王利

[摘 要]提高我國縣級疾病預(yù)防控制中心基本公共衛(wèi)生服務(wù)的質(zhì)量和效果必須推進科學(xué)規(guī)范管理。加強檔案管理是推進縣級疾病預(yù)防控制中心科學(xué)規(guī)范管理的重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)是新形勢下縣級疾病預(yù)防控制中心檔案所面臨的重要課題。本文分析了影響縣級疾病預(yù)防控制中心檔案信息化建設(shè)的若干因素，并提出加強縣級疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理的對策建議。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；檔案信息化；影響因素；解決對策

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）07 — 0189 — 02

我國縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)以服務(wù)基層為宗旨，堅持預(yù)防為主、防治結(jié)合，在指導(dǎo)基層醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)切實發(fā)揮基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生服務(wù)中起著不可替代的作用?？h級疾病預(yù)防控制機構(gòu)要提高基本公共衛(wèi)生服務(wù)的質(zhì)量和效果，必須健全機制、規(guī)范管理、認真履行自身的職責(zé)。加強檔案管理是縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)推進科學(xué)規(guī)范管理的重要內(nèi)容。21世紀伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已成為當代世界經(jīng)濟不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。加強檔案信息化建設(shè)是新形勢下縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理工作面臨的重要課題。

一、影響縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案信息化建設(shè)的因素

（一）認識因素

檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。疾病預(yù)防控制機構(gòu)是公共衛(wèi)生的信息、監(jiān)測、預(yù)警及應(yīng)急處理的主角，是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀?？h級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的檔案管理工作在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，推進管理精細化和為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的過程中，具有舉足輕重的作用。加強縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的檔案管理工作，能夠有效地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生服務(wù)中的作用。

由于對縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案信息化建設(shè)認識不到位，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)各項工作中，機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者往往更注重機構(gòu)工作人員的素質(zhì)和技術(shù)培訓(xùn)，而輕視對機構(gòu)檔案工作者知識面的拓寬和檔案知識的更新，由于沒有將縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案信息化管理工作擺上應(yīng)有的位置，從而影響了檔案信息化管理工作的質(zhì)量，使檔案信息化建設(shè)進程滯后。

（二）經(jīng)費不足

縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)是我國疾病預(yù)防控制體系的基礎(chǔ)，承擔(dān)著基層疾病預(yù)防控制工作的重任，對保障人民的健康水平，減少各種疾病起著積極的作用。盡管縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)其建設(shè)受到了政府的重視，但是由于地方財力等制約，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)籌資渠道存在一定程度的扭曲，影響了其功能的發(fā)揮?？h級財政財力不足，缺少投向縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的財力，更多依靠上級轉(zhuǎn)移支付才能增加投入?？h級疾病預(yù)防控制機構(gòu)普遍存在經(jīng)費嚴重不足，疾病一番控制機構(gòu)僅能維持人員經(jīng)費。經(jīng)費不足，也導(dǎo)致縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)僅能維持人員經(jīng)費，對檔案室基礎(chǔ)建設(shè)投入不足。有些縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)沒有獨立檔案室，有些即使有也是面積狹小。有些縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案裝具不夠，歸檔文件散亂堆積，不利于文件保護。有些縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)制作電子文檔設(shè)備配備不夠。一份數(shù)字檔案要求分為檔案目錄、原文信息和編研信息等，一份數(shù)字檔案的流程下來需要檔案軟件、計算機、掃描儀、錄像機、u盤等儲存介質(zhì)等。目前大多數(shù)縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案室配備設(shè)施落后，基本儀器老舊落伍或者殘缺不全，還有一些檔案室至今沒有使用檔案管理軟件，完全處于紙質(zhì)和手工操作整理檔案階段，導(dǎo)致檔案室與檔案主管部門、衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)上級部門和檔案管理部門之間信息不通暢。

