文/中國人民大學 趙繼琳

一、引言

隨著信息化地深入推進，我們儼然已經(jīng)進入了信息時代。在這樣一個飛速發(fā)展的時代背景下，人們在信息傳播中溝通方式的變化是快速且明顯的。從最早的書信往來到電話手機的使用，再到互聯(lián)網(wǎng)時代下QQ、飛信等應用程序的廣泛利用，直到當前web2.0時代下交互網(wǎng)絡平臺的建立，博客、RSS、百科全書、網(wǎng)摘、社會網(wǎng)絡、P2P、即時信息等技術(shù)的應用，更使得人們傳統(tǒng)的信息溝通方式發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。因此，如何在恰當?shù)臅r機選擇最為合適的溝通方式是企業(yè)關(guān)注的焦點。因而，在此背景下，我們很有必要研究信息溝通方式對提升企業(yè)管理效率的作用。

二、企業(yè)信息溝通原則、標準和模式構(gòu)建

（一）企業(yè)內(nèi)部溝通方式調(diào)查研究

筆者通過調(diào)查，得出企業(yè)內(nèi)部的溝通分為四個方面，分別是：溝通對象、溝通方式、溝通目的和溝通特點。溝通對象可細分為同部門上級、同部門平級、同部門下級以及不同部門的不同級別。溝通方式主要為面談、電話、即時通訊工具和E-MAIL。溝通目的分為兩大方面：追求信息最快傳達與追求信息達成一致。溝通特點包括：獲得快速反饋；私密性，可靠安全；可支持多人同時參與溝通；可用多種方式表達（圖表，音視頻等）；傳達之前可對信息進行修改；便于以后查找使用；適合任何時間使用；適合任何地點使用；花費等角度。

（二）企業(yè)信息溝通的九大原則

在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)有效溝通，需要掌握并實踐企業(yè)信息溝通的“九大原則”，即在溝通過程中確保信息的準確性、完整性、真實性、及時性、安全性、有效性、交互性、靈活性、共享性等。其中，信息的準確性、完整性和真實性是信息溝通中首要也是必須要實現(xiàn)的原則，是確保信息溝通具有意義的基礎條件。信息的及時性、安全性和有效性是信息溝通中的重要原則，是有效信息溝通得以實現(xiàn)的前提條件。信息的交互性、靈活性和共享性是信息溝通中的高級目標和原則，是有效信息溝通得以實現(xiàn)的保障條件。

