文/福建福州教育學(xué)院 張潔

隨著人類社會的現(xiàn)代化、科學(xué)化和知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，作為高校信息儲藏庫的文書檔案管理工作顯得越來越重要。高校的文書檔案是高校發(fā)展歷程的真實記錄，也是高校一步步成長的見證。近幾年來，隨著世界科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，高校的文書檔案管理工作也步入了信息化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化、自動化的階段，對文書檔案的管理也一步步實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，但是，有的高校還是對這方面不太重視，在管理的過程中出現(xiàn)了一些問題，這樣就很難適應(yīng)時下對高校檔案管理方面的要求。

一、現(xiàn)階段，高校的文書檔案管理存在的問題

（一）管理高效文書檔案的人員管理意識不強

1.領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識薄弱。部分的領(lǐng)導(dǎo)干部對高校的文書檔案管理工作的作用和地位認(rèn)識不到位，他們只注重教學(xué)的管理和學(xué)生的管理而對于檔案管理工作好像無暇顧及。他們有的甚至認(rèn)為：文書檔案管理工作可有可無，不管理也不影響學(xué)校的發(fā)展大局，從心理上就認(rèn)為檔案管理不重要。這樣的看法是片面的，高校的文書檔案承載著一個高效發(fā)展歷程中的點點滴滴，它是高校成長壯大的見證，是一個重要的文字記載。

2.文書檔案管理員管理意識不強。高校的一些檔案管理人員工作的時候責(zé)任心不強，隨著時間的累積，一些檔案在查找的時候已經(jīng)不知所蹤。他們認(rèn)為那些文書檔案就是一堆沒有任何作用的古董，有些人把重要的資料已經(jīng)自己妥善保存好了，而這些放到檔案室的都是一些不知道該歸為哪一類型的就的文書檔案，有的管理員甚至把它們當(dāng)作廢紙一股腦賣了。檔案管理員在管理的過程中也沒有認(rèn)真地對這些文書檔案進(jìn)行鑒定、整理、歸類、編號、著錄等等。

（二）高校文書檔案管理制度不健全，管理人員在按照制度辦事時，沒有嚴(yán)格的執(zhí)行力

1.高校的文書檔案管理制度不完善，在管理人員進(jìn)行這項工作時，沒有相應(yīng)的工作監(jiān)督制度，缺乏指導(dǎo)。有的管理人員已經(jīng)離職，但是名字卻還掛在工作崗位上。這對文書檔案是管理很不規(guī)范、很不到位。

2.高校缺乏專業(yè)的文書檔案管理人才，即使有了專門負(fù)責(zé)收發(fā)和傳閱文書的人員，因為在傳閱制度的不健全，一些重要的文書檔案在借閱后不能夠及時地歸還，導(dǎo)致文書流散在個人的手里，甚至永遠(yuǎn)也找不到了；再者，人們在借閱文書檔案時也不履行借出文書的登記手續(xù)，管理人員只要步步跟進(jìn)、進(jìn)行催要，時間一長，文書檔案就容易被磨損、頁數(shù)缺失。這使得檔案室的文書檔案資料不齊全。

3.高校的文書檔案收集不齊全，很多重要的文檔缺失，管理的不規(guī)范。由于高校檔案管理制度的不健全，再加上一些人的檔案管理意識不強，一些重要的資料緊緊地攥在自己手里，不肯歸還檔案管理人員，例如：一些科研設(shè)備和聲像文書檔案等，很難在回收回來。管理人員在管理的過程中，原稿的不齊全、發(fā)文字號的不規(guī)范、文種的使用不當(dāng)及附件的不規(guī)范，都沒有進(jìn)行很好地糾正、合理地進(jìn)行管理，這導(dǎo)致管理文書的換亂、在下一次查找利用時很不方便。

二、加強高校文書管理工作的措施

（一）規(guī)范高校文書檔案管理工作，加強對他們的指導(dǎo)

在日常的公文歸檔管理時，要對高校的各類公文的格式、內(nèi)容和文稿內(nèi)容進(jìn)行分類，完善文書的立卷和歸檔的收集、整理、利用、等制度。根據(jù)高校的實際情況，建立一套行之有效的文書檔案管理制度，讓文書檔案的管理變得有秩序、有條理起來。在高校的領(lǐng)導(dǎo)中，要克服“重形式、輕內(nèi)容”的思想，樹立一個規(guī)范意識，讓高校的檔案管理有章可循、有制度可依，調(diào)高高校文書檔案歸檔的完整率和準(zhǔn)確率。讓高校文書檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）增強文書檔案管理人員的管理意識，加強對他們工作的監(jiān)督

文書檔案管理人員必須要做到對每份文書的借出時間、歸還時間、擺放的位置心中有數(shù)，尤其是本校比較重要的檔案更應(yīng)該放好。要明確這些文書檔案存放的范圍，在工作中認(rèn)真仔細(xì)，掌握一定的工作方法，把有參考價值的文書檔案一定要收集齊全、完整。高校的領(lǐng)導(dǎo)干部也要以身作則，借出的文書資料一定要及時歸還，加強文書檔案工作的管理意識。此外，管理人員要做好文書檔案的收集宣傳工作。文書檔案的收集工作可能涉及到高校的各個領(lǐng)導(dǎo)，要多多宣傳這些文書檔案的重要性和將其歸類整理的必要性，及時體香各位領(lǐng)導(dǎo)清退手頭不再使用的文書檔案，防止他們因為工作的變化而導(dǎo)致文書檔案的散失。

（三）建立一套有效的、科學(xué)的文書檔案管理制度

在對其進(jìn)行管理的過程中，要防止文本的損壞，同時還要防止一些重要檔案信息的泄漏。這就要求管理人員將各部門使用的文書檔案資料登記清楚，各個部門用完后做好收文的登記，使用完后有及時地清退，相關(guān)的使用人員、管理人員要簽字，發(fā)現(xiàn)有什么疏漏之處進(jìn)行及時改正。例如：有些文書檔案由于保存的時間較長，筆跡已經(jīng)變得模糊及卷面破損，我們這時就可以及時地更換，進(jìn)行優(yōu)質(zhì)保存。

（四）在檔案管理過程中，難免會出現(xiàn)同一份文書檔案而進(jìn)行多次存檔的情況

這就需要進(jìn)行分類了，對于普通類的檔案資料只存一份定稿，比較重要的要存底稿、正稿、定稿、一一妥善保存，建立分級唄、分類型分文書檔案登記制度。分別建立各級文書檔案和非正式文書檔案的登記本和本校的文書檔案借出接入等級本，就保證文書檔案的迅速收發(fā)、詳細(xì)登記和清晰管理。

三、結(jié)語

文書檔案的管理工作是高校行政辦公的一項重要工作。文書檔案管理的工作主要包括檔案的收集、鑒定、統(tǒng)計和利用等等諸多環(huán)節(jié)。其中，收集是首要的環(huán)節(jié)，在進(jìn)行文書管理過程中一定要搞清楚每份文書檔案的來龍去脈，對他們進(jìn)行科學(xué)合理地分類，建立一套完善的管理制度。如：收發(fā)登記制度、借閱制度等等。檔案管理工作為高校在解決一些比較棘手的問題時有著重要的參考作用。文書檔案部門管理質(zhì)量的直接影響著高校這方面的工作。在高校中，檔案管理工作是為了保存高校在以往的工作和活動中形成的具有重大意義的原始資料，可以為它以后的發(fā)展提供借鑒。因此，我們必須從思想上和行為上對這項工作重視起來，為高校的進(jìn)一步發(fā)展提供信息方面的參考和支持。

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