文/哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司運(yùn)營(yíng)分公司綜合部 范興惠

一、引言

推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，必須深入地研究和把握檔案管理的操作規(guī)律。以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，不斷的探索最有效的方法，使的檔案管理水平更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，更好的為民所用。為了達(dá)到這些目的，筆者認(rèn)為我們應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手。

二、正確定位檔案管理工作

檔案管理工作是為廣大人民群眾服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)，簡(jiǎn)言之就是為中心工作服務(wù)。不論是一個(gè)國(guó)家，還是一個(gè)小單位，檔案事業(yè)都是非常重要的一部分，都是為中心工作服務(wù)的。只有把檔案工作擺在一個(gè)重要的地位，并且圍繞它去展開，才能真正有所成就。要仔細(xì)研究各單位的具體情況和具體要求，全盤考慮和規(guī)劃?rùn)n案管理工作，把握好大局觀和責(zé)任觀

要找準(zhǔn)工作的中心，分清主次。檔案工作需要什么、要怎樣去滿足這些需要，我們要進(jìn)行很好的研究和把握，在做好常規(guī)性檔案管理的同時(shí)，要著重考慮工作重點(diǎn)，增強(qiáng)工作的指向性和目的性。同時(shí)我們要有主動(dòng)服務(wù)的態(tài)度，不能一味地等待問(wèn)題的存在再去解決。要做到哪里需要，檔案工作就支持到哪里，及時(shí)地調(diào)整檔案信息。

三、推動(dòng)檔案管理在功能上的轉(zhuǎn)變

從傳統(tǒng)的館藏型向利用型轉(zhuǎn)變。檔案工作基本的要求是建立好檔案庫(kù)，管理好檔案庫(kù)，保證檔案庫(kù)的完整性。但管理的目的不僅僅在此，它更體現(xiàn)在如何利用它。如何把一個(gè)文字性的文件，賦予它生命力，變成能被我們利用的活信息、活資源，發(fā)揮它最大限度的效益，是我們現(xiàn)在工作的重中之重。檔案管理要能夠從堆積如山的檔案資料中發(fā)現(xiàn)出有價(jià)值的東西，把它對(duì)我們有利的地方發(fā)掘出來(lái)，使它的附加價(jià)值得到合理利用。

四、推動(dòng)檔案管理在手段上的轉(zhuǎn)變

科學(xué)技術(shù)是推動(dòng)一切事物發(fā)展的動(dòng)力,是推動(dòng)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的最好手段?，F(xiàn)在的檔案工作大部分已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)展到現(xiàn)在的數(shù)字化檔案了,從傳統(tǒng)的面對(duì)面的一種服務(wù)方式轉(zhuǎn)變到以網(wǎng)絡(luò)化交流為主。檔案管理工作的科技化、信息化水平越來(lái)越高。

世界上一些比較發(fā)達(dá)國(guó)家基本都建立了一個(gè)比較完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理檔案,都具備了非常好的技術(shù)能力和管理能力。在資料、技術(shù)、服務(wù)方面都有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì),可以滿足用戶隨時(shí)瀏覽檔案情況的要求。我們作為發(fā)展中國(guó)家，在檔案管理上必須更多的利用科技力量,重視檔案管理的信息化水平,利用好信息技術(shù),對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行革新,讓檔案工作更好地為我們服務(wù)。

要加快電子政務(wù)、電子檔案中心、數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)站的建設(shè)，加強(qiáng)數(shù)字化信息資源的建設(shè)。努力進(jìn)行自主創(chuàng)新,不斷的開發(fā)出更多軟件，輔助檔案管理。建立和完善檔案信息綜合管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化高效化。在技術(shù)開發(fā)和手段創(chuàng)新上下工夫,更好地推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化。

五、推動(dòng)檔案管理在服務(wù)上的轉(zhuǎn)變

新時(shí)期檔案工作范圍更加寬廣，使用的人也更多，對(duì)于檔案的利用不再局限于一些小的方面,我們每個(gè)公民都或多或少地需要利用到它，因此使得它由封閉型變?yōu)殚_放型，建立覆蓋廣大人民群眾的檔案體系比以往更加重要。因此只有通過(guò)推動(dòng)檔案管理在服務(wù)上的轉(zhuǎn)變，才能讓他更好的為人民服務(wù)。檔案事業(yè)只有服務(wù)于大眾，克服它的限制,才能有更大的利用空間,更多的被人們所接受，走向真正意義上的現(xiàn)代化。而積極履行政府信息公開職責(zé),我們也必須要優(yōu)化檔案服務(wù)措施，使得人們查閱和利用更加方便。在另一方面，我們要更多的引導(dǎo)青少年走進(jìn)檔案館，使他們更多的接受歷史資料的教育。

六、推動(dòng)檔案管理在資源上的轉(zhuǎn)變

檔案資源建設(shè)不僅在數(shù)量上要有積累，在質(zhì)量的要求上也要有提升。不加取舍的去增加材料不僅不會(huì)使檔案的信息量增加，而且會(huì)阻礙檔案發(fā)揮他們自身的價(jià)值。 一方面，要嚴(yán)格地制訂檔案資源存儲(chǔ)的要求，并且要嚴(yán)格按照要求去執(zhí)行。結(jié)合每個(gè)檔案館的功能定位，去收集檔案，目的要明確。特別要注重做好社會(huì)征集工作，使得社會(huì)力量能夠參與進(jìn)來(lái)。檔案收集的渠道和范圍應(yīng)該更加寬廣，把把存在檔案館里面的檔案全部都收集進(jìn)來(lái)，要把散布在社會(huì)中的好的資源充分利用起來(lái)，使檔案來(lái)源和資源更多樣化。另一方面，要從維護(hù)歷史面貌的真實(shí)性，還有可開發(fā)利用的角度，加強(qiáng)對(duì)資源的加工，優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)，對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的分類。通過(guò)規(guī)范管理檔案材料，使檔案材料的管理更加地簡(jiǎn)化。通過(guò)對(duì)檔案材料合理的歸類，方便人們查詢和整理。對(duì)于不同的館藏，我們應(yīng)該建立一套溝通機(jī)制，使得各館藏之間能夠緊密聯(lián)系，資源共享，更快的實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化。

七、結(jié)論

推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展是時(shí)代要求，我們只有對(duì)檔案管理工作有了正確的定位，才能更好地對(duì)它進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。推動(dòng)檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變、在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉(zhuǎn)變、在服務(wù)上由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變、在資源上由數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變，推進(jìn)這四個(gè)轉(zhuǎn)變才能更好地推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

[1]劉佳.強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作加速檔案管理現(xiàn)代化[J].時(shí)代報(bào)告:學(xué)術(shù)版，2012.2.

[2]韓紅,張禎燕.加快我們檔案信息化建設(shè)的思考[J].機(jī)電兵船檔案，2007（3）.