孫寶豐 張帆

摘要：教學秘書工作是高校教學活動的橋梁環(huán)節(jié)，對學校的教學質(zhì)量和學校的聲譽都有很大的影響。為了高校教學活動的高效運行，教學秘書人員應具有的能力結(jié)構包括處理信息、溝通協(xié)調(diào)、文字寫作、計算機操作、創(chuàng)新等能力特征。高校應在教學秘書工作環(huán)境、進修培訓、工資待遇等方面加以重視。

關鍵詞：教學秘書 教學質(zhì)量 能力結(jié)構

教學活動是各級各類學校工作的核心，高等學校系級人員各司其職，盡最大力量發(fā)揮自己的作用，完成上級部門布置的各項任務，提高教學質(zhì)量，滿足社會對人才標準的要求。一個學校的教學水平的高低由很多的因素決定，比如學校的硬件設施、學?；鶎訂挝坏墓ぷ鳂I(yè)績、所培養(yǎng)出的學生在社會上的聲譽等等，而系級教學單位的一切工作是學校興旺發(fā)展的前提。在系級組織中，教學秘書的工作尤其重要，它在整個教學活動中起著橋梁的作用。它的作用越大，對它的要求也就越高，教學秘書的這種工作特性要求他們必須具有很強的工作能力。特別是現(xiàn)在社會各行各業(yè)的競爭非常激烈，高校之間的競爭也愈演愈烈，作為教學秘書應該更加深刻的意識到自身需要具備的能力結(jié)構，進而增強高校的競爭力和生存力。

高校教學秘書的工作是幫助系領導處理日常系里的具體事務，系領導決策的執(zhí)行者，也是系領導的助手。換句話說，教學秘書不僅要處理一些日常的、事務性的、繁瑣的工作，還需要參加校內(nèi)各機關的會議，與上下級都保持密切的聯(lián)系。它的這種工作特性決定了它必須擁有更多的能力才可以勝任這份工作。

1 教學秘書的工作性質(zhì)

1.1 輔助性

高校的發(fā)展離不開系領導所做的決策，而系領導的決策很大程度上依賴于教學秘書工作，因為教學秘書是幫助系領導做出正確決策的關鍵因素。因為在實際的執(zhí)行決策的過程中，系領導的工作很忙，沒辦法每件事情都事必躬親，這種時候就要求教學秘書幫助領導去處理一些事情。針對一些事情教學秘書應該能夠提出自己的建議并進行處理，直至事情完成。同時，也應該注意收集各方的反饋信息，及時的匯報給領導，既推進了自身工作的進程，也給領導做決策提供一定的參考價值。

教學秘書的這種特性要求教學秘書在工作的過程中應該重視教學實際的情況，不能只是機械的、消極的、被動的執(zhí)行任務，應該能夠準確的反映教學工作中出現(xiàn)的各種問題。另外，教書秘書應該清楚自己的定位，在工作的過程中應該態(tài)度適當，舉止得體，不能把自己當成是領導，只有這樣才能提高教學質(zhì)量。

1.2 參謀性

很多人認為教學秘書只需要很強的執(zhí)行力，認為其主要是負責執(zhí)行的工作，但其實不然，它也需要協(xié)助領導，幫助他們做出正確的決策。而教學秘書的這種特性也讓他們成為了高校各系之間的一個橋梁，它不僅了解國家的各項規(guī)章制度，也了解每個教學人員的個性和實際從事的各種活動。

教學秘書的這種特性決定了它具有更多的機會為領導提供一些建議，其應該利用自身優(yōu)勢，在領導做決策的時候多提出一些建議和新方案。同時在實施的過程中，教學秘書也應該密切注意收集各個環(huán)節(jié)的反饋信息，及時的匯報給領導，并且應該注意關注整個實施的進程，保證工作落實到位，最后做好信息的分類整理存檔工作?？偠灾?，這些信息為領導修改和重新決策提供了寶貴的依據(jù)，為推進教學改革發(fā)揮著重要作用。

