郭進超

[摘 要]針對中小企業(yè)倉儲管理信息化程度普遍較低的現(xiàn)狀，結(jié)合其現(xiàn)有資源，在充分分析系統(tǒng)需求的基礎(chǔ)上設計了面向中小企業(yè)的倉儲管理信息系統(tǒng)，并對軟件設計的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和功能模塊進行了詳細闡述。該系統(tǒng)具有良好的通用性和可操作性，開發(fā)成本較低，有助于中小企業(yè)對倉儲狀況進行動態(tài)管理，提高了企業(yè)對市場變化的反應能力。

[關(guān)鍵詞]中小企業(yè)；倉儲管理；數(shù)據(jù)庫；功能模塊

[中圖分類號]F252 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）52-0050-02

1 引 言

當前，在軟件市場上存在各種各樣的倉儲軟件，功能也比較齊全，但對于大多數(shù)中小企業(yè)而言，他們的資金不是十分充裕，故只需要一些基本功能即可，比如對進庫、在庫、出庫等流程的信息進行管理。針對這種需求情況，設計了一套類似于進銷存軟件的倉儲管理信息系統(tǒng)。

2 系統(tǒng)需求分析

2.1 系統(tǒng)的應用對象及目標

本系統(tǒng)主要適用于中小型零售商、制造企業(yè)或事業(yè)等單位商品、物資的采購、進庫、保管、銷售等日常管理工作。開發(fā)本系統(tǒng)時，充分考慮了良好的通用性，以便用戶可以根據(jù)實際需要，自由開放或屏蔽相關(guān)功能模塊，自定義各種單據(jù)名稱，以適應不同企業(yè)的工作習慣。同時，該系統(tǒng)還具有查詢、統(tǒng)計、匯總功能，并能提供簡明、清晰的報表，即時生成進出庫明細表、匯總表等賬單。

2.2 系統(tǒng)的工作原理

倉儲管理的主要內(nèi)容是對物資進行進、出、存、盤等活動，要提供精確的和最新的庫存數(shù)據(jù)，然后根據(jù)這些動態(tài)的數(shù)據(jù)做出合理的庫存量、采購批量、生產(chǎn)銷售量等決策，以求獲取更好的經(jīng)濟收益。因此，倉儲管理信息系統(tǒng)不僅包括對商品、原材料等貨品的采購、入庫、物品庫存、銷售、出庫、退貨管理，還應包括對供應商、客戶及各方賬款的簡單報表管理。

2.3 系統(tǒng)管理對象分析

（1）貨品類別。為使系統(tǒng)具有良好的通用性，能滿足不同行業(yè)對物資的管理，因此，必須將所有要管理的貨品分成若干個類別。系統(tǒng)默認貨品只有一層分類結(jié)構(gòu)，即每種貨品類別下屬直接就是具體的貨品。根據(jù)當前市場上流通的貨品需求，可以通過科學的類別編碼來實現(xiàn)多級分類。比如說：常用的庫存貨品一般分為三大類：辦公用品、生產(chǎn)材料、包裝材料；而辦公用品又進一步分為：文具類、電腦類、桌椅類，如此類推。因此，操作者就可以根據(jù)系統(tǒng)中的類別編碼，得出更多的分類層次，從而實現(xiàn)多級分類，便于管理和查詢。

（2）貨品編碼與貨品屬性。在物資信息管理中，對于每一種相同名稱、相同規(guī)格或相同計量單位，并且可以同時同價核算的貨品，都要規(guī)定一個唯一性的貨品編碼。貨品的編碼方案也可以像類別編碼那樣層次分明，也可以用順序的數(shù)字，或用易記的字母縮寫、漢字，或用貨品自帶的條形碼等。貨品的名稱、規(guī)格、備注等信息可以隨時自由修改，但是貨品編碼一旦被系統(tǒng)的單據(jù)引用，就不能再修改或刪除。在新增貨品資料時，可以錄入貨品的原始庫存數(shù)，修改貨品資料時，原始庫存數(shù)將不再出現(xiàn)，以避免原始庫存被修改。

2.4 系統(tǒng)的網(wǎng)絡屬性及數(shù)據(jù)備份

本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以在客戶機和服務器之間傳遞，只要在一臺電腦上安裝微軟SQL server2000作為數(shù)據(jù)庫服務器，其他電腦安裝該倉儲管理信息系統(tǒng)軟件，作為客戶端程序。每臺電腦都做同樣的設置，連接到同一服務器上的同一個數(shù)據(jù)庫，即可實現(xiàn)聯(lián)機操作。

另外，考慮到數(shù)據(jù)的重要性，為防止電腦故障、電腦病毒、網(wǎng)絡黑客、人為誤操作等多種因素造成數(shù)據(jù)損壞和丟失，系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)備份與恢復的功能，用戶應該經(jīng)常備份數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)在系統(tǒng)管理中可以操作，也可以在【系統(tǒng)主界面】—【系統(tǒng)管理】—【數(shù)據(jù)維護】—【數(shù)據(jù)備份與恢復】中操作。

3 系統(tǒng)軟件設計

3.1 系統(tǒng)功能模塊設計

根據(jù)對中小企業(yè)倉儲管理信息系統(tǒng)的需求分析，該系統(tǒng)分為基本信息、入庫管理、庫存盤點、出庫管理、綜合報表、系統(tǒng)管理、使用說明六個子系統(tǒng)。系統(tǒng)主要對倉庫貨品數(shù)據(jù)庫、供應商及客戶等部門數(shù)據(jù)庫、出入庫數(shù)據(jù)庫等進行操作，其主要功能模塊結(jié)構(gòu)框架見下圖。

系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)

