[摘 要] 檔案資料數(shù)字化管理是信息時(shí)代文檔資料管理的主要方式。本文對(duì)裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)文檔資料管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路、體系結(jié)構(gòu)和配置模式進(jìn)行了研究。

[關(guān)鍵詞] 裝備機(jī)關(guān)；文檔管理；信息系統(tǒng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 050

[中圖分類(lèi)號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）21- 0066- 03

1 引 言

軍隊(duì)各級(jí)各類(lèi)裝備機(jī)關(guān)根據(jù)自身職責(zé)權(quán)限，負(fù)責(zé)各類(lèi)軍事裝備建設(shè)與發(fā)展、使用管理、維修保障、器材籌供等全部或部分裝備工作，每年都會(huì)形成和保留種類(lèi)復(fù)雜、數(shù)量龐大的技術(shù)資料和工作資料。裝備機(jī)關(guān)文檔資料，泛指裝備工作中形成并需留存的技術(shù)文件和工作文件。如裝備技術(shù)文檔、部門(mén)簽報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、首長(zhǎng)批示、重大項(xiàng)目歷史文件、合同協(xié)議等業(yè)務(wù)工作文件和專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)工作文件資料，以及行政法規(guī)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等規(guī)范性文件。當(dāng)前裝備機(jī)關(guān)文檔資料的存儲(chǔ)管理仍然以實(shí)物保存、手工借閱為主，部分業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成的電子化文檔分散存儲(chǔ)于不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，管理不便，查詢和利用的效率低，也不利于形成裝備保障工作的歷史積累。

應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資料管理是當(dāng)前條件下檔案管理的必然趨勢(shì)。文獻(xiàn)[1]提出，軍隊(duì)裝備機(jī)關(guān)應(yīng)該適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，充分借鑒檔案管理的經(jīng)驗(yàn)做法，應(yīng)用信息技術(shù)改革機(jī)關(guān)文檔資料管理方式，構(gòu)建裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)文檔資料管理信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)裝備機(jī)關(guān)文檔資料管理系統(tǒng)）。將所有業(yè)務(wù)文檔資料數(shù)字化并集中管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)或局域網(wǎng)進(jìn)行資源共享，使資料檢索更加便捷，資料異地查閱成為可能，擴(kuò)大檔案文件的利用空間，提高資料信息查詢使用效率，實(shí)現(xiàn)文檔資料的科學(xué)管理。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

裝備機(jī)關(guān)文檔資料管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)基于數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)，將裝備保障系統(tǒng)工作文件及檔案資料進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)電子文件及資料接收、整理加工、檢索利用、編研、鑒定等功能。按照應(yīng)用對(duì)象不同，可分為總部級(jí)、軍區(qū)/軍兵種級(jí)和部隊(duì)級(jí)。各級(jí)業(yè)務(wù)文檔管理信息系統(tǒng)在所管理的文檔資料的種類(lèi)、數(shù)量及內(nèi)容上有所區(qū)別，但從組成上講，各級(jí)系統(tǒng)都主要分為兩部分：文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)和文檔資料檢索維護(hù)系統(tǒng)。

2.1 文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)

裝備保障文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)是以特定方式組織起來(lái)的文檔資料數(shù)據(jù)集合。按照表現(xiàn)形式，可分為一般性文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)圖片、音像資料等多媒體數(shù)據(jù)的多媒體資料數(shù)據(jù)庫(kù)；從存儲(chǔ)內(nèi)容上講，包括以下4類(lèi)文檔資料。

（1）裝備技術(shù)檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)：用于存儲(chǔ)裝備基本技術(shù)參數(shù)、圖紙、零配件數(shù)據(jù)及使用和維修手冊(cè)等文件資料。

（2）日常工作文件資料數(shù)據(jù)庫(kù)：用于存儲(chǔ)裝備使用管理、維修保障、器材籌供、科研訓(xùn)練、經(jīng)費(fèi)管理等經(jīng)常性業(yè)務(wù)工作文件資料。

（3）專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)工作文件資料數(shù)據(jù)庫(kù)：用于存儲(chǔ)重大專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)規(guī)劃、組織、實(shí)施、檢查評(píng)估等文件資料。

（4）規(guī)范性文件數(shù)據(jù)庫(kù)：已經(jīng)頒布實(shí)施的裝備保障系統(tǒng)相關(guān)行政法規(guī)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等文件資料。

文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)依據(jù)裝備機(jī)關(guān)職能分工，按照物理上分布，邏輯上集成的形式部署。以總部級(jí)通用裝備保障文檔資料管理為例，通用裝備保障部統(tǒng)管車(chē)輛、陸軍船艇、工程和防化等6種通用裝備，應(yīng)按裝備類(lèi)別，在分管該類(lèi)裝備的局機(jī)關(guān)建立相應(yīng)的裝備文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)，服務(wù)于該局文檔資料管理與使用。各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)按統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，面向集成，需要時(shí)可集成為通用裝備文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)，供總部機(jī)關(guān)使用。

2.2 文檔資料檢索維護(hù)系統(tǒng)

