■ 曹德森 田 鷗
醫(yī)院建立標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)營(yíng)管理體系是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的前提,但建立常態(tài)化的考核機(jī)制是標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)的關(guān)鍵。考核具有雙向作用,在促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)的同時(shí),也改進(jìn)和完善了標(biāo)準(zhǔn)自身。為了促進(jìn)醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的有效落實(shí),需要建立標(biāo)準(zhǔn)化考核機(jī)制。首先,以制度的形式賦予醫(yī)院各部門標(biāo)準(zhǔn)化職能、各崗位標(biāo)準(zhǔn)化權(quán)責(zé)。然后,建立一系列相配套的標(biāo)準(zhǔn)化考核管理制度,制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括標(biāo)準(zhǔn)考核機(jī)構(gòu)與職責(zé)、考核計(jì)劃、組織實(shí)施、考核方式、考核內(nèi)容、考核方法、結(jié)果通報(bào)、持續(xù)改進(jìn)和激勵(lì)措施等。其中考核方式可以是醫(yī)院機(jī)關(guān)的日常行政監(jiān)督、各科室組織的常規(guī)自查、懂標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)專家進(jìn)行的內(nèi)部審核(簡(jiǎn)稱內(nèi)審)、醫(yī)院組織的年度考核評(píng)定和醫(yī)院外部組織的等級(jí)評(píng)審或質(zhì)量認(rèn)證等形式;考核方法包括人工的方法(資料審查、現(xiàn)場(chǎng)抽查、個(gè)案追蹤和系統(tǒng)追蹤等)和信息化的方法(數(shù)據(jù)和行為監(jiān)測(cè)、統(tǒng)計(jì)、分析和評(píng)價(jià))。依據(jù)ISO 9000質(zhì)量管理體系倡導(dǎo)的“以顧客為關(guān)注焦點(diǎn),以PDCA循環(huán)管理模式進(jìn)行持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)”[1]的指導(dǎo)思想,醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化考核機(jī)制設(shè)計(jì)應(yīng)該重點(diǎn)考慮機(jī)關(guān)日常行政監(jiān)督機(jī)制、業(yè)務(wù)科室自查機(jī)制、部門內(nèi)審機(jī)制、醫(yī)院年度考核機(jī)制、信息化考核機(jī)制、醫(yī)院外部評(píng)審機(jī)制和質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)機(jī)制,特點(diǎn)是從頂層到末端、從部門到崗位、從定性到定量、從管理到業(yè)務(wù),基本上覆蓋標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的全要素、全過程,“固成點(diǎn)、連成線、梳成面、織成網(wǎng),形成系列化關(guān)聯(lián)式的標(biāo)準(zhǔn)考核體系?!盵2]
醫(yī)院各部門應(yīng)制定與其管理職能相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行監(jiān)督制度,各職能處(室)應(yīng)設(shè)2-3名標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督員,負(fù)責(zé)分管、幫帶下屬基層單位的日常監(jiān)督檢查工作。監(jiān)督員明確監(jiān)督檢查職責(zé),適當(dāng)分工。院機(jī)關(guān)監(jiān)督每月不少于1次,全部監(jiān)督對(duì)象和標(biāo)準(zhǔn)要素每年覆蓋1次;部門機(jī)關(guān)監(jiān)督每周不少于1次,全部監(jiān)督對(duì)象和標(biāo)準(zhǔn)要素每月覆蓋1次,必要時(shí)增加監(jiān)督頻次。
監(jiān)督內(nèi)容:(1)各項(xiàng)法律、法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程遵守情況;(2)上級(jí)機(jī)關(guān)決議、決策和部署的各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)或完成情況;(3)各部門階段性目標(biāo)和年度目標(biāo)落實(shí)情況,各項(xiàng)服務(wù)保障工作進(jìn)度及質(zhì)量;(4)日常行政事務(wù)、集體活動(dòng)開展中各崗位人員工作態(tài)度和職責(zé)履行情況;(5)安全目標(biāo)、安全措施落實(shí),環(huán)境設(shè)施、條件變化及可能存在的隱患;(6)醫(yī)院確定的其他監(jiān)督檢查事項(xiàng)。
