基金項目：工程英語應用研究（項目編號：HX2012004），委托單位為中國中鐵孟加拉項目部。

作者簡介：唐恒（1983-），女，重慶人，四川師范大學碩士研究生，講師，研究方向：應用語言學。

摘要：英語商務信函作為不同國家或公司間商務合作最主要的溝通方式之一，在商務交流中起著至關(guān)重要的作用。通過對商務信函定義和重要性的分析，從詞匯特點、句式特點和文體特點三方面探析英語商務信函的特點，以便貿(mào)易雙方能更加規(guī)范的使用商務信函用語。

關(guān)鍵詞：詞匯；句式；文體

中圖分類號：F49文獻標識碼：A文章編號：16723198（2014）13017402

1概述

英語商務信函是企業(yè)用于業(yè)務聯(lián)系、交易商洽的信函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。商務信函和私人信函的區(qū)別非常明顯。私人信函是個人使用，內(nèi)容是私人事務，而商務信函是貿(mào)易雙方為達成共同利益進行交易磋商的聯(lián)系手段。隨著商務信函在國際貿(mào)易中的廣泛應用，一份嚴謹?shù)皿w的商務信函在業(yè)務磋商中顯得尤為重要。然而商務信函不同于普通的交流信函，其特點鮮明，語言的選擇性很強，語篇的連貫性和邏輯性也很強。因此，研究商務信函的特點對交易磋商時語言使用的規(guī)范性與嚴謹性很有必要。了解商務信函的寫作特點后，其準確規(guī)范的表達方式更有助于合作的達成，給對方留下好的印象，節(jié)省工作時間。另一方面，商務信函直接體現(xiàn)了一個公司的形象，企業(yè)對商務信函的熟練掌握也有助于與客戶建立起長期的合作關(guān)系。一般看來，商務信函都具有一套完整統(tǒng)一的格式模板，并且每一部分在商務信函的組成中是不可或缺的。其固定的元素包括：信頭（Headline），日期（Date），封內(nèi)地址（Inside address），稱呼（Salutation of greeting）,信的正文(Body of the letter)，結(jié)束禮詞（Complementary close）和簽名（Signature）。

2英語商務信函的詞匯特點

一般商務信函的內(nèi)容都比較簡短，因此對商函的用詞都比較嚴格，大多使用正式書面詞匯代替普通詞匯，商函詞匯概括起來具有簡潔、規(guī)范、準確、嚴謹?shù)奶攸c，在寫作時應避免出現(xiàn)歧義，造成誤解。

2.1英語商務信函用詞簡潔、規(guī)范

商務信函是交際語體，力求用詞簡潔樸素、言簡意賅。為避免篇幅冗長，常使用短詞與常用詞，讓讀者閱讀起來既省時又省力，且符合商函明確直接的特點。一方面，在信函的寫作過程中多使用短詞、常用詞，商務信函是一種正式的公函語體，在嚴肅的商場上，沒有商家愿意把時間浪費在閱讀陳詞難懂的信函上，因此商務信函可謂字字千金，使用簡短、規(guī)范的常用詞更能體現(xiàn)商函正式、公事公辦的特點。如短詞盡量用about代替approximately，用now代替currently,用end代替terminate。而常用詞盡量用inform代替tell，用sufficient代替enough，更能體現(xiàn)商函的正式性；另一方面，在信函主體內(nèi)容中多使用單詞替代短語，如果能用單詞表達清楚地意思就盡量不會用短語，不僅方便對方閱讀，也能避免信函冗長繁雜。表達開門見山，切忌拖泥帶水、過分修飾。如Above mentioned policy就應改為This policy.用now代替at the present time,用soon代替in the near future.