檔案資料檢索維護(hù)系統(tǒng)主要由裝備業(yè)務(wù)工作文檔資料的采集錄入子系統(tǒng)、分類(lèi)管理子系統(tǒng)、檢索服務(wù)子系統(tǒng)和統(tǒng)計(jì)分析子系統(tǒng)組成。

（1）文檔資料的采集錄入子系統(tǒng)：主要完成文本文件及多媒體資料的采集，轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)格式后錄入和上傳數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)文檔設(shè)定檢索瀏覽權(quán)限等基本屬性。

（2）文檔資料分類(lèi)管理子系統(tǒng)：依據(jù)構(gòu)建的文檔資料分類(lèi)框架體系，對(duì)文檔資料進(jìn)行分類(lèi)管理、數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。

（3）文檔資料檢索查詢服務(wù)子系統(tǒng)：設(shè)置多種檢索查詢方式，提供文檔信息查詢服務(wù)。支持聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問(wèn)，最大限度拓寬文檔資料共享空間。

（4）文檔資料統(tǒng)計(jì)分析子系統(tǒng)：主要根據(jù)發(fā)文時(shí)間、資源上傳時(shí)間、資料類(lèi)別等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

此外，由于系統(tǒng)集中存放裝備工作文檔資料，系統(tǒng)安全性設(shè)計(jì)應(yīng)得到重點(diǎn)關(guān)注，應(yīng)采取權(quán)限管理、備份機(jī)制等多種技術(shù)方法保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)安全。

3 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及配置模式

3.1 體系結(jié)構(gòu)

采用B/S運(yùn)行模式構(gòu)建文檔資料管理系統(tǒng)，將應(yīng)用功能分成表現(xiàn)層、邏輯層和數(shù)據(jù)層3個(gè)部分。

表現(xiàn)層是應(yīng)用的用戶接口部分，它擔(dān)負(fù)著用戶與應(yīng)用間的對(duì)話功能。它用于檢查和接收用戶從鍵盤(pán)等設(shè)備輸入的數(shù)據(jù)，顯示應(yīng)用輸出的數(shù)據(jù)。在變更用戶接口時(shí)，只需改寫(xiě)顯示控制和數(shù)據(jù)檢查程序，而不影響其他兩層。邏輯層相當(dāng)于應(yīng)用的本體，它是將具體的業(yè)務(wù)處理邏輯編入程序中，例如，確認(rèn)用戶對(duì)應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫(kù)存取權(quán)限的功能以及記錄系統(tǒng)處理日志的功能；以及處理用戶檢索要求和反饋數(shù)據(jù)檢索結(jié)果。數(shù)據(jù)層主要操作后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，響應(yīng)邏輯層數(shù)據(jù)存取請(qǐng)求，完成數(shù)據(jù)的物理存取。

3.2 配置模式

裝備機(jī)關(guān)文檔資料管理系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器（Browser/Server，B/S）架構(gòu)進(jìn)行建設(shè)，如圖2所示。B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)不需要安裝客戶端軟件，它運(yùn)行在客戶端的瀏覽器之上，系統(tǒng)升級(jí)或維護(hù)時(shí)只需更新服務(wù)器端軟件即可，這樣就大大簡(jiǎn)化了客戶端計(jì)算機(jī)載荷，減輕了系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)的成本和工作量，降低了用戶的總體成本。在系統(tǒng)性能方面，B/S占有優(yōu)勢(shì)的是其異地瀏覽和信息采集的靈活性。局域網(wǎng)建立B/S架構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，能實(shí)現(xiàn)不同的人員，從不同的地點(diǎn)，以不同的接入方式訪問(wèn)和操作共同的數(shù)據(jù)庫(kù)。它能有效地保護(hù)數(shù)據(jù)平臺(tái)和管理訪問(wèn)權(quán)限，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)也很安全。

系統(tǒng)部署在裝備機(jī)關(guān)局域網(wǎng)中，如果滿足數(shù)據(jù)安全要求，可以接入軍事綜合信息網(wǎng)，在機(jī)關(guān)機(jī)房部署數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器，安裝文檔資料管理系統(tǒng)，對(duì)于需要錄入數(shù)據(jù)的終端，配置掃描儀、攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)據(jù)采集設(shè)備，其他工作人員可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登錄系統(tǒng)進(jìn)行各種文檔資料查詢。

4 結(jié) 語(yǔ)

軍隊(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)行業(yè)務(wù)文件和檔案資料的數(shù)字化管理，是解決當(dāng)前業(yè)務(wù)資料管理維護(hù)困難、查詢利用效率低問(wèn)題的必然要求，也是順應(yīng)部隊(duì)信息化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。構(gòu)建裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)文檔資料管理系統(tǒng)，其困難和關(guān)鍵點(diǎn)在于如何科學(xué)構(gòu)建裝備保障文檔資料分類(lèi)框架體系，如何實(shí)現(xiàn)安全高效的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與檢索，以及如何有效控制和推進(jìn)數(shù)量龐大、種類(lèi)復(fù)雜的裝備業(yè)務(wù)文檔資料數(shù)字化過(guò)程，這些問(wèn)題都需要在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中研究解決。

主要參考文獻(xiàn)

[1] 傅鈺，汪正西.裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理研究[J].中國(guó)管理信息化，2014（5）：108-109.