陳放放

摘要：隨著社會經(jīng)濟改革的不斷深入，社會結(jié)構(gòu)日益多元化，人力資源流動速度不斷加快，由此產(chǎn)生了大量的社會流動人員，給政府管理帶來了巨大壓力。同時也對傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。鑒于此，文章對流動人員人事檔案管理中存在的問題與對策進行了探討，以期對相關(guān)從業(yè)人員有所借鑒意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；流動人員；檔案管理

一、前言

一直以來，關(guān)于流動人員的涵義沒有明確的界定。我們通常把進城務(wù)工的農(nóng)民工群體稱為流動人口。把城市中各企事業(yè)單位之間流動的，其檔案沒有單位接收的群體（農(nóng)民工除外）稱為流動人員。時至今日，流動人口和流動人員的區(qū)分愈發(fā)模糊，二者在檔案管理上有著共同的特點，因此可以進行統(tǒng)一管理，這也是對進城務(wù)工人員的充分尊重。本文所討論的流動人員就是泛指二者的總和。目前我國流動人口年年增加，國家統(tǒng)計局公布的數(shù)據(jù)顯示，2013年我國流動人口數(shù)量達2.36億人，相當于每六個人中有一個是流動人口，超過一半的勞動年齡流動人口出生于1980年以后。這給傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來巨大的沖擊。

二、流動人員人事檔案管理存在的問題

（一）流動人員檔案管理意識的問題

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是建立在計劃經(jīng)濟體制下人員流動被嚴格限制的背景下，檔案記載著個體在工作過程中的個人經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)，和普通勞動者關(guān)系重大，檔案管理工作一直被敬畏和尊重。然而，流動人口的大量出現(xiàn)打破了勞動力流動的禁錮，勞動力由“單位人”轉(zhuǎn)化為“社會人”，其人事檔案的作用在不斷的削弱，很多勞動者在日常的工作生活中鮮有使用檔案的機會，于是很多人對人事檔案不再重視，“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象十分突出。根據(jù)全國人才流動中心的不完全統(tǒng)計，由人才服務(wù)機構(gòu)代為保管的四百萬份檔案中，已經(jīng)和檔案所有者失去聯(lián)系的有60多萬。

（二）人事檔案托管收費受到質(zhì)疑

人事檔案管理具有公共物品的屬性，是政府為社會公民提供的公益性服務(wù)，理應(yīng)是免費服務(wù)的。但從現(xiàn)代的流動人口檔案管理來看，收取流動人口檔案的托管費是普遍情況，勞動者只有繳納一定的檔案托管費用，才能享受檔案管理服務(wù)。勞動者和檔案托管中心實際上是服務(wù)買賣關(guān)系，而且托管費用還不便宜，盡管2013年已經(jīng)下調(diào)了人事檔案管理費，但對一些收入水平不高的流動人口而言仍是一筆不小的經(jīng)濟負擔。據(jù)統(tǒng)計每年我國檔案托管費用高達上百億元，其中大部分由流動人口繳納，其單位負擔很少一部分，這也直接導致大量在民營企業(yè)工作的大中專學生直接棄檔，既不過問、也不繳費，聽之任之。另外，我國公務(wù)員、事業(yè)單位人員檔案管理免費，國有企業(yè)員工檔案管理費用也由單位繳納，這更加劇了流動人口的不公平感。

（三）檔案材料收集不完整

首先，流動人口人事檔案是以人為主體而設(shè)置的一類信息載體，應(yīng)該包含諸多的內(nèi)容和信息，例如履歷、自傳、職務(wù)職稱、考核政審、參加黨團情況、職務(wù)任免、獎懲材料等，用人單位可以根據(jù)檔案材料來了解勞動者的基本資料。但從目前看， 一些用人單位勞動者檔案管理不規(guī)范，應(yīng)該添加的資料沒有添加，應(yīng)該更新的資料沒有更新，特別是勞動者在合同存續(xù)期間表現(xiàn)的資料不完整，例如聘用合同、年度考核表都沒有及時歸檔，一些歸檔的材料也不符合規(guī)范，應(yīng)該由勞動者本人簽名的沒有簽，應(yīng)該加蓋單位公章的也沒有蓋。導致流動人口檔案資料很不完整，有的僅僅有一些學籍資料等，其它資料殘缺不全，給勞動者今后的工作帶來極大影響。其次，檔案內(nèi)容千篇一面。翻開流動人口檔案，其內(nèi)容大多是一些套話，檔案資料形式化、口號化的現(xiàn)象比較明顯，例如個人評價上大多是“學習認真、團結(jié)同事、工作態(tài)度良好”等籠統(tǒng)的話。即便是批評的表述也大多使用“表現(xiàn)一般、積極性不夠”等一筆帶過，用人單位無法從這些檔案資料中了解員工的誠信、工作成就、個人業(yè)績等情況，使得人事檔案的作用大打折扣。

（四）檔案管理標準化程度低

檔案是信息資源之一，要達到資源共享，使檔案的價值與作用得到更大的使用，必須對其進行標準化管理。然而，一些單位人事檔案部門依然沿襲傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，檔案管理人員忙于檔案的拆封、填寫，工作效率低下，而且還容易出錯甚至丟失，更談不上檔案的標準化管理。同時，由于國有企業(yè)在檔案管理工作上比較規(guī)范，由國企轉(zhuǎn)過來的流動人口檔案大多標準化程度高。而民營企業(yè)由于流動人口眾多、檔案管理工作滯后等原因，其流動人口檔案來源分散、檔案內(nèi)容也千差萬別，很難進行標準化管理。例如按照檔案標準化管理的要求，人事檔案材料使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，如果出現(xiàn)破損、卷角、折皺的情形，需要進行裱糊、折疊等加工，這樣才能符合標準化的要求，但很少有民營企業(yè)流動人口的檔案能做到這一點。再例如按照檔案標準化管理的要求，檔案封面要采用規(guī)格統(tǒng)一的人事檔案盒，但很多民營企業(yè)為了節(jié)約費用和拆封方便，大多使用牛皮紙袋進行包裝，有時紙袋破損了也沒有及時處理，草草了事。

