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對地方性院校檔案歸檔模式的思考

2013-12-04 14:58:54嘉應(yīng)學(xué)院檔案館陳燕新
辦公室業(yè)務(wù) 2013年7期
關(guān)鍵詞:管理性檔號頁數(shù)

文/嘉應(yīng)學(xué)院檔案館 陳燕新

《〈高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法〉與〈高等學(xué)校檔案工作規(guī)范〉》(以下簡稱《分類法與規(guī)范》)自1994年頒布實(shí)施近二十年來(未進(jìn)行過修訂),對各高校檔案實(shí)體分類、編號、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化提供了科學(xué)依據(jù)??偟恼f來,《分類法與規(guī)范》既使各高校檔案工作有章可循,又能根據(jù)各校實(shí)際情況和發(fā)展水平,在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較大的自由度。我校是一所多科性、綜合性的地方院校,檔案門類齊全,檔案數(shù)量也隨著高等教育的快速發(fā)展有幾何級數(shù)的增加。在我校歸檔實(shí)踐中,特別在2000年國家檔案局發(fā)布和推行《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn):歸檔文件整理規(guī)則》(以下簡稱《規(guī)則》)以后,我們對學(xué)校檔案的歸檔模式進(jìn)行了重新思考,認(rèn)為對教育主管部門和檔案主管部門的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整合,采取對管理性文件材料實(shí)行按“件”歸檔和對專業(yè)類材料實(shí)行按“卷”歸檔。經(jīng)過近十年的實(shí)踐,筆者認(rèn)為,這種歸檔模式比較適合目前的高校檔案工作現(xiàn)狀。

一、《分類法與規(guī)范》在實(shí)踐中暴露的幾個(gè)問題

(一)管理性文件的分類在不同法規(guī)性文件之間的矛盾問題

《分類法與規(guī)范》在各專業(yè)檔案的歸檔范圍里均有管理性文件的類目設(shè)置,其要求將上級下達(dá)的有關(guān)工作的文件材料及學(xué)校有關(guān)工作的規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)等歸入此類。例如:上級下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料和學(xué)校有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度等歸入教學(xué)檔案的綜合類(JX11);上級下達(dá)的有關(guān)財(cái)務(wù)會計(jì)工作的文件及本校財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請示、批復(fù)等文件歸入財(cái)會檔案的綜合類(CK11)。然而,不管是財(cái)政部、國家檔案局印發(fā)的《會計(jì)檔案管理辦法》,還是國家科委、國家檔案局印發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等專業(yè)檔案的歸檔范圍里面,卻都不包括管理性文件。也就是說,《分類法與規(guī)范》中要求把同一門類檔案管理性和專業(yè)性材料集中在一起的規(guī)定與各專業(yè)檔案的歸檔范圍的要求不一致。

(二)檔案目錄的編制問題

《分類法與規(guī)范》中檔號的模式是年度號-類別號-案卷號。因而,對于同一年度的檔案,檔案目錄應(yīng)該依據(jù)不同的類別加以編制。現(xiàn)以黨群類為例,若分類時(shí)以二級類目作為最下位類,檔案材料將分為7種類別,檔案目錄就應(yīng)編制7本,若分類時(shí)以三級類目作為最下位類,檔案材料將分為81種類別,檔案目錄就將編制81本。即使不同年度相同類目的可以裝訂在一起,每年裝拆檔案目錄的工作量也可想而知。隨著檔案工作現(xiàn)代化管理程度的不斷提高,檔案類目設(shè)置的層次越細(xì),就越便于計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行檢索和自動(dòng)組卷。應(yīng)該說,隨著一個(gè)學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大,類目設(shè)置進(jìn)一步細(xì)化是一種必然趨勢,但隨之劇增的檔案目錄數(shù)量讓檔案工作人員疲于應(yīng)付。

(三)檔案的排架問題

檔案的排架取決于案卷號的流水。《分類法與規(guī)范》中案卷號是根據(jù)不同類別的最下位設(shè)置編排流水的。檔案類目設(shè)置層次越多,類目流水也就越小。與此同時(shí),任何學(xué)校都會在不同時(shí)期增加不同類目,即類目不是亙古不變的。由于類目的繁多造成的案卷小流水編號,給檔案排架增加很大的難度。以我校為例,由于我校是一所剛剛升格的本科院校,檔案門類日漸齊全,數(shù)量也逐年以幾何級數(shù)遞增,每年在檔案排架時(shí),均在為每一類別(我們的類目設(shè)置到二級類目)預(yù)留多少庫房空間問題上大傷腦筋。有時(shí)一面要領(lǐng)導(dǎo)解決庫房、檔案柜問題,一面給領(lǐng)導(dǎo)看的又是零散幾盒檔案的檔案柜,陷入“兩難境地”。

