劉建平

摘要：合同管理必須是全程的、系統(tǒng)的和動態(tài)的，不僅要重視合同簽訂前的審查，更要重視簽訂后的管理。建筑施工企業(yè)在合同管理方面存在違規(guī)簽訂合同、忽視動態(tài)管理、缺乏專業(yè)人才等主要問題，對此必須有針對性地予以加強方能有效控制企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，維護企業(yè)合法權(quán)益。

關(guān)鍵詞：建筑施工 合同管理 風(fēng)險控制

1 加強建筑施工企業(yè)合同管理的重要意義

企業(yè)合同管理，不單是一個經(jīng)營管理問題，更是一個重大的法律問題?！艾F(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營中的絕大多數(shù)業(yè)務(wù)都會涉及到合同，而大多數(shù)的法律糾紛都直接或間接地與合同管理中的某個環(huán)節(jié)有關(guān)?！盵1]企業(yè)所簽訂的合同形式和內(nèi)容的合法性，文字的準確性以及合同條款的完整性，與企業(yè)的經(jīng)濟利益直接掛鉤。鑒于此，建筑企業(yè)須進一步強化法制建設(shè)，推行精細化管理，完善風(fēng)險預(yù)警機制加強風(fēng)險防范。簽訂合同前，應(yīng)該仔細研究合同條款，提前做好風(fēng)險識別及預(yù)控工作，同時針對合同中的風(fēng)險因素進行定性、定量地風(fēng)險評估，確定風(fēng)險等級，根據(jù)風(fēng)險評估經(jīng)驗制定風(fēng)險多發(fā)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)重點加強風(fēng)險預(yù)控，另外要制定應(yīng)急預(yù)案，全方位提高風(fēng)險防控能力。

建筑施工企業(yè)的合同管理特別應(yīng)注重細節(jié)，任何管理細節(jié)缺陷都有可能導(dǎo)致糾紛的發(fā)生。比如：在簽訂合同的時候沒有加蓋騎縫章，合同相對方就有可能將合同的中間頁換掉，偽造證據(jù)以達到其非法的目的；在雙方進行工程結(jié)算時未簽訂一份包含“別無爭議”內(nèi)容的末次結(jié)算協(xié)議，合同相對方就有機會“秋后算賬”，惡意提起訴訟；未將分包方的所有授權(quán)管理人員進行核實和備案，分包人就有可能在法庭上對不是他本人簽認的領(lǐng)料單和領(lǐng)款單等單據(jù)矢口否認；不及時對業(yè)主的違約行為進行催告，債權(quán)就有可能因為超過訴訟時效而喪失法律救濟的機會；不習(xí)慣對施工過程中的變更項和增項部分進行及時準確的簽證，業(yè)主就可能會對追加工程款請求拒不認賬。如此種種情形，形象地表明了合同管理在企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險防控中的極端重要性。

2 建筑施工企業(yè)合同管理方面存在的主要問題

2.1 違規(guī)違法簽訂合同

建筑工程項目往往具有投資大、周期長、風(fēng)險環(huán)節(jié)多、管理難度大等特點，客觀上要求合同條款應(yīng)盡可能的詳盡、細致。在企業(yè)實際經(jīng)營過程中，由于缺乏合同法律意識和風(fēng)險防范意識，或者為了規(guī)避相關(guān)法律規(guī)定，建筑施工合同內(nèi)容不明、權(quán)責(zé)不清、約束不足的情形時有發(fā)生。如發(fā)包方為了使承包方承擔(dān)更多風(fēng)險和責(zé)任，拒絕采用國家有關(guān)部門制定的《建設(shè)工程施工合同》示范文本，而根據(jù)自身條件制訂了一些不合規(guī)的合同文本來轉(zhuǎn)嫁工程風(fēng)險。一些施工單位在招投標(biāo)環(huán)節(jié)暗箱操作，通過與業(yè)主簽訂的“陰陽合同”（即在簽訂合同前后與業(yè)主簽訂的與中標(biāo)合同內(nèi)容不一致的合同）來承攬工程項目。有的施工單位在簽訂分包合同時，沒有認真審查分包方是否具有工程施工資質(zhì)，甚至真實性都有問題。這樣的合同在履行過程中一旦發(fā)生糾紛，法律風(fēng)險極大且難以處理。

