張麗君

（山東青年政治學(xué)院 外國語學(xué)院，山東 濟(jì)南 250103）

功能語言學(xué)視閾下的商務(wù)英語索賠信函人際意義分析

張麗君

（山東青年政治學(xué)院 外國語學(xué)院，山東 濟(jì)南 250103）

基于系統(tǒng)功能語法中的人際功能理論，可對商務(wù)英語索賠信函進(jìn)行語氣分析和情態(tài)分析。從人際意義和評價(jià)理論角度探索和揭示索賠信函中人際意義實(shí)現(xiàn)的各種語言手段是語態(tài)分析和情態(tài)分析。

功能語言學(xué);索賠信函;人際意義

一、引言

在經(jīng)濟(jì)全球化的時(shí)代背景下，各國之間的貿(mào)易往來日益頻繁，信函成為貿(mào)易活動的主要交流媒介之一。商務(wù)英語信函在國內(nèi)和國際貿(mào)易中發(fā)揮著重要的作用。商務(wù)信函種類繁多，而其中的索賠信函由于涉及貿(mào)易雙方的利益糾紛較為敏感。索賠函是指受損方以雙方簽訂的合同條款為依據(jù)，具體指出對方違反合同的事實(shí)，提出要求賠償損失或維護(hù)其他權(quán)利的書面材料，屬于商務(wù)信函的一種體裁。

在合同的執(zhí)行過程中，任何一方如果不能履約就會給另一方帶來麻煩，有時(shí)還會使另一方遭受經(jīng)濟(jì)損失。一旦發(fā)生這種情況，受損方有權(quán)根據(jù)合同規(guī)定要求責(zé)任方賠償。受損方所采取的這種行動稱之為“索賠”。抱怨和索賠信函（Complaints& Claims）的目的是為了獲取更好的服務(wù)，對已出現(xiàn)的問題求得及時(shí)、妥善的解決。它通常是買方由于對收到的貨物不滿而書寫，如：貨物未按時(shí)到達(dá)；貨物雖抵達(dá)，但與訂單所載不同；貨物有損毀現(xiàn)象；貨物數(shù)量短缺或多余；貨物質(zhì)量與樣品不符；服務(wù)不合理及收費(fèi)過高等，這些均是抱怨、索賠的正當(dāng)理由。

索賠函的主要目的是向責(zé)任方陳述索賠理由，督促盡快解決問題。在索賠函中，雖然受損方和責(zé)任方的關(guān)系極為對立，但其目的是要求得到賠償而不是進(jìn)行指責(zé)和抱怨，因此，書寫索賠函時(shí)態(tài)度要積極，語氣需禮貌和得體。索賠信函的交際目的是為了促進(jìn)雙方有效解決問題，保持友好的合作關(guān)系，獲得合理的賠償，而不是進(jìn)行指責(zé)和抱怨，因此如何在一封信函中用恰當(dāng)?shù)恼Z言表達(dá)自己的觀點(diǎn)和態(tài)度，同時(shí)又不影響雙方友好的合作關(guān)系變得尤為重要。索賠信函的人際意義也因此顯得尤為突出。

通過查閱相關(guān)資料，我們發(fā)現(xiàn)國內(nèi)對商務(wù)英語信函的研究大多是從傳統(tǒng)的文體學(xué)或?qū)嶋H語言教學(xué)的角度來進(jìn)行的。本文將從系統(tǒng)功能語言學(xué)的角度，分析商務(wù)英語索賠信函的人際意義。

二、人際功能概述

系統(tǒng)功能語法（Systemic-functional Grammar）由英國語言學(xué)家韓禮德（Halliday）在20世紀(jì)50年代末創(chuàng)立的。韓禮德認(rèn)為語言有三種基本功能：概念功能（ideational metafunction）、交際功能（interpersonal metafunction）和語篇功能(textual metafunction)。人際功能是一種角色關(guān)系，它涉及說話人在語境中所充當(dāng)?shù)慕巧?，也涉及說話人給其他參與者所分配的角色。人際功能指語言具有表達(dá)說話者身份、地位、態(tài)度、動機(jī)和對事物的判斷、參加社會活動、建立社會關(guān)系等功能。根據(jù)語言的人際功能，韓禮德建立了語言的人際意義系統(tǒng)，并指出人際意義的實(shí)現(xiàn)主要體現(xiàn)在語氣系統(tǒng)和情態(tài)系統(tǒng)上。

三、索賠信函的人際意義研究

（一）語氣分析

語氣系統(tǒng)說明在某個情景語境中講話者選擇了何種交際角色。語氣是由主語（subject）和限定成分（finite）構(gòu)成。主語表示的是命題的敘述對象，由名詞、名詞短語或短句充當(dāng)。限定成分主要是由表示時(shí)態(tài)的助動詞和情態(tài)動詞充當(dāng)，通過時(shí)態(tài)和情態(tài)的限制，使表述富有含義，表達(dá)一種實(shí)際意義并且使交際雙方的角色得以確立。