3.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設計

從上面的分析可知，在這個系統(tǒng)里主要存在以下的數(shù)據(jù)庫：入庫單數(shù)據(jù)庫、出庫單數(shù)據(jù)庫、盤點單數(shù)據(jù)庫、退貨單數(shù)據(jù)庫、貨品數(shù)據(jù)庫、客戶數(shù)據(jù)庫、供應商數(shù)據(jù)庫、員工信息數(shù)據(jù)庫、出入庫成本統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫、計價方式數(shù)據(jù)庫、存貨統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫、部門數(shù)據(jù)庫、權(quán)限設置數(shù)據(jù)庫、參數(shù)設置數(shù)據(jù)庫。設計系統(tǒng)時要確保各個數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)系清晰、簡單、安全以及邏輯性強，因此，以單據(jù)為業(yè)務來驅(qū)動其他數(shù)據(jù)庫得出相應的統(tǒng)計分析結(jié)果，以達到掌握庫存物資完整的動態(tài)信息的目的。

4 系統(tǒng)的主要功能

根據(jù)中小企業(yè)的實際需求和現(xiàn)實情況，本系統(tǒng)在設計和開發(fā)的過程始終遵守的原則是：結(jié)構(gòu)清晰、簡潔質(zhì)樸、操作簡單、功能完整、易學易用。即采用最直接最簡捷的架構(gòu)，盡量去除不必要的復雜的程式化環(huán)節(jié)，最大程度地節(jié)省人工操作和人腦思維。其主要功能簡介如下：

4.1 系統(tǒng)功能設置

本系統(tǒng)提供了靈活的自定義功能，主要通過“系統(tǒng)設置向?qū)А眮硗瓿稍O置。系統(tǒng)的功能設置分為五個步驟，以適應不同的企業(yè)實體。第一步，模式設置。模式選擇確定了系統(tǒng)中是否存在“供貨商”、“客戶”、“本司部門”。具體的物品流動模式有以下幾種：供貨商—倉庫—客戶（商業(yè)模式）；供貨商—倉庫—內(nèi)部部門（采購內(nèi)部部門采購模式）；內(nèi)部部門—倉庫—內(nèi)部部門（內(nèi)部物流模式）。第二步，單據(jù)設置。第三步，貨品設置。第四步，數(shù)量設置。第五步，金額設置。

4.2 出入庫操作管理功能

出入庫管理主要處理物品出入庫的相關(guān)業(yè)務，實現(xiàn)物品的順利流動，那么在這個過程當中主要涉及的單據(jù)有入庫單、出庫單和退貨單。單據(jù)的維護管理內(nèi)容包括單據(jù)的新增、保存、修改、刪除、審核、查找和打印。

4.3 庫存統(tǒng)計、盤點與報警功能

該項功能主要是對已錄入的單據(jù)進行查看，具體是查詢單據(jù)的庫存物資數(shù)量、對物資進行盤點以及設定庫存水平（超出安全水平則自動進行報警）。其中，庫存統(tǒng)計的內(nèi)容包括對庫存物資的數(shù)量、價格、金額、規(guī)格、類別等項目進行匯總統(tǒng)計，操作者可以根據(jù)不同的方式進行排序或篩選，并且能打印出相關(guān)統(tǒng)計報表。

4.4 報表功能

為企業(yè)的管理人員提供管理決策支持，系統(tǒng)以入庫單、出庫單、盤點單、退貨單等已錄入單據(jù)為基礎(chǔ)，提供一些統(tǒng)計、分析和匯總報表。每一種單據(jù)都會對應一個統(tǒng)計模塊，根據(jù)不同企業(yè)的日期需要，形成出入庫月報表、日報表，并且可以打印出來或者可以把數(shù)據(jù)傳輸給不同部門。同樣，庫存物資統(tǒng)計及打印完成倉庫中物資的統(tǒng)計，形成庫存貨物余額表，并打印出庫存貨物余額表。

4.5 操作員權(quán)限設置功能

人員權(quán)限主要是設定操作員對系統(tǒng)的訪問和功能模塊的使用權(quán)限，主要有：錄入權(quán)、復核權(quán)、審核權(quán)、修改權(quán)、打印權(quán)等，確定是一般管理員、高級管理員或超級管理員。這樣，每一個操作員都有自己的密碼，哪個環(huán)節(jié)出問題，就可以找到相關(guān)責任人。

4.6 使用幫助功能

通過點擊使用幫助菜單，使用者可以獲取本系統(tǒng)的各個功能模塊的詳細使用說明。除了文字使用說明，“幫助窗口”還提供操作演示視頻，以幫助操作者更快更透切地掌握運用本系統(tǒng)。此外，在非系統(tǒng)主界面狀態(tài)下（當前窗口為出入庫單據(jù)或物資統(tǒng)計報表時）雙擊系統(tǒng)底部狀態(tài)欄，就可以迅速啟用計算器，給操作者帶來很大方便。

5 結(jié) 論

本文根據(jù)目前中小企業(yè)倉儲管理的現(xiàn)狀及信息化水平，在對系統(tǒng)需求充分分析的基礎(chǔ)上，開發(fā)了這套專門針對中小企業(yè)的倉儲管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)在設計和開發(fā)的過程中，始終遵循結(jié)構(gòu)清晰、簡單實用、通用性強的原則，并從倉儲業(yè)務流程上著重介紹了該系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和各模塊功能。運用此系統(tǒng)可以為中小企業(yè)管理者提供準確有效的數(shù)據(jù)，降低倉儲運營成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

參考文獻：

繆立新，紀壽文，劉慶.物流軟件操作[M].深圳：海天出版社，2006：25-26.