2 教學秘書的能力結(jié)構

各行各業(yè)在自己的崗位上完成自己的職業(yè)目標，依靠的都是各種各樣不同的能力。同樣，教學秘書也需要具備一定的能力，才能完成自己的教學秘書工作。具體應該包括以下幾種能力：

2.1 處理信息資料的能力

教學秘書每天的工作都被大量的文件、電話、會議和資料充斥著，如果不能對這些資料進行有效的處理的話，很可能延誤教學活動的進程，所以，要想使教學活動更加有條不紊的進行，必須加強自身處理信息資料的能力，做到能夠快速有效的處理這些材料。具體來說就是，因為這些資料的時效性、指導性和收藏價值都各不相同，應該先對其進行分類，然后及時的匯報給系領導，系領導做出決策后，教學秘書能夠及時把該信息傳遞出去，并且能夠收集來自基層的反饋信息，再把反饋信息匯報給系領導，讓系領導決定是否進一步實施決策，或者是修改一下決策，從而使決策更加的具有科學性，更能夠滿足教學活動的需求。

總而言之，只有教學秘書做好信息的整理工作，才能為系領導做出的決策提供強有力的理論支持，反之，就很可能會影響到系領導的決策的準確性，甚至影響到整個高校的發(fā)展。所以，教學秘書必須具有處理資料的能力。適時的對教學秘書工作人員進行短期的職業(yè)培訓，特別是處理信息的訓練是非常必要的。

2.2 具有良好溝通的能力

教學秘書的工作就是協(xié)助系主任處理日常事務，從而保證教學工作順利的進行，這種工作性質(zhì)決定了教學秘書必須具有良好的溝通能力，不僅需要聯(lián)系學校各部門機關和廣大教職工，也需要收集來自基層的匯報和請示的問題。

教學秘書的工作常常需要參加校內(nèi)各種機關的會議，在工作的過程中可能需要和高校各個環(huán)節(jié)的人接觸，再加上每個人的個性都是不同的，他們自身的文化修養(yǎng)也是不同的，要想和每一個人都保持良好的溝通狀態(tài)，需要教學秘書具有很好的靈活性和應變性，懂得如何傳遞信息更能夠讓人們接受。

教學秘書在傳遞信息的時候，很多的情況是沒有時間來組織語言，往往都是想什么說什么，也許就會出現(xiàn)一些誤會，這就要求教學秘書在工作的過程中，加強邏輯學、社會心理學等知識的學習，提高自己的語言組織能力，從而達到良好的溝通效果。

2.3 協(xié)調(diào)合作的能力

教學秘書比其他的教師需要更多的協(xié)調(diào)合作的能力，因為他的工作需要很多部門和成員的合作才能夠完成，不僅是數(shù)量的配合，也是各項工作的時間配合以及行動的配合。

教學秘書是系領導的助手，它需要在系領導做出一些部署或安排一些教學活動的時候能夠提出一些建議，這就要求教學秘書必須積極主動，且對事物有一定的預見性。教學秘書在安排一些教學活動的時候，應該綜合考慮教學活動中的各個因素，比如每個教師的特點、做每件事情所需的時間、容易出現(xiàn)的問題等，只有這樣才能更加有理有據(jù)的安排系里有關的教學活動。教學秘書不只是一個執(zhí)行系領導任務的執(zhí)行角色，它也是一個可以推動系里工作順利進行的角色，領導在做一件事情之前，教學秘書需要先把該事情的一些環(huán)節(jié)都認真的思考一遍，把可能發(fā)生的情況都推算出來，然后最大限度的預防阻力的產(chǎn)生，幫助系領導協(xié)調(diào)處理好各種事務。另外，教學秘書還應該有合作的觀念和能力，任何時候團隊的力量總是比個人的要大的，在團隊的合作中，不能把自己等同于領導，應該認準自己的定位，言行舉止要和藹，因為教學秘書有很多需要和上級業(yè)務部門合作才能完成的事情，因此一定要處理好和其他部門協(xié)同合作的問題。