商英索賠信函中大部分語句使用的是陳述句。在商務(wù)英語索賠信函中，寫信人（通常買方）提供有關(guān)損失的資料，目的是保護(hù)自己的合法權(quán)利不受侵犯，并嘗試說服收信人（往往是賣方）接受索賠。因此，寫信人使用陳述句提供信息，使用陳述句來告訴收信人事情的真相，并勸他盡快采取行動處理索賠。陳述語氣的得體運(yùn)用既能表達(dá)出抱怨和不滿，又讓人感到合情合理；而祈使句和條件句使用的頻率較低。

商英索賠函大多采用第一和第二人稱。在索賠信函中大量使用第一人稱“we”，目的是縮短與收信人的社會距離，以便提出索賠要求。此外，鑒于雙方的利益，我們將讓責(zé)任方覺得既然兩個交易要好得多，雙方公司又具有共同的興趣，這反過來可能會有所幫助，最后滿足需求。

我們以一封索賠信函來分析：

Dear Sirs，

Our order No.JT-8 the glassware you supplied to our order of 3rd July was delivered by the shipping company this morning.The 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect condition.But when I unpacked them with great care,I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked.

We trust you can understand that we expect the compensation for our dam aged goods.

Yours faithfully，

Tom

這封信函是Tom在收到貨物之后寫得索賠信函，目的是提出合理的索賠要求，希望對方及時(shí)處理索賠。從信函中我們不難發(fā)現(xiàn)，陳述句大量出現(xiàn)在索賠信函中?！癟he 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect condition.But when I unpacked them with great care,I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked.”這兩句話采用陳述句，告訴收信人貨物損壞的真像，陳述貨物損壞的事實(shí)。從而提出索賠要求。

為了不傷害對方的面子和保持良好的合作關(guān)系，采用主語“we”。這樣可以有助于緩解和對方的緊張關(guān)系，同時(shí)避免直接指責(zé)對方。

（二）情態(tài)分析

情態(tài)（modality）指講話者對自己講的命題的成功性與有效性所做的判斷，或在命令中要求對方承擔(dān)的義務(wù)，或在提議中要表達(dá)的個人意愿。韓禮德等人認(rèn)為人際功能著重關(guān)注作者與讀者之間的互動，它的實(shí)現(xiàn)手段主要是語法系統(tǒng)中的情態(tài)。

在索賠信函中各種情態(tài)表達(dá)方式及其所體現(xiàn)的人際功能，旨在揭示由情態(tài)表達(dá)的人際功能的特點(diǎn)及實(shí)現(xiàn)功能，從而實(shí)現(xiàn)禮貌地提出索賠，提高言語交際能力，促進(jìn)有效的商業(yè)交際，以維護(hù)雙方良好合作關(guān)系。在索賠信函中，交際雙方的關(guān)系近乎對立，但由于寫信人的最終目的是督促對方履行賠償義務(wù)且保持良好業(yè)務(wù)關(guān)系，索賠類信函的人際功能因此顯得尤為突出，它的特點(diǎn)之一就是大量地使用不同情態(tài)的表達(dá)方式。

在索賠信函中使用情態(tài)動詞，用來表達(dá)寫信人的觀點(diǎn)、義務(wù)、期望或不確定性。特別“will，can，have to”的使用頻率非常高。通過這些情態(tài)動詞的使用，可以委婉的向收信人傳遞信息。can是低量值情態(tài)動詞；would是中量值的情態(tài)動詞；have to是高量值的情態(tài)動詞?？梢钥闯觯瑢懶湃嗽谇閼B(tài)動詞的選擇方面以低量值和中量值情態(tài)動詞為主，盡可能避免過于極端的情態(tài)表達(dá)，而更多地表達(dá)說話人對所傳遞信息的不確定性。

在限定情態(tài)詞方面，can和will使用頻率最高，尤其在表達(dá)概率和意愿時(shí)頻率更高。will指的是未來的情形。它仍然可以被用于表達(dá)概率、預(yù)測，意愿，傾向等。

例1：Once the settlement is accomplished,we will deliver the faulty goods to you.All the expenses will be borne by you.

在上面例句中，兩個“will”的使用表達(dá)了針對索賠寫信人公司將要采取的行為。

例2：But to our regret,we have found the specification of the detergent is not in conformity with the contract and will have to lodge a claim with you.在此，will用來表達(dá)寫信人由于收信人的疏忽錯誤不得不提出索賠。這將使責(zé)任方更易接受索賠請求。

例3：Then we can continue our further business and I hope that in the future production,this problem will not happen again.這個例子中使用了低量值情態(tài)動詞“can”。寫信人建議，對方承擔(dān)一半的損失，表明如果收信人能夠處理這個問題的話，雙方公司將繼續(xù)合作。

在索賠信函中，頻繁使用情態(tài)附加語，從不同角度來表達(dá)寫信人的觀點(diǎn)。情態(tài)附加語包括語氣附加成分與評價(jià)附加成分。語氣附加成分包括“yet，surely，always，often，certainly，readily”等。評價(jià)附加成分包括“unfortunately，surprisingly，frankly，generally”等。

（責(zé)任編輯：馬銀華）

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2095—7416（2014）06—0122—02

2014-12-16

張麗君（1980-），女，山東泰安人，教育學(xué)碩士，山東青年政治學(xué)院外國語學(xué)院講師。