由于《分類法與規(guī)范》一直未進(jìn)行過修訂,由它所暴露的問題一直困擾著我們,特別是將高校的管理性文件材料分散在不同門類的檔案里存在很大的弊端。鑒于學(xué)校實(shí)際(我們學(xué)校的管理性文件大部分來自學(xué)校辦公室,而專業(yè)性檔案則來源于專業(yè)職能部門),我們認(rèn)為,打破高校檔案十個(gè)一級類目的局限,把所有管理性文件材料集中在一起,像黨政機(jī)關(guān)一樣設(shè)置文書類檔案類目,使管理性文件材料能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理和檢索利用。

二、對管理性文件材料(文書類材料)的按“件”歸檔

2000年12月《規(guī)則》的出臺,我們在高等學(xué)校檔案管理中設(shè)置文書類檔案的做法,更加與改革開放的新形勢相適應(yīng)。這些文書類檔案能夠很好地適用按“件”歸檔的模式。但在歸檔過程中,應(yīng)注意幾個(gè)問題:

(一)歸檔文件的排列問題

歸檔材料應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會議形成的)文件材料排列在一起,以保持它們相互之間的歷史聯(lián)系。以我校為例:我們在實(shí)踐初期,按照當(dāng)?shù)貦n案行政部門的要求,對同類文號的文件依發(fā)文順序來排,即有文號的排前,無文號的排后,則會使許多關(guān)系密切的文件材料因一個(gè)有文號而另一個(gè)沒有文號而分處兩地。因此,對歸檔文件進(jìn)行排列時(shí),將反映同一問題的相關(guān)文件材料首先組合,然后才按發(fā)文時(shí)間順序排列。實(shí)踐表明,如果排列時(shí)將關(guān)系密切的文件相對集中,將會大大提高檔案檢索的效率,同時(shí)還會大大降低調(diào)卷和歸位的工作量。

(二)歸檔文件的裝訂問題

按“件”歸檔對檔案的“三點(diǎn)一線”裝訂方式提出了挑戰(zhàn)。由于單份文件用細(xì)線裝訂,數(shù)量極大,而且無論上級來文還是自身形成的文件,文件頁數(shù)一般都在30頁之內(nèi)。因而,根據(jù)文件的不同情況采用不同的裝訂方法,成為每一位檔案工作者都須考慮的問題。我們的具體措施是:對文件本身符合裝訂要求的,維持原狀;對文件頁數(shù)較厚的,用細(xì)線裝訂;對文件頁數(shù)不厚也不薄的,用不銹鋼裝訂針裝訂;對文件僅幾頁的,則用點(diǎn)狀粘貼的方式粘貼。

(三)在檔號章中增設(shè)頁數(shù)項(xiàng)的問題

《規(guī)則》中規(guī)定,檔案章設(shè)置全宗號、類別號、保管期限、件號等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)等選擇項(xiàng)。實(shí)踐中,筆者認(rèn)為,檔號章中應(yīng)增設(shè)頁數(shù)項(xiàng)。畢竟借閱歸還檔案,清點(diǎn)歸還檔案是否齊全時(shí),一頁頁檢查,太麻煩;先看歸檔文件目錄頁數(shù)項(xiàng)(歸檔文件目錄中有頁數(shù)項(xiàng)),再查檔案的完整性也不方便。若檔號章中有頁數(shù)項(xiàng),則核對起來比較方便。

三、對專業(yè)類材料的按“卷”歸檔

由于《規(guī)則》的著力點(diǎn)在文書材料方面,對于教學(xué)類學(xué)生學(xué)籍、基本建設(shè)類工程項(xiàng)目及財(cái)會類會計(jì)憑證、帳薄、報(bào)表等高校的專業(yè)類檔案則不一定適合。雖然有許多檔案工作者認(rèn)為,《規(guī)則》對“件”的概念界定其實(shí)具有很大的靈活性,定義中“報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件”就足可以為這些專業(yè)類材料的按“件”歸檔提供可能。比如一個(gè)班的學(xué)籍冊為一件,一本憑證為一件,一冊帳薄為一件。由于專業(yè)類材料一般具有成套性的特點(diǎn),這種以“件”代“卷”是否具有偷換概念之嫌?若是把專業(yè)類材料的“份”改為“件”,則非但不能體現(xiàn)以“件”為保管單位的優(yōu)點(diǎn),反而會增加檔案整理的工作量,材料也容易散失,不便檔案的管理。鑒于此,我們對學(xué)生學(xué)籍檔案、基建檔案、會計(jì)檔案等專業(yè)類檔案仍保留按“卷”歸檔的模式。當(dāng)然,按“卷”歸檔也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),我們的具體做法是:

