文/廣西師范學(xué)院人事檔案室 趙金波；廣西師范學(xué)院科研管理處 楊美元

高等院校是國(guó)家培養(yǎng)各類(lèi)專(zhuān)門(mén)人才的基地，教學(xué)和科研是學(xué)校的中心任務(wù)，因此，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員也必然成為高校工作的主體。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案的建設(shè)和管理一直沿用著傳統(tǒng)干部檔案的管理辦法，其檔案內(nèi)容未能突顯出專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)和學(xué)術(shù)水平，從而，嚴(yán)重影響了組織對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的準(zhǔn)確判斷和全面評(píng)價(jià)。為此，如何從專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整改革，已成為目前高校人事檔案工作亟待解決的問(wèn)題。

一、高校專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案的特點(diǎn)

（一）檔案門(mén)類(lèi)復(fù)雜

總體來(lái)講，高校專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍主要由教師、科研人員及從事其他專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作的人員（如工程、審計(jì)、醫(yī)療、財(cái)務(wù)、圖書(shū)資料、檔案等）所構(gòu)成，由于他們承擔(dān)的工作任務(wù)、從事的學(xué)科專(zhuān)業(yè)及職稱(chēng)等方面的復(fù)雜性，使得此類(lèi)人員的檔案門(mén)類(lèi)較為復(fù)雜。僅以教師為例，如從其所承擔(dān)教學(xué)及科研任務(wù)講，有博士生導(dǎo)師、碩士生導(dǎo)師、專(zhuān)任教師、主講教師、兼職教師等；從其具備的職稱(chēng)講，有教授、副教授、講師、助教等；若依其從事的學(xué)科專(zhuān)業(yè)來(lái)分則更為復(fù)雜。

（二）具有明顯的階段性

這一點(diǎn)在對(duì)高校教師人事檔案的管理上尤為突出，由于高校有固定的學(xué)年制，教師都在這固定的學(xué)年內(nèi)開(kāi)展各種各樣的活動(dòng)，其活動(dòng)計(jì)劃、目標(biāo)、時(shí)間安排都不同程度的受到這些階段的制約，如對(duì)教師在教學(xué)、科研等方面的成果統(tǒng)計(jì)及考核獎(jiǎng)懲等。因此，這種格局也就決定著高校人事檔案工作有著階段性的特點(diǎn)。

（三）檔案材料個(gè)性化較強(qiáng)

高校是高層次人才較為聚集的場(chǎng)所，反映文化程度、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、業(yè)績(jī)情況等個(gè)性化材料占據(jù)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案的相當(dāng)大的比重。如，學(xué)歷材料、職稱(chēng)材料、進(jìn)修培訓(xùn)材料、專(zhuān)業(yè)技術(shù)考核材料等幾乎是伴隨他們的技術(shù)生涯一生在不斷的增加，且利用頻率很高，這些材料在一定程度上反映了他們的學(xué)術(shù)水平及業(yè)績(jī)成果，是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案的一大亮點(diǎn)。

（四）人員流動(dòng)性大，檔案材料易缺失

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的進(jìn)一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動(dòng)，打破了多年來(lái)不同所有制身份、干部身份以及人才合理流動(dòng)的禁錮，高校既是人才聚集之地，同時(shí)也是人才交流較為頻繁的場(chǎng)所。然而，這種高頻率的檔案轉(zhuǎn)遞必然會(huì)因材料形成與歸檔不及時(shí)而造成檔案材料的缺失，從而影響用人單位對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才能力的甄別及日常工作的使用。

二、高校專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)的調(diào)整

目前，我國(guó)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的人事檔案依舊是參照干部人事檔案管理辦法進(jìn)行管理，從檔案材料的收集歸檔到整理分類(lèi)，處處都滲透著黨管干部的痕跡，盡管在中組部最新頒布的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中，已開(kāi)始要求收集反映科研學(xué)術(shù)水平的材料，但由于材料內(nèi)容本身的局限性，仍無(wú)法真正反映出其業(yè)務(wù)能力水平和工作實(shí)績(jī)，也無(wú)法對(duì)一個(gè)人做出完整、全面的評(píng)價(jià)。為此，高校應(yīng)完善調(diào)整檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)，逐步建立起以專(zhuān)業(yè)技術(shù)生涯、能力和信用記錄為主要內(nèi)容的新型專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案管理體系。

（一）檔案內(nèi)容的更新

1.個(gè)性化材料的補(bǔ)充。高校人事檔案內(nèi)容的選擇應(yīng)從專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的自身特點(diǎn)出發(fā)，除繼續(xù)保留傳統(tǒng)干部檔案的收集歸檔內(nèi)容外，還需增加收集能突出反映專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的專(zhuān)長(zhǎng)、水平、素質(zhì)、業(yè)績(jī)等個(gè)性化材料。特別是高校實(shí)施績(jī)效工資后所涉及的有關(guān)教學(xué)科研業(yè)績(jī)成果目錄、學(xué)校階段性工作完成情況、保障教學(xué)科研情況等方面的考核結(jié)果材料也應(yīng)納入收集范疇。

