王吉民

[摘 要] 快捷、高效、節(jié)約是實行電子檔案管理的幾大優(yōu)點(diǎn)，社會檔案管理逐漸接受了這一管理模式的應(yīng)用，但就事業(yè)單位電子管理工作的基本概況來看，仍有提高的空間，本文結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗，針對事業(yè)單位電子檔案管理中存在的問題提出一些個人的看法和意見。

[關(guān)鍵詞] 電子檔案；管理；事業(yè)單位

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 058

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0080- 02

電子檔案是在社會實踐活動中逐漸形成的，該類檔案具備一定的保存價值，計算機(jī)是儲存、處理該類檔案的主要工具。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的形成、儲存和管理工作所運(yùn)用到的技術(shù)都有所不同，事業(yè)單位的檔案管理工作又與其他單位性質(zhì)的檔案管理工作存在較大的差異，要想達(dá)到雜而不亂、有條不紊、繁而不碎的檔案管理工作目標(biāo)，讓該管理工作的作用更加凸顯，管理人員必須要對電子檔案管理工作有更為深刻的認(rèn)知體會。筆者結(jié)合自身工作實踐經(jīng)驗，談?wù)勲娮訖n案管理工作的一些體會。

1 電子檔案管理工作存在的問題

1.1 信息安全問題

計算機(jī)信息技術(shù)是電子檔案工作開展的基礎(chǔ)，檔案信息搜集、傳輸、歸檔等工作都是通過計算機(jī)等設(shè)備完成的，相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的整理、分類、保存工作而言，效率會得到大幅度的提升，資料查閱也更為便捷。但是電子檔案信息在發(fā)送、接收、保存、歸檔的過程中可能因為病毒入侵造成被竊聽、泄露、偽造、篡改等，這些安全問題是檔案管理者要時時注意的，許多學(xué)生的信息泄露給其生活帶來了困擾就是因為高校電子檔案被不法分子竊取造成的。就事業(yè)單位電子檔案管理現(xiàn)狀而言，信息安全還不能得到足夠的保障。

1.2 管理人員素質(zhì)問題

事業(yè)單位電子檔案管理工作對工作人員的個人素質(zhì)有著較高的要求，除了較強(qiáng)的自我約束能力和較高的思想政治水平以外，檔案管理相關(guān)的計算機(jī)理論知識和實際操作能力的熟悉也是電子檔案管理工作優(yōu)勢發(fā)揮的一大重要因素。我國事業(yè)單位檔案管理工作人員的日常工作量極大，因此分配在電子檔案管理工作的時間和精力就十分有限，而本管理職位又有著人員流動性強(qiáng)的職業(yè)特點(diǎn)，因此電子檔案管理長期穩(wěn)定的發(fā)展目標(biāo)久久不得實現(xiàn)。

1.3 管理制度完善問題

信息還是以文字為主的紙質(zhì)檔案管理時期，檔案管理人員對檔案信息保存的重要性有深刻的認(rèn)知，紙質(zhì)檔案的重要信息全部羅列在紙質(zhì)載體上，只要列入備份數(shù)據(jù)檔案登記簿上，檔案信息的管理工作就算完成了一大半。但面對電子檔案信息的處理時，管理工作人員的工作思路還在轉(zhuǎn)變的過渡期，對電子檔案物質(zhì)載體的保存沒有充分的認(rèn)識，常用的如光盤、U盤、移動硬盤等存儲設(shè)備的信息存放都是管理人員自己安排的。所以管理人員在對許多比較重要的系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔進(jìn)行備份時毫無頭緒，哪類數(shù)據(jù)需要保存，又要以何種介質(zhì)保存?zhèn)浞荻际请娮訖n案信息管理的工作內(nèi)容。然而當(dāng)前形勢下，檔案管理人員沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)可以參照，因此電子檔案的備份工作十分混亂，不利于管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。對于電子檔案信息拷貝行為的制止，相關(guān)管理安全防范也沒有提出行之有效的措施，這說明事業(yè)單位檔案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相關(guān)部門和管理工作人員一定要給予高度的重視，通過規(guī)章制度的制定和完善來保證電子檔案信息管理的有效性和安全性。

2 電子檔案管理工作的改進(jìn)建議

2.1 電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的構(gòu)建和完善

為了讓事業(yè)單位電子檔案管理走向正規(guī)發(fā)展的道路，電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的構(gòu)建和完善是十分必要的，只有這樣，電子檔案管理工作才能走上科學(xué)化、規(guī)范化、高效化的發(fā)展道路。我國大部分事業(yè)單位雖然都建立了電子檔案管理體系，但是管理制度缺乏的問題也十分普遍，為了讓電子檔案利用的效率有所提高，相關(guān)規(guī)章制度應(yīng)該對檔案文件的制作、審核、歸檔以及檔案信息的搜集、整理和保管環(huán)節(jié)作出詳細(xì)且明確的規(guī)定，各個單位還可以結(jié)合本單位的實際工作和檔案特征來補(bǔ)充完善。