總之， 教學工作雖然分工不同，但都是在合作、互助的基礎上進行的，因此教學秘書不僅要從思想上意識到協(xié)同合作的重要性，也要在實際的工作中真正的實踐它，因為只有這樣才能夠真正的幫助系領導解決一些問題，并進一步的優(yōu)化高校的教學秘書的工作環(huán)境。

2.4 文字寫作的能力

對于教學秘書來說，擁有一定的文字寫作能力是最基本的要求，也是必不可少的一項要求。因為教學秘書在實際的工作中常常需要撰寫一些信函或者文稿，如果教學秘書沒有文字寫作的能力是不能勝任這項工作的，因為它不能通過文字把思想傳達出去，這會在很大程度上影響教學秘書工作的質(zhì)量。

文字寫作能力的培養(yǎng)不是一朝一夕就可以練成的，它需要教學秘書進行不斷的學習、積累，而且學無止境。對于教學秘書來說，除了必須不斷增加自身的文字寫作能力以外，還必須熟練的掌握教學公文的格式和術語，只有這樣才能在教學秘書的工作中更加的得心應手，反之，如果沒有很好的文字寫作能力，是很難勝任這份工作的，因為擁有一定的文字寫作能力是對教學秘書的基本要求。

2.5 計算機管理操作的能力

現(xiàn)在是一個信息時代，計算機已經(jīng)滲透到了我們生活的方方面面，在高校里也是如此，計算機因為它功能多、效率高、速度快的特點，教學秘書中的很多日常事務工作都是在計算機上完成的，因此擁有計算機管理操作的能力已經(jīng)是教學秘書的一個基本技能。

計算機在現(xiàn)代社會中的作用越來越大，尤其是現(xiàn)在我國和國外的交流和聯(lián)系增多了以后，外語的聽說能力也變得更加的重要了，外語和計算機這兩大重要的溝通工具就與人們的生活息息相關了。教學秘書要想適用未來工作的各種需要，必須不斷的加強使用這些工具的水平?？梢约倨趯虒W秘書進行必要的一些計算機使用技巧的培訓，來不斷提高他們的操作能力。

2.6 創(chuàng)新和開創(chuàng)能力

現(xiàn)在我國的體制是社會主義市場經(jīng)濟體制，它要求社會各行各業(yè)都必須進行創(chuàng)新，因為有創(chuàng)新才會有發(fā)展。尤其是在現(xiàn)在社會各行各業(yè)的競爭壓力特別大，高校要想在夾縫中生存并取得發(fā)展，必須不斷的進行創(chuàng)新。

創(chuàng)新和開拓的能力是教學秘書必不可少的一項能力，因為它必須在最短的時間內(nèi)獲取最新的發(fā)展信息，為領導的決策提供科學的依據(jù)。具體應做到在日常的生活中注意收集相關院校的一些改革信息、一些新的動作等。然后從中分析出自己的觀點，幫助系領導處理一些事物或者在系領導做決策的時候提供一些理論支持。

總而言之，為了高校教學活動的高效運行，教學秘書應該自覺擔負起自身的責任，做好教學秘書的橋梁和中介作用，這就要求教學秘書必須具備處理信息資料的能力、良好溝通的能力、協(xié)調(diào)合作的能力、文字寫作的能力、計算機管理操作的能力、創(chuàng)新和開創(chuàng)能力等，只有這樣才能更好的為教學服務，發(fā)揮推進我國高等學校改革的重大作用。同時，高校應為教學秘書在職稱評聘、工作待遇等方面加以重視。

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[3]段玉玲.重視高校教學秘書工作，加強教學管理[J].高教論壇，2004，2：151-153.

作者簡介：

孫寶豐（1978-），男，天津人，天津職業(yè)大學生物與環(huán)境工程學院，講師，碩士，研究方向：教學管理。

張帆（1986-），女，天津人，天津職業(yè)大學汽車工程系，輔導員，碩士，研究方向：學生管理。