2.2英語商務信函用詞準確、嚴謹

商務信函中涉及到很多單據(jù)、協(xié)議、合同，為了準確表達每一部分條款的內(nèi)容，就會使用大量的專業(yè)術(shù)語以及縮略詞、數(shù)字。因為它們的含義都非常穩(wěn)定，利于精確地表達一個概念，因此專業(yè)性非常突出。主要體現(xiàn)為在信函中使用大量的專業(yè)術(shù)語、行話。專業(yè)術(shù)語具有國際通用性，其意義單一、精確、無歧義，且不帶有感情色彩，不需要根據(jù)上下文理解。常見于商務公函、合同文本、商業(yè)單證中，特別是在關(guān)于價格詢問、支付方式及涉及保險等信函中。在經(jīng)過長期的使用實踐和積累后，這些術(shù)語成為貿(mào)易雙方準確表達、有效溝通的橋梁。因此，應盡量避免其他技術(shù)性、文學性詞匯出現(xiàn)。如應用shorten代替abbreviate，用increase代替augment，用begin代替initiate。又如，cover在日常生活中是“覆蓋”的意思，但在商務信函中應理解為“投?！保琿uote平常是“引用”的含義，在商務信函中應理解為”報價”?？梢娚虅招藕脑~匯具有明顯的專業(yè)性與特殊性。此外，信函中多使用縮略詞、數(shù)詞。在國際貿(mào)易商函中，很多商貿(mào)術(shù)語都是以縮略詞的形式出現(xiàn)，因為在長期的合作中，人們對這些術(shù)語都行成了一種共識。如通過國際商業(yè)界確認的FOB代表離岸價，TT表示電匯等，縮略詞的使用不僅表達清晰，也使句子更加簡潔。而數(shù)詞在商務信函中有著不可替代的作用，一是由于商務信函中價格、時間、金額等都與數(shù)字有關(guān)，二是數(shù)字的形式更加一目了然，因此數(shù)字的表達必須精確、具體，避免模棱兩可。如100美元在一般信函中可表示為$100,而在商函中應寫為$100.00，這些都體現(xiàn)了商務信函的嚴謹性。

2.3英語商務信函用詞生動具體

英語商務信函用詞積極，多使用肯定性詞語，肯定性的詞語帶有積極的色彩，給人愉快的感覺，更能產(chǎn)生讓人交流的欲望，有利于交易的完成。從商函中，我們可見pleased，glad，appreciate等詞匯的頻繁使用。因此，使用生動鮮明，積極活躍的詞匯可使信函內(nèi)容生動具體，給對方留下深刻印象。

2.4英語商務信函中使用適當?shù)那閼B(tài)動詞

英語商務信函中適當使用情態(tài)動詞可使句子語氣更加緩和，委婉。一般情況下，現(xiàn)在時的情態(tài)動詞出現(xiàn)頻率比過去式更多，因為過去式的情態(tài)動詞更具有不確定性，少了商函的可靠性。如could，might等詞匯會使信函的文風顯得不夠嚴謹，正式。只是在某些特定的語境下，需要用用情態(tài)動詞的過去式來表達，這樣更具禮貌性，委婉性。

3英語商務信函的句式特征

商函的內(nèi)容直接影響著公司業(yè)務發(fā)展、品牌形象、客戶開發(fā)、國際聲譽等，因此，表達不能模棱兩可，更不能出現(xiàn)錯誤，否則會讓對方誤解，造成不必要的經(jīng)濟損失和名譽影響。商函句式多是少有修飾的簡單句子，并且遵循委婉禮貌原則，表達態(tài)度應是正面積極的，句子中大量使用套語與固定習語，大量使用條件句，以增強禮貌表達的效果。

3.1文風樸實，多用陳述句表達委婉祈使語氣

商務信函的內(nèi)容多是闡述客觀問題，因此商函的表達通常都是開門見山、直入主題、就事論事，不需要華麗的辭藻來修飾。信函中很少出現(xiàn)一些內(nèi)容不相關(guān)并且復雜冗長的句子，這樣更能使交易雙方更好地理解和接受，促進彼此合作。在交易談判中，雙方都是平等的地位，但又不能背離禮貌的合作原則，因此多用陳述句來委婉表達祈使語氣，而不是直接使用祈使語氣，感覺在以命令的口吻來要求對方，給對方留下不好的印象。