（三）人員因素

縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)由于編制、經(jīng)費、社會重視程度等原因，專業(yè)人員整體素質(zhì)偏低。檔案管理人員更缺乏專業(yè)性。目前縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的檔案室工作人員專職較少，多為兼職人員，由于工作繁多，他們不可能也沒有更多的精力去學(xué)習(xí)檔案信息化知識，所以在檔案元數(shù)據(jù)著錄時，只錄入基本數(shù)據(jù)，例如主題詞、文種、頁數(shù)等缺項或存在著檔案數(shù)據(jù)不準確、數(shù)據(jù)失真、檔案目錄不標準、不規(guī)范，掃描不正確，與檔案軟件鏈接不上等問題，嚴重影響了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準率，也使數(shù)據(jù)系統(tǒng)的使用率和可信率大打折扣，由于電子文檔的制作過程需要經(jīng)過收集、分類、保存、著錄、統(tǒng)計、加工、鑒定、處理等若干個環(huán)節(jié)，一旦新舊技術(shù)兼容困難，則容易出現(xiàn)數(shù)字化信息保存失真、丟失、無法識別等情況。從而制約了縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案信息化建設(shè)整體水平的提高

疾病預(yù)防控制機構(gòu)設(shè)備陳舊與不足。由于種種原因，已經(jīng)存在50多年的衛(wèi)生防疫站或新成立的疾病預(yù)防控制機構(gòu)，特別是省級以下的疾病預(yù)防控制機構(gòu)，目前仍然是設(shè)備破舊不堪，已處于半癱瘓狀態(tài)，工作難以正常開展。反觀成立只有幾年或十幾年的質(zhì)檢、藥監(jiān)、環(huán)保等部門，無論是技術(shù)設(shè)備還是人才建設(shè)發(fā)展都是十分快速的，已成為強有力的工作機構(gòu)。就是同一系統(tǒng)、同一級別的醫(yī)院大多數(shù)都已與時俱進，不論是工作條件還是實力水平都不是疾病預(yù)防控制機構(gòu)所能比擬的。

二、加強縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的對策

目前我國已基本形成了以國家、省、地市、縣四級疾病預(yù)防控制機構(gòu)為主體，農(nóng)村鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室、各級各類醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)和城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)組織共同構(gòu)建的疾病預(yù)防控制工作體系。伴隨我國各級疾控機構(gòu)對危害人民健康的重大疾病的預(yù)防控制能力、監(jiān)測能力和應(yīng)對爆發(fā)疫情、中毒以及生物生化恐怖等突發(fā)公共事件的能力不斷提升，對縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理提出更新更高的要求，加強檔案信息化建設(shè)成為縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)必須重視并迫切需要解決的問題。

（一）提高認識納入日程

檔案是對歷史資料的真實記載，是對人類文明的見證，不論是對個人與單位還是對國家和社會都有著至關(guān)重要的作用?？h級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)要提高認識，充分認識檔案信息化管理建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然趨勢，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案工作服務(wù)水平的必由之路。檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。檔案信息化建設(shè)是檔案管理的一項基礎(chǔ)性工作。

將縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案管理信息化工作納入工作日程，制定檔案管理信息化的工作制度，落實每一個工作細節(jié)，確定檔案管理信息化工作人員，并給予其定期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)時間，對檔案信息進行規(guī)范化、一體化管理，使縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案信息化建設(shè)工作長久穩(wěn)定地開展下去尤為重要。