2.2 忽視合同履行的動態(tài)管理

有的施工單位由于合同動態(tài)管理理念的缺失，往往在簽約時很重視，一旦合同簽訂，對合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視，給日后的合同糾紛埋下隱患。筆者根據(jù)工作經(jīng)驗，總結(jié)了合同糾紛的原因：一是事前預(yù)控不到位。簽訂合同前未認真分析合同履行過程中的風(fēng)險點，問題發(fā)生后才慌忙應(yīng)對，以致自亂陣腳；二是合同交底不充分。合同簽訂后未經(jīng)充分的技術(shù)交底便轉(zhuǎn)交給項目部，以致現(xiàn)場活動與合同規(guī)定脫節(jié)；三是沒能真正落實合同履行的責(zé)任主體，具體履行合同的生產(chǎn)部門不操心合同的細節(jié)，管理合同的人或部門認為自己不具體履行合同而疏于動態(tài)管理和監(jiān)控；四是不注意合同履行中各種材料證據(jù)的收集和整理，發(fā)生糾紛后無法及時取證。

2.3 缺乏合同管理專業(yè)人才和專門機構(gòu)

建筑施工合同涉及內(nèi)容多、專業(yè)面廣，合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識、法律知識和工程造價知識。由于合同管理部門與其他部門之間缺乏及時有效的溝通聯(lián)系，很多建設(shè)工程項目部甚至個別施工單位都沒有專門機構(gòu)或?qū)Ｈ斯芾砗贤?，很多時候就難以實現(xiàn)資源的共享，辦事效率較為低下；再加上工程建設(shè)過程與合同管理脫節(jié)，導(dǎo)致現(xiàn)場數(shù)據(jù)難以為合同管理者提供有價值的參考數(shù)據(jù)，這無疑也影響了合同控制的積極作用的實現(xiàn)。更加不容樂觀的是，一些建筑施工單位未必都有專業(yè)的法律人員，致使其他部門的工作人員不得不承擔(dān)起合同的全面風(fēng)險控制工作，導(dǎo)致合同簽訂和履行極其混亂，合同糾紛頻發(fā)，企業(yè)經(jīng)營利益遭受損失。[2]

3 健全建筑施工企業(yè)合同管理機制的主要舉措

3.1 嚴把合同簽訂關(guān)，確保合同合法規(guī)范

第一，健全合同管理機制。企業(yè)應(yīng)該制定經(jīng)驗豐富的工作人員跟進合同管理事由，鼓勵專業(yè)人才“傳幫帶”，不斷提高合同管理的專業(yè)化水平。

第二，嚴加管控合同簽訂工作流程。合同訂立的形式和內(nèi)容要合法、合規(guī)，相關(guān)手續(xù)齊全，合同文本力求規(guī)范、嚴謹，文字表述要簡潔、準確，交貨方式和結(jié)算方式明確，檢驗有方法；違約責(zé)任及違約金計算方法準確。

第三，推行施工合同備案管理機制。合同管理部門對企業(yè)所簽訂的施工合同進行備案，并與項目對接。備案完成后，合同管理部門要制定合同管理臺帳，持續(xù)跟蹤工程施工進展并及時更新合同管理信息，使合同備案工作更加規(guī)范，程序更加嚴謹，內(nèi)容更加全面，動態(tài)掌握合同信息，進一步提升本企業(yè)合同管理水平。