3.2大量使用套語與固定習語

英語商務信函是公事公辦的正式信函，通過長期交易往來已形成了大量固定的句式與習語。如We hereby notice that……特此函告，To whom it may concern,敬啟者。ad valorem duty(拉丁文)從價稅，insurance premium per capita(拉丁)人均保險費。這些習語對于長期從事商函的專業(yè)人士來說能節(jié)省很多時間，也能清楚表達磋商內(nèi)容，通俗易懂，便于交流。

3.3條件句和肯定句體現(xiàn)禮貌合作原則

由于商務信函具有禮貌性原則，因此在向?qū)Ψ教岢鲆蟆⒄埱蠛徒ㄗh時，多使用條件句更能表達此效果。使用條件句會留有更多商量的余地，既為對方保留了面子，又借機表明了己方觀點，一舉兩得。如Please send us some examples of the goods.這句話語氣過于強烈，會使對方感到反感。而改成條件句We will be grateful if you could send us some examples of the goods后，傳達的的語氣就變得禮貌積極得多。商務信函的內(nèi)容主要是交易協(xié)商，目的是爭取貿(mào)易的達成，因此信函的語氣能間接表現(xiàn)出寫信人的態(tài)度。積極肯定的語氣能激發(fā)對方的興趣和欲望，增強其成交的信心。所以要盡量避免帶有否定色彩詞匯的出現(xiàn)，如wrong,bad,terrible,stupid等詞匯。這些詞會給人居高臨下的感覺，同時會使對方產(chǎn)生一些負面情緒，不利于建立友好合作關(guān)系。又如We wont ship our goods until we receive the payment.與We will ship our goods as soon as we receive the payment.這兩句話意思完全一致，但第一句的否定形式顯得十分強硬、消極，而第二句的肯定表達就顯得十分禮貌與積極。

4英語商務信函的文體特征

商務信函的文體特征十分明顯，由于涉及到業(yè)務往來，信函回復都比較迅速及時。而雙方禮貌的合作態(tài)度才能確保交易的順利開展，不管是拒絕對方還是向其提出建議與詢問，禮貌的態(tài)度永遠都是合作的前提。首先必須做到回復迅速及時，在貿(mào)易往來中，為提高業(yè)務成功率，一般公司在收到對方的信函后都應及時進行回復，特別是在對方詢盤或者訂購業(yè)務時，更能體現(xiàn)己方對此次合作的重視。拖延的答復不僅可能耽誤對方的業(yè)務計劃，使對方的企業(yè)形象遭受損失，也可能由此錯失一個難得的合作伙伴。因此，為了雙方共同的利益，商務信函的回復應是迅速及時的。另外，準確把握委婉與禮貌原則也很重要，在商務磋商過程中，由于雙方當事人無法見面，只能通過信函傳遞思想、要求和感情，因此信函應充分考慮對方的感受，注意語氣的恰當性。應盡量站在對方的角度考慮問題，如使用“We suggest”“We hope”等第一人稱加表意動詞的句型就含有禮貌熱情的語氣。當雙方利益出現(xiàn)矛盾或分歧時，如果直接拒絕可能會使業(yè)務無法繼續(xù)，因此在磋商中應盡量遵循委婉與禮貌原則，緩和的態(tài)度更愿意讓人繼續(xù)與之商榷。但有時禮貌原則并不是采取低三下四的態(tài)度，當自身利益可能遭受損失時，公司應保持不卑不亢的態(tài)度，不用過于謙卑的同時也應禮貌地回絕對方，做到有禮有節(jié)。

5結(jié)論

到目前為止，盡管尚無一個國際組織規(guī)定把英文作為世界經(jīng)貿(mào)活動的通用文字，但在現(xiàn)有的國際商貿(mào)活動中90%以上使用的是英文。事實證明，使用英文作為一種國際通用的交際文字已經(jīng)既成事實，并且隨著國際經(jīng)濟的不斷深入發(fā)展，英文的使用會越來越廣，它的重要性將直接關(guān)系到企業(yè)在國際市場上的運作。一個準備或已經(jīng)進入國際市場的企業(yè)更應該把掌握英文商業(yè)信函的正確使用當作一項極其重要的工作來抓，因此，對英文信函特征的掌握有助于國際貿(mào)易或商務合作的順利溝通，從而促使協(xié)議的達成。

參考文獻

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