（五）管理機構(gòu)混亂，人員配備不科學

檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，需要專門的管理機構(gòu)和高素質(zhì)的工作人員。然而，我國流動人口檔案管理機構(gòu)混亂，在一些地區(qū)，不僅人才服務(wù)機構(gòu)負責流動人口檔案管理，勞動就業(yè)服務(wù)機構(gòu)等機構(gòu)也接納流動人口檔案，收費標準也不一樣，服務(wù)項目也不盡相同。一些地區(qū)人才交流中心甚至將流動人口檔案管理工作承包給一些中介企業(yè)，擅自提高收費標準，嚴重干擾了流動人口檔案管理的秩序。另外，與一般的檔案管理工作相比，流動人口檔案管理工作涉及到人事代理、人事派遣、招聘會舉辦、畢業(yè)生就業(yè)指導等諸多工作，這就對檔案管理人員的素質(zhì)和能力提出了要求。目前流動人口檔案管理人員大多非檔案專業(yè)出身，大多數(shù)還屬于兼職人員，缺乏專門的檔案管理工作培訓，業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)都滯后于流動人口檔案管理的要求。一些檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高，工作責任性不夠，為了利益就違背檔案管理原則，為他人開具不合法的人事檔案證明。

三、流動人員人事檔案管理問題的對策

（一）逐步取消檔案管理收費

流動人員人事檔案是國家檔案的重要組成部分，政府應(yīng)將其納入公共服務(wù)的范疇，以財政收入補貼作為其費用，逐步取消檔案管理收費，避免亂收費，為社會公眾提供更加專業(yè)、快捷、免費的服務(wù)。尤其是嚴格禁止流動人口檔案管理部門因利設(shè)事，增加捆綁式服務(wù)項目。逐步取消檔案管理收費。盡管在一定程度減少了政府財政收入，但規(guī)范了人事檔案管理市場。一些中介公司由于無利可圖，會逐步從檔案管理領(lǐng)域中退出，使檔案管理重歸公共服務(wù)性質(zhì)，增強了檔案的公信力，提高檔案的規(guī)范管理，為社會流動人員的“人盡其才、才盡其用”創(chuàng)造良好的公共服務(wù)基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

信息化時代，人事檔案網(wǎng)絡(luò)化利用、信息化管理的最終的決定因素是檔案管理者，檔案管理人員素質(zhì)直接決定著人事檔案管理現(xiàn)代化目標實現(xiàn)與否。新時期，為了適應(yīng)流動人口檔案現(xiàn)代化管理的需要，人事檔案管理部門要擁有一些知識體系結(jié)構(gòu)較全面、一專多能并極富創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才來進行人事檔案管理信息化工作。各人事檔案管理部門既要重視對原有人事檔案管理人員的培訓和提高，又要十分注意大量吸收那些既懂檔案專業(yè)又具備計算機管理以及熟知法律、法規(guī)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)流動人員人事檔案信息化、數(shù)字化管理的迫切需要。

（三）逐步開展農(nóng)民工建檔工作

為促進流向城市的農(nóng)村剩余勞動力充分就業(yè)，從檔案工作的角度來看，對農(nóng)村剩余勞動力實行“雙重建檔”，即在勞務(wù)輸出地和勞務(wù)輸入地同時建立勞動力（個人）人事檔案。在勞務(wù)輸出地建檔，既能為勞務(wù)輸入地提供信息，也可為輸出地管理決策提供依據(jù)。具體而言，將有利于農(nóng)村統(tǒng)計與基層管理部門對農(nóng)村人口指標準確統(tǒng)計和信息匯總，形成的匯總信息既能從整體上反映行政區(qū)域內(nèi)人口的總體狀況，又能體現(xiàn)出不同地域農(nóng)民的特點，包括人口的分布、素質(zhì)、流動等方面的信息，有利于農(nóng)村管理部門了解勞動力的基本素質(zhì)與基本技能狀況，掌握其區(qū)域流向。

（四）完善檔案的收集工作

流動人員人事檔案材料應(yīng)該是真實可靠、完整齊備。為此，一是改變傳統(tǒng)的流動人員人事檔案收集和保存方式，人事檔案管理機構(gòu)與相關(guān)人員或組織機構(gòu)簽訂流動人員人事檔案委托管理的契約，通過合同的形式來規(guī)范雙方的利、權(quán)、責，并嚴格執(zhí)行來確保形成的人事檔案材料準時、齊全完整的保管。二是流出或者接收的檔案必須齊全、完整，檔案接收人員在檢查檔案材料時，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整齊全或者出現(xiàn)遺失時，要向有關(guān)組織詢問并要其開具證明來保證流動人員人事檔案的完備齊全。

總之，流動人員檔案管理是我國社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展中的產(chǎn)物，是合理配置人力資源、提高人才隊伍素質(zhì)建設(shè)的重要舉措。目前流動人員檔案管理工作中還存在諸多問題，對勞動者的工作帶來很大的不便利。究其原因，既與勞動者認識不到位有關(guān)，也與流動人口檔案管理不完善有很大干系，需要我們在實踐中不斷的摸索和完善。

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（作者單位：溫州市人才市場）