3.2 實時監(jiān)控合同履行，確保合同適當(dāng)履行

“合同管理不是單一部門資料式的靜態(tài)管理，而是全過程、全方位、多部門合作的動態(tài)管理?！盵3]合同管理不單是對合同文本的管理，而且在合同洽談、簽訂、履行等各個環(huán)節(jié)中都要增強合同觀念和風(fēng)險防范意識。比如：在合同洽談時就要認真審查對方的主體資格、資信情況、履約能力以及其委托代理人的身份、權(quán)限等；在合同訂立時就應(yīng)采用書面形式以及明確約定違約條款、爭議解決方式等。所謂“履行合同”，并不限于雙方簽訂的合同文本，還須加強對各種書面原始證據(jù)的保存和管理，尤其是在整個合同履行過程中產(chǎn)生的各種簽證、竣工驗收證明、結(jié)算書等，辦理各種手續(xù)時一定要留存原件并備案登記，以免將來發(fā)生糾紛時因缺乏證據(jù)而使自己處于被動和不利的局面。endprint

只有適當(dāng)履行合同才能保證工程的順利竣工和合同雙方合法利益的最大化實現(xiàn)。建筑施工企業(yè)應(yīng)對合同的履行實行全程、動態(tài)管理，實時監(jiān)控合同履行的各個環(huán)節(jié)。筆者以為，建筑施工企業(yè)必須做好如下工作：首先，要做好合同交底工作，分解合同責(zé)任，按合同的有關(guān)條款做好質(zhì)量、進度、投資、安全等目標(biāo)工作流程圖，抓好各個目標(biāo)工作的事前、事中及事后控制，仔細研究合同文本，找出合同履行中可能出現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，提前制定各種風(fēng)險防范措施；其次，要建立健全合同管理日常工作機制，合同管理機構(gòu)及專職人員要負責(zé)各種合同資料和相關(guān)工程資料的收集、整理和保存，建立合同目錄、編碼和檔案，同時還要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系，使合同管理工作程序化、規(guī)范化；再次，建立健全質(zhì)量保證機制，在工程項目實施過程當(dāng)中，通過檢查發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中存在的問題，并根據(jù)法律法規(guī)和合同約定加以解決，以提高合同的履約率。

3.3 加強合同法制教育和專業(yè)人才隊伍建設(shè)

《合同法》、《招投標(biāo)法》的頒布實施，對我國建筑施工企業(yè)的健康發(fā)展提出了更高的法制要求。建筑施工企業(yè)必須適應(yīng)新形勢的需要，努力增強全體職工的合同法律意識和風(fēng)險防范意識，通過知識講座、專題報告、法制知識競賽等形式普及合同法律知識；針對專司合同事務(wù)的工作人員進行崗位培訓(xùn)，重點對工程類合同簽訂的幾大要素條款、合同洽談的注意事項以及合同全過程的風(fēng)險防范進行針對性培訓(xùn)，從源頭上把好合同審核的質(zhì)量關(guān)；其次，針對工程項目安全管理特點，就加強資質(zhì)審查、簽訂安全責(zé)任協(xié)議書、強化安全教育培訓(xùn)等細節(jié)進行業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，要求相關(guān)部門從施工資質(zhì)、安全資質(zhì)、施工力量、技術(shù)水準、施工裝備和內(nèi)部管理等多方面對外包施工單位資質(zhì)進行全面審查，在合同履行過程中加強風(fēng)險防范。

提高合同管理人員素質(zhì)是加強企業(yè)合同管理工作的重中之重，合同管理人才隊伍不僅是指合同管理專門機構(gòu)或?qū)I(yè)人員，也包括企業(yè)主要部門的領(lǐng)導(dǎo)，如總工程師、總經(jīng)濟師、總會計師、經(jīng)營部門負責(zé)人、項目部經(jīng)理等。合同管理人員應(yīng)該不斷提高自身素質(zhì)，加強經(jīng)營理念的轉(zhuǎn)變，切實將合同控制納入日常工作體系中。在合同的起草環(huán)節(jié)就要做好造價控制，事前防范，事中控制，事后補救，盡量為企業(yè)規(guī)避合同風(fēng)險，實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

參考文獻：

[1]王然.論企業(yè)合同管理及其法律風(fēng)險的防范[D].華中科技大學(xué)（碩士學(xué)位論文），2010（01）.

[2]毛靜.鐵路單位合同管理淺析[J].鐵道建筑，2012（06）.

[3]沈浩，郭春燁.完善建設(shè)工程項目合同管理的策略[J].中國律師，2012（03）.endprint