監(jiān)督工作實(shí)施、跟蹤與改進(jìn):(1)按規(guī)定開展好日常監(jiān)督檢查,做好標(biāo)準(zhǔn)體系運(yùn)行監(jiān)督記錄;(2)熟悉所監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)要素、制度、流程和業(yè)務(wù)工作,掌握標(biāo)準(zhǔn)體系運(yùn)行規(guī)律;(3)采用基線調(diào)查、全面巡視、重點(diǎn)巡查和個(gè)案追蹤等方法進(jìn)行監(jiān)督,關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)和細(xì)節(jié),重事實(shí)、講證據(jù);只記錄問題和事實(shí),做好溝通,按層級(jí)匯報(bào),不評(píng)價(jià);(4)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給相關(guān)人員確認(rèn)整改,重要問題報(bào)告相關(guān)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),每月對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總,提交目標(biāo)考評(píng)。
科室自查的重點(diǎn)是崗位履職情況、崗位規(guī)范落實(shí)和員工日常行為。在日常管理中,對(duì)員工崗位行為的要求缺乏系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化描述,“尚存在三個(gè)主要問題:一是重制度管理,輕標(biāo)準(zhǔn)管理;二是重業(yè)務(wù)規(guī)范,輕行為管理;三是重職責(zé)要求,輕指標(biāo)監(jiān)控?!盵3]醫(yī)院建立了完善的崗位管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系,各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)范能否有效落實(shí),科室常態(tài)化的監(jiān)督和自查機(jī)制非常重要,傳幫帶、督導(dǎo)和日常約束是培養(yǎng)員工良好行為習(xí)慣的關(guān)鍵。
科室制定自查制度、流程和檢查表,對(duì)標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行情況實(shí)施定期和不定期檢查指導(dǎo)。上級(jí)部署的專項(xiàng)工作和定期檢查由科主任組織實(shí)施,每年至少2次;不定期檢查由副主任組織實(shí)施,每月至少1次。檢查啟動(dòng)時(shí)機(jī)為重要任務(wù)、重點(diǎn)工作階段性或驗(yàn)收檢查、周末、月末、節(jié)假日或上級(jí)檢查之前。檢查內(nèi)容包括日常行政管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、制度、流程及規(guī)范執(zhí)行情況,各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)開展情況,上級(jí)部署的任務(wù)及服務(wù)保障目標(biāo)完成情況,重點(diǎn)部門、重要設(shè)施、關(guān)鍵崗位的履職及安全責(zé)任落實(shí)情況。檢查方式分為專項(xiàng)檢查、分區(qū)域檢查、分地點(diǎn)檢查、分崗位檢查、全面檢查和重點(diǎn)督查等;參加檢查的內(nèi)審員以專業(yè)或崗位交叉檢查的方式開展工作,檢查方法包括資料文件和記錄查驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)查看、詢問患者或員工、數(shù)據(jù)信息化監(jiān)測(cè)等。檢查結(jié)果在科室每周例會(huì)上通報(bào)、講評(píng),根據(jù)發(fā)現(xiàn)問題的性質(zhì)和對(duì)體系運(yùn)行影響程度進(jìn)行分析和縱向、橫向比較,簡(jiǎn)單、客觀地做出符合、基本符合或不符合等定性質(zhì)量評(píng)價(jià),檢查結(jié)果是內(nèi)審的輸入之一。