具體應(yīng)從以下三個(gè)方面考慮補(bǔ)充收集：一是表現(xiàn)教學(xué)能力的材料。如學(xué)年教學(xué)工作量及完成情況、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)等次及取得的教學(xué)研究成果等；二是表現(xiàn)科研業(yè)績(jī)的材料。如主持或參加科研課題情況、公開(kāi)發(fā)表學(xué)術(shù)論文情況、科研獲獎(jiǎng)情況、舉辦學(xué)術(shù)報(bào)告情況、主編教材或出版專(zhuān)著情況、技術(shù)服務(wù)與推廣情況等；三是表現(xiàn)個(gè)人道德及誠(chéng)信方面材料。如教師師德考核情況、教學(xué)及科研人員的學(xué)術(shù)道德評(píng)價(jià)、履約誠(chéng)信狀況等。

2.重復(fù)性材料的精簡(jiǎn)。針對(duì)目前普遍存在的人事檔案材料冗余等問(wèn)題，高校各形成人事檔案材料的相關(guān)部門(mén)應(yīng)從專(zhuān)業(yè)人員的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展考慮，從精煉、準(zhǔn)確的角度出發(fā),減少冗余度,避免重復(fù)的檔案材料歸檔。

具體可從以下三方面考慮材料內(nèi)容的改進(jìn)：一是精練材料。如對(duì)學(xué)籍檔案材料進(jìn)行精簡(jiǎn)，可參考國(guó)外學(xué)籍材料的形成模式，簡(jiǎn)化審核過(guò)程材料，著重結(jié)論性材料的形成和歸檔，例如可考慮將畢業(yè)生登記表、成績(jī)表和學(xué)位評(píng)定表“三表合一”；對(duì)黨團(tuán)材料可只歸入黨團(tuán)志愿書(shū),其余材料由主管單位支部保存；對(duì)涉紀(jì)涉法材料只歸處理的結(jié)論性材料,其它核實(shí)（調(diào)查、復(fù)查）報(bào)告及證明材料等可由紀(jì)檢(監(jiān)察)部門(mén)保管。二是科學(xué)設(shè)表。如對(duì)“專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員年度考核登記表”的設(shè)計(jì)應(yīng)區(qū)別于行政管理干部，簡(jiǎn)化總結(jié)性文字，突出對(duì)教學(xué)質(zhì)與量的考核以及科研業(yè)績(jī)的評(píng)估；對(duì)“專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員任職資格評(píng)審表”的設(shè)計(jì)應(yīng)注重保留結(jié)論性的材料，其他評(píng)審材料內(nèi)容可以附件形式提交，評(píng)審后返還個(gè)人保存；對(duì)“工資變動(dòng)審批表”的設(shè)計(jì)可采取多欄式工資變動(dòng)登記制，每五年或有職工調(diào)出本單位時(shí)集中登記歸檔一次，這樣，即可保證材料齊全，又可減少重復(fù)勞動(dòng)和冗余的材料。

（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整

目前，干部人事檔案的分類(lèi)體系仍延用著傳統(tǒng)的由履歷類(lèi)、自傳類(lèi)、鑒定考核類(lèi)、學(xué)歷專(zhuān)業(yè)類(lèi)、政審類(lèi)、黨團(tuán)類(lèi)、獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)、違紀(jì)類(lèi)、任免工資類(lèi)以及其他類(lèi)組成的十類(lèi)制。然而，此種分類(lèi)體系明顯透視出我國(guó)人事檔案制度重“政治”輕“能力”；重“歷史”輕“現(xiàn)實(shí)”；重“身份”輕“契約”；重“憑證”輕“信用”的弊端。具體表現(xiàn)為：其一，政治色彩濃重，參考價(jià)值不高。如鑒定考核類(lèi)、政審類(lèi)、黨團(tuán)類(lèi)等材料內(nèi)容千篇一律，缺乏個(gè)性化內(nèi)容；其二，檔案內(nèi)容陳舊，信息量小，實(shí)用性差。如自傳如同簡(jiǎn)歷，述職如同鑒定，不能如實(shí)反映自己的思想、經(jīng)歷；其三，缺乏信用制約的功能，尚未形成完善的個(gè)人信用材料。如缺少對(duì)個(gè)人履約能力、誠(chéng)信狀況、社會(huì)責(zé)任意識(shí)等的記錄；其四，分類(lèi)方法不夠科學(xué),分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不夠清晰。如學(xué)歷專(zhuān)業(yè)類(lèi)材料排列上的無(wú)序性，造成這類(lèi)內(nèi)容無(wú)層次匯集，使得查閱人難以識(shí)別和理解。

針對(duì)以上傳統(tǒng)人事檔案在內(nèi)容分類(lèi)上所表現(xiàn)出的種種弊端，同時(shí)從突出高校專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的個(gè)性化特點(diǎn)出發(fā)，應(yīng)考慮對(duì)現(xiàn)行人事檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

