權限。

（5）科研管理的監(jiān)督。是指對科研管理部門及財務部門是否對學校的科研管理體系進行自我檢查，是否對所發(fā)現(xiàn)的問題及時分析原因，提出整改方案等進行審查和評價。審計人員應關注科研管理部門是否定期進行自我評估及對校內開展的科研項目進行檢查，并就存在的問題進行改進；財務部門是否定期對各科研項目的財務開支情況進行檢查；科研管理部門是否對財務部門及相關主管部門的檢查處理意見落實到位；學校是否對項目績效情況、項目信息、科研經費違規(guī)使用情況進行公示，接受群眾的監(jiān)督。

（二）抽查樣本進行符合性測試

（1）選取一定數(shù)量的樣本。審計人員在選取樣本時應考慮以下幾點：一是按重要性原則，將特殊項目或異常項目從總體中剔除，單獨進行檢查。二是對總體進行分層，如是綜合類院校應按醫(yī)科類、理工科類、社科類三層進行抽樣。三是在分層樣本里根據(jù)隨機數(shù)表來選取樣本。四是根據(jù)樣本的的抽樣結果來決定最終樣本量。

（2）對樣本數(shù)據(jù)進行分析。審計人員要關注各項支出的比例，特別要關注項目管理費、人員經費、業(yè)務費支出的合理水平，同時還要抽取一定比例的支出憑證，檢查以下內容：一是是否與科研任務相關；二是是否以真實、合法的票據(jù)進行財務報銷；三是是否按照實際開展的科研活動據(jù)實支出；四是是否存在截留、擠占、挪用科研經費等情況。

（3）對樣本的立項階段、實施階段及結題階段進行審計。檢查課題的整個過程是否符合國家、學校的相關制度。立項階段主要是對科研經費預算編制的科學性、適用性和合理性進行審查；實施階段主要是對科研經費使用的相關性、真實性、合法性、合規(guī)性進行審查；結題階段主要是對科研經費預算執(zhí)行情況和預期目標完成情況進行審查。

（4）對樣本的績效進行評價。對樣本進行績效評價要注重三性，即“經濟性、效率性、效果性”。經濟性是指保證科研項目圓滿完成的情況下，科研支出盡可能節(jié)約。對高?？蒲薪涃M使用的經濟性進行績效審計，主要是對經費預算編制是否合理，支出是否按預算執(zhí)行，是否以最低的支出獲得符合質量要求的成果，達到預期目標;是否貫徹節(jié)約原則，有無鋪張浪費等情況進行評價。效率性是指在一定的支出下獲得的最大的效益，對高?？蒲薪涃M使用的效率進行績效審計，主要是對科研的方法手段是否科學先進、項目的管理是否有效到位、是否有相應的工作責任制、是否有相應的費用支出標準等進行評價。效果性是指科研項目最終獲得的成效超出預期目標的結果，也就是說支出是否超值。對效果性進行績效審計，主要是對科研經費使用產生的經濟效益和社會效益，從數(shù)量和質量兩方面進行評價。如經費使用效果是否良好，是否按任務書產生科研成果，科研成果轉化率如何，參與社會服務的情況等等。

綜上所述，筆者認為科研經費審計必須做到點面結合，既要審計學校整個科研管理體系是否健全、有效，又要抽取單個科研項目來測試科研管理體系的有效性及執(zhí)行性，才能全面地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，促進科研經費使用的合規(guī)性和效益性。

［1］ 財政部、科技部：《關于調整國家科技計劃和公益性行業(yè)科研專項經費管理辦法若干規(guī)定的通知》，（財教［2011］434 號）。

［2］ 教育部：《關于進一步貫徹執(zhí)行國家科研經費管理政策加強高?？蒲薪涃M管理的通知》，（教財［2011］12 號）。