內(nèi)審是全面檢查、評(píng)價(jià)各部門標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行的有效性,驗(yàn)證各項(xiàng)實(shí)際活動(dòng)與標(biāo)準(zhǔn)體系要求的符合性和高效性,預(yù)防和糾正不符合情況,使標(biāo)準(zhǔn)體系持續(xù)有效的根本保證。醫(yī)院各部門辦公室負(fù)責(zé)策劃和制定內(nèi)審計(jì)劃并組織實(shí)施,由部門領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)審員(懂標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)專家)組成內(nèi)審組及審核工作小組承擔(dān)年度內(nèi)審任務(wù);內(nèi)審員不能審核自己所從事的工作。內(nèi)審范圍覆蓋本部門全部科室、實(shí)驗(yàn)室、崗位、人員和管理體系的全部要素,每年至少進(jìn)行1次,必要時(shí)可增加審核頻次和力度;審核時(shí)按科室和標(biāo)準(zhǔn)化管理體系要素編制現(xiàn)場(chǎng)檢查表,按檢查表進(jìn)行內(nèi)審并詳細(xì)記錄檢查結(jié)果。首先,要編制現(xiàn)場(chǎng)審核計(jì)劃,內(nèi)容包括首、末次會(huì)及按科室、要素審核的詳細(xì)日程表,審核小組組長(zhǎng)通常由具有標(biāo)準(zhǔn)化管理體系評(píng)審經(jīng)驗(yàn)的人員擔(dān)任。其次,召開審核組內(nèi)部會(huì)議,確定現(xiàn)場(chǎng)審核方法,確定內(nèi)審員分工,閱讀相關(guān)法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)文件,并按分工編寫現(xiàn)場(chǎng)檢查表,做好內(nèi)審前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。在現(xiàn)場(chǎng),按檢查表逐項(xiàng)實(shí)施檢查,收集客觀證據(jù)并將之填寫在檢查表中。內(nèi)審員對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行客觀分析與評(píng)價(jià),確定不符合項(xiàng),提出糾正措施與建議。現(xiàn)場(chǎng)檢查完畢,召開評(píng)審組內(nèi)部會(huì)議,討論并將全部情況匯總,形成內(nèi)審報(bào)告。被審核部門在1個(gè)月內(nèi)對(duì)不符合原因進(jìn)行分析,舉一反三,采取糾正措施。內(nèi)審員跟蹤、驗(yàn)證所采取糾正措施的符合性和有效性,并將評(píng)價(jià)結(jié)果填寫于內(nèi)審報(bào)告。審核過程及審核前后形成的記錄整理歸檔,記錄要真實(shí)客觀、內(nèi)容要完整具體。審核結(jié)果作為醫(yī)院年度標(biāo)準(zhǔn)考核驗(yàn)收的輸入。
醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化管理體系年度考核(簡(jiǎn)稱年度考核)是管理體系的重大質(zhì)量改進(jìn)活動(dòng),由院標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組推動(dòng),院標(biāo)準(zhǔn)化辦公室負(fù)責(zé)制定計(jì)劃,依據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)組織實(shí)施,按部門組成若干評(píng)審組,由院領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì),分頭實(shí)施考核。
標(biāo)準(zhǔn)化辦公室制定年度考核評(píng)審計(jì)劃,內(nèi)容包括考核目的、依據(jù)、內(nèi)容、評(píng)審組織、準(zhǔn)備工作要求以及評(píng)審時(shí)間安排等。年度考核評(píng)審原則上每年至少進(jìn)行1次,每年12月初組織實(shí)施;當(dāng)有外審輸入時(shí),提前啟動(dòng)。
全院召開年度標(biāo)準(zhǔn)考核動(dòng)員大會(huì),各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、骨干參加;召開年度標(biāo)準(zhǔn)考核組動(dòng)員大會(huì),院領(lǐng)導(dǎo)和全體內(nèi)審員參加,協(xié)調(diào)各組分工,擬定具體日程,分頭準(zhǔn)備。各考核組根據(jù)年度計(jì)劃、分工、具體日程和考核路線圖實(shí)施考核??己藘?nèi)容包括科室自查和部門內(nèi)審情況、現(xiàn)場(chǎng)對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)逐條檢查情況、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)分析和數(shù)據(jù)報(bào)表等??己朔椒蓞⒖几鞑块T內(nèi)審程序??己诉^程形成客觀記錄。各考核組召開內(nèi)部會(huì)議,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總、討論、分析,依據(jù)考核表提出不符合項(xiàng),依據(jù)綜合情況給出各部門分值,并將考核記錄和報(bào)告提交院標(biāo)準(zhǔn)化辦公室。院標(biāo)準(zhǔn)化辦公室匯總各評(píng)審組材料,擬定醫(yī)院年度標(biāo)準(zhǔn)考核報(bào)告,內(nèi)容包括考核組織、參加人員、考核對(duì)象、考核內(nèi)容、各部門與科室不符合情況綜述及分值、考核結(jié)論和體系改進(jìn)要求等。院標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組召開會(huì)議,對(duì)考核報(bào)告草案進(jìn)行討論、分析和評(píng)價(jià),結(jié)合醫(yī)院戰(zhàn)略和管理方針、管理目標(biāo),對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入、重大事項(xiàng)和體系改進(jìn)等情況進(jìn)行決策和批準(zhǔn)。年度考核報(bào)告簽署后,分發(fā)至相關(guān)部門、科室。
