文/陽泉師范高等專科學(xué)校 郝曉瑞

在素質(zhì)教育推動下，高等院校招生規(guī)模不斷擴大，由此以來，學(xué)生的數(shù)量、種類不斷增加，而在多種就業(yè)渠道的推動下，大學(xué)生的流動去向日益多元化，在此環(huán)境下，必須強化高校學(xué)籍檔案管理，以有助于明確學(xué)生來源與動向、考核學(xué)生能力與成績、輔助就業(yè)等，因此，必須以有效的手段，提升學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量，以實現(xiàn)有效化的學(xué)生管理。

一、提升管理認(rèn)識，推動科學(xué)管理

學(xué)生學(xué)籍檔案，尤其是學(xué)生入學(xué)檔案，涵蓋了學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)成績、教師考核、素質(zhì)評價等內(nèi)容，是教師了解學(xué)生的重要信息源泉，同時，對于高校各級黨政部門和教學(xué)管理部門來講，高校學(xué)籍檔案有效指導(dǎo)著管理工作的展開方向，其部門可依據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)信息，對學(xué)生展開心理、能力、家庭背景等因素的分析，為實現(xiàn)有效化管理，提供了最完善的資料，因此，在到校檔案管理工作中，一定要強化學(xué)籍檔案認(rèn)識，積極進行學(xué)籍檔案管理宣傳，促使教師和管理者形成學(xué)籍檔案管理意識，自覺收集、更新和完善學(xué)籍檔案。而在現(xiàn)階段，隨著學(xué)校生源的擴展，學(xué)生流動性的增強，學(xué)籍檔案的種類、形式變化較大，而在學(xué)生因素、信息因素以及管理時間因素的影響下，一定要強化對學(xué)籍檔案的建立和監(jiān)督工作，積極發(fā)揮高校黨支部以及檔案管理本部的作用，對其進行人力、財力和物力支持，選擇專業(yè)性、素質(zhì)性的檔案管理人員，積極推動學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

二、完善管理機制，提供堅實保障

學(xué)籍檔案設(shè)計的內(nèi)容逐漸增多，學(xué)生動向不穩(wěn)定等因素的影響，需要高校關(guān)注于與其相關(guān)的機制建設(shè)，促使相關(guān)部門各盡其責(zé)，提升部門鏈接，同時，以健全的制度性、強制性、約束性保障體系，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作效能。學(xué)籍檔案管理要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、教務(wù)監(jiān)管的體制進行，并在教務(wù)處設(shè)置專職學(xué)籍管理崗位，形成教務(wù)處、院系黨支部、學(xué)生工作處、就業(yè)處等管理網(wǎng)絡(luò)，以實現(xiàn)部門性管理，同時，強化部門間的聯(lián)系，促使各部門積極參與到學(xué)籍檔案管理之中，有效促進學(xué)籍信息的完善。完善的制度保障是實行學(xué)籍檔案管理的前提，高校各級學(xué)籍管理部門要積極學(xué)習(xí)《檔案法》、《普通高校檔案管理辦法》等相關(guān)性法規(guī)，提升自身的管理意識與能力，同時，在權(quán)威性法規(guī)條例的指導(dǎo)下，依據(jù)學(xué)校實際，積極完善本學(xué)校學(xué)籍檔案管理制度，制定面向檔案建立、信息收集、修訂完善、保管、歸檔、查詢、運用等各環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，強化學(xué)籍管理制度、注冊、考試、管理崗位等各項職責(zé)，促使各個環(huán)節(jié)和部門職責(zé)實現(xiàn)，以提升學(xué)習(xí)檔案管理的科學(xué)性、制度性和規(guī)范性。