(一)對按“卷”歸檔的檔號模式進(jìn)行改進(jìn)

按照《分類法與規(guī)范》,高校檔案的檔號模式是“年度號+分類號+案卷號”,這種檔案編號方式能很好地反映檔案實(shí)體的分類體系和結(jié)構(gòu)層次,對于檔案類目較多的高等院校來說,應(yīng)該是一種較為科學(xué)的編號方式。但在實(shí)踐中,這種方式卻不利于組織檔案排架和對庫房進(jìn)行管理?!斗诸惙ㄅc規(guī)范》中指出,檔案在編定檔號之后,一律按檔號排架。由于該檔號模式的案卷號是根據(jù)不同類別的最下位類組織編排流水,檔案類目設(shè)置層次越多,由此造成的案卷小流水編號也就越多。以我校為例,由于我校是一所剛剛升格的本科院校,檔案門類日漸齊全,數(shù)量也逐年以幾何級數(shù)遞增,每年在組織檔案排架時(shí),都在為不同類別的檔案預(yù)留多少庫房空間而大傷腦筋。針對這種情況,我們借鑒機(jī)關(guān)檔案中利用檔案目錄號組織檔案排架的優(yōu)點(diǎn),把檔號模式中的年度號與案卷號另欄標(biāo)識,在分類號后面加上檔案目錄號,即專業(yè)類檔案的檔號模式為“年度號/分類號-目錄號/案卷號。這樣既能反映檔案實(shí)體的分類體系,也有組織檔案排架的存址代號。

(二)取按“件”歸檔之長,為“卷”所用

按“件“歸檔最大的優(yōu)點(diǎn)是檢索利用方便,有時(shí)利用者只需提供所要檔案材料的關(guān)鍵詞或相關(guān)的信息,就可以在檔案管理軟件中快速查找到所需檔案的信息。按“卷”歸檔的檔案卻未必能做到這點(diǎn)。比如在學(xué)籍檔案中查找某個(gè)學(xué)生的成績單,一般是先找到其所在的班級案卷,才能找到該學(xué)生名單。如果我們在整理該班的案卷中吸收按“件”歸檔的長處,即把該班學(xué)生(假設(shè)有30個(gè)學(xué)生)名單分成6組,每組5名學(xué)生,這5名學(xué)生的名單作為該案卷的一“件”錄入文件級檔案管理平臺,如張三、李四、王五等,五人學(xué)籍成績單,則利用者只需說出名字及大致情況就可以查到該學(xué)生成績在哪個(gè)案卷。避免因無法提供班級或在同一專業(yè)下不設(shè)班級而學(xué)生人數(shù)又多(成人類學(xué)生多數(shù)只編一個(gè)學(xué)號)的情況下給檢索帶來的困難。因此,按“卷”歸檔應(yīng)吸收按“件”歸檔的長處,增強(qiáng)其在檔案檢索利用方面的優(yōu)勢。

對高校檔案十個(gè)一級類目中的所有管理性文件材料(文書類)實(shí)行按“件”歸檔和對專業(yè)類材料實(shí)行按“卷”歸檔的模式,雖然在一定程度上破壞了高校檔案體系的嚴(yán)密性和結(jié)構(gòu)層次,但這種做法,既不違反檔案管理規(guī)定,又能使高校檔案避免在同一類目內(nèi)同時(shí)使用“件”和“卷”的現(xiàn)象,在檔案的檢索利用、排架、統(tǒng)計(jì)等方面具有如前所述的諸多優(yōu)勢,更有利于高校檔案的開發(fā)和利用,因而這種模式是比較適合目前高校檔案工作現(xiàn)狀的。

[1]國家教委辦公廳.高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范[M].科學(xué)技術(shù)出版社,1994.

[2]國家檔案局.中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn):歸檔文件整理規(guī)則[S].(DA/T22━2000).

[3]史文智,任芳娥.試論檔案實(shí)體編號“兩套制”[J].檔案學(xué),2001(5).

[4]楊冬權(quán).貫徹以人為本建立“兩個(gè)體系”做好新時(shí)期的檔案工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2008(11).

[5]丁耀琪,夏建紅,張?zhí)@琦.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)建立“部門歸檔”模式的實(shí)踐[J].檔案與建設(shè),2012(9).

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