醫(yī)院各部門依據(jù)考核報(bào)告對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的資源需求和配置進(jìn)行調(diào)整,對(duì)決策進(jìn)行落實(shí),至少在1個(gè)評(píng)審周期內(nèi)完成調(diào)整、部署和落實(shí);對(duì)不符合項(xiàng)、缺陷和薄弱環(huán)節(jié)在1個(gè)月內(nèi)完成改進(jìn)、評(píng)估;對(duì)存在的一般性問題采取糾正和預(yù)防措施,1周內(nèi)完成整改。按管理層級(jí)提交整改和落實(shí)情況報(bào)告,提交至上一級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)審核。醫(yī)院機(jī)關(guān)和院標(biāo)準(zhǔn)化辦公室對(duì)各部門的完成情況進(jìn)行跟蹤、驗(yàn)證;部門機(jī)關(guān)組織內(nèi)審員負(fù)責(zé)對(duì)科室和下屬單位進(jìn)行跟蹤、驗(yàn)證。年度考核評(píng)定情況、結(jié)果、處置和驗(yàn)證等記錄清晰、完整,并歸檔保存。
醫(yī)院“關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的導(dǎo)航離不開信息化支持。這些指標(biāo)需要隨時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)、目標(biāo)跟蹤、績(jī)效考評(píng)和影響因素分析”[4]。有了HIS和ERP的支撐,醫(yī)院對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行情況就能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、分析和評(píng)價(jià),監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)和評(píng)價(jià)結(jié)果作為日常運(yùn)行監(jiān)督、部門內(nèi)審、月度績(jī)效考核和年度標(biāo)準(zhǔn)考核的輸入。(1)建立標(biāo)準(zhǔn)體系文件管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)流程體系、制度體系、崗位體系和標(biāo)準(zhǔn)體系的信息化管理,使制度、標(biāo)準(zhǔn)和作業(yè)文件按組織結(jié)構(gòu)和流程條款化、個(gè)性化配置到各類崗位,[5]以提高標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)、運(yùn)行和管理效率。(2)建立標(biāo)準(zhǔn)體系運(yùn)行數(shù)據(jù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPI)、流程績(jī)效指標(biāo)(PPI)和行為表現(xiàn)指標(biāo)(BPI)等各級(jí)醫(yī)療質(zhì)量指標(biāo)體系的監(jiān)測(cè)、分析和定向評(píng)價(jià),定期按需求向醫(yī)院管理部門及相關(guān)部門提供各類報(bào)表(日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、季報(bào)和年報(bào)),以支持醫(yī)院精細(xì)化管理。(3)醫(yī)院建立各類崗位績(jī)效模型,科學(xué)選擇崗位績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo),建立基準(zhǔn)和權(quán)重,實(shí)現(xiàn)崗位績(jī)效的科學(xué)評(píng)價(jià),并盡可能通過信息化手段自動(dòng)提取數(shù)據(jù),自動(dòng)計(jì)算和推送個(gè)人績(jī)效考核報(bào)表,并與分配掛鉤,實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理到崗位。
