文/上海市嘉定區(qū)職業(yè)技術學校 張晴晴

學生檔案是指本校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人經(jīng)歷、德才能績、學習和工作表現(xiàn)的，以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。是反映學生在求學階段德智體各方面情況的真實歷史記錄，客觀地反映出了學生的學習能力、水平等，對于學生的管理、教學和就業(yè)都具有重要作用。那么如何更好地完善中職校在校生的檔案內(nèi)容和充分利用學生檔案呢？我們可以從以下幾方面入手：

一、要做好中職校學生檔案工作,關鍵在于制度、管理人員和存放地的落實

檔案保管是否安全、規(guī)范主要取決于學校對于檔案保管制度、規(guī)范，管理人員及存放地的落實。以我校為例，學生檔案由校辦下設的學生檔案室專人負責管理，在校生檔案專門存放于學生檔案室，實行嚴格的保管制度。涉及轉(zhuǎn)學、退學學生檔案的領取時，檔案以封條密封，加蓋學校教務章后，由家長簽字領取。對于畢業(yè)生檔案，則由專人送至區(qū)縣辦證中心，統(tǒng)一分發(fā)整理。對于檔案人員的日常管理和培訓，學校也相當重視，區(qū)縣每年舉辦的檔案人員繼續(xù)教育培訓，都要求檔案管理人員參加，在人員的選擇和配備上也是因崗設人。對于學生檔案的存放地，學校也配置了專門的學生檔案室，所有學生檔案一室保管，一目了然。在以往的工作中，學生檔案反映了其在各方面的重要作用，故我校對于學生檔案內(nèi)容的完善尤為重視。每學年末，對于學生檔案入檔材料的收集都力爭準確、完善、及時。

二、要做好學生檔案工作，僅靠檔案人員個人是遠遠不夠的，學校在日常的管理工作中，也加大了宣傳力度，使師生明了學生檔案的重要性

學習宣傳之前，師生都以為學生檔案的管理是學生檔案室的事，你們管理人員要求交什么，我們就給什么，處于比較被動的位置。了解了學生檔案的重要性后，師生就處于主動狀態(tài)，會自行上交各方面的入檔材料來完善學生檔案，為今后升學就業(yè)提供了幫助。而學生個人也重視了個人檔案中相關材料的如實填寫和書寫規(guī)范，使自己的個人檔案符合要求，也激勵了在校期間，努力學習，爭創(chuàng)佳績，完美書寫自己的中職階段。讓伴隨自己一生的檔案發(fā)揮其應有的作用。

三、作為現(xiàn)代社會的一個檔案工作者，必須時刻保持清醒的頭腦，努力拓寬自己的知識面，才能跟上時代的步伐，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

在人們的腦海中，檔案工作就是抄抄、寫寫，而且是年紀大的、臨近退休的人從事的，枯燥、單板的工作。可隨著時代的不斷變遷，檔案工作者也要適應時代的需求，邊學習邊工作，努力學好現(xiàn)代信息技術，并加以掌握，使自己成為現(xiàn)代社會的綜合型的檔案管理人員。

學生檔案不僅是學生個人的財富，也見證了學校的各個發(fā)展時期。校園網(wǎng)的投入使用為學生檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理提供了基礎。利用現(xiàn)代信息技術，可使學生檔案中的內(nèi)容不僅僅局限于書面，有些內(nèi)容可掃描上傳至校園網(wǎng)，供師生利用。這不僅簡化了以往繁復的手工勞動，還提高了檔案的利用率和準確率。

四、結(jié)合工作實際的個人體會

我校學生由初中階段中考錄取后進入中職階段，學生初中階段檔案由各區(qū)中招辦按錄取名單發(fā)放至我校。開學初，學生檔案室接收檔案后，會根據(jù)新生分班名單按班整理分發(fā)學生檔案，再由各班主任領取后，根據(jù)檔案內(nèi)容填寫新生注冊的相關表格，以及時為學生注冊學籍。這時，學生初中檔案內(nèi)容是否完善對于各類表格的制作就顯得尤為重要。班主任可以通過學生初中檔案，對學生初中階段的各方面表現(xiàn)一覽無遺，為今后班級工作的開展提供依據(jù)和幫助。

檔案統(tǒng)一回收整理后，我校會根據(jù)實際情況完善檔案內(nèi)容。開學初，新生體檢表格入檔為學生入學時的身體狀況提供了依據(jù)。每學年末，學生學年情況表則反映了學生每一學年的成績和班主任的評語；入團、青年黨校的培訓、參加各種活動比賽的證書、獎狀等都會放入學生個人檔案，為今后踏入社會或步入高校提供了幫助。而畢業(yè)生登記表則是學生在中職最后學習階段所需填寫的，反映學生各方面情況和自我評價的表格。學生畢業(yè)后，檔案中有無畢業(yè)生登記表從側(cè)面反映了該生是否畢業(yè)。檔案人員在日常的工作中，工作態(tài)度必須嚴謹。一份小小的表格是否及時、準確入檔或許對學生起著至關重要的作用。

學生檔案不僅為師生提供幫助，也為今后學生踏入社會，用人單位擇人、選人提供了不可或缺的幫助。通過畢業(yè)生檔案，用人單位可以初步了解學生在校期間各方面的表現(xiàn)，可初步篩選。檔案中的體格檢查表反映了學生的身體狀況，可初步確定是否適合本單位的崗位要求；學年情況表上的成績和評語則從另一方面為用人單位選才提供輔助；畢業(yè)生登記表上學生的自我評價內(nèi)容也讓用人單位大致了解了學生的相關信息。當然，用人單位也不會完全依賴學生個人檔案，但我們卻不能忽視其在現(xiàn)實生活中所發(fā)揮的作用和影響。作為檔案工作者，對日常檔案管理工作的重視，不僅是一種工作態(tài)度，更是對學生的將來負責。我們一定要緊跟時代的潮流，努力學習現(xiàn)代信息技術，加強自身的文化修養(yǎng)，在檔案管理工作中不斷探索，勇于創(chuàng)新，努力適應現(xiàn)代社會對學生檔案工作的新要求。

[1]湯惠玲.淺談檔案管理信息化與社會化的探索與實踐[J].辦公室業(yè)務，2013年01期.