三、強化環(huán)節(jié)管理，保證檔案質(zhì)量

學(xué)籍管理從新生錄取那刻便進入學(xué)生檔案管理工作中，其一直到學(xué)生就業(yè)，其時間較長，且管理過程中的變動性較強，如現(xiàn)代轉(zhuǎn)學(xué)、出國、從軍等影響下的學(xué)籍變動，而要實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理質(zhì)量，必須強化各環(huán)節(jié)管理工作，尤其是進入檔案庫前的保管工作。其一，加強前期管理。前期管理是學(xué)籍檔案管理的重點，由于其涉及程序較多、內(nèi)容繁雜、環(huán)節(jié)性聯(lián)系緊密，因此，在管理中，要做到謹(jǐn)慎、認(rèn)真。要求學(xué)生正確填寫，使用鋼筆、書寫規(guī)范、項目完整；檢查檔案完整性，將學(xué)生的各個信息進行比對，實現(xiàn)學(xué)生個人信息的配套性；加強學(xué)籍保管，其不僅要求學(xué)生在校期間的學(xué)籍檔案管理，并根據(jù)學(xué)生的信息變動，對學(xué)籍檔案進行豐富與完善，保證學(xué)生學(xué)籍信息與學(xué)生變動的對應(yīng)性，同時，關(guān)注于畢業(yè)后的學(xué)籍管理，針對于已畢業(yè)但學(xué)籍未變動的學(xué)生，必須以合理的管理來保障學(xué)籍檔案的完整性。其二，加強方位鏈接。學(xué)籍檔案管理不僅僅是教務(wù)處、檔案管理處的職能，而且要求各部門以及學(xué)校各處、班主任等協(xié)作，在管理中，各部門要充分利用部門職責(zé)進行學(xué)籍信息收集，并將其回饋給學(xué)籍檔案管理處，以實現(xiàn)管理的有效性和真實性。其三，細致保管。在學(xué)籍檔案入庫以后，要不斷進行檔案檢查，防止檔案信息遭破壞。

四、實行信息手段，提升服務(wù)效能

隨著學(xué)生學(xué)籍信息的不斷擴展與豐富，信息化、質(zhì)量化管理刺激著高校學(xué)籍管理，尤其在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，高校檔案管理要適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展要求，積極轉(zhuǎn)變手工管理、人力管理的方式，將計算機信息網(wǎng)絡(luò)化管理運用到學(xué)籍檔案管理中，以實現(xiàn)管理的效率性和信息服務(wù)性。其一，建立先進教學(xué)管理系統(tǒng)，通過計算機信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)學(xué)生選課、排課、學(xué)籍管理一體化，將學(xué)生的學(xué)籍信息進行充實完善，實現(xiàn)教學(xué)管理與學(xué)籍管理相統(tǒng)一。其二，建立信息管理平臺，將學(xué)生的入學(xué)信息、在校信息完善以及就業(yè)信息等各項內(nèi)容讓入到信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)電子注冊，并設(shè)置總網(wǎng)站下的分網(wǎng)點，提供檢索資料，實現(xiàn)學(xué)籍信息資源共享，以有效提升學(xué)籍管理的透明性和科學(xué)性，防止學(xué)歷造假現(xiàn)象。

五、加強隊伍建設(shè)，充實人員基礎(chǔ)

隨著現(xiàn)代高校學(xué)籍檔案管理工作要求的提升，實現(xiàn)專業(yè)化管理成為檔案管理的落腳點，這就要求提升管理者專業(yè)技能，而學(xué)生學(xué)籍檔案涉及到學(xué)生的身份證、家庭人員、經(jīng)歷等個人信息，這就要求管理者必須對學(xué)生的學(xué)籍檔案進行保密化管理，以有效實現(xiàn)學(xué)生信息安全。其一，加強專業(yè)培訓(xùn)，高校要為檔案管理者提供培訓(xùn)機會，提升工作者的信息收集、訂冊、保管、分類、注冊、信息管理等學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)能力，促使制度、知識、技能等內(nèi)化為管理者的行為，以提升學(xué)籍信息管理的科學(xué)性和專業(yè)性。其二，組織管理人員進行學(xué)籍檔案的建立、開發(fā)與利用研究，并根據(jù)現(xiàn)代管理技術(shù)進行技術(shù)提升，加強管理者計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握信息化管理技能，以實現(xiàn)管理的效率性和科學(xué)性。其三，建立有效激勵機制，充分利用物質(zhì)獎勵、精神獎勵等多種方式，促使管理者技能提升，充分發(fā)揮榜樣示范作用，刺激員工實現(xiàn)自我提升；建立全面性的考核制度，面向管理者的管理技能、工作態(tài)度、職業(yè)道德等各個方面，以實現(xiàn)技能與素質(zhì)雙提升。其四，加強管理者的素質(zhì)教育，通過制度化、專業(yè)化的學(xué)習(xí)與宣傳，提升管理者的道德與素養(yǎng)，要求管理者對學(xué)生信息保密，形成學(xué)生服務(wù)意識，保證學(xué)生的安全性。

六、總結(jié)

學(xué)籍檔案管理是學(xué)生檔案管理的重要內(nèi)容，學(xué)籍檔案中涉及了學(xué)生的畢業(yè)信息、家庭狀況、生活經(jīng)歷、成績能力等各個方面，是學(xué)生全面化信息的綜合反映，學(xué)校管理者可依據(jù)學(xué)籍信息，對學(xué)生進行定向化管理，由此，必須強化學(xué)籍檔案管理意識，以制度性保障、環(huán)節(jié)性強化、信息化手段、動態(tài)化豐富為支持，在提升管理者技能與素質(zhì)的情況下，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的有效性。

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