外部評(píng)審輸入是指上級(jí)主管部門或第三方組織的針對(duì)醫(yī)院建設(shè)情況或標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行情況的某一方面或全部要素所進(jìn)行的檢查與評(píng)定活動(dòng),簡(jiǎn)稱“評(píng)審”。(1)當(dāng)外審輸入后,醫(yī)院成立評(píng)審領(lǐng)導(dǎo)小組,為評(píng)審配置所需人員、場(chǎng)地、文件等一系列資源和條件,并指定聯(lián)絡(luò)員,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通評(píng)審相關(guān)事宜;評(píng)審領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)小組可根據(jù)評(píng)審時(shí)間安排選擇啟動(dòng)內(nèi)審或標(biāo)準(zhǔn)考核,以更好地應(yīng)對(duì)評(píng)審工作。(2)對(duì)于評(píng)審發(fā)現(xiàn)的問題或潛在問題,聯(lián)絡(luò)員應(yīng)及時(shí)記錄,并就相關(guān)問題進(jìn)行確認(rèn)和簽字,避免評(píng)審過程中因溝通不到位造成歧義或誤解等。(3)對(duì)于評(píng)審發(fā)現(xiàn)或指出的問題,醫(yī)院應(yīng)當(dāng)以此為契機(jī),積極、合理地利用,作為改進(jìn)提升的重大機(jī)會(huì),促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提高;對(duì)于評(píng)審中出現(xiàn)的重大問題,醫(yī)院應(yīng)啟動(dòng)內(nèi)審或組成專項(xiàng)調(diào)查組,進(jìn)行原因分析,查找漏洞,并對(duì)負(fù)有責(zé)任的相關(guān)人員進(jìn)行問責(zé)。
各部門、各科室應(yīng)建立預(yù)防程序,用以處理潛在風(fēng)險(xiǎn)和不符合情況。通過日常監(jiān)督、檢查、監(jiān)視、測(cè)量、內(nèi)審及考核評(píng)審、外審等,確定預(yù)防事項(xiàng)并分析其產(chǎn)生的原因,鑒別所采取預(yù)防措施的時(shí)機(jī),制定適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施并落實(shí),以避免不符合情況發(fā)生,進(jìn)而減少損失、降低影響。對(duì)于擬采取的預(yù)防措施,實(shí)施前進(jìn)行評(píng)估、實(shí)施后進(jìn)行驗(yàn)證,以確保所采取的預(yù)防措施與潛在風(fēng)險(xiǎn)和不符合情況的嚴(yán)重程度相匹配,記錄、分析和保存這些信息,用于標(biāo)準(zhǔn)體系的持續(xù)改進(jìn)。
各部門、各科室應(yīng)建立糾正程序,用以處理不符合情況和問題。通過日常監(jiān)督、檢查、監(jiān)視、測(cè)量、內(nèi)審及考核評(píng)審等,確定不符合項(xiàng)并分析其產(chǎn)生的根因,識(shí)別采取糾正措施的時(shí)機(jī),制定并采取糾正措施,避免不符合情況重復(fù)發(fā)生、問題重復(fù)出現(xiàn),以減少損失。對(duì)于擬采取的糾正措施,實(shí)施前進(jìn)行評(píng)估、實(shí)施后進(jìn)行驗(yàn)證,以確保所采取的糾正措施與不符合情況或問題的嚴(yán)重性及影響程度相匹配,記錄、分析這些信息,形成文件并加以保存,用于標(biāo)準(zhǔn)體系的持續(xù)改進(jìn)。
各部門、各科室應(yīng)建立并實(shí)施持續(xù)改進(jìn)程序,用以分析評(píng)價(jià)潛在的不符合與所采取的預(yù)防措施、糾正措施的適宜性和有效性。(1)記錄、調(diào)查與分析潛在不符合情況或不符合項(xiàng),監(jiān)測(cè)、識(shí)別持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)。(2)對(duì)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證,對(duì)其有效性進(jìn)行評(píng)價(jià),達(dá)不到預(yù)期效果的要重新分析、制定和采取措施,并重新對(duì)其效果進(jìn)行評(píng)價(jià)和驗(yàn)證。(3)任何改進(jìn)措施的有效性分析、改進(jìn)情況及結(jié)果驗(yàn)證應(yīng)形成文件并加以保存。
綜上所述,醫(yī)院建立標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)營(yíng)管理體系,并通過上述考核評(píng)價(jià)機(jī)制的設(shè)計(jì)與實(shí)施,實(shí)現(xiàn)“閉環(huán)式”持續(xù)改進(jìn)管理模式,完成由經(jīng)驗(yàn)式管理向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化管理的升級(jí),最終走上全面量化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、可繼承、可持續(xù)的科學(xué)發(fā)展之路。
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