（二）加大經(jīng)費投入力度

縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的日常業(yè)務(wù)分為基本公共衛(wèi)生服務(wù)和其他衛(wèi)生服務(wù)。2001年4月13日衛(wèi)生部組織制定的《關(guān)于疾病預(yù)防控制體制改革的指導(dǎo)意見》明確規(guī)定：疾病預(yù)防控制機構(gòu)是政府舉辦的實施疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的公益事業(yè)單位。疾病預(yù)防控制工作首先是政府的一項工作，疾病預(yù)防控制機構(gòu)是直接代表政府承擔(dān)這項工作的專業(yè)性部門，疾病預(yù)防控制工作應(yīng)是非盈利的福利性事業(yè)。政府有關(guān)方面領(lǐng)導(dǎo)要摒棄長期以來形成的“重醫(yī)輕防”的觀念，要充分認識縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)在基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生體系中所發(fā)揮的重要作用，確?；镜墓残l(wèi)生服務(wù)，對基本之外的根據(jù)自身的財政能力予以支持。

指導(dǎo)基層（鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)）落實有關(guān)基本公共衛(wèi)生服務(wù)是縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)疾病預(yù)防控制工作的重中之重?？h級疾病預(yù)防控制機構(gòu)需要政府投入，還要積極爭取上級轉(zhuǎn)移支付來增加機構(gòu)的投入。縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，要把檔案工作看做縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)整體工作的重要組成部分，一方面通過積極爭取上級轉(zhuǎn)移支付來增加對縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的經(jīng)費投入；另一方面，要破除“等”、“靠”、“要”的觀念，通過挖掘機構(gòu)自身的潛能，減少不必要的支出等措施來適當增加對檔案的經(jīng)費投入，配置檔案信息工作需要的相關(guān)軟硬件設(shè)備，特別是檔案軟件、數(shù)碼相機、掃描儀、u盤、刻錄機等設(shè)備，以保證縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的檔案信息化管理工作正常順利開展。穩(wěn)步推進檔案室藏檔案的數(shù)字化，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生對檔案利用需求。

（三）做好檔案信息安全

維護檔案的真實性，保持檔案的原貌是檔案管理工作必須遵循的原則。做好檔案管理工作，更要遵循維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要由文件數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)庫、主題詞數(shù)據(jù)庫、代碼數(shù)據(jù)庫等及其他數(shù)據(jù)庫組成，這些檔案信息數(shù)據(jù)庫，要定期在硬磁盤上備份。同時脫機備份保存數(shù)據(jù)庫信息，保證計算機系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性故障時檔案數(shù)據(jù)庫信息的恢復(fù)。

（四）提高管理人員素質(zhì)

疾病預(yù)防控制工作需要很強的專業(yè)知識，縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的檔案管理人員也應(yīng)具備一定的相關(guān)專業(yè)知識，否則，即使在檔案管理有充足的資金和設(shè)備投入，也難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。隨著信息化的到來，檔案管理已不僅僅是要保管好檔案，還要開發(fā)檔案資源，為民服務(wù)。這就要求檔案管理者要熟練掌握計算機軟件操作和辦公室設(shè)備的熟練應(yīng)用技術(shù)，還要具備電子文檔的獲取、鑒定、評估、加工、提煉、查找、利用等信息的技能技巧，并獨立熟練完成。

縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)的檔案管理人員，必須努力提高自身綜合素質(zhì)，適應(yīng)縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，積極地考慮影響縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案信息化建設(shè)的因素，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強檔案資源信息化建設(shè)，努力構(gòu)建縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案信息化建設(shè)的標準化體系、安全保障體系、社會服務(wù)體系，促進縣級疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案信息化建設(shè)持續(xù)、快速、健康地發(fā)展。保證疾病預(yù)防控制機構(gòu)工作的長期穩(wěn)定發(fā)展。

〔參 考 文 獻〕

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〔2〕羅力.基層疾病預(yù)防控制項目、流程和績效考核〔M〕.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2010.

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〔4〕李 萍.淺析檔案管理的作用〔J〕.東方企業(yè)文化，2013，（12）.

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〔8〕蔣立新，田華偉，周 杰，舒 彬，鐘躍星.淺談疾病預(yù)防控制中心機構(gòu)存在問題及對策〔J〕.中華醫(yī)學(xué)研究雜志，2007，（01）.〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