2.2 資金投入的加大，讓檔案管理環(huán)境得到改善

電子檔案的管理工作對于事業(yè)單位而言算是一大創(chuàng)新舉措，現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用對本管理工作能夠起到很好的促進(jìn)作用。但是由于區(qū)域之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展無法同步，因此許多檔案管理設(shè)備需求無法得到滿足。為了解決這一現(xiàn)實問題，單位檔案主管部門應(yīng)該擔(dān)負(fù)起督促責(zé)任，在與相關(guān)部門協(xié)助后向當(dāng)?shù)卣暾埥?jīng)費(fèi)支出，讓檔案管理工作的條件和設(shè)備都得到改善，起到促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化管理實現(xiàn)的作用。除此以外，有關(guān)部門還要著力于檔案管理通用軟件的推出，遵循統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃的基本原則，讓檔案管理能夠節(jié)省更多的人力、物力、財力和時間，達(dá)到工作效率提高的發(fā)展目標(biāo)。

2.3 專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案具備一定的優(yōu)越性，相比較于傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案的開發(fā)和利用都要更為方便、快捷，檔案的實用性也得到提升。然而，事業(yè)單位的電子檔案管理工作水平與檔案管理人員的專業(yè)程度有著直接聯(lián)系，筆者個人認(rèn)為，要想達(dá)成專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)目標(biāo)，首先要保證管理人員的流動性被控制在合理范圍內(nèi)。因為電子檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，且工作涉及面較廣，工作人員管理實踐經(jīng)驗的累積都是十分寶貴的，因此人員流動要避免太過于頻繁，保證電子檔案管理工作的延續(xù)性和長期性才能實現(xiàn)專業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)的目標(biāo)。除了單位組織培訓(xùn)以外，檔案管理人員也要對自己嚴(yán)格要求，及時更新知識結(jié)構(gòu)，提升職業(yè)道德并熟悉信息技術(shù)應(yīng)用，將自己培養(yǎng)為綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人才，進(jìn)而更好地適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的需求。

2.4 電子檔案管理軟、硬件設(shè)施的完善

高質(zhì)量的軟、硬件設(shè)施是電子檔案管理工作平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，單位檔案管理部門所配置的軟件和系統(tǒng)應(yīng)該滿足性能穩(wěn)定、技術(shù)成熟、安全性高的基本要求，杜絕使用市面上未知的軟件或系統(tǒng)。工作期間，管理工作人員還應(yīng)該形成定時或定期安全體檢、殺毒的良好習(xí)慣，防火墻、殺毒軟件等具有保護(hù)作用的軟件系統(tǒng)要定期更新，以此保障電子檔案系統(tǒng)的安全性。

2.5 電子檔案動態(tài)管理工作質(zhì)量的保證

電子信息的檢查、鑒定、驗收是電子信息歸檔管理工作中的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員除了要簽署有關(guān)歸檔責(zé)任書以外，管理工作人員還要對信息進(jìn)行針對性的檢查，爭取在第一時間發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。電子信息管理在電子檔案管理工作中占有十分重要的地位，歸檔的電子信息應(yīng)該緊跟科研生產(chǎn)變化，執(zhí)行動態(tài)管理并及時更新。一些涉及到私密內(nèi)容的檔案還要對其進(jìn)行監(jiān)控，杜絕資訊外流情況的發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)可疑行為，應(yīng)該立即予以制止。絕密檔案使用的時間和范圍都要有所控制，訪客權(quán)限的設(shè)置和電子檔案管理系統(tǒng)自動記錄、監(jiān)控功能的開啟對于電子檔案管理工作而言都是極為必要的。

3 歸納總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)該從工作實踐所遇到的實際問題開始入手，再對其有所了解的情況下制定相應(yīng)的解決方案，對工作的制度和管理進(jìn)行不斷地提升和完善，從而使其相關(guān)的管理體系變得更為健全。工作人員綜合素養(yǎng)的提升和現(xiàn)代科技技術(shù)的融合，能夠為我國行政事業(yè)單位的檔案管理工作注入新生血液，讓其能夠以更好的精神面貌服務(wù)社會。筆者結(jié)合了自身多年的工作經(jīng)驗，就當(dāng)下行政事業(yè)單位的檔案管理思路創(chuàng)新等問題提出了自己的思考，希望能夠?qū)Ω魑煌实墓ぷ鏖_展起到一定的輔助作用。

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