1.濃縮整合各大類(lèi)別。即對(duì)現(xiàn)行的十大類(lèi)設(shè)置進(jìn)行濃縮簡(jiǎn)化，如可將履歷類(lèi)和自傳類(lèi)合并為一類(lèi)：稱(chēng)簡(jiǎn)歷類(lèi)；將政審類(lèi)及黨團(tuán)類(lèi)合并為一類(lèi)：稱(chēng)政治類(lèi)；將獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)和違紀(jì)類(lèi)合二為一：稱(chēng)獎(jiǎng)懲類(lèi)；取消鑒定考核類(lèi)，將鑒定考核類(lèi)分解到相關(guān)事件類(lèi)別中，如將學(xué)生鑒定材料歸入相應(yīng)的學(xué)籍部分，將提拔考核或考察材料歸入相應(yīng)的任免類(lèi)部分，將年度考核材料歸入業(yè)務(wù)類(lèi)部分。概括起來(lái)可將專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案分為以下八大類(lèi)：

第一類(lèi)簡(jiǎn)歷類(lèi)：履歷材料；自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)材料；更改(認(rèn)定)姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。

第二類(lèi)業(yè)務(wù)類(lèi)：學(xué)歷學(xué)位材料；培訓(xùn)材料；職業(yè)(任職)資格材料；評(píng)(聘)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)(職務(wù))材料；反映教學(xué)業(yè)務(wù)及科研學(xué)術(shù)水平的材料。

第三類(lèi)政治類(lèi)：政審材料；黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。

第四類(lèi)獎(jiǎng)懲類(lèi)：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料；涉紀(jì)涉法材料。

第五類(lèi)任免類(lèi)：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；代表大會(huì)形成的委員及代表的相關(guān)材料。

第六類(lèi)工資類(lèi)：工資、待遇材料；五險(xiǎn)一金繳納情況材料。

第七類(lèi)信用類(lèi)：契約材料；履約狀況等信用材料。

第八類(lèi)其它類(lèi)：出國(guó)(境)材料；健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；其它屬于人事檔案歸檔范疇的材料。

2.細(xì)化分解個(gè)別類(lèi)別。即對(duì)新設(shè)置的八大類(lèi)別根據(jù)其內(nèi)容及專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)重組，如，以第二類(lèi)業(yè)務(wù)類(lèi)為例，可將其分為學(xué)籍類(lèi)、培訓(xùn)類(lèi)、職業(yè)資格及職稱(chēng)類(lèi)、教學(xué)類(lèi)（包括對(duì)教師教學(xué)工作完成情況；教學(xué)質(zhì)量評(píng)估；教學(xué)教育實(shí)習(xí)指導(dǎo)情況；指導(dǎo)畢業(yè)論文情況；擔(dān)任班主任情況等的考核）、教科研類(lèi)（重點(diǎn)課程、重點(diǎn)學(xué)科及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)情況；承擔(dān)科研項(xiàng)目情況；發(fā)表著作、論文及重要技術(shù)報(bào)告目錄等）、業(yè)績(jī)類(lèi)（教學(xué)及科研獲獎(jiǎng)情況）等六小類(lèi)。

3.調(diào)整材料的排列方式。即對(duì)新設(shè)置各類(lèi)別中的材料重新排序，概括起來(lái)有三種排序方式：一是按時(shí)序排列。即依照人事檔案材料形成時(shí)間的先后順序，依次排列。如簡(jiǎn)歷類(lèi)、任免類(lèi)、工資類(lèi)、信用類(lèi)、其它類(lèi)。二是按問(wèn)題并結(jié)合時(shí)序排列。即先將該類(lèi)材料所反映的不同性質(zhì)內(nèi)容按層次分開(kāi)，再將每一層次的材料按時(shí)間順序排列。如業(yè)務(wù)類(lèi)、獎(jiǎng)懲類(lèi)中的獎(jiǎng)勵(lì)部分。三是按問(wèn)題并結(jié)合內(nèi)容的主次排列。即將該類(lèi)檔案材料按其所反映的不同性質(zhì)內(nèi)容分開(kāi)，同一性質(zhì)內(nèi)容的有關(guān)材料，再按重要程度排列。如政治類(lèi)、獎(jiǎng)懲類(lèi)中的涉紀(jì)涉法部分。

綜上所述，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員作為高校教學(xué)科研工作的主體，其檔案也必然成為高校人事管理的核心部分，其檔案內(nèi)容更是影響到學(xué)校人才資源的開(kāi)發(fā)和利用。因此，高校人事檔案管理部門(mén)只有從專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)原有的檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)作出科學(xué)調(diào)整，豐富其檔案內(nèi)涵，保存有價(jià)值的信息資源，才能最終實(shí)現(xiàn)高校人事檔案庫(kù)向人才信息庫(kù)的真正轉(zhuǎn)變。

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