（三）企業(yè)信息溝通的十項標準

1.實時性。是指信息經(jīng)過某種溝通方式發(fā)布后，能夠被及時回應和反饋，并得到強有力的貫徹執(zhí)行。實時性越高，信息溝通方式越有效。

2.準確性。是指在傳播過程中避免信息失真，保證信息準確無誤的傳遞。準確性越高，信息溝通方式越有效。

3.交互性。是指在傳遞信息時，信息被及時傳達并實現(xiàn)及時交流與共享。交互性越高，信息溝通方式越有效。

4.安全性。是指確保信息不泄露給非相關(guān)人員，保證傳輸過程的保密性和安全性。安全性越高，信息溝通方式越有效。

5.信息量。是指在一般情況下可承載的信息量的多少。信息量越大，信息溝通方式越有效。

6.便捷性。是指信息在傳遞過程中節(jié)省的人力物力資源和時間，以及溝通方式在操作層面的方便程度。便捷性越高，信息溝通方式越有效。

7.情感交流程度。是指信息溝通雙方的情感交流、密切協(xié)作程度以及交流后的感受、心情。感情交流程度越強，信息溝通方式越有效。

8.成本。是指由溝通方式所產(chǎn)生的各種開銷費用和投入資源。成本越低，信息溝通方式越有效。

9.共享性。指的是信息分享簡便快速的程度，分享的效率、深度和廣度。共享性越高，信息溝通方式越有效。

10.傳播范圍。指的是信息傳播區(qū)域的大小，信息受眾的覆蓋程度。傳播范圍越廣，信息溝通方式越有效。

（四）企業(yè)信息溝通方式的模式選擇

1.自上而下溝通。下達任務：需要實時交互，要求及時性、信息傳遞的準確性較強，多采用聲音傳遞信息。采用面談、電話的溝通方式更為合適。介紹工作內(nèi)容：要求信息傳遞準確安全，并且信息可被保存記錄，多采用文字傳遞信息。采用email的溝通方式更為合適。通知（普通事務通知）：信息傳遞快速、準確、即時性要求高，傳播范圍廣，采用web2.0網(wǎng)站的溝通方式更為合適。通知（私密事務通知）：要求私密性強，信息傳遞準確。采用短信、電話的溝通方式更為合適。遠距離調(diào)控：信息傳播范圍廣，安全性強，需多人同時對話。采用 qq等網(wǎng)絡軟件的溝通方式更為合適。傳輸公司內(nèi)部文件：傳播信息容量大，需多人同時接收，要求較高私密性、安全性。采用qq等網(wǎng)絡軟件更為合適。

2.自下而上溝通。匯報工作：及時性強，實時交互，多采用聲音傳遞信息。采用面談的溝通方式更為合適。匯報工作（遠距離）：需傳播范圍廣，信息傳遞的安全性強。采用 qq等網(wǎng)絡軟件溝通方式更為合適。意見箱：需匿名、公開性、共享性。采用web2.0網(wǎng)站的溝通方式更為合適。與上司交流感情：實時交互，需雙方即時性交流，信息準確傳達。采用面談、電話溝通方式更為合適。信息反饋：信息需被安全、快速的傳輸，并且信息容量可能較大。采用email、qq等網(wǎng)絡軟件的溝通方式更為合適。員工信息調(diào)查：需多人同時接收，信息需雙向傳遞。采用web2.0網(wǎng)站、email的溝通方式更為合適。

3.平級之間溝通。情感交流：即時交互性強，需及時的傳遞信息，信息傳遞范圍廣。采用電話、qq等網(wǎng)絡軟件的溝通方式更為合適。團隊合作：傳遞與反饋迅速，效率高，信息容量大，多為通過聲音傳遞信息。采用面談的溝通方式更為合適。內(nèi)部信息傳遞與交流：交互性強，共享性強，可傳遞容量較大的信息，支持多人同時交流。采用web2.0網(wǎng)站、qq等網(wǎng)絡軟件的溝通方式更為合適。

三、企業(yè)信息溝通的網(wǎng)絡化建議

（一）開發(fā)應用企業(yè)內(nèi)部人際關(guān)系溝通軟件

郵件系統(tǒng)的建立，可以使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，避免紙質(zhì)版文件傳送的諸多不便。企業(yè)氛圍影響著企業(yè)員工的積極性與創(chuàng)造力，影響著知識資源的有效開發(fā)，內(nèi)部人際溝通軟件的開發(fā)，有助于企業(yè)員工之間更好的交流與相互理解，有助于打造企業(yè)內(nèi)部情感鏈，增強員工的企業(yè)認同與歸屬感，促進員工之間、員工與上級之間的密切聯(lián)系和合作，從而有效提升企業(yè)管理效率。

（二）電子公告、刊物

及時的公布企業(yè)最新消息，有效避免了傳統(tǒng)溝通模式中信息傳播慢，以及在傳遞過程中失真的問題。使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛傳播，使員工能夠及時了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。

（三）充分利用web2.0的相關(guān)技術(shù)

首先，增加企業(yè)內(nèi)部信息的分享和評論功能。有效的分享可實現(xiàn)信息的快速、廣泛傳播，有價值的評論則是對企業(yè)信息的最好反饋，有助于集思廣益，幫助信息發(fā)布者改進、完善相關(guān)信息，實現(xiàn)信息的準確、有效傳達。其次，實現(xiàn)P2P下載功能。P2P可以讓企業(yè)員工直接連接到其他用戶的計算機進行文件交換，而不是像過去那樣連接到服務器去瀏覽與下載，從而有效提升信息傳遞的速度，使信息傳遞更為便捷。最后，搭建企業(yè)論壇。企業(yè)論壇是員工暢所欲言的陣地，可對企業(yè)發(fā)布的各種信息進行廣泛深入的討論，從而既可加深員工對企業(yè)某項決定的認識，又可對企業(yè)上級的決策提出建議，上下互動，實現